Come legalizzare le e-mail. Segreti di posta elettronica aziendale Steamy inviami una copia

Probabilmente l'avrai già notatoquando si ricevono lettere da alcuni autorinella sezione "a" c'è un elenco di decine di email di persone diverse. Inoltre, né tu né queste persone avete dato il loro consenso affinché queste email vengano "esposte". Naturalmente, uno dei destinatari cancellerà l'iscrizione a questa mailing list (siamo tutti stanchi del flusso di spam alle nostre mail). Ma una cosa è certa: tutti i destinatari tratteranno l'autore della mailing list come una persona non professionale. Ed è improbabile che accettino di accettare la sua offerta.

Come assicurarsi di non inviare una lettera a ciascun destinatario separatamente e allo stesso tempo "non brillare per tutti davanti a tutti"?
Quasi tutti i servizi di posta ti consentono di farlo.

Consideriamo questa opportunità utilizzando l'esempio della posta più popolare per la posta aziendale gmail.com

In genere, per inviare una lettera, si utilizza la finestra "Scrivi". Cliccandoci sopra, vedrai una nuova finestra "Nuovo messaggio", nella quale incollerai tutto il necessario per creare e spedire la lettera stessa.

Di solito inseriamo le email dei nostri destinatari nella finestra "Destinatari".

Copia significa "copia esatta". Questo campo viene utilizzato quando si desidera inviare un'e-mail a qualcuno che non è il destinatario principale. In questo modo, puoi tenere informata la persona mentre le fai sapere che non è necessario che risponda all'e-mail. Ma tutti i destinatari di questa lettera vedono gli indirizzi (e persino i nomi) degli altri.

Ccn significa "esatta copia per conoscenza nascosta". Funziona come Cc, ma in questo campo tutti gli indirizzi dei destinatari sono nascosti.

Pertanto, l'utilizzo di questo campo è uno dei modi migliori per inviare un'e-mail a un gran numero di persone e mantenerla riservata. Ciò significa che non rovini il tuo rapporto con loro. Usando questa funzione, puoi inserire fino a 30 email. E questo significa che con un clic di un pulsante puoi inviare questa lettera a 30 destinatari contemporaneamente, senza mostrare le loro e-mail.

Eppure, se necessario, puoi inserire un'immagine nel corpo della lettera ( 4 ) o allegare un file ( 5 ).

È questo post che offre il numero massimo di opportunità di modifica.

Allo stesso modo, puoi inviare una lettera a più destinatari contemporaneamente e per posta yandex.ru.

Solo ci sono meno possibilità per modificare il testo della lettera su questa mail. Pertanto, mostrerò solo l'ordine delle azioni necessarie per inviare e-mail.

Fare clic su "Scrivi" e quindi nella finestra "A" ( 1 ) incollare l'e-mail del primo destinatario, quindi selezionare la funzione "Copia" ( 2 ) o Ccn ( 3 ). A seconda che tu voglia che tutti i destinatari della tua lettera vedano tutte le email o mantengano il loro diritto alla riservatezza degli indirizzi, scegli una delle funzioni. Per aggiungere ogni successiva e-mail all'elenco, è necessario fare clic sul pulsante con l'immagine di un uomo con un segno più davanti ( 4 ). Quindi puoi selezionare i tuoi indirizzi permanenti dall'elenco a discesa o inserire le loro e-mail manualmente.

Le immagini possono essere scaricate da Yandex Disk e anche i file possono essere allegati, come al solito.

Fare clic sul pulsante "Scrivi", viene visualizzata una finestra in cui quando si fa clic con il mouse nella finestra "A" ( 1 ), viene visualizzato un elenco a discesa con l'elenco dei tuoi destinatari permanenti ( 2 ). Puoi scegliere da questa lista quello che vuoi. Oppure inserisci semplicemente l'email che desideri la destinazione manualmente.

In Microsoft Outlook, puoi specificare che per tutti i messaggi che invii, un Ccn automatico (copia per conoscenza) verrà inviato ad altre liste di distribuzione o utenti.

Uno scenario in cui questa regola è utile è quando tutti i membri del team rispondono alla posta elettronica in entrata, ad esempio un centro di supporto tecnico. Quando un membro del gruppo risponde ai messaggi, gli altri membri del gruppo ricevono automaticamente una copia della risposta, mantenendo aggiornati tutti i messaggi in uscita.

regole del cliente

Crea una regola

Ora, ogni volta che viene inviato un messaggio, sia esso un nuovo messaggio, quando viene inoltrato un messaggio o una risposta da persone o gruppi specificati nella regola, verranno automaticamente aggiunti come destinatari della copia. I nomi delle persone o dei gruppi non vengono visualizzati sulla riga Cc di Componi il tuo messaggio, ma quei nomi appariranno all'intero destinatario del messaggio.

Disabilitare una regola

Nella visualizzazione della posta nella scheda casa premi il bottone regolamenti > Gestione di regole e avvisi.

In una scheda nella sezione La regola

Fare clic sul pulsante ok.

Regole e avvisi.

Consigli: Per ulteriori informazioni su come disabilitare rapidamente questa regola per i singoli messaggi, vedere la sezione successiva ("").

Utilizzo di una categoria per disabilitare Auto Cc per singoli messaggi

Se vuoi la flessibilità di disattivare le nuove regole Cc automatiche basate su un singolo messaggio senza dover navigare nella finestra di dialogo regole e avvisi, puoi utilizzare la funzionalità delle categorie in Outlook insieme alla regola.

Consigli:

Innanzitutto, è necessario creare una regola di invio automatico della copia per conoscenza nascosta (Cc) per tutte le e-mail inviate.

Questa regola di un certo si chiama regole del cliente... Le regole client vengono eseguite solo sul computer in cui sono state create e vengono eseguite solo se Outlook è in esecuzione. Se dovessi inviare un messaggio di posta elettronica utilizzando un account di posta elettronica su un computer diverso, la regola non verrà eseguita da quel computer, quindi verrà creata su quel computer. Questa stessa regola deve essere creata su ogni computer che prevedi di utilizzarla.

Crea una regola

Ora ogni volta che viene inviato un messaggio, sia esso un nuovo messaggio, quando si inoltra un messaggio o una risposta da persone, o le liste di distribuzione specificate nella regola verranno automaticamente aggiunte come destinatari della copia. I nomi delle persone o delle liste di distribuzione non vengono visualizzati nella riga Cc di Componi il messaggio, ma questi nomi appariranno a tutti i destinatari del messaggio.

Disabilitare una regola

Per impedire l'invio automatico di una copia, è necessario prima disabilitare la regola.

In Mail nel menu Servizio premi il bottone Regole e avvisi.

Nella scheda Regole di posta elettronica Nel capitolo La regola deseleziona la casella corrispondente alla regola che hai creato.

Fare clic sul pulsante ok.

Ora puoi inviare un messaggio senza inviarne automaticamente una copia ad altre persone o mailing list. La regola sarà inattiva finché non la riattiverai nella finestra di dialogo Regole e avvisi.

Consigli:

Utilizzo di una categoria per disabilitare Auto Cc per singoli messaggi

Se vuoi disabilitare la nuova regola auto-Cc per i singoli messaggi senza richiamare una finestra di dialogo Regole e avvisi, è possibile impostare la regola su una categoria disponibile in Office Outlook 2007.

Modificare la regola creata in precedenza in modo che quando la categoria specificata viene aggiunta a un messaggio, la regola non ne invii automaticamente una copia.

Quando vuoi disattivare la regola di auto-cc per un messaggio, applicagli una categoria.

Consigli: Puoi utilizzare una scorciatoia da tastiera se l'hai specificata durante la creazione della categoria.

Quando viene inviato un messaggio, la regola di auto-cc non verrà applicata.

Tamara Vorotyntseva - Direttore dello sviluppo della società di formazione "BUSINESS PARTNER" (Mosca). Formatore aziendale praticante, autore del libro "Building a Personnel Training System" e pubblicazioni in pubblicazioni aziendali in Russia, Kazakistan e Ucraina. Il creatore della mailing list Internet: "Corrispondenza e-mail negli affari" sul server subscribe.ru! Il libro è una guida pratica per uomini d'affari che sono in corrispondenza attiva con clienti e partner. Presenta strumenti che contribuiranno a rendere la comunicazione elettronica efficace, ottimale nei tempi e nei risultati, il più vicino possibile alle norme e alle regole adottate nella moderna business community. L'autore fornisce consigli pratici, illustra le sue osservazioni con casi tratti dalla vita e fornisce conclusioni ragionate. Il testo del libro è ricco di esempi riconoscibili di vera corrispondenza commerciale. L'autore condivide le sue osservazioni, tecniche, "trucchi" che possono influenzare in modo significativo l'efficienza e l'efficacia di una email aziendale. Se sei un uomo d'affari ed è importante per te scrivere in modo tempestivo, conciso, competente, secondo le regole del buon stile aziendale, questo libro diventerà il tuo assistente affidabile.

Prenotare:

Quando si lavora con i campi "A" ("A"), "Cc" ("Cc"), "Ccn" ("Ccn"), ricordare che questa è una parte importante dell'e-mail che influisce sulle ulteriori azioni dei partecipanti nella corrispondenza.

"A tale"). Questo campo contiene l'indirizzo del destinatario a cui è direttamente indirizzata la lettera e le informazioni in esso contenute. L'autore della lettera è in attesa di una risposta dal destinatario principale. Se ci sono due destinatari in questo campo, allora l'autore della lettera è in attesa di una risposta da ciascuno di essi (tienilo a mente se il tuo nome appare nell'elenco dei destinatari). Allo stesso tempo (se sei il mittente) tieni presente che non è molto consigliabile includere più di un destinatario nel campo "A" ("A"). Potresti non ricevere una sola risposta a una lettera inviata a più destinatari, poiché tutti penseranno che l'altro risponderà.

Se la lettera è indirizzata a te, ma contiene altri destinatari nella copia, assicurati di utilizzare il pulsante "Rispondi a tutti" quando rispondi! Ciò salverà la cerchia dei destinatari indicata dall'iniziatore della corrispondenza.

"Copia" ("Ss"). V In questo campo, inserisci gli indirizzi dei destinatari che, secondo te, dovrebbero essere a conoscenza della corrispondenza su questo argomento. Questi destinatari ricevono informazioni solo "a scopo informativo". Il destinatario nella copia di solito non deve rispondere alla lettera, ma se necessario può farlo.

NOTA. È IMPORTANTE!

Se il tuo nome è nel campo "Copia" ("Cc"), allora, quando entri in corrispondenza, ricorda che ci sono situazioni in cui è estremamente importante essere educati. Usa frasi: "Lasciami partecipare alla discussione" o "Lasciami partecipare alla tua conversazione" o "Lascia che ti dica la mia opinione".

"Ccn" ("Ccn"). Questo campo è vietato per l'uso in alcune aziende, in quanto è uno strumento contrario agli standard di comunicazione etica. Lo scopo di questo campo è invitare il destinatario a diventare un "testimone segreto".

Se è consuetudine nella tua pratica aziendale utilizzare questo campo nel tuo lavoro, considera quanto segue. Il destinatario in “copia per conoscenza nascosta” rimane invisibile al destinatario principale e ai destinatari in copia per conoscenza. A volte non è fuori luogo che il mittente e il "destinatario segreto" abbiano un accordo preliminare (o informazioni successive) sul motivo e sullo scopo di questo metodo di informazione.

NOTA. È IMPORTANTE!

Il destinatario "nascosto" non deve assolutamente entrare in corrispondenza da questo campo.

Che cos'è la posta elettronica? Nel moderno mondo degli affari, questi sono:

La tua faccia. È con l'aiuto della posta elettronica che puoi creare un'immagine positiva agli occhi della controparte o rovinare la prima impressione.
Il tuo strumento di lavoro. Molte comunicazioni con il mondo esterno avvengono tramite e-mail. Pertanto, avendo una buona padronanza di questo strumento, puoi semplificarti notevolmente la vita.
Una potente distrazione. Il mondo esterno sta cercando di prenderti, distrarti e portarti fuori strada tramite e-mail.

Da questo punto di vista, diamo un'occhiata al lavoro con la posta elettronica. Cominciamo semplice.

Disegno della lettera

Uso il client di posta Mozilla Thunderbird, quindi lo userò come esempio. Creiamo una nuova lettera e andiamo dall'alto verso il basso nell'elenco dei campi.

A cui. Copia. Copia nascosta

Qualcuno potrebbe non saperlo, ma "To" di Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Ccn".

A cui: scriviamo il destinatario principale o più destinatari separati da punto e virgola.
copia: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma da cui non ci aspettiamo una risposta.
Copia nascosta: scriviamo a chi dovrebbe familiarizzare con la lettera, ma dovrebbe rimanere sconosciuto al resto dei destinatari della lettera. È particolarmente adatto per l'invio di massa di lettere commerciali, ad esempio notifiche.

Non giusto nell'invio di massa, specificare i destinatari tramite i campi "Cc" o "A". Più volte all'anno ricevo lettere in cui nel campo “Cc” sono elencati 50-90 destinatari. C'è una violazione della privacy. Non tutti i tuoi destinatari devono sapere con chi stai lavorando su un argomento simile. Va bene se queste sono persone che ti conosci. Cosa succede se l'elenco include aziende concorrenti che non si conoscono l'una dell'altra? Per lo meno, devi essere pronto per spiegazioni inutili, al massimo, per la cessazione della cooperazione con uno di loro. Non fare così.

Oggetto della lettera

L'importanza della riga dell'oggetto è spesso scritta (a volte in modo sensato) nei blog aziendali da servizi di posta professionali. Ma più spesso stiamo parlando di lettere di vendita, in cui la riga dell'oggetto risolve il problema "l'e-mail dovrebbe essere aperta".

Stiamo discutendo di corrispondenza commerciale quotidiana. Qui il tema risolve il problema "la lettera e il suo autore dovrebbero essere facilmente individuati e poi ritrovati". Inoltre, la tua diligenza ti tornerà sotto forma di karma di numerose lettere di risposta, solo con prefissi Rif: o Fwd, tra le quali dovrai cercare la lettera desiderata sull'argomento.

Venti lettere è il volume di una corrispondenza di un giorno di un middle manager. Non sto affatto parlando di imprenditori e imprenditori, il loro numero di lettere a volte va fuori scala per 200 o più al giorno. Pertanto, ancora una volta: non inviare email con oggetto vuoto.

Quindi, come formulare correttamente la riga dell'oggetto?

Errore # 1 : solo il nome della società nell'oggetto. Ad esempio, "Cielo" e basta. Innanzitutto, di sicuro non sei una delle tue aziende che comunica con questa controparte. In secondo luogo, un argomento del genere non ha alcun significato, perché il nome della tua azienda può già essere visto dall'indirizzo. Terzo, indovina come sarà la tua casella di posta con questo approccio alla corrispondenza? Qualcosa come questo.

È conveniente cercare su argomenti come questo?

Errore #2 : un titolo appariscente e di vendita. È fantastico se sai come scrivere titoli come questo. Ma è appropriato utilizzare queste abilità nella corrispondenza commerciale? Ricorda lo scopo dell'oggetto di una lettera commerciale: non vendere, ma fornire identificazione e ricerca.

Testo della lettera

Ci sono molte guide alla scrittura per diverse occasioni. Ad esempio, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e altri maestri della parola hanno molte cose utili. Ti consiglio di leggere i loro articoli almeno per migliorare l'alfabetizzazione generale e migliorare lo stile generale di scrittura.

Nel processo di scrittura di una lettera, dobbiamo costantemente prendere diverse decisioni.

Una questione di cortesia ... All'inizio della lettera, puoi sfumare in cortesie o anche tenerezza nello spirito di "Mia cara Rodya, da più di due mesi non ti parlo per iscritto, di cui io stesso soffrivo e non ho nemmeno dormire un'altra notte, pensando." È molto gentile e molto costoso, sia in termini di tempo per comporre tale introduzione, sia in termini di tempo dell'interlocutore per leggerla. Questa è una corrispondenza d'affari, ricordi? Non un saggio di genere epistolare per il concorso e non una lettera alla madre di Raskolnikov, ma corrispondenza d'affari.

Rispettiamo il nostro tempo e quello del destinatario!

Ha senso presentarsi e ricordare le circostanze della conoscenza solo nella prima lettera inviata dopo un fugace incontro in mostra. Se questa è una continuazione della collaborazione o della corrispondenza attuale, nella prima lettera del giorno scriviamo: "Ciao, Ivan", nella seconda e nelle successive: "Ivan, ...".

Appello ... Mi sono sempre preoccupato di chi contattare in una lettera se ci sono più destinatari. Recentemente ho scritto una lettera a tre ragazze di nome Anna. Senza alcun dubbio, ho scritto "Ciao, Anna" e non ho fatto il bagno. Ma questo non è sempre il caso.

Cosa succede se ci sono tre o anche sette destinatari e non condividono lo stesso nome? Puoi elencarli per nome: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Ma è lungo e richiede tempo. Puoi scrivere: "Ciao, colleghi!"

Per quanto mi riguarda, uso la regola per fare riferimento per nome a colui che si trova nel campo "A". E a coloro che sono nella copia, non si applicano affatto. Questa regola allo stesso tempo ti consente di determinare più accuratamente (uno!) Il destinatario della lettera e lo scopo di questa lettera.

Citazione ... Spesso la corrispondenza è una catena di lettere con domande e risposte - in una parola, un dialogo. È buona norma non cancellare la cronologia della corrispondenza e scrivere la risposta in cima al testo citato, in modo che, tornando su questa corrispondenza una settimana dopo, si possa leggere facilmente il dialogo dall'alto verso il basso in date decrescenti.

Per qualche ragione, l'impostazione predefinita in Mozilla è "Posiziona il cursore dopo il testo tra virgolette". Consiglio di cambiarlo nel menu "Strumenti" → "Impostazioni account" → "Composizione e indirizzamento". Dovrebbe essere così.

Scopo della lettera ... Le lettere commerciali sono di due tipi:

quando informiamo semplicemente l'interlocutore (ad esempio, una relazione sul lavoro svolto per un mese);
e quando vogliamo qualcosa dall'interlocutore. Ad esempio, in modo che approvi la fattura allegata per il pagamento.

Di norma, ci sono molte più lettere incoraggianti di quelle di segnalazione. Se vogliamo ottenere qualcosa dall'interlocutore, è molto importante dirlo in una lettera in chiaro. L'invito all'azione deve essere accompagnato da un invito all'azione per nome e seguito dall'ultima frase della lettera.

Non giusto : "Porfiry Petrovich, so chi ha fatto a pezzi la vecchia donna."

Destra : "Porfiry Petrovich, sono stato io a hackerare la vecchia, per favore prendi provvedimenti per arrestarmi, sono stanco di soffrire!"

Perché il corrispondente dovrebbe pensare per te cosa fare con questa lettera? Dopotutto, può prendere la decisione sbagliata.

Firma nel testo ... Lei deve essere. Inoltre, tutti i client di posta elettronica consentono di impostare la sostituzione automatica di una firma, ad esempio il classico "Saluti,...". In Mozilla, questo viene fatto in Strumenti → Opzioni account.

Scrivere o non scrivere i contatti nella firma è affare personale di tutti. Ma se sei in qualche modo connesso con le vendite, assicurati di scrivere. Anche se la transazione non avviene in base agli esiti della comunicazione, in futuro sarai facilmente reperibile dai contatti dalla firma.

Infine, una caratteristica in più del corpo della lettera per quegli interlocutori che non amano (non possono, non vogliono, non hanno tempo) rispondere alle vostre lettere. Specificare l'impostazione predefinita nel testo della lettera. Ad esempio, "Porfiry Petrovich, se non vieni ad arrestarmi prima delle 12:00 di venerdì, allora mi considero amnistiato". Naturalmente, la scadenza deve essere reale (non dovresti inviare il testo dell'esempio venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere fisicamente in grado di leggere e decidere la tua lettera. Questo "silenzio" ti solleva dalla responsabilità della mancata risposta dell'interlocutore. Come sempre, l'uso di questa funzione deve essere affrontato con saggezza. Se una persona risponde alle tue lettere in tempo e regolarmente, un tale ultimatum può, se non offenderlo, metterlo a dura prova o portare alla decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, ma farti aspettare venerdì.

Allegati

Le lettere sono spesso accompagnate da allegati: curriculum, offerte commerciali, preventivi, pianificazioni, scansioni di documenti: uno strumento molto conveniente e allo stesso tempo fonte di errori comuni.

Errore : enormi dimensioni dell'attacco. Spesso vengono ricevute e-mail con allegati fino a 20 MB. Di norma si tratta di scansioni di alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600dpi. Il programma di posta del corrispondente quasi certamente si bloccherà per diversi minuti nei vani tentativi di scaricare un'anteprima di questo allegato. E Dio proibisca al destinatario di provare a leggere questa lettera su uno smartphone...

Personalmente, cancello subito tali lettere. Non vuoi che la tua lettera finisca nella spazzatura prima di essere letta? Controllare le dimensioni dell'allegato. Si consiglia di non superare i 3 MB.

E se supera?

Prova a riconfigurare lo scanner con un formato e una risoluzione diversi. Ad esempio, in PDF e 300dpi si ottengono scansioni abbastanza leggibili.
Pensa a programmi come WinRar o 7zip. Alcuni file sono perfettamente compressi.
Cosa succede se l'allegato è enorme e non è possibile comprimerlo? Ad esempio, un database di contabilità quasi vuoto pesa 900 MB. L'archiviazione cloud delle informazioni verrà in soccorso: Dropbox, Google Drive e simili. Alcuni servizi, come Mail.ru, convertono automaticamente enormi allegati in collegamenti al cloud storage. Ma preferisco gestire da solo le mie informazioni archiviate nel cloud, quindi non accolgo con favore l'automazione da Mail.ru.

E un'altra raccomandazione non del tutto ovvia sugli investimenti: la loro nome ... Deve essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta in azienda stavamo preparando un'offerta commerciale indirizzata a ... lascia che sia Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Ho ricevuto una lettera dal manager con una proposta di progetto per l'approvazione e l'allegato includeva un file denominato "DlyaFedi.docx". Con il manager che mi ha inviato questo, è avvenuto un dialogo simile a questo:

Caro manager, sei personalmente pronto ad avvicinare questa persona rispettata e nominarlo in faccia a Fedya?

In qualche modo no, persona rispettata, tutti lo chiamano per nome e patronimico.

Perché hai chiamato l'allegato "ForFedi"? Se lo mando adesso, pensi che comprerà asce da noi per questo CP?

stavo per rinominare più tardi...

Perché preparare una bomba a orologeria - il rifiuto di un potenziale cliente - o farti il lavoro extra di rinominare un file? Perché non nominare immediatamente l'allegato correttamente: "Per Fedor Mikhailovich.docx" o ancora meglio - "KP_Nebo_Topory.docx".

Quindi, abbiamo più o meno risolto con l'e-mail come "faccia". Passiamo a considerare la posta elettronica come uno strumento per un lavoro efficace e parliamo della sua distrazione.

Lavorare con le lettere

La posta elettronica è una potente distrazione. Come per qualsiasi distrazione, la posta deve essere gestita inasprendo le regole e introducendo un programma di lavoro.

Per lo meno, devi disattivare TUTTE le notifiche sull'arrivo della posta. Se il client di posta è configurato per impostazione predefinita, verrai avvisato con un segnale acustico e l'icona accanto all'orologio lampeggerà e verrà mostrata un'anteprima della lettera. In una parola, faranno di tutto per prima strapparti dal lavoro meticoloso e poi farti precipitare nell'abisso di lettere non lette e lettere invisibili - meno un'ora o due dalla vita.

La potente forza di volontà di qualcuno consente loro di non essere distratti dalle notifiche e per la gente comune è meglio non tentare il destino e spegnerli. In Mozilla Thunderbird, ciò avviene tramite il menu "Strumenti" → "Opzioni" → "Generale" → "Quando vengono visualizzati nuovi messaggi".

Se non ci sono notifiche, come capire che è arrivata una lettera?

Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente, prenditi del tempo per analizzare la posta, apri il client di posta e vedi tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio, all'ora di pranzo e alla sera, o durante i tempi di fermo forzato, ad esempio, negli ingorghi.

Spesso chiesto, per quanto riguarda i tempi di reazione e le e-mail urgenti? La risposta è: non hai lettere urgenti nella posta. A meno che non lavori nel reparto di assistenza clienti (tale reparto ha le sue regole per lavorare con la posta).

Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà tramite altri canali: telefono, SMS, Skype. Quindi entrerai deliberatamente nel client di posta ed elaborerai la posta urgente. Tutti i guru della gestione del tempo (ad esempio, Gleb Arkhangelsky con il suo "Time Drive") dichiarano lo standard per rispondere alle e-mail fino a 24 ore. Questa è una normale regola di buona forma: non aspettarti risposte istantanee dall'interlocutore via e-mail. Se c'è una lettera urgente, comunicala tramite canali di comunicazione più veloci.

Quindi, abbiamo disattivato le notifiche e ora attiviamo il client di posta secondo il nostro programma.

Cosa dovremmo fare quando siamo andati alla posta e abbiamo iniziato l'attività chiamata "analisi della posta elettronica"? Dov'è l'inizio e la fine di questo lavoro?

Ho sentito molto parlare del sistema zero inbox, ma, sfortunatamente, non ho incontrato una sola persona che lo utilizza. Ho dovuto reinventare la mia ruota. Ci sono articoli su questo argomento su Lifehacker. Per esempio, " ". Di seguito parlerò del sistema zero inbox nella mia interpretazione. Sarei grato se i guru di GTD controllassero i commenti, aggiungessero o migliorassero il sistema descritto.

È importante comprendere e accettare che la posta elettronica non è un'utilità di pianificazione o un archivio per le tue attività. Pertanto, la cartella "Posta in arrivo" dovrebbe essere sempre vuota. Se hai ripreso l'analisi della tua casella di posta, non fermarti e non farti distrarre da nulla finché non svuoti questa cartella.

Cosa fare con le email nella tua casella di posta? Devi passare attraverso ogni lettera in sequenza ed eliminarla. Sì, basta selezionare e premere Elimina sulla tastiera. Se non riesci a cancellare la lettera, dovrai decidere cosa farne.

Puoi rispondere in tre minuti? Devo rispondere? Sì, è necessario e la risposta non richiederà più di tre minuti, quindi rispondi immediatamente.
Devi rispondere, ma la preparazione della risposta richiederà più di tre minuti. Se utilizzi un pianificatore di attività che ti consente di trasformare un'e-mail in un'attività, trasforma la tua e-mail in un'attività e dimenticatene per un po'. Ad esempio, utilizzo il servizio Doit.im assolutamente meraviglioso. Ti consente di generare un indirizzo email personale: gli inoltri una lettera e si trasforma in un'attività. Ma se non hai un'utilità di pianificazione, sposta la lettera nella sottocartella "0_Run".
Dopo una rapida risposta a una lettera, trasformandola in un'attività o una semplice familiarizzazione, è necessario decidere cosa fare con questo messaggio: eliminarlo o inviarlo a una delle cartelle per l'archiviazione a lungo termine.

Ecco le cartelle per l'archiviazione a lungo termine che ho.

0_Esegui. Non ho una cartella del genere, ma se non hai un pianificatore, ripeto, puoi mettere qui le lettere che richiedono uno studio dettagliato. Anche questa cartella deve essere pulita regolarmente, ma con un approccio ponderato in un momento appositamente designato.
1_Rif. Qui è dove inserisco le lettere con le informazioni di base: lettere di benvenuto con accessi da vari servizi web, biglietti per i prossimi voli e così via.
2_Progetti. L'archivio della corrispondenza sui partner e sui progetti con i quali esiste un rapporto in corso è archiviato qui. Naturalmente, c'è una cartella separata per ogni progetto o partner. Nella cartella di un partner, ho messo lettere non solo dei suoi dipendenti, ma anche lettere dei dipendenti di "Heaven" relative a questo partner. Molto comodo: se necessario, tutta la corrispondenza sul progetto è a portata di mano in un paio di clic.
3_Museo. Qui sto buttando quelle lettere che è un peccato cancellare, e i loro benefici non sono evidenti. Inoltre, le cartelle con progetti chiusi da "2_Projects" migrano qui. In una parola, i primi candidati alla cancellazione sono conservati nel "Museo".
4_Documenti. Ecco lettere con campioni elettronici di documenti che potrebbero essere utili in futuro per la contabilità, ad esempio estratti conto di riconciliazione clienti, biglietti per viaggi. La cartella per molti aspetti ha qualcosa in comune con le cartelle "2_Projects" e "1_Sprav", in essa sono memorizzate solo le informazioni contabili e le informazioni di gestione sono memorizzate nella cartella "2_Projects". In "4_Documents" - informazioni morte e in "2_Projects" - informazioni in tempo reale.
5_Conoscenza. Qui è dove aggiungo solo mailing davvero utili a cui voglio tornare dopo un po' per trovare ispirazione o trovare soluzioni.

Esistono altre impostazioni del client di posta che sono importanti per il funzionamento di questo sistema. Innanzitutto, per impostazione predefinita, Thunderbird ha la casella di controllo Segna i messaggi come letti selezionata. Preferisco farlo deliberatamente, quindi la casella di controllo è sparita! Per fare ciò, vai al menu "Strumenti" → "Opzioni" → "Avanzate" → "Leggi e visualizza".

Secondo, usiamo filtri ... In precedenza, applicavo attivamente filtri che inoltravano automaticamente le lettere alle cartelle appropriate in base all'indirizzo del mittente. Ad esempio, le lettere di un avvocato sono state spostate nella cartella "Avvocato". Ho rifiutato questo approccio per diversi motivi. Primo: le lettere di un avvocato nel 99% dei casi riguardano un progetto o un partner, il che significa che devono essere spostate nella cartella di questo partner o progetto. In secondo luogo, ho deciso di aggiungere consapevolezza. Tu stesso devi decidere dove deve essere archiviata una lettera specifica ed è più conveniente cercare i messaggi non elaborati in un solo posto: nella posta in arrivo. Ora uso i filtri solo per categorizzare le lettere regolari automatiche da vari sistemi in cartelle, ovvero lettere che non richiedono che io prenda decisioni. I filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu Strumenti → Filtri messaggi.

Quindi, con il giusto approccio, l'e-mail dovrebbe impiegare dai 10 ai 60 minuti al giorno, a seconda del volume della corrispondenza.

Sì, e un'altra cosa. Hai già disattivato le notifiche sull'arrivo di nuove lettere? ;)

Oggi non è raro che i tribunali accettino le e-mail come prove scritte. Tuttavia, per questo deve avere forza legale. Nel frattempo, non sono ancora state sviluppate regole e metodi chiari e uniformi per determinare la legittimità della corrispondenza virtuale, il che porta a un gran numero di problemi.

Diamo un'occhiata a diversi modi per rendere le e-mail legalmente vincolanti.

Sono lontani i tempi in cui le lettere su carta erano l'unico mezzo di comunicazione. Lo sviluppo delle relazioni economiche tra i soggetti dell'attività economica è già impensabile senza l'uso delle tecnologie dell'informazione. Ciò è particolarmente vero quando gli appaltatori si trovano in città o addirittura paesi diversi.

La comunicazione tramite comunicazione elettronica aiuta a ridurre i costi dei materiali e consente inoltre di sviluppare rapidamente una posizione comune su questioni specifiche.

Tuttavia, tali progressi non dovrebbero essere visti solo dal lato positivo. Spesso sorgono varie controversie tra i soggetti delle relazioni economiche, per la loro risoluzione si rivolgono ai tribunali. Il giudice decide sulla base di una valutazione delle prove fornite dalle parti.

Allo stesso tempo, vengono analizzate la pertinenza, l'ammissibilità, l'affidabilità di ciascuna prova separatamente, nonché la sufficienza e l'interconnessione delle prove nella loro totalità. Questa regola è sancita sia dal Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa (clausola 2 dell'art. 71) sia dal Codice di procedura civile della Federazione Russa (clausola 3 dell'art. 67). Nel processo di determinazione dell'ammissibilità e dell'affidabilità delle prove fornite, il tribunale pone spesso domande, la cui soluzione influisce in modo significativo sull'esito del caso.

L'uso della gestione elettronica dei documenti nelle relazioni delle entità commerciali è regolato dalle norme del codice civile della Federazione Russa. In particolare, al comma 2 dell'art. 434 recita: un accordo per iscritto può essere concluso attraverso lo scambio di documenti tramite comunicazione elettronica, che consente di stabilire in modo attendibile che il documento provenga da una delle parti dell'accordo.

Ai sensi del comma 1 dell'art. 71 del codice di procedura civile della Federazione Russa e la clausola 1 dell'art. 75 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, la prova scritta è la corrispondenza commerciale contenente informazioni sulle circostanze importanti per l'esame e la risoluzione del caso, redatta sotto forma di record digitale e ricevuta tramite comunicazione elettronica.

Per utilizzare documenti elettronici in procedimenti legali, devono essere soddisfatte due condizioni. In primo luogo, come già indicato, devono essere giuridicamente vincolanti. In secondo luogo, il documento deve essere leggibile, cioè deve contenere informazioni generalmente comprensibili e comprensibili.

Tale esigenza discende dalle regole generali del procedimento giudiziario, che presuppongono l'immediatezza della percezione da parte dei giudici di informazioni provenienti da fonti di prova.

Spesso il tribunale rifiuta di ammettere come prova al fascicolo la corrispondenza elettronica che non soddisfa le condizioni di cui sopra e successivamente prende una decisione che non soddisfa i requisiti legittimi dell'interessato.

Consideriamo i principali modi per legittimare le e-mail prima e dopo l'inizio del procedimento sul caso.

Lavorare con un notaio

Se il procedimento non è ancora iniziato, quindi per dare forza legale alla corrispondenza elettronica, è necessario coinvolgere un notaio. Al comma 1 dell'art. 102 dei Fondamenti della legislazione sul notariato (Fondamenti) prevede che, su richiesta degli interessati, il notaio fornisce le prove richieste in un organo giurisdizionale o amministrativo qualora vi siano motivi per ritenere che la presentazione delle prove diventi successivamente impossibile o difficoltosa. E al comma 1 dell'art. 103 Fondamenti prevede che, per fornire le prove, il notaio esamini le prove scritte e materiali.

Secondo il comma 2 dell'art. 102 dei Fondamenti, un notaio non fornisce prova in un caso che, nel momento in cui gli interessati gli fanno riferimento, è nel procedimento di un tribunale o di un organo amministrativo. In caso contrario, i tribunali riconoscono la corrispondenza elettronica autenticata come prova inammissibile (Risoluzione della Nona CAA dell'11.03.2010 n. 09AP-656/2010-GK).

Vale la pena ricordare che in base alla Parte 4 dell'art. 103 dei Fondamenti, l'istruttoria senza preavviso ad una delle parti e degli interessati è effettuata solo nei casi che non tollerano ritardi.

Nella procedura di esame delle prove viene redatto un protocollo che, oltre a una descrizione dettagliata dell'operato del notaio, deve contenere anche informazioni circa la data e il luogo dell'ispezione, il notaio che effettua l'ispezione, l'interessato persone che vi partecipano, ed elencare anche le circostanze scoperte durante l'ispezione. Le stesse e-mail vengono stampate e allegate al protocollo, che viene firmato dai soggetti che partecipano al sopralluogo, da un notaio e sigillato con il suo sigillo. In virtù della Sentenza della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 23 aprile 2010 n. VAS-4481/10, il protocollo notarile dell'ispezione della casella di posta elettronica è riconosciuto come prova adeguata.

Attualmente, non tutti i notai forniscono servizi per la certificazione delle e-mail e il loro costo è piuttosto elevato. Ad esempio: uno dei notai della città di Mosca addebita 2mila rubli per una pagina della parte narrativa del protocollo.

Una persona interessata a ottenere prove si rivolge a un notaio con una dichiarazione corrispondente. Dovrebbe contenere un'indicazione di:

prove da garantire;
circostanze che sono confermate da queste prove;
i motivi per i quali è richiesta la prova;
l'assenza al momento di contattare un notaio di una causa nei procedimenti di un tribunale di giurisdizione generale, un tribunale arbitrale o un organo amministrativo.

Considerando il processo tecnico di trasmissione delle e-mail, le posizioni di rilevamento dell'e-mail possono essere il computer del destinatario, il server di posta mittente, il server di posta del destinatario, il computer della persona a cui è indirizzata l'e-mail.

I notai ispezionano il contenuto della casella di posta elettronica da remoto, cioè utilizzano l'accesso remoto al server di posta (può essere il server del provider che fornisce il servizio di comunicazione elettronica previsto dal contratto; il server di posta del registrar dei nomi a dominio o un server Internet di posta gratuito), oppure direttamente dal computer dell'interessato, sul quale è installato il programma di posta elettronica (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, ecc.).

Per un'ispezione remota, oltre a un'applicazione, il notaio potrebbe aver bisogno dell'autorizzazione del registrar del nome di dominio o del provider di servizi Internet. Tutto dipende da chi fornisce esattamente il supporto per il lavoro delle cassette postali o di un server di posta elettronica ai sensi del contratto.

Certificazione del fornitore

Risoluzioni della Nona CAA del 06.04.2009 n. 09AP-3703/2009-AK, del 27.04.2009 n. 09AP-5209/2009, FAS MO del 13.05.2010 n. KG-A41 / 4138-10, si stipula che i tribunali riconoscano anche l'ammissibilità della corrispondenza elettronica se è certificata da un provider Internet o da un registrar di nomi di dominio che è responsabile della gestione del server di posta.

Il provider o registrar di nomi a dominio certifica la corrispondenza elettronica su richiesta dell'interessato solo se gestisce il server di posta e tale diritto è esplicitato nel contratto di servizio.

Tuttavia, il volume della corrispondenza elettronica può essere piuttosto elevato, il che a sua volta può complicare il processo di invio dei documenti su carta. A questo proposito, il tribunale a volte consente la fornitura di corrispondenza elettronica su supporti elettronici. Pertanto, il tribunale arbitrale della regione di Mosca, nell'emettere una sentenza del 01.08.2008 nel caso n. А41-2326/08, ha fatto riferimento all'ammissibilità della corrispondenza elettronica fornita al tribunale su quattro CD.

Ma nell'esaminare il caso nell'istanza di appello, il Decimo AAC, con la sua risoluzione del 09.10.2008 nel caso n. А41-2326/08, ha riconosciuto il collegamento all'e-mail come ingiustificato e ha annullato la decisione del tribunale di prima esempio, indicando che l'interessato non ha presentato alcun documento previsto dall'accordo concluso tra le parti.

Pertanto, le e-mail relative all'oggetto della controversia devono essere presentate al tribunale per iscritto e tutti gli altri documenti possono essere presentati su supporti elettronici.

La prova dei fatti riportati nella corrispondenza virtuale aiuterà a confermare il contenuto delle lettere facendovi riferimento nella successiva corrispondenza cartacea. L'uso di altre prove scritte si riflette nella Risoluzione della Nona CAA del 20.12.2010 n. 09AP-27221/2010-GK. Nel frattempo, il giudice, esaminando il caso e valutando le prove fornite dalle parti, ha la facoltà di non ritenere ammissibile la corrispondenza cartacea con collegamenti a quella elettronica.

Ne tiene solo conto e prende una decisione basata su un'analisi completa di tutte le prove presentate.

Per l'aiuto di un esperto

Se il procedimento è già iniziato, quindi per dare forza legale alla corrispondenza elettronica, devi avvalerti del diritto di coinvolgere un esperto. Al comma 1 dell'art. 82 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, è regolato che al fine di chiarire le questioni sollevate durante l'esame del caso che richiedono conoscenze speciali, il tribunale arbitrale nomina un perito su richiesta della persona che partecipa al caso, o con il consenso delle persone che vi partecipano.

Se la nomina di una perizia è prevista dalla legge o da una convenzione, ovvero è richiesta per accertare una dichiarazione di falsità delle prove presentate, ovvero se è necessaria una perizia aggiuntiva o ripetuta, il tribunale arbitrale può nominare una perizia sulla sua propria iniziativa. La nomina di un esame per la verifica delle prove presentate è prevista anche dall'art. 79 Codice di procedura civile della Federazione Russa.

Nella domanda di nomina di un esame forense, è necessario indicare l'organizzazione e gli esperti specifici che lo effettueranno, nonché la gamma di questioni per la soluzione delle quali l'interessato ha deciso di rivolgersi al tribunale per la nomina dell'esame. Inoltre, dovrebbero essere fornite informazioni sul costo, la tempistica di tale esame e l'intero importo dovrebbe essere versato sul deposito del tribunale per pagarlo. L'esperto coinvolto deve possedere i requisiti per lui stabiliti dall'art. 13 della legge federale "Sull'attività di esperti forensi statali nella Federazione russa".

L'aggiunta al fascicolo come prova del parere dell'esperto sull'autenticità della corrispondenza elettronica è confermata dalla pratica giudiziaria (Decisione della Corte arbitrale di Mosca del 21.08.2009 nella causa n. A40-13210 / 09-110-153; Risoluzione del FAS MO del 20.01.2010 n. KG-A40 / 14271-09).

Sulla base di un contratto

Al comma 3 dell'art. 75 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, si segnala che i documenti ricevuti mediante comunicazione elettronica sono riconosciuti come prova scritta se esplicitati nell'accordo tra le parti. Di conseguenza, è necessario indicare che le parti riconoscono l'uguale forza giuridica della corrispondenza e dei documenti ricevuti mediante comunicazione fax, Internet e altri mezzi di comunicazione elettronica con gli originali. Allo stesso tempo, il contratto deve specificare l'indirizzo e-mail da cui verrà inviata la corrispondenza elettronica e le informazioni sulla persona autorizzata a svolgerla.

Il contratto deve indicare che l'indirizzo di posta elettronica designato è utilizzato dalle parti non solo per la corrispondenza di lavoro, ma anche per il trasferimento dei risultati del lavoro, come confermato dalla posizione del FAS MO nella Delibera del 12.01.2009 N. KG-A40 / 12090-08. Il Decreto della Nona CAA del 24.12.2010 n. 09AP-31261/2010-GK ha sottolineato che il contratto dovrebbe prevedere la possibilità di utilizzare la posta elettronica per approvare il capitolato d'oneri e rivendicare la qualità dei servizi forniti e del lavoro svolto .

Inoltre, le parti possono prevedere nel contratto che le notifiche ed i messaggi inviati per posta elettronica siano da esse riconosciuti, ma debbano essere altresì confermati entro un certo termine a mezzo corriere o raccomandata (Delibera XIII CAA 25 aprile 2008 n. A56-42419/2007).

Riassumendo, possiamo dire che oggi esiste la pratica di utilizzare la corrispondenza elettronica dei tribunali come prova scritta. Tuttavia, dati i requisiti della legislazione processuale in termini di ammissibilità e affidabilità delle prove, la corrispondenza virtuale è presa in considerazione dal tribunale solo se ha valore legale.

A questo proposito, sorgono numerosi problemi, poiché non è stata ancora formata una metodologia unificata per determinare la legittimità della corrispondenza elettronica. Il diritto di una parte interessata di contattare un notaio per fornire prove è assicurato, ma non esiste un atto normativo del Ministero della Giustizia della Federazione Russa che disciplini la procedura per la prestazione di tali servizi da parte dei notai. Di conseguenza, non esiste un unico approccio per determinarne il valore e la formazione di un meccanismo chiaro per l'attuazione di questo diritto.

Esistono diversi modi per rendere legale la corrispondenza elettronica al fine di fornirla come prova in tribunale: garantire la corrispondenza elettronica con un notaio, la certificazione di un provider Internet, collegando le e-mail in ulteriore corrispondenza cartacea e anche la conferma della loro autenticità mediante un esame forense .

Un approccio competente alla fornitura tempestiva di corrispondenza elettronica come prova scritta consentirà alle entità aziendali di ripristinare completamente i propri diritti violati durante la risoluzione delle controversie.