È possibile inviare le buste paga via e-mail. Invio di polizze di pagamento a e-mail (e-mail). Informazioni sull'emissione di buste paga elettroniche

" № 6/2017

Commento alla Lettera del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 21 febbraio 2017 n. 14-1 / OOG-1560.

Con lettera del 21 febbraio 2017 n. 14-1/OOG-1560, il Ministero del Lavoro ha confermato il diritto del datore di lavoro di emettere ai dipendenti non buste paga cartacee, ma elettroniche.

Circa l'emissione di buste paga elettroniche.

Ricordiamo che il mancato rilascio della busta paga costituisce violazione della normativa sul lavoro, che comporta la responsabilità ex art. 5.27 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa sotto forma di avvertimento o ammenda:

per i funzionari - per un importo da 1.000 a 5.000 rubli;

Su persone giuridiche- da 30.000 a 50.000 rubli.

In precedenza si credeva che libro paga deve essere esattamente un documento scritto in forma cartacea, e l'invio del foglio di pagamento via e-mail non è conforme ai requisiti di legge. Questa conclusione, in particolare, era contenuta nella sentenza d'appello del tribunale regionale di Tyumen del 30 luglio 2012 n. 33-3246 / 2012.

Tuttavia, nella lettera commentata, il Ministero del Lavoro ha richiamato l'attenzione sul fatto che il Codice del lavoro non disciplina la procedura per informare un dipendente delle componenti del salario (retribuzione). Di conseguenza, il datore di lavoro ha il diritto di determinare la forma in cui trasferirà le informazioni pertinenti al dipendente. In questo caso, un prerequisito è l'istituzione della procedura per la comunicazione al dipendente delle componenti della retribuzione (libro paga) via e-mail in un contratto di lavoro, contratto collettivo, atto normativo locale.

La forma della busta paga è approvata dal datore di lavoro, tenuto conto del parere dell'organo di rappresentanza dei lavoratori secondo le modalità previste dall'art. 372 del Codice del lavoro della Federazione Russa per l'adozione di regolamenti locali.

Nota:

L'uso di una forma non approvata del libro paga è una violazione della legislazione sul lavoro (Risoluzione delle forze armate RF del 23.12.2010 n. 75-AD10-3).

Si noti che ai sensi dell'art. 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro è obbligato a emettere un libro paga quando paga i salari. Secondo le regole della parte 6 di questo articolo, i dipendenti dovrebbero essere pagati almeno ogni mezzo mese. Tuttavia, non è necessario emettere una busta paga due volte al mese.

Nella Lettera del 24.12.2007 n. 5277-6-1 Rostrud ha spiegato: quando si calcola e si paga ai dipendenti la seconda parte del salario (di norma, alla fine del mese), a tutti dovrebbero essere consegnate buste paga. Pertanto, secondo Rostrud, il datore di lavoro dovrebbe formare e rilasciare il libro paga ai dipendenti una volta al mese (a saldo finale).

Il fatto è che è alla fine del mese che si conoscono tutte le componenti della retribuzione e si può trarre una conclusione inequivocabile sull'importo delle detrazioni dallo stipendio del dipendente.

Il Ministero delle Finanze aderisce a una posizione simile. Nella Lettera del 10.04.2015 n. 03-04-06 / 20406, i finanzieri hanno osservato che il calcolo degli importi dell'imposta sul reddito delle persone fisiche sul reddito sotto forma di salario deve essere effettuato l'ultimo giorno del mese per il quale questo il reddito era maturato al contribuente. Fino alla fine del mese, il reddito sotto forma di salario non può essere considerato percepito dal dipendente, rispettivamente, fino alla fine del mese l'agente non può essere calcolato.

L'obbligo di rilasciare a un dipendente una busta paga a metà mese può derivare dal datore di lavoro in una situazione di licenziamento del dipendente. Ciò è dovuto al fatto che il giorno della cessazione del contratto di lavoro con il dipendente, il datore di lavoro è obbligato a stabilirsi con lui, vale a dire a pagare tutte le somme dovutegli (articoli 84.1, 140 del codice del lavoro del Federazione Russa). Se il dipendente non ha lavorato il giorno del licenziamento, gli importi corrispondenti devono essere pagati entro e non oltre il giorno successivo alla richiesta di pagamento da parte del dipendente di licenziamento. Una parte dell'importo indicato non perviene al dipendente entro il giorno del licenziamento, il che significa che è tenuto anche a consegnargli una busta paga.

Un altro punto importante da ricordare quando si lavora con le buste paga: secondo il comma 1 dell'art. 3 della legge federale del 27.07.2006 n. 152-FZ "Sui dati personali" il reddito di una persona si riferisce ai suoi dati personali. I terzi che accedono ai dati personali devono garantire la riservatezza di tali dati (art. 7 della citata legge).

L'elenco dei requisiti per il datore di lavoro per il trasferimento dei dati personali del dipendente è contenuto nell'art. 88 del Codice del lavoro della Federazione Russa. In particolare, il datore di lavoro è obbligato a consentire l'accesso ai dati personali dei dipendenti solo a persone appositamente autorizzate. Allo stesso tempo, queste persone dovrebbero avere il diritto di ricevere solo quei dati personali del dipendente che sono necessari per lo svolgimento di specifiche funzioni.

Le persone che ricevono i dati personali di un dipendente sono obbligate a osservare il regime di segretezza (riservatezza). Ciò significa che ogni organizzazione deve adottare una dichiarazione sulla privacy dei dati personali. Tale provvedimento è un documento che stabilisce le regole di base per la protezione delle informazioni che costituiscono i dati personali dei dipendenti, che sono vincolanti. La necessità di emanare questo documento è dovuta ai requisiti del cap. 14 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Secondo il comma 7 dell'art. 86 del Codice del lavoro della Federazione Russa, la protezione dei dati personali dei dipendenti di un'organizzazione dal loro uso o perdita illeciti dovrebbe essere fornita dal datore di lavoro a sue spese secondo le modalità prescritte dal codice designato e da altre leggi federali. La clausola 8 di questo articolo stabilisce che i dipendenti e i loro rappresentanti devono familiarizzare con le firme dei documenti del datore di lavoro che stabiliscono la procedura per il trattamento dei dati personali dei dipendenti, nonché i loro diritti e doveri in questo settore.

Quando si dà istruzione ai responsabili di emettere le buste paga (inviarli via e-mail), questi devono essere avvertiti (firmati) della necessità di mantenere il segreto (riservatezza). L'emissione di buste paga da parte di persone che non sono state avvertite della necessità di mantenere la segretezza (riservatezza) è una violazione dei requisiti del Codice del lavoro della Federazione Russa e significa che il datore di lavoro non ha protetto i dati personali del dipendente dal loro illecito uso o perdita.

Secondo le regole dell'art. 90 del Codice del lavoro della Federazione Russa, le persone colpevoli di violare le disposizioni della legislazione della Federazione Russa in materia di dati personali nel trattamento dei dati personali di un dipendente sono soggette a responsabilità disciplinare e materiale secondo la procedura stabilita da il Codice del lavoro della Federazione Russa e altre leggi federali, nonché alla responsabilità civile, amministrativa e penale nell'ordine stabilito dalle leggi federali. Violazione della procedura prevista dalla legge per la raccolta, la conservazione, l'utilizzo o la diffusione di informazioni sui cittadini (dati personali) in virtù dell'art. 13.11 del Codice amministrativo della Federazione Russa comporta un avvertimento o l'imposizione di una sanzione amministrativa:

per i cittadini - per un importo da 300 a 500 rubli;

per i funzionari - da 500 a 1.000 rubli;

per le persone giuridiche - da 5.000 a 10.000 rubli.

Il datore di lavoro è tenuto a informare il dipendente per iscritto al momento del pagamento dei salari (parte 1 dell'articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa):

• sulle componenti della retribuzione spettanti per il periodo di competenza;
• sull'ammontare delle altre somme maturate al dipendente;
• sull'importo e sui motivi delle trattenute effettuate;
• circa l'importo totale da pagare.

Le informazioni di cui sopra vengono solitamente visualizzate sul libro paga, la cui forma il datore di lavoro sviluppa autonomamente.

La mancata emissione delle buste paga ai dipendenti è considerata una violazione delle leggi sul lavoro. Per questo, la responsabilità è fornita sotto forma di avvertimento o ammenda per i funzionari del datore di lavoro per un importo da 1.000 a 5.000 rubli; una multa per un datore di lavoro-imprenditore individuale da 1.000 a 5.000 rubli o una multa per un'organizzazione datore di lavoro da 30.000 a 50.000 rubli (parte 1 dell'articolo 5.27 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa).

È possibile emettere buste paga in formato elettronico e come può un dipendente redigere una dichiarazione sull'invio di una busta paga a e-mail, diremo nella nostra consultazione.

Informazioni sulla busta paga in formato elettronico

L'articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa prevede che il datore di lavoro comunichi per iscritto al dipendente il suo stipendio, i suoi componenti, le sue detrazioni. Una lettura letterale della norma presuppone che le buste paga debbano essere rilasciate ai dipendenti su carta. Rostrud in precedenza riteneva che il Codice del lavoro della Federazione Russa non prevedesse il diritto del datore di lavoro di emettere buste paga in formato elettronico con un'eccezione. Si applica ai telelavoratori. Con loro, il Codice del lavoro della Federazione Russa ti consente di scambiare documenti elettronici(parte 5 dell'articolo 312.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Elaboriamo una domanda per le buste paga elettroniche

Una domanda per la ricezione di polizze di pagamento in formato elettronico è redatta in qualsiasi forma. È indirizzata al datore di lavoro e contiene, con riferimento alle previsioni del lavoro, del contratto collettivo o dell'atto normativo locale del datore di lavoro, la richiesta del lavoratore di inviargli le buste paga via e-mail. Viene inoltre indicato l'indirizzo e-mail corrispondente.

Ti ricordiamo che nonostante lo stipendio debba essere pagato almeno ogni mezzo mese (parte 6 dell'articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa), è sufficiente inviare la busta paga solo per l'accordo finale con il dipendente alla fine del mese. Ciò è dovuto al fatto che non sono ancora note le parti costitutive della retribuzione per l'anticipo.

Daremo un esempio di compilazione della domanda di un dipendente per la ricezione delle buste paga in in formato elettronico all'ufficio postale.

L'invio di una busta paga via e-mail è il modo più rapido e conveniente per soddisfare il requisito del TC. Alcuni programmi di contabilità hanno la funzionalità richiesta. Le istruzioni passo passo sono nell'articolo.

Il comitato di redazione della rivista Glavbukh ha testato quattro programmi di contabilità: Glavbuh Soft, prodotti 1C e Kontur.Buschtriya. La minor quantità di lavoro e tempo è stata spesa per la distribuzione delle buste paga in Glavbuh Soft. In 1C, anche l'invio è conveniente, ma prima è necessario configurare account l'organizzazione e la spedizione stessa è un processo laborioso. Non ci sono mailing di massa in Kontur Contabilità. Vedi sotto per una tabella di confronto e istruzioni passo passo.

Tavolo. Confronto tra i programmi Glavbukh Soft, Kontur.Buscheriya e prodotti 1C

Programma	È possibile inviare volantini?	Quanto tempo ci è voluto per l'operazione	Semplicità dell'interfaccia
Capo contabile Soft			Tutto è il più semplice e comprensibile possibile. Non è necessario configurare il meccanismo di invio. La cosa principale è che le carte personali dei dipendenti contengono e-mail.
1C: Contabilità e 1C: Retribuzione e gestione del personale		30 minuti per la configurazione dell'account e l'invio di posta
Contorno.Contabilità

Come inviare una polizza di versamento a Glavbukh Soft via e-mail

Il programma di contabilità Glavbuh Soft ha tale funzionalità. Sotto istruzioni passo passo.

Passaggio 1. Assicurati che le carte personali dei dipendenti contengano e-mail

Vai al modulo Personale / Informazioni di base... Assicurati che le tue carte personali nella sezione "Informazioni aggiuntive" contengano e-mail.

Passaggio 2. Selezionare un dipendente per conto del quale verrà inviata la posta

Vai al modulo Salario / Servizio / Impostazioni, sia in Account personale / Requisiti / Impostazioni / Stipendio... Nella sezione "Distribuzione email", seleziona un dipendente dall'elenco.

Chief Accountant Soft è un comodo servizio per la contabilità, la contabilità del personale e delle materie prime. Il programma è sempre aggiornato, aggiornato via Internet e non richiede un tecnico specializzato. Per questioni contabili e tecniche, puoi contattare direttamente gli sviluppatori del programma e non gli intermediari in qualsiasi momento. Registrati al programma in un paio di minuti e inizia subito a lavorare.

Istruzioni per 1C: Contabilità e 1C: Retribuzione e gestione del personale

Prima di inviare le polizze di pagamento ai dipendenti, è necessario creare un account in 1C.

Passaggio 1. Configura l'account e-mail della tua organizzazione

Vai alla sezione Amministrazione / Organizzatore / Posta / Configurazione account di sistema... Nel modulo che si apre, inserisci l'indirizzo di posta, lo scopo dell'account, chi può utilizzare l'account e il nome del proprietario. Fai clic su "Rileva automaticamente le impostazioni di connessione (consigliato)". Successivamente, il programma dovrebbe determinare automaticamente i parametri per la connessione a cassetta postale... Se ciò non accade, dovrai configurare manualmente i parametri di connessione. Questo potrebbe richiedere un programmatore.

Passaggio 2. Controlla le email dei dipendenti

Per la distribuzione automatica delle buste paga, le carte dei dipendenti devono contenere e-mail. Assicurati che siano corretti. Vai al campo "Email" nella sezione Personale / Dipendenti link "Dati personali" o sezione Personale / Vedi Vedi anche / Individui / Indirizzi, telefoni.

Vai alla sezione Stipendio / Rapporti sugli stipendi / Busta paga / Altro / Invia / Crea rapporti postali o tramite pulsante "Invia un rapporto via e-mail" / Crea una distribuzione di rapporti... Inserisci "Nome", seleziona la casella "Preparato". Nel campo "Invia", specificare il tipo di invio. Completa le schede "Rapporti" e "Programma". Nella scheda "Consegna", descrivi tutto modi possibili consegna di mailing personalizzate.

Nella scheda "Ulteriori", puoi impostare altre impostazioni mailing list. Fare clic su Masterizza oggetto.

Nel capitolo Amministrazione / Stampa moduli, report ed elaborazione / Invio report sulle impostazioni salvate, esegui manualmente facendo clic sul pulsante "Esegui ora". Inoltre, il programma consente di inviare automaticamente le buste paga a tempo impostato... Per fare ciò, è necessario regolare di conseguenza l'invio.

1C: Contabilità è un prodotto che ti consentirà di svolgere efficacemente i compiti del servizio di contabilità. 1C: Salario e gestione del personale - un programma che consente il complesso del personale e l'attuazione della politica del personale.

È possibile inviare buste paga da Kontur

In Kontur.Accounting non è possibile inviare buste paga via e-mail. L'unica opzione- scaricarli e inviarli separatamente a ciascun dipendente dalla tua posta.

Kontur.Accounting è un servizio comodo e semplice per le piccole imprese.

Elaborazione esterna per la gestione delle paghe e delle risorse umane 2.5 (ZUP). Non sono necessarie modifiche alla configurazione. La versione consigliata della piattaforma 1C: Enterprise è dalla 8.3.9.

Testato su 1C: piattaforma Enterprise 8.3.10.2699.

Consente di inviare le buste paga per un periodo specifico in tutta l'organizzazione alle e-mail dei dipendenti. La formazione della busta paga avviene tramite la ZUP, quindi è identica a quella che si forma nel programma.

La possibilità di inviare una busta paga (RL), sia nel corpo della lettera (nel testo) che come allegato formati pdf, docx, ods (molte persone usano un ufficio gratuito).

L'elenco dei dipendenti viene compilato automaticamente, grazie a impostazioni di selezione flessibili. Ma c'è anche la possibilità di modificare manualmente l'elenco. L'indirizzo email è preso dalla carta di un individuo, dove è indicato Informazioni sui contatti... Ma può essere compilato manualmente prima della spedizione.

C'è la possibilità di impostare il testo dell'intestazione della lettera e della firma direttamente dall'elaborazione. Le impostazioni possono essere salvate.

È stata implementata la funzione di invio delle lettere per timeout. Quando un numero elevato di lettere dello stesso tipo viene inviato da un indirizzo in un breve periodo di tempo, il server di posta può identificarti come spammer e bloccare non solo questo invio, ma in generale l'indirizzo da cui è stato inviato il messaggio, così come inviarti a liste di spam di altri server di posta a causa dei quali il lavoro dell'indirizzo può essere paralizzato. Un timeout (periodo di tempo) tra l'invio può aiutare a evitare ciò. Ad esempio, si imposta un timeout di 60 secondi tra l'invio. e lascia la newsletter per la notte, tk. sarà di lunga durata. E l'elaborazione invierà una lettera al minuto, il che ridurrà il carico sul server di posta e ridurrà la probabilità di bloccarti come spammer. La distribuzione può essere interrotta premendo i tasti Ctrl + Break.

Breve istruzione:

Aspetto esteriore.

1. Compila indirizzi email dipendenti. Elenchi - Individui

2. Configurare un account di posta elettronica. posta.

3. Scegli come inviare la liquidazione. volantino. Nel corpo della lettera, in uno degli allegati, o contestualmente. È possibile compilare l'intestazione della lettera e la firma.

Nell'intestazione, puoi utilizzare il tag [Individuale]; al momento dell'invio, verrà sostituito con il nome completo del dipendente a cui viene inviata la lettera.

4. Seleziona i dipendenti, la selezione è flessibile, durante la selezione verranno compilati i dati sui dipendenti, incl. e-mail se è stato compilato secondo il punto 1. In caso contrario, è possibile registrarlo anche manualmente.

5. Quando l'esigenza impostare un timeout, ATTENZIONE, abilitando un timeout, "rallenta" l'invio. tra l'invio delle lettere passerà il periodo che hai impostato in secondi. Il programma non risponderà alle azioni in questo momento. Ma non "si blocca". Quando abilita timeout > 0, può essere emesso il seguente messaggio.

Questo è normale, devi essere d'accordo, perché per il ritardo è necessario utilizzare Funzioni di Windows, in particolare, il ping viene utilizzato per ritardare il tempo senza caricare il processore. Se non sei sicuro e non hai bisogno di questa funzione, lascia il timeout = 0

6. E l'ultima cosa, ora è sufficiente fare clic sul pulsante "Invia buste paga" e inizierà il processo di invio.

L'e-mail ricevuta dall'utente potrebbe essere simile a questa.

Il programma consente di creare buste paga individuali per i dipendenti e inviarli a indirizzi e-mail.

I fogli sono formati utilizzando il rapporto standard "Fogli di calcolo". Per ogni dipendente, il foglio viene salvato in un file Excel separato.

L'utente può specificare il periodo, l'organizzazione e, se necessario, limitare l'elenco dei dipendenti a un reparto.

L'indirizzo e-mail del dipendente è memorizzato sulla carta dell'individuo. Prima di utilizzare il programma, è necessario compilare gli indirizzi e-mail individui, manualmente o tramite download automatico da file esterno Eccellere.

Tutte le impostazioni del programma vengono salvate e sono valide per tutti gli utenti del database.

Il dipendente riceverà un'e-mail come questa:

Come utilizzare il programma:

1. Apri elaborazione da disco
2. Configura i parametri server email... Specificare nome utente, password, indirizzo del server, porta e metodo di autorizzazione.
3. Indicare il periodo per il quale verranno generate le buste paga, nonché l'organizzazione. Se è necessario formare fogli per una sola suddivisione, viene indicata la suddivisione.
4. Specificare la directory sul disco in cui verrà salvato l'archivio delle buste paga e il protocollo per l'invio delle lettere.
5. Compila l'elenco dei dipendenti manualmente o automaticamente facendo clic sul pulsante "Compila"
6. Gli indirizzi e-mail dei dipendenti verranno caricati dai dettagli di contatto delle persone. Se manca l'indirizzo, puoi inserirlo manualmente.
7. Dopo aver compilato l'elenco dei dipendenti, è necessario fare clic sul pulsante "Genera file buste paga". Dopo un po', verrà generato un insieme di file per la distribuzione.
8. Premi il pulsante "Invia mailing" e compila il modello di lettera.
9. Premi il pulsante "Invia mailing" e attendi che il programma invii le lettere.
10. Al termine della distribuzione, il protocollo di distribuzione verrà registrato nella cartella con l'archivio dei file.

Il programma fornisce gratuitamente supporto tecnico per 1 mese.

Il codice di elaborazione viene chiuso per la modifica.

Dignità

1. Con un clic, puoi inviare i volantini a tutti i dipendenti dell'organizzazione o di un dipartimento;

2. I fogli vengono salvati in un archivio file su disco;

3. Puoi progettare un modello di lettera;

Soddisfatti o rimborsati

Infostart LLC ti garantisce un rimborso del 100% se il programma non corrisponde alla funzionalità dichiarata dalla descrizione. Il denaro può essere restituito per intero se lo dichiari entro 14 giorni dalla data di ricezione del denaro sul nostro conto.

Il programma è così collaudato nel funzionamento che possiamo dare una tale garanzia con assoluta fiducia. Vogliamo che tutti i nostri clienti siano soddisfatti del loro acquisto.