La maggior parte dei client di posta elettronica inclusi Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, ti permettono di inserire più destinatari in Una copia(Su lingua inglese abbreviazione adottata SS), o Ccn (CCB). V Copie i destinatari possono vedere gli indirizzi di altre persone. Nel secondo caso, l'identità dei destinatari aggiuntivi è nascosta.

Aggiungi l'indirizzo del destinatario

Per specificare il/i destinatario/i dell'e-mail, inserisci l'indirizzo e-mail nel campo A cui (Quella):

Alcuni client di posta elettronica ti consentono di inserire semplicemente un nome utente nel campo, che viene poi compilato automaticamente dal programma.

Se utilizzi questo campo per inviare email a più persone, ognuna di esse potrà vedere lista completa altri destinatari.

Come creare una copia di un'e-mail

Campo CC o copia usato per scambiare per e-mail in modo più mediato rispetto al campo A cui... Se non ti stai rivolgendo a una persona direttamente nella tua email, ma desideri che questa persona segua la discussione nel thread di lettere o semplicemente sia a conoscenza di questo argomento, il campo copia volere ottima opzione... Il destinatario che è in Copie lettere, riceve una lettera non letta sulla sua cassetta postale e, come colui che fu posto nel campo A cui; l'unica differenza è a chi indirizzi per primo la lettera nel corpo della tua e-mail. Nel mondo professionale, spedire a Copieè ampiamente utilizzato e serve a tenere i colleghi al corrente di diversi eventi e argomenti.

Puoi elencare i destinatari delle email semplicemente digitando l'elenco degli indirizzi nel campo copia che di solito è appena sotto il campo A cui... Tutti in questa catena di destinatari potranno vedere i nomi e gli indirizzi e-mail di tutti gli altri destinatari:

Come creare un'e-mail Ccn

Ogni client di posta elettronica (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, ecc.) consente al mittente di una lettera di raggiungere un gran numero di persone senza pubblicizzare le proprie informazioni ad altri utenti nella catena di posta elettronica. Questa funzione si chiama BCC o Copia nascosta... Puoi nascondere i destinatari inserendo i loro indirizzi nel campo Copia nascosta invece di usare i campi A cui e copia:

Puoi utilizzare questa funzione sia per le email individuali che per quelle di gruppo. Questo è particolarmente utile se vuoi mantenere privati ​​i tuoi contatti, proteggerli da spam e email non richieste, o semplicemente se non vuoi che i tuoi destinatari sappiano chi ha ricevuto lo stesso messaggio.

Campo Copia nascosta non sempre disponibile per impostazione predefinita per tutti i client di posta elettronica. Ad esempio, in Veduta Dovrai andare a Opzioni per accedere all'impostazione; v Thunderbird sarà necessario selezionare questa funzione dal menu a tendina; v Gmail bisogno di premere un pulsante copia e Copia nascosta; v Windows Live posta Dovrai premere i tasti contemporaneamente Alt + B.

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FinExecutive Sito Russia 2020-01-14

8 trucchi per la vita: come lavorare in modo efficace con la posta elettronica

Con l'aiuto della posta elettronica, risolviamo ogni giorno molti problemi di lavoro. Ma insieme a questo, molte persone, nel senso letterale della parola, diventano dipendenti dalla loro casella di posta. Se pensi che ti stia occupando troppo del tuo tempo e persino che stia danneggiando la tua produttività, segui il nostro consiglio.

Sembrerebbe che le regole per lavorare con la posta elettronica siano note a tutti. Ma anche questo non sempre aiuta a usare razionalmente il proprio tempo. Il flusso di messaggi in arrivo, una sovrabbondanza di posta non verificata, la mancanza di tempo per elaborare le e-mail con alta qualità e il desiderio di rimanere sempre obbligatori e affidabili agli occhi dei tuoi partner commerciali è spesso stressante.

Situazione familiare? In questo caso, i nostri trucchi di vita ti aiuteranno a trovare una via d'uscita da una situazione difficile e quindi ad aumentare la tua produttività.

1. Rendi la casella di posta elettronica una parte del tuo programma di lavoro. Rendi una regola non monitorare i messaggi in arrivo, ma elaborarli 2 volte al giorno. Dopotutto, l'elaborazione della posta è lo stesso lavoro di qualsiasi altro incluso nel tuo programma di lavoro. Prima di utilizzare questo trucco, analizza il flusso dei messaggi in arrivo per capire quali 2 ore ricevi più lettere. Scrivi questi due periodi di tempo nel tuo diario e usali per leggere la corrispondenza e rispondere ai messaggi ricevuti.
2. Riduci al minimo tutto ciò che ti ricorda l'esistenza dell'e-mail. Se le specifiche del tuo lavoro ti consentono di farlo, chiudi (e non solo minimizza) il programma, disabilita la funzione delle notifiche pop-up quando viene ricevuta una nuova lettera e rimuovi l'icona dal desktop. Fai di tutto per proteggerti da eventuali promemoria aggiuntivi sulla tua casella di posta.
3. Svuota la tua casella di posta. Una volta ridotto al minimo il numero di messaggi non letti, ti renderai conto di quanto sia più facile elaborare nuovi messaggi quando non è necessario cercarli in un flusso di informazioni miste. Puoi elaborare la posta in arrivo più velocemente se:

• Lascerai solo nella tua casella di posta Messaggi non letti;
• Crea cartelle separate per ogni progetto o categoria di lettere. Questa tecnica ti aiuterà a trovare rapidamente le informazioni di cui hai bisogno;
• Inizia ad applicare etichette e messaggi in arrivo codificati a colori. Quindi, per la percezione visiva, l'ordinamento delle lettere diventerà più evidente;
• Studiare nel dettaglio le funzionalità dell'account di posta per gestirne più efficacemente il lavoro;
• Blocca la consegna di lettere da utenti indesiderati;
• Cancellati una volta per tutte dalle email non necessarie. A prima vista, questo sembra un compito problematico, ma se non vuoi continuare a ricevere pile di informazioni inutili, dovrai riconsiderare tutti i tuoi abbonamenti;
• Utilizzerai i filtri per ordinare le email ricevute dagli invii rimanenti;
• Segna con un asterisco quei messaggi che sono molto importanti o richiedono una risposta dettagliata.

Invia copie delle lettere solo a chi ne ha bisogno. La logica è semplice: meno corrispondenza invii, meno messaggi in arrivo avrai. Pertanto, se possibile, includi il minor numero di persone possibile nella copia della lettera e non utilizzare la funzione "Rispondi a tutti".

Non usare la tua casella di posta come un altro elenco di cose da fare. Alcune persone si inviano lettere per ricordare loro di fare qualcosa di importante. Se usi anche questo metodo, cerca di sbarazzartene, perché sicuramente non sarai in grado di aumentare la tua produttività. Prendi l'abitudine di scrivere un'attività sul tuo calendario scegliendo la data e l'ora in cui puoi affrontarla.

Usa modelli. Se ricevi spesso lettere con le stesse richieste o ti vengono poste le stesse domande, prova ad automatizzare il tuo lavoro. Formula la risposta perfetta e usala come modello. In questo modo puoi risparmiare tempo e utilizzarlo per compiti più importanti o interessanti.

Salva le email nella cartella Posta in uscita. Non cancellare la corrispondenza inviata, perché le informazioni in essa contenute potrebbero essere per te necessarie in qualsiasi momento.

Informa i tuoi colleghi del cambiamento nella tua routine. Per rendere più semplice il rispetto delle nuove linee guida per la posta elettronica, fai sapere agli altri i tuoi piani. Dì alla tua direzione che vuoi aumentare la tua produttività e per questo hai disabilitato le notifiche sulle nuove lettere e risolverai la corrispondenza in arrivo nel tempo assegnato. Discuti anche di altri metodi di comunicazione quando qualcuno ha urgente bisogno di contattarti.

mago_romanoв Il concetto di "copia cieca", imparare a non fare cose stupide

Sorprendentemente, molte persone, quando devono inviare una lettera a più persone contemporaneamente, elencano semplicemente gli indirizzi nel campo "A", questo è normale quando questa lettera è indirizzata a colleghi o amici, ma quando si inviano lettere a un gruppo di clienti, in questo modo mostri a tutti gli indirizzi e gli altri destinatari, rivelando di fatto la loro base di indirizzi.

È sufficiente che uno qualsiasi dei clienti inoltri questa lettera al tuo concorrente e i tuoi contatti fluiranno immediatamente via.

Strano, ma molte persone tutt'altro che stupide sono sorprese nell'apprendere che se è necessario inviare una lettera a molti destinatari in modo che non si conoscano l'uno dell'altro, allora esiste un campo "Ccn" per questo.

Ad esempio, per mail.ru sarà simile a questo:

E così ancora, brevemente:indicato gli indirizzi nel "a chi" - tutti possono vedere a chi hai inviato le lettere, indicato nella "copia cieca" - tutti pensano che la lettera sia solo per lui.

E ogni destinatario riceverà una lettera dove nel campo "a" ci sarà solo il suo indirizzo ... Per altri programmi, se non riesci a trovare dove specificare copia cieca poi chiedi a qualcuno di mostrartelo. Un altro piccolo punto, assicurati di specificare un indirizzo nel campo "a", la maggior parte dei programmi o server di posta non ti sarà permesso di inviare un'email senza questo parametro.

E così, quando si tratta di inviare un'offerta, notizie a un gruppo di tuoi clienti - qui la pratica di utilizzare una copia nascosta non è ambigua, devi nascondere la tua base di indirizzi. Un momento interessante con l'invio di una lettera ai tuoi colleghi, qui consigliano di agire in base alla situazione, ad esempio, inviando una lettera con una richiesta di inviare suggerimenti (ad esempio, per migliorare il servizio clienti) e se ogni collega vede che altre persone hanno ricevuto la stessa lettera, quindi molto probabilmente non risponderanno - si basa su altri, quindi è necessario utilizzare una copia nascosta. Se questo incarico viene svolto, ad esempio, un'indicazione del "chi" del capo del tuo collega farà semplicemente miracoli e il tuo incarico sarà svolto.

Domanda separata con i fornitori. Da un lato, l'indicazione di tutti i destinatari nella copia dovrebbe mostrare al fornitore che hai una scelta e che deve offrirti buoni prezzi... D'altra parte, il manager che ha ricevuto la tua lettera, visto che è stata inviata non solo a lui, probabilmente reagirà alla tua richiesta "cool". Personalmente, a mio avviso, ritengo che nel caso dei fornitori sia necessario utilizzare una copia nascosta, almeno per tutelare i segreti commerciali, ma piuttosto per i buoni rapporti con il responsabile del fornitore.

Puoi leggere un caso recente di errore di uno specialista, quando tutti i destinatari hanno visto altri destinatari: Colpisci tutti in questa chat, c'erano davvero persone solide lì - i registi, ma tuttavia molti hanno ricevuto spam in cambio.

Bene, come sempre, la discussione nei commenti è benvenuta.

Che cos'è la posta elettronica? Nel moderno mondo degli affari, questi sono:

• La tua faccia. È con l'aiuto della posta elettronica che puoi creare un'immagine positiva agli occhi della controparte o rovinare la prima impressione.
• Il tuo strumento di lavoro. Molte comunicazioni con il mondo esterno avvengono tramite e-mail. Pertanto, avendo una buona padronanza di questo strumento, puoi semplificarti notevolmente la vita.
• Una potente distrazione. Il mondo esterno sta cercando di prenderti, distrarti e portarti fuori strada tramite e-mail.

Da questo punto di vista, diamo un'occhiata al lavoro con la posta elettronica. Cominciamo semplice.

Disegno della lettera

Uso il client di posta Mozilla Thunderbird, quindi lo userò come esempio. Creiamo una nuova lettera e andiamo dall'alto verso il basso nell'elenco dei campi.

A cui. Copia. Copia nascosta

Qualcuno potrebbe non saperlo, ma "To" di Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Ccn".

• A cui: scriviamo il destinatario principale o più destinatari separati da punto e virgola.
• copia: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma da cui non ci aspettiamo una risposta.
• Copia nascosta: scriviamo a chi dovrebbe familiarizzare con la lettera, ma dovrebbe rimanere sconosciuto al resto dei destinatari della lettera. È particolarmente adatto per l'invio di massa di lettere commerciali, ad esempio notifiche.

Non giusto nell'invio di massa, specificare i destinatari tramite i campi "Cc" o "A". Più volte all'anno ricevo lettere in cui nel campo “Cc” sono elencati 50-90 destinatari. C'è una violazione della privacy. Non tutti i tuoi destinatari devono sapere con chi stai lavorando su un argomento simile. Va bene se queste sono persone che ti conosci. Cosa succede se l'elenco include aziende concorrenti che non si conoscono l'una dell'altra? Per lo meno, devi essere pronto per spiegazioni inutili, al massimo, per la cessazione della cooperazione con uno di loro. Non fare così.

Oggetto della lettera

L'importanza della riga dell'oggetto è spesso scritta (a volte in modo sensato) nei blog aziendali da servizi di posta professionali. Ma più spesso stiamo parlando di lettere di vendita, in cui la riga dell'oggetto risolve il problema "l'e-mail dovrebbe essere aperta".

Stiamo discutendo di corrispondenza commerciale quotidiana. Qui il tema risolve il problema "la lettera e il suo autore dovrebbero essere facilmente individuati e poi ritrovati". Inoltre, la tua diligenza ti tornerà sotto forma di karma di numerose lettere di risposta, solo con prefissi Rif: o Fwd, tra le quali dovrai cercare la lettera desiderata sull'argomento.

Venti lettere è il volume di una corrispondenza di un giorno di un middle manager. Non sto affatto parlando di imprenditori e imprenditori, il loro numero di lettere a volte va fuori scala per 200 o più al giorno. Pertanto, ancora una volta: non inviare email con oggetto vuoto.

Quindi, come formulare correttamente la riga dell'oggetto?

Errore # 1 : solo il nome della società nell'oggetto. Ad esempio, "Cielo" e basta. Innanzitutto, di sicuro non sei una delle tue aziende che comunica con questa controparte. In secondo luogo, un argomento del genere non ha alcun significato, perché il nome della tua azienda può già essere visto dall'indirizzo. Terzo, indovina come sarà la tua casella di posta con questo approccio alla corrispondenza? Qualcosa come questo.

È conveniente cercare su argomenti come questo?

Errore #2 : un titolo appariscente e di vendita. È fantastico se sai come scrivere titoli come questo. Ma è appropriato usare queste abilità in corrispondenza di lavoro? Ricorda lo scopo dell'oggetto di una lettera commerciale: non vendere, ma fornire identificazione e ricerca.

Testo della lettera

Ci sono molte guide alla scrittura per diverse occasioni. Ad esempio, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e altri maestri della parola hanno molte cose utili. Ti consiglio di leggere i loro articoli almeno per migliorare l'alfabetizzazione generale e migliorare lo stile generale di scrittura.

Nel processo di scrittura di una lettera, dobbiamo costantemente prendere diverse decisioni.

Una questione di cortesia ... All'inizio della lettera, puoi sfumare in cortesie o anche tenerezza nello spirito di "Mia cara Rodya, da più di due mesi non ti parlo per iscritto, di cui io stesso soffrivo e non ho nemmeno dormire un'altra notte, pensando." È molto gentile e molto costoso, sia in termini di tempo per comporre tale introduzione, sia in termini di tempo dell'interlocutore per leggerla. Questa è una corrispondenza d'affari, ricordi? Non un saggio di genere epistolare per il concorso e non una lettera alla madre di Raskolnikov, ma corrispondenza d'affari.

Rispettiamo il nostro tempo e quello del destinatario!

Ha senso presentarsi e ricordare le circostanze della conoscenza solo nella prima lettera inviata dopo un fugace incontro in mostra. Se questa è una continuazione della collaborazione o della corrispondenza attuale, nella prima lettera del giorno scriviamo: "Ciao, Ivan", nella seconda e nelle successive: "Ivan, ...".

Appello ... Mi sono sempre preoccupato di chi contattare in una lettera se ci sono più destinatari. Recentemente ho scritto una lettera a tre ragazze di nome Anna. Senza alcun dubbio, ho scritto "Ciao, Anna" e non ho fatto il bagno. Ma questo non è sempre il caso.

Cosa succede se ci sono tre o anche sette destinatari e non condividono lo stesso nome? Puoi elencarli per nome: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Ma è lungo e richiede tempo. Puoi scrivere: "Ciao, colleghi!"

Per quanto mi riguarda, uso la regola per fare riferimento per nome a colui che si trova nel campo "A". E a coloro che sono nella copia, non si applicano affatto. Questa regola allo stesso tempo ti consente di determinare più accuratamente (uno!) Il destinatario della lettera e lo scopo di questa lettera.

Citazione ... Spesso la corrispondenza è una catena di lettere con domande e risposte - in una parola, un dialogo. È buona norma non cancellare la cronologia della corrispondenza e scrivere la risposta in cima al testo citato, in modo che, tornando su questa corrispondenza una settimana dopo, si possa leggere facilmente il dialogo dall'alto verso il basso in date decrescenti.

Per qualche ragione, l'impostazione predefinita in Mozilla è "Posiziona il cursore dopo il testo tra virgolette". Consiglio di cambiarlo nel menu "Strumenti" → "Opzioni account"→" Compilazione e indirizzamento ". Dovrebbe essere così.

Scopo della lettera ... Le lettere commerciali sono di due tipi:

• quando informiamo semplicemente l'interlocutore (ad esempio, una relazione sul lavoro svolto per un mese);
• e quando vogliamo qualcosa dall'interlocutore. Ad esempio, in modo che approvi la fattura allegata per il pagamento.

Di norma, ci sono molte più lettere incoraggianti di quelle di segnalazione. Se vogliamo ottenere qualcosa dall'interlocutore, è molto importante dirlo in una lettera in chiaro. L'invito all'azione deve essere accompagnato da un invito all'azione per nome e seguito dall'ultima frase della lettera.

Non giusto : "Porfiry Petrovich, so chi ha fatto a pezzi la vecchia donna."

Destra : "Porfiry Petrovich, sono stato io a hackerare la vecchia, per favore prendi provvedimenti per arrestarmi, sono stanco di soffrire!"

Perché il corrispondente dovrebbe pensare per te cosa fare con questa lettera? Dopotutto, può prendere la decisione sbagliata.

Firma nel testo ... Lei deve essere. Inoltre, tutti i client di posta elettronica consentono di impostare la sostituzione automatica di una firma, ad esempio il classico "Saluti,...". In Mozilla, questo viene fatto in Strumenti → Opzioni account.

Scrivere o non scrivere i contatti nella firma è affare personale di tutti. Ma se sei in qualche modo connesso con le vendite, assicurati di scrivere. Anche se la transazione non avviene in base agli esiti della comunicazione, in futuro sarai facilmente reperibile dai contatti dalla firma.

Infine, una caratteristica in più del corpo della lettera per quegli interlocutori che non amano (non possono, non vogliono, non hanno tempo) rispondere alle vostre lettere. Specificare l'impostazione predefinita nel testo della lettera. Ad esempio, "Porfiry Petrovich, se non vieni ad arrestarmi prima delle 12:00 di venerdì, allora mi considero amnistiato". Naturalmente, la scadenza deve essere reale (non dovresti inviare il testo dell'esempio venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere fisicamente in grado di leggere e decidere la tua lettera. Questo "silenzio" ti solleva dalla responsabilità della mancata risposta dell'interlocutore. Come sempre, l'uso di questa funzione deve essere affrontato con saggezza. Se una persona risponde alle tue lettere in tempo e regolarmente, un tale ultimatum può, se non offenderlo, metterlo a dura prova o portare alla decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, ma farti aspettare venerdì.

Allegati

Le lettere sono spesso accompagnate da allegati: curriculum, offerte commerciali, preventivi, pianificazioni, scansioni di documenti: uno strumento molto conveniente e allo stesso tempo fonte di errori comuni.

Errore : enormi dimensioni dell'attacco. Spesso vengono ricevute e-mail con allegati fino a 20 MB. Di norma si tratta di scansioni di alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600dpi. Programma di posta il corrispondente quasi sicuramente si bloccherà per qualche minuto nei vani tentativi di scaricare un'anteprima di questo allegato. E Dio proibisca al destinatario di provare a leggere questa lettera su uno smartphone...

Personalmente, cancello subito tali lettere. Non vuoi che la tua lettera finisca nella spazzatura prima di essere letta? Controllare le dimensioni dell'allegato. Si consiglia di non superare i 3 MB.

E se supera?

• Prova a riconfigurare lo scanner con un formato e una risoluzione diversi. Ad esempio, in PDF e 300dpi si ottengono scansioni abbastanza leggibili.
• Pensa a programmi come Archiviatore WinRar o 7zip. Alcuni file sono perfettamente compressi.
• Cosa succede se l'allegato è enorme e non è possibile comprimerlo? Ad esempio, un database di contabilità quasi vuoto pesa 900 MB. L'archiviazione cloud delle informazioni verrà in soccorso: Dropbox, Google Drive e simili. Alcuni servizi, come Mail.ru, convertono automaticamente enormi allegati in collegamenti a archiviazione cloud... Ma preferisco gestire da solo le mie informazioni archiviate nel cloud, quindi non accolgo con favore l'automazione da Mail.ru.

E un'altra raccomandazione non del tutto ovvia sugli investimenti: la loro nome ... Deve essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta in azienda stavamo preparando un'offerta commerciale indirizzata a ... lascia che sia Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Ho ricevuto una lettera dal manager con una proposta di progetto per l'approvazione e l'allegato includeva un file denominato "DlyaFedi.docx". Con il manager che mi ha inviato questo, è avvenuto un dialogo simile a questo:

Caro manager, sei personalmente pronto ad avvicinare questa persona rispettata e nominarlo in faccia a Fedya?

In qualche modo no, persona rispettata, tutti lo chiamano per nome e patronimico.

Perché hai chiamato l'allegato "ForFedi"? Se lo mando adesso, pensi che comprerà asce da noi per questo CP?

stavo per rinominare più tardi...

Perché preparare una bomba a orologeria - il rifiuto di un potenziale cliente - o farti il ​​lavoro extra di rinominare un file? Perché non nominare immediatamente l'allegato correttamente: "Per Fedor Mikhailovich.docx" o ancora meglio - "KP_Nebo_Topory.docx".

Quindi, abbiamo più o meno risolto con l'e-mail come "faccia". Passiamo a considerare la posta elettronica come uno strumento per un lavoro efficace e parliamo della sua distrazione.

Lavorare con le lettere

La posta elettronica è una potente distrazione. Come per qualsiasi distrazione, la posta deve essere gestita inasprendo le regole e introducendo un programma di lavoro.

Per lo meno, devi disattivare TUTTE le notifiche sull'arrivo della posta. Se il client di posta è configurato per impostazione predefinita, riceverai una notifica e segnale sonoro e lampeggia l'icona accanto all'orologio e mostra un'anteprima della lettera. In una parola, faranno di tutto per prima strapparti dal lavoro meticoloso e poi farti precipitare nell'abisso di lettere non lette e lettere invisibili - meno un'ora o due dalla vita.

La potente forza di volontà di qualcuno consente loro di non essere distratti dalle notifiche e per la gente comune è meglio non tentare il destino e spegnerli. In Mozilla Thunderbird, ciò avviene tramite il menu "Strumenti" → "Opzioni" → "Generale" → "Quando vengono visualizzati nuovi messaggi".

Se non ci sono notifiche, come capire che è arrivata una lettera?

Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente, prenditi del tempo per analizzare la posta, apri il client di posta e vedi tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio, all'ora di pranzo e alla sera, o durante i tempi di fermo forzato, ad esempio, negli ingorghi.

Spesso chiesto, per quanto riguarda i tempi di reazione e le e-mail urgenti? La risposta è: non hai lettere urgenti nella posta. A meno che non lavori nel reparto di assistenza clienti (tale reparto ha le sue regole per lavorare con la posta).

Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà tramite altri canali: telefono, SMS, Skype. Quindi entrerai deliberatamente nel client di posta ed elaborerai la posta urgente. Tutti i guru della gestione del tempo (ad esempio, Gleb Arkhangelsky con il suo "Time Drive") dichiarano lo standard per rispondere alle e-mail fino a 24 ore. Questa è una normale regola di buona forma: non aspettarti risposte istantanee dall'interlocutore via e-mail. Se c'è una lettera urgente, comunicala tramite canali di comunicazione più veloci.

Quindi, abbiamo disattivato le notifiche e ora attiviamo il client di posta secondo il nostro programma.

Cosa fare quando siamo andati all'ufficio postale e ci siamo impegnati in attività con il nome "Ho capito e-mail"? Dov'è l'inizio e la fine di questo lavoro?

Ho sentito molto parlare del sistema zero inbox, ma, sfortunatamente, non ho incontrato una sola persona che lo utilizza. Ho dovuto reinventare la mia ruota. Ci sono articoli su questo argomento su Lifehacker. Per esempio, " ". Di seguito parlerò del sistema zero inbox nella mia interpretazione. Sarei grato se i guru di GTD controllassero i commenti, aggiungessero o migliorassero il sistema descritto.

È importante comprendere e accettare che la posta elettronica non è un'utilità di pianificazione o un archivio per le tue attività. Pertanto, la cartella "Posta in arrivo" dovrebbe essere sempre vuota. Se hai ripreso l'analisi della tua casella di posta, non fermarti e non farti distrarre da nulla finché non svuoti questa cartella.

Cosa fare con le email nella tua casella di posta? Devi passare attraverso ogni lettera in sequenza ed eliminarla. Sì, basta selezionare e premere Elimina sulla tastiera. Se non riesci a cancellare la lettera, dovrai decidere cosa farne.

1. Puoi rispondere in tre minuti? Devo rispondere? Sì, è necessario e la risposta non richiederà più di tre minuti, quindi rispondi immediatamente.
2. Devi rispondere, ma la preparazione della risposta richiederà più di tre minuti. Se utilizzi un pianificatore di attività che ti consente di trasformare un'e-mail in un'attività, trasforma la tua e-mail in un'attività e dimenticatene per un po'. Ad esempio, uso il servizio Doit.im assolutamente meraviglioso. Ti consente di generare un indirizzo email personale: gli inoltri una lettera e si trasforma in un'attività. Ma se non hai un'utilità di pianificazione, sposta la lettera nella sottocartella "0_Run".
3. Dopo una rapida risposta a una lettera, trasformandola in un'attività o una semplice familiarizzazione, devi decidere cosa fare con questo messaggio: eliminarlo o inviarlo a una delle cartelle per l'archiviazione a lungo termine.

Ecco le cartelle per l'archiviazione a lungo termine che ho.

• 0_Esegui. Non ho una cartella del genere, ma se non hai un pianificatore, ripeto, puoi mettere qui le lettere che richiedono uno studio dettagliato. Anche questa cartella deve essere pulita regolarmente, ma con un approccio ponderato in un momento appositamente designato.
• 1_Rif. Qui è dove inserisco le lettere con le informazioni di base: lettere di benvenuto con accessi da vari servizi web, biglietti per i prossimi voli e così via.
• 2_Progetti. L'archivio della corrispondenza sui partner e sui progetti con i quali esiste un rapporto in corso è archiviato qui. Naturalmente, c'è una cartella separata per ogni progetto o partner. Nella cartella di un partner, ho messo lettere non solo dei suoi dipendenti, ma anche lettere dei dipendenti di "Heaven" relative a questo partner. Molto comodo: se necessario, tutta la corrispondenza sul progetto è a portata di mano in un paio di clic.
• 3_Museo. Qui sto buttando quelle lettere che è un peccato cancellare, e i loro benefici non sono evidenti. Inoltre, le cartelle con progetti chiusi da "2_Projects" migrano qui. In una parola, i primi candidati alla cancellazione sono conservati nel "Museo".
• 4_Documenti. Ecco lettere con campioni elettronici di documenti che potrebbero essere utili in futuro per la contabilità, ad esempio estratti conto di riconciliazione clienti, biglietti per viaggi. La cartella per molti aspetti ha qualcosa in comune con le cartelle "2_Projects" e "1_Sprav", in essa sono memorizzate solo le informazioni contabili e le informazioni di gestione sono memorizzate nella cartella "2_Projects". In "4_Documents" - informazioni morte e in "2_Projects" - informazioni in tempo reale.
• 5_Conoscenza. Qui è dove aggiungo solo mailing davvero utili a cui voglio tornare dopo un po' per trovare ispirazione o trovare soluzioni.

Esistono altre impostazioni del client di posta che sono importanti per il funzionamento di questo sistema. Innanzitutto, per impostazione predefinita, Thunderbird ha la casella di controllo Segna i messaggi come letti selezionata. Preferisco farlo deliberatamente, quindi la casella di controllo è sparita! Per fare ciò, vai al menu "Strumenti" → "Opzioni" → "Avanzate" → "Leggi e visualizza".

Secondo, usiamo filtri ... In precedenza, applicavo attivamente filtri che inoltravano automaticamente le lettere alle cartelle appropriate in base all'indirizzo del mittente. Ad esempio, le lettere di un avvocato sono state spostate nella cartella "Avvocato". Ho rifiutato questo approccio per diversi motivi. Primo: le lettere di un avvocato nel 99% dei casi riguardano un progetto o un partner, il che significa che devono essere spostate nella cartella di questo partner o progetto. In secondo luogo, ho deciso di aggiungere consapevolezza. Tu stesso devi decidere dove deve essere archiviata una lettera specifica ed è più conveniente cercare i messaggi non elaborati in un solo posto: nella posta in arrivo. Ora uso i filtri solo per categorizzare le lettere regolari automatiche da vari sistemi in cartelle, ovvero lettere che non richiedono che io prenda decisioni. I filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu Strumenti → Filtri messaggi.

Quindi, con il giusto approccio, l'e-mail dovrebbe impiegare dai 10 ai 60 minuti al giorno, a seconda del volume della corrispondenza.

Sì, e un'altra cosa. Hai già disattivato le notifiche sull'arrivo di nuove lettere, vero? ;)

Ogni giorno ne spediamo decine email... A volte si tratta di messaggi molto brevi, ad esempio “Andiamo a pranzo?”. A volte - con l'aiuto del quale presenti la tua attività o il tuo sito web. Quando ci sono molte lettere e poco tempo, iniziamo a correre e a commettere errori. Di solito banali, come gli errori di battitura, ma a volte ce ne sono alcuni che possono danneggiare la tua reputazione e rovinare il tuo rapporto con un cliente o un dipendente.

Questo può essere evitato, devi solo essere raccolto e conoscere alcune insidie. Ecco gli errori più comuni commessi durante l'invio di e-mail. Leggi attentamente e ricorda che prima devi fare una breve pausa, controllare se tutto è in ordine e solo dopo fare clic sul pulsante "Invia".

Stai digitando l'indirizzo sbagliato

L'errore più comune e più spiacevole. Immagina di voler inviare alcune foto piuttosto personali a un amico o una ragazza, ma inserisci automaticamente l'indirizzo del tuo capo o cliente. E solo dopo che la lettera è partita, ti rendi conto con orrore di cosa è successo ora. Se questo ti consolerà, allora ognuno di noi si è trovato in una situazione del genere almeno una volta nella vita: gli avvocati hanno inviato documenti riservati alla parte opposta, i designer - i layout del sito al cliente sbagliato, ecc. Ma quando questo accade a noi, sembra che la terra ci stia scivolando da sotto i piedi.

Fortunatamente, molti servizi di posta, ad esempio nello stesso Gmail, hanno una funzione. Accendilo e specifica un ampio intervallo di tempo, quindi, sai, più silenzioso.

Hai dimenticato l'allegato

Hai scritto che un certo file è allegato alla lettera, ma ti sei dimenticato di allegarlo. Un altro errore comune che spesso porta a incomprensioni e scuse. Da un lato, va bene, nessuno è perfetto, ma è meglio controllare prima tutto e solo dopo inviare una lettera. E per evitare domande da parte del destinatario, ti consigliamo di elencare tutti i file allegati direttamente nel corpo della lettera. Ad esempio, in questo modo:

Ciao Massimo! Ti invio diversi file, sono allegati:

Condizioni di servizio

GIF con un gatto

Non pensi alla decorazione

Sono accolti, come ricorderete, dai loro vestiti. Se non vuoi che la tua lettera venga richiesta per eliminarla immediatamente, lavora sulla sua forma. Dicono che ha bisogno di dedicare tanto tempo quanto contenuto. Per fortuna oggi è facile. Per fare ciò, ti consigliamo di utilizzare l'app Wix ShoutOut, scegliere il modello appropriato e aggiungere il tuo testo. Non è richiesta alcuna conoscenza speciale, assicurati solo che tutto appaia pulito e bello. A proposito, le buone newsletter hanno i loro segreti e regole, quindi ti consigliamo di leggere il nostro direttore dell'email marketing. Non ringraziare.

Non includi una riga dell'oggetto

La riga dell'oggetto dell'e-mail ha più o meno lo stesso ruolo dell'intestazione del testo. Appare accanto al tuo nome, il destinatario lo vede e capisce cosa gli hai inviato: fattura, risultati della riunione, offerta di lavoro, layout del sito, ecc. Ricorda che l'argomento dovrebbe essere formulato in modo chiaro in modo che, se necessario, una persona possa trovare rapidamente la tua lettera e convincente, in modo che si interessi, se stiamo parlando, ad esempio, di una mailing list. Non molto tempo fa scrivevamo che se l'avete dimenticato vale la pena rileggerlo.

Non salvi le bozze

Se ti piace scrivere lettere in editor di testo, quindi salva più spesso, altrimenti risulterà che hai passato l'intera giornata sulla lettera, e poi all'improvviso il computer si è bloccato e tutto era sparito. Oppure scrivi direttamente al servizio di posta - quindi tutti i tuoi schizzi verranno automaticamente salvati nella cartella "Bozze".

Sei scortese

La gentilezza nella corrispondenza è importante tanto quanto lo è nella vita. Ecco le regole di base che tutti devono seguire:

Ringrazia sempre il mittente per la lettera, soprattutto se vedi che ha fatto un buon lavoro. Ricordi quando a tutti noi venivano insegnate parole "magiche"? Non dimentichiamoli, nonostante siamo già adulti.

Mantieni la calma, anche se la questione è estremamente urgente e importante. Nervosismo e rimproveri non porteranno sicuramente a nulla di buono.

Inizia e termina la tua lettera con frasi comuni. Il grado di formalità dipenderà da con chi stai scrivendo. Se è il tuo capo o solo un funzionario, non usare Hello, Goodbye o Kisses. E viceversa, se scrivi a un collega o un amico, puoi fare a meno del tradizionale "Cordiali saluti".

Non correggi il testo

Gli errori di battitura possono rovinare l'intera esperienza, quindi rileggi attentamente la lettera, preferibilmente più volte. In dubbio sull'ortografia o sulla sintassi - vai a Gramotu.ru... È meglio misurare sette volte, cioè controllare, piuttosto che scusarsi per gli errori di battitura e dimostrare di essere effettivamente alfabetizzati.

E a proposito: se hai paura di inviare accidentalmente una lettera incompiuta, prima scrivi l'intero testo per intero e solo dopo digita l'indirizzo del destinatario.

Non metti le persone giuste nella copia della lettera

Vediamo chi può ricevere la tua lettera. Il campo A è il destinatario principale. Il campo "Cc" è la persona che riceverà la copia. Non si relaziona direttamente alla questione in discussione, ma vuole o dovrebbe esserne a conoscenza. Il campo "Ccn" sono i destinatari nascosti. Li aggiungi, ma il destinatario principale non li vede. E qui devi stare attento: puoi confondere Cc e Ccn, e quindi il destinatario penserà di essere spiato.

Tieni presente che è importante che alcune persone siano consapevoli di ciò che sta accadendo. Non vuoi sentire rimproveri come "Come hai potuto non aggiungermi alla copia?! Sto lavorando a questo progetto da due mesi!" In caso di dubbio, aggiungi tutti coloro che hanno a che fare con la domanda. Forse non tutti saranno felici di essere distratti, ma non ci saranno lamentele contro di te.

Non ti stai iscrivendo

Hai scritto "Cordiali saluti, Masha" e pensi che sia tutto in ordine, ma il destinatario della lettera è seduto e si chiede che tipo di Masha sia. Dalla tipografia? Forse un illustratore? Per non farlo perdere in congetture, imposta una firma e verrà automaticamente aggiunta alla fine di ciascuno dei tuoi messaggi. Assicurati di includere nome, cognome, nome dell'azienda, titolo e informazioni sui contatti ad esempio skype o numero di telefono. Puoi aggiungere un indirizzo: sebbene si tratti di un annuncio pubblicitario, non è invadente.

Stai scegliendo il momento sbagliato

Scrivere lettere di notte non è una buona idea. Motivo uno: probabilmente sei tremendamente stanco durante il giorno, non sei molto bravo a pensare e rischi di fare tutti questi errori. Motivo due: una valanga di posta mattutina seppellirà sotto di essa la tua lettera di mezzanotte e nel prossimo futuro il destinatario sicuramente non la vedrà. E terzo: a quanto pare non hai nient'altro da fare, visto che scrivi lettere d'affari alle tre del mattino.

Il nostro consiglio: se non succede nulla di Importante e Urgente, inviate messaggi dal lunedì al venerdì e durante l'orario lavorativo, come tutte le persone normali.

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