วิธีทำให้อีเมลถูกกฎหมาย ความลับของอีเมลธุรกิจ Steamy ส่งสำเนาให้ฉัน

คุณคงเคยสังเกตแล้วว่าเมื่อได้รับจดหมายจากผู้เขียนบางคนในส่วน "ถึง" จะมีรายการอีเมลหลายสิบฉบับจากบุคคลต่างๆ นอกจากนี้ ทั้งคุณและบุคคลเหล่านี้ไม่ยินยอมให้ "เปิดเผย" อีเมลเหล่านี้ โดยปกติหนึ่งในผู้รับจะยกเลิกการสมัครรับจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมายนี้ (เราทุกคนต่างเบื่อหน่ายกับการส่งจดหมายขยะไปยังอีเมลของเรา) แต่สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือ ผู้รับทุกคนจะถือว่าผู้เขียนรายชื่อส่งเมลเป็นบุคคลที่ไม่เป็นมืออาชีพ และไม่น่าจะตกลงยอมรับข้อเสนอของเขา

จะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณจะไม่ส่งจดหมายถึงผู้รับแต่ละคนแยกกันและในเวลาเดียวกัน "อย่าส่องแสงให้กับทุกคนต่อหน้าทุกคน"?
เกือบทุกบริการอีเมลช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้

ลองพิจารณาโอกาสนี้โดยใช้ตัวอย่างจดหมายยอดนิยมสำหรับธุรกิจ gmail.com

โดยทั่วไป ในการส่งจดหมาย คุณต้องใช้หน้าต่าง "เขียน" เมื่อคลิกคุณจะเห็นหน้าต่างใหม่ "ข้อความใหม่" ซึ่งคุณวางทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างและส่งจดหมายเอง

เรามักจะแทรกอีเมลของผู้รับของเราลงในหน้าต่าง "ผู้รับ"

Copy หมายถึง "สำเนาที่ถูกต้อง" ฟิลด์นี้ใช้เมื่อคุณต้องการส่งอีเมลถึงบุคคลที่ไม่ใช่ผู้รับหลัก ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแจ้งให้บุคคลนั้นทราบในขณะที่แจ้งให้ทราบว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องตอบกลับอีเมล แต่ผู้รับจดหมายฉบับนี้ทุกคนจะเห็นที่อยู่ของกันและกัน (และแม้กระทั่งชื่อ)

Bcc หมายถึง "สำเนาคาร์บอนตาบอดที่แน่นอน" ทำงานเหมือนกับ Cc แต่ในช่องนี้ ที่อยู่ผู้รับทั้งหมดจะถูกซ่อนไว้

ดังนั้น การใช้ฟิลด์นี้จึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการส่งอีเมลถึงผู้คนจำนวนมากและเก็บไว้เป็นความลับ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ทำลายความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขา เมื่อใช้คุณสมบัตินี้ คุณสามารถแทรกอีเมลได้มากถึง 30 ฉบับ ซึ่งหมายความว่า คุณสามารถส่งจดหมายนี้ถึงผู้รับ 30 รายในครั้งเดียวด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว โดยไม่ต้องแสดงอีเมล

และหากจำเป็น คุณสามารถแทรกรูปภาพลงในเนื้อหาของจดหมาย ( 4 ) หรือแนบไฟล์ ( 5 ).

เป็นโพสต์นี้ที่ให้โอกาสในการแก้ไขสูงสุด

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถส่งจดหมายถึงผู้รับหลายคนพร้อมกันและทางไปรษณีย์ yandex.ru

มีความเป็นไปได้น้อยกว่าในการแก้ไขข้อความในจดหมายนี้เท่านั้น ดังนั้น ฉันจะแสดงเฉพาะลำดับการดำเนินการที่จำเป็นในการส่งอีเมล

คลิกที่ "เขียน" จากนั้นในหน้าต่าง "ถึง" ( 1 ) วางอีเมลของผู้รับคนแรก จากนั้นเลือกฟังก์ชัน "คัดลอก" ( 2 ) หรือ สำเนาลับถึง ( 3 ). ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้ผู้รับจดหมายของคุณเห็นอีเมลทั้งหมดหรือรักษาสิทธิ์ในการรักษาความลับของที่อยู่หรือไม่ ให้เลือกฟังก์ชันใดฟังก์ชันหนึ่ง ในการเพิ่มอีเมลแต่ละฉบับในรายการ คุณต้องคลิกที่ปุ่มที่มีรูปผู้ชายที่มีเครื่องหมายบวกอยู่ข้างหน้า ( 4 ). จากนั้นคุณสามารถเลือกที่อยู่ถาวรของคุณจากรายการดรอปดาวน์หรือป้อนอีเมลด้วยตนเอง

สามารถดาวน์โหลดรูปภาพจาก Yandex Disk และแนบไฟล์ได้ตามปกติ

คลิกที่ปุ่ม "เขียน" หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกเมาส์ในหน้าต่าง "ถึง" ( 1 ) รายการแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมกับรายชื่อที่อยู่ถาวรของคุณ ( 2 ). คุณสามารถเลือกจากรายการนี้สิ่งที่คุณต้องการ หรือเพียงแค่ใส่อีเมลที่คุณต้องการ ปลายทางด้วยตนเอง

ใน Microsoft Outlook คุณสามารถระบุได้ว่าสำหรับข้อความทั้งหมดที่คุณส่ง สำเนาลับอัตโนมัติ (สำเนาคาร์บอน) จะถูกส่งไปยังรายชื่อการแจกจ่ายหรือผู้ใช้รายอื่น

สถานการณ์หนึ่งที่กฎนี้มีประโยชน์คือเมื่อสมาชิกในทีมทั้งหมดตอบกลับอีเมลขาเข้า เช่น ศูนย์สนับสนุนด้านเทคนิค เมื่อสมาชิกคนหนึ่งในกลุ่มตอบกลับข้อความ สมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ จะได้รับสำเนาการตอบกลับโดยอัตโนมัติ ทำให้ข้อความขาออกทั้งหมดเป็นปัจจุบัน

กฎของลูกค้า

สร้างกฎ

ตอนนี้ ทุกครั้งที่ส่งข้อความ ไม่ว่าจะเป็นข้อความใหม่ เมื่อมีการส่งต่อข้อความหรือการตอบกลับจากบุคคลหรือกลุ่มที่ระบุในกฎ พวกเขาจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติเป็นผู้รับการคัดลอก ชื่อบุคคลหรือกลุ่มจะไม่ปรากฏบนบรรทัดสำเนาถึงเขียนข้อความของคุณ แต่ชื่อเหล่านั้นจะปรากฏต่อผู้รับข้อความทั้งหมด

ปิดการใช้งานกฎ

ในมุมมองเมลบนแท็บ บ้านกดปุ่ม กฎระเบียบ > การจัดการกฎและการแจ้งเตือน.

บนแท็บในส่วน กฎ

คลิกที่ปุ่ม ตกลง.

กฎและการแจ้งเตือน.

คำแนะนำ:สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีปิดใช้งานกฎนี้อย่างรวดเร็วสำหรับแต่ละข้อความ โปรดดูหัวข้อถัดไป ("")

การใช้หมวดหมู่เพื่อปิดใช้งาน Auto Cc สำหรับแต่ละข้อความ

หากคุณต้องการความยืดหยุ่นในการปิดกฎ Cc ใหม่โดยอัตโนมัติตามข้อความเดียวโดยไม่ต้องเลื่อนดูกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือนคุณสามารถใช้ฟีเจอร์หมวดหมู่ใน Outlook ร่วมกับกฎได้

คำแนะนำ:

ขั้นแรก คุณต้องสร้างกฎการส่งสำเนาลับอัตโนมัติ (Cc) สำหรับอีเมลทั้งหมดที่คุณส่ง

กฎของบางอย่างนี้เรียกว่า กฎของลูกค้า... กฎของไคลเอ็นต์จะดำเนินการเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ที่สร้างและเรียกใช้เฉพาะเมื่อ Outlook ทำงานอยู่ หากคุณต้องส่งข้อความอีเมลโดยใช้บัญชีอีเมลบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น กฎจะไม่ทำงานจากคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น ดังนั้นกฎจะถูกสร้างขึ้นในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น ต้องสร้างกฎเดียวกันนี้ในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องที่คุณวางแผนจะใช้

สร้างกฎ

ตอนนี้ทุกครั้งที่ส่งข้อความ ไม่ว่าจะเป็นข้อความใหม่ เมื่อส่งต่อข้อความหรือการตอบกลับจากบุคคล หรือรายชื่อการแจกจ่ายที่ระบุในกฎจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติเป็นผู้รับการคัดลอก ชื่อของบุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่ายจะไม่ปรากฏในบรรทัด Cc ของเขียนข้อความ แต่ชื่อเหล่านี้จะปรากฏแก่ผู้รับข้อความทั้งหมด

ปิดการใช้งานกฎ

เพื่อป้องกันการส่งสำเนาอัตโนมัติ คุณต้องปิดการใช้งานกฎก่อน

ใน Mail บนเมนู บริการกดปุ่ม กฎและการแจ้งเตือน.

ในแท็บ กฎของอีเมลในบท กฎยกเลิกการเลือกช่องที่สอดคล้องกับกฎที่คุณสร้างขึ้น

คลิกที่ปุ่ม ตกลง.

ตอนนี้คุณสามารถส่งข้อความโดยไม่ต้องส่งสำเนาไปยังบุคคลอื่นหรือรายชื่อส่งเมลโดยอัตโนมัติ กฎจะใช้งานไม่ได้จนกว่าคุณจะเปิดใช้งานอีกครั้งในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน.

คำแนะนำ:

การใช้หมวดหมู่เพื่อปิดใช้งาน Auto Cc สำหรับแต่ละข้อความ

หากคุณต้องการปิดใช้งานกฎสำเนาอัตโนมัติใหม่สำหรับแต่ละข้อความโดยไม่ต้องเรียกใช้กล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือนคุณสามารถตั้งค่ากฎเป็นประเภทที่มีอยู่ใน Office Outlook 2007

แก้ไขกฎที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อที่ว่าเมื่อมีการเพิ่มประเภทที่ระบุในข้อความ กฎจะไม่ส่งสำเนาโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณต้องการปิดกฎสำเนาอัตโนมัติสำหรับข้อความ ให้ใช้หมวดหมู่กับกฎนั้น

คำแนะนำ:คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดหากคุณระบุเมื่อสร้างหมวดหมู่

เมื่อส่งข้อความ กฎการ CC อัตโนมัติจะไม่ถูกนำไปใช้

Tamara Vorotyntseva - ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของ บริษัท ฝึกอบรม "BUSINESS PARTNER" (มอสโก) การฝึกหัดผู้ฝึกสอนธุรกิจ ผู้แต่งหนังสือ "การสร้างระบบการฝึกอบรมบุคลากร" และสิ่งพิมพ์ในสื่อสิ่งพิมพ์ทางธุรกิจในรัสเซีย คาซัคสถาน และยูเครน ผู้สร้างรายชื่อผู้รับจดหมายทางอินเทอร์เน็ต: "การติดต่อทางอีเมลในธุรกิจ" บนเซิร์ฟเวอร์ subscribe.ru! หนังสือเล่มนี้เป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับนักธุรกิจที่ต้องติดต่อกับลูกค้าและคู่ค้า นำเสนอเครื่องมือที่จะช่วยให้การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์มีประสิทธิภาพ เหมาะสมที่สุดในเวลาและผลลัพธ์ ใกล้เคียงกับบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ที่นำมาใช้ในชุมชนธุรกิจสมัยใหม่ ผู้เขียนให้คำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริง แสดงข้อสังเกตของเขาด้วยกรณีต่างๆ ในชีวิต และให้ข้อสรุปที่มีเหตุผล เนื้อหาของหนังสือเล่มนี้เต็มไปด้วยตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจที่แท้จริง ผู้เขียนแบ่งปันข้อสังเกต เทคนิค "เคล็ดลับ" ที่อาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของอีเมลธุรกิจ หากคุณเป็นนักธุรกิจ และเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะเขียนอย่างรวดเร็ว รัดกุม มีความสามารถ ตามกฎของรูปแบบธุรกิจที่ดี หนังสือเล่มนี้จะกลายเป็นผู้ช่วยที่เชื่อถือได้ของคุณ

หนังสือ:

เมื่อทำงานกับฟิลด์ "ถึง" ("ถึง"), "สำเนา" ("สำเนา"), "สำเนาลับ" ("สำเนาลับ") โปรดจำไว้ว่านี่เป็นส่วนสำคัญของอีเมลที่ส่งผลต่อการดำเนินการต่อไปของผู้เข้าร่วม ในจดหมายโต้ตอบ

"ถึง" ("นั่น")ฟิลด์นี้ประกอบด้วยที่อยู่ของผู้รับที่ส่งจดหมายถึงโดยตรงและข้อมูลที่อยู่ในนั้น ผู้เขียนจดหมายกำลังรอคำตอบจากผู้รับหลัก หากมีผู้รับสองคนในช่องนี้ ผู้เขียนจดหมายกำลังรอการตอบกลับจากแต่ละคนหรือคนใดคนหนึ่ง (โปรดจำไว้ว่าหากชื่อของคุณปรากฏในรายชื่อผู้รับ) ในเวลาเดียวกัน (หากคุณเป็นผู้ส่ง) พึงระลึกไว้เสมอว่าไม่ควรรวมผู้รับมากกว่าหนึ่งคนในช่อง “ถึง” (“ถึง”) คุณอาจไม่ได้รับคำตอบในจดหมายที่ส่งถึงผู้รับหลายคน เพราะทุกคนจะคิดว่าอีกฝ่ายจะตอบ

หากจดหมายส่งถึงคุณ แต่มีผู้รับคนอื่นอยู่ในสำเนา โปรดใช้ปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" เมื่อตอบกลับ สิ่งนี้จะบันทึกวงกลมของผู้รับที่ระบุโดยผู้ริเริ่มการติดต่อ

"คัดลอก" ("Ss") วีในช่องนี้ ให้ระบุที่อยู่ของผู้รับที่ควรทราบถึงการติดต่อในประเด็นนี้ตามความเห็นของคุณ ผู้รับเหล่านี้จะได้รับข้อมูล "สำหรับข้อมูล" เท่านั้น ผู้รับในสำเนามักจะไม่ต้องตอบกลับจดหมาย แต่ถ้าจำเป็น เขาสามารถทำได้

บันทึก. มันเป็นสิ่งสำคัญ!

หากชื่อของคุณอยู่ในช่อง "Cc" ("Cc") เมื่อทำการติดต่อโต้ตอบ โปรดจำไว้ว่ามีบางสถานการณ์ที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องสุภาพ ใช้วลี: "ให้ฉันเข้าร่วมการสนทนา" หรือ "ให้ฉันเข้าร่วมการสนทนาของคุณ" หรือ "ให้ฉันบอกความคิดเห็นของฉันกับคุณ"

"สำเนาลับ" ("สำเนาลับถึง")ฟิลด์นี้ห้ามใช้ในบางบริษัท เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ขัดต่อมาตรฐานการสื่อสารทางจริยธรรม จุดประสงค์ของฟิลด์นี้คือเพื่อเชิญผู้รับเป็น "พยานลับ"

หากเป็นเรื่องปกติในการดำเนินธุรกิจของคุณที่จะใช้สาขานี้ในงานของคุณ ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้ ผู้รับใน "สำเนาลับตาบอด" ยังคงไม่ปรากฏแก่ผู้รับหลักและผู้รับในสำเนาคาร์บอน บางครั้งก็ไม่แปลกที่ผู้ส่งและ "ผู้รับความลับ" จะมีข้อตกลงเบื้องต้น (หรือข้อมูลที่ตามมา) เกี่ยวกับเหตุผลและวัตถุประสงค์ของวิธีการข้อมูลนี้

บันทึก. มันเป็นสิ่งสำคัญ!

ผู้รับที่ "ซ่อนเร้น" ไม่ควรป้อนการติดต่อจากฟิลด์นี้โดยเด็ดขาด

อีเมลคืออะไร ในโลกธุรกิจสมัยใหม่ สิ่งเหล่านี้คือ:

• ใบหน้าของคุณ. ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลที่คุณสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาของคู่สัญญาหรือทำลายความประทับใจแรก
• เครื่องมือในการทำงานของคุณ การสื่อสารกับโลกภายนอกมากมายเกิดขึ้นทางอีเมล ดังนั้น คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้ดี ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นอย่างมาก
• ความฟุ้งซ่านอันทรงพลัง โลกภายนอกกำลังพยายามดึงคุณ เบี่ยงเบนความสนใจ และทำให้คุณหลงทางผ่านอีเมล

จากมุมมองนี้เรามาดูการทำงานกับอีเมลกัน มาเริ่มกันง่ายๆ

การออกแบบตัวอักษร

ฉันใช้โปรแกรมรับส่งเมล Mozilla Thunderbird ดังนั้นฉันจะใช้เป็นตัวอย่าง มาสร้างจดหมายใหม่และไปจากบนลงล่างในรายการฟิลด์กัน

ถึงผู้ซึ่ง. สำเนา. สำเนาที่ซ่อนอยู่

บางคนอาจไม่รู้ แต่ "ถึง" ของ Mozilla เปลี่ยนเป็น "สำเนา" หรือ "สำเนาลับ" ได้

• ถึงผู้ซึ่ง: เราเขียนผู้รับหลักหรือผู้รับหลายคนโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
• สำเนา: เราเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่เราไม่คาดหวังคำตอบจากใคร
• สำเนาที่ซ่อนอยู่: เราเขียนถึงผู้ที่ควรทำความคุ้นเคยกับจดหมาย แต่ไม่ควรเป็นที่รู้จักสำหรับผู้รับจดหมายที่เหลือ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งจดหมายธุรกิจจำนวนมาก เช่น การแจ้งเตือน

ไม่ถูก ในการส่งไปรษณีย์จำนวนมาก ให้ระบุผู้รับในช่อง "สำเนา" หรือ "ถึง" ปีละหลายครั้ง ฉันได้รับจดหมายที่มีรายชื่อผู้รับ 50–90 รายอยู่ในช่อง "สำเนาถึง" มีการละเมิดความเป็นส่วนตัว ผู้รับบางคนไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังทำงานร่วมกับใครในหัวข้อที่คล้ายคลึงกัน เป็นการดีถ้าคนเหล่านี้เป็นคนที่คุณรู้จักกัน จะเกิดอะไรขึ้นหากรายการดังกล่าวรวมถึงบริษัทที่แข่งขันกันซึ่งไม่รู้จักซึ่งกันและกัน? อย่างน้อยที่สุด คุณต้องพร้อมสำหรับคำอธิบายที่ไม่จำเป็น อย่างสูงสุด สำหรับการยุติความร่วมมือกับหนึ่งในนั้น อย่าทำแบบนี้

หัวเรื่องจดหมาย

ความสำคัญของหัวเรื่องมักถูกเขียน (บางครั้งสมเหตุสมผล) ในบล็อกของบริษัทโดยบริการส่งจดหมายอย่างมืออาชีพ แต่บ่อยครั้งที่เรากำลังพูดถึงจดหมายขายซึ่งหัวเรื่องช่วยแก้ปัญหา "ควรเปิดอีเมล"

เรากำลังพูดถึงการติดต่อทางธุรกิจรายวัน หัวข้อนี้ช่วยแก้ปัญหา "จดหมายและผู้แต่งควรระบุได้ง่ายแล้วจึงพบ" ยิ่งกว่านั้น ความขยันของคุณจะกลับมาในรูปของกรรมของจดหมายตอบกลับจำนวนมาก เฉพาะคำนำหน้าเท่านั้น อีกครั้ง:หรือ Fwdซึ่งคุณจะต้องมองหาตัวอักษรที่ต้องการในหัวข้อนั้นๆ

ยี่สิบตัวอักษรคือปริมาณจดหมายโต้ตอบหนึ่งวันของผู้จัดการระดับกลาง ฉันไม่ได้พูดถึงผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจเลย บางครั้งจำนวนจดหมายของพวกเขาอาจลดลงถึง 200 ฉบับหรือมากกว่าต่อวัน ดังนั้นอีกครั้ง: อย่าส่งอีเมลที่มีหัวเรื่องว่างเปล่า.

ดังนั้นวิธีการกำหนดหัวเรื่องของคุณอย่างถูกต้อง?

ความผิดพลาด # 1 : เฉพาะชื่อบริษัทในเรื่องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "ท้องฟ้า" และนั่นแหล่ะ ประการแรก แน่นอนว่าคุณไม่ใช่หนึ่งในบริษัทของคุณที่สื่อสารกับคู่สัญญารายนี้ ประการที่สอง หัวข้อดังกล่าวไม่มีความหมายใด ๆ เนื่องจากชื่อ บริษัท ของคุณสามารถมองเห็นได้จากที่อยู่ ประการที่สาม เดาว่ากล่องจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไรกับวิธีการโต้ตอบนี้ บางอย่างเช่นนี้

ค้นในหัวข้อแบบนี้สะดวกไหม?

ความผิดพลาด # 2 : พาดหัวขายหน้าฉูดฉาด จะดีมากถ้าคุณรู้วิธีเขียนหัวข้อข่าวแบบนี้ แต่ควรใช้ทักษะเหล่านี้ในการติดต่อทางธุรกิจหรือไม่? จำจุดประสงค์ของหัวเรื่องของจดหมายธุรกิจ: ไม่ใช่เพื่อขาย แต่เพื่อให้ระบุตัวตนและค้นหา

ข้อความของจดหมาย

มีคู่มือการเขียนมากมายสำหรับโอกาสต่างๆ ตัวอย่างเช่น Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin และผู้เชี่ยวชาญคำศัพท์อื่น ๆ มีสิ่งที่มีประโยชน์มากมาย ฉันแนะนำให้คุณอ่านบทความของพวกเขาอย่างน้อยก็เพื่อปรับปรุงการรู้หนังสือทั่วไปและปรับปรุงรูปแบบการเขียนทั่วไป

ในกระบวนการเขียนจดหมาย เราต้องตัดสินใจหลายครั้งอย่างสม่ำเสมอ

ถามเรื่องมารยาท ... ในตอนต้นของจดหมายคุณสามารถเบลอในความสุภาพหรือแม้กระทั่งความอ่อนโยนในจิตวิญญาณของ "ที่รักของฉัน Rodya เป็นเวลากว่าสองเดือนแล้วที่ฉันไม่ได้คุยกับคุณเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งตัวฉันเองต้องทนทุกข์ทรมานและไม่ได้ นอนอีกคืนคิด" มีความสุภาพและมีค่าใช้จ่ายสูง ทั้งในแง่ของเวลาในการเขียนบทนำและเวลาที่คู่สนทนาในการอ่าน นี่คือการติดต่อทางธุรกิจ จำได้ไหม? ไม่ใช่เรียงความประเภท epistolary สำหรับการแข่งขันและไม่ใช่จดหมายถึงแม่ของ Raskolnikov แต่เป็นการติดต่อทางธุรกิจ

เราเคารพเวลาและผู้รับของเรา!

เป็นการเหมาะสมที่จะแนะนำตัวเองและเตือนสถานการณ์ของคนรู้จักเฉพาะในจดหมายฉบับแรกที่ส่งหลังจากการประชุมที่หายวับไปในนิทรรศการ หากนี่คือความต่อเนื่องของความร่วมมือหรือการติดต่อสื่อสารในปัจจุบัน ในจดหมายฉบับแรกของวัน เราเขียนว่า: "สวัสดี อีวาน" ในจดหมายฉบับที่สองและฉบับต่อมา: "อีวาน ..."

อุทธรณ์ ... ฉันกังวลเสมอว่าจะติดต่อใครในจดหมายหากมีผู้รับหลายคน ฉันเพิ่งเขียนจดหมายถึงสามสาวชื่อแอนนา โดยไม่ต้องสงสัยเลย ฉันเขียนว่า "สวัสดี แอนนา" และไม่ได้อาบน้ำ แต่นี่ไม่ใช่กรณีเสมอไป

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีผู้รับสามคนหรือเจ็ดคนแต่พวกเขาไม่ได้ใช้ชื่อเดียวกัน คุณสามารถระบุชื่อได้: "สวัสดีตอนบ่าย Rodion, Pulcheria, Avdotya และ Pyotr Petrovich" แต่มันยาวนานและต้องใช้เวลา คุณสามารถเขียนว่า: "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน!"

สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้กฎเพื่ออ้างถึงชื่อผู้ที่อยู่ในช่อง "ถึง" และสำหรับผู้ที่อยู่ในสำเนาอย่าสมัครเลย กฎนี้ในเวลาเดียวกันช่วยให้คุณกำหนด (หนึ่ง!) ผู้รับจดหมายและวัตถุประสงค์ของจดหมายนี้ได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

การอ้างอิง ... บ่อยครั้ง การติดต่อโต้ตอบกันเป็นห่วงโซ่ของจดหมายที่มีคำถามและคำตอบ - ในคำพูดคือบทสนทนา ถือว่าเป็นรูปแบบที่ดีที่จะไม่ลบประวัติของจดหมายโต้ตอบและเขียนคำตอบของคุณที่ด้านบนของข้อความที่ยกมา เพื่อที่จะกลับมาที่จดหมายโต้ตอบนี้ในสัปดาห์ต่อมา คุณสามารถอ่านบทสนทนาจากบนลงล่างได้อย่างง่ายดายในวันที่จากมากไปน้อย

ด้วยเหตุผลบางประการ การตั้งค่าเริ่มต้นใน Mozilla คือ "วางเคอร์เซอร์หลังข้อความที่ยกมา" ฉันแนะนำให้เปลี่ยนในเมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่าบัญชี" → "การเขียนและการกำหนดที่อยู่" มันควรจะเป็นแบบนี้

วัตถุประสงค์ของจดหมาย ... จดหมายธุรกิจมีสองประเภท:

• เมื่อเราแจ้งคู่สนทนา (เช่น รายงานงานที่ทำในหนึ่งเดือน)
• และเมื่อเราต้องการบางสิ่งจากคู่สนทนา ตัวอย่างเช่นเพื่อให้เขาอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่แนบมาสำหรับการชำระเงิน

ตามกฎแล้ว มีจดหมายให้กำลังใจมากมายกว่าจดหมายที่รายงาน หากเราต้องการบรรลุผลบางอย่างจากคู่สนทนา เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะพูดสิ่งนี้ด้วยตัวอักษรเป็นข้อความธรรมดา คำกระตุ้นการตัดสินใจควรมาพร้อมกับคำกระตุ้นการตัดสินใจตามชื่อและตามด้วยประโยคสุดท้ายในจดหมาย

ไม่ถูก : "Porfiry Petrovich ฉันรู้ว่าใครแฮ็คหญิงชราคนนั้นจนตาย"

ถูกต้อง : "Porfiry Petrovich ฉันเองที่แฮ็คหญิงชราได้โปรดใช้มาตรการจับกุมฉันฉันเหนื่อยกับความทุกข์!"

ทำไมนักข่าวควรคิดว่าคุณจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้? ท้ายที่สุดเขาสามารถตัดสินใจผิดได้

ลายเซ็นในข้อความ ... เธอจะต้องเป็น นอกจากนี้ โปรแกรมรับส่งเมลทั้งหมดยังให้คุณตั้งค่าการแทนที่ลายเซ็นอัตโนมัติได้ เช่น "ขอแสดงความนับถือ ... " แบบคลาสสิก ใน Mozilla ทำได้ภายใต้เครื่องมือ → ตัวเลือกบัญชี

การเขียนหรือไม่เขียนรายชื่อในลายเซ็นเป็นธุรกิจส่วนตัวของทุกคน แต่ถ้าคุณเกี่ยวข้องกับการขายในทางใดทางหนึ่ง - อย่าลืมเขียน แม้ว่าการทำธุรกรรมจะไม่เกิดขึ้นจากผลลัพธ์ของการสื่อสาร แต่ในอนาคตคุณจะพบผู้ติดต่อจากลายเซ็นได้ง่าย

สุดท้าย อีกหนึ่งคุณลักษณะของเนื้อความของจดหมายสำหรับคู่สนทนาที่ไม่ชอบ (ไม่สามารถ ไม่ต้องการ ไม่มีเวลา) เพื่อตอบจดหมายของคุณ ระบุค่าเริ่มต้นในข้อความของจดหมาย ตัวอย่างเช่น "Porfiry Petrovich หากคุณไม่มาจับฉันก่อนเวลา 12.00 น. ในวันศุกร์ ฉันจะถือว่าตัวเองถูกนิรโทษกรรม" แน่นอน กำหนดเวลาต้องเป็นจริง (คุณไม่ควรส่งข้อความจากตัวอย่างในวันศุกร์ เวลา 11:50 น.) ผู้รับจะต้องสามารถอ่านและตัดสินใจเกี่ยวกับจดหมายของคุณได้ "ความเงียบ" นี้ช่วยลดความรับผิดชอบของคุณสำหรับการไม่โต้ตอบของคู่สนทนา และเช่นเคย ต้องใช้คุณลักษณะนี้อย่างชาญฉลาด หากมีคนตอบจดหมายของคุณตรงเวลาและสม่ำเสมอ คำขาดดังกล่าวสามารถหากไม่ทำให้เขาขุ่นเคืองก็ให้เครียดเขาเล็กน้อยหรือนำไปสู่การตัดสินใจที่จะไม่ตอบจดหมายในตอนนี้ แต่ทำให้คุณรอในวันศุกร์

เอกสารแนบ

จดหมายมักจะมาพร้อมกับไฟล์แนบ: ประวัติย่อ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ การประเมิน ตารางเวลา การสแกนเอกสาร - เครื่องมือที่สะดวกมากและในขณะเดียวกันก็เป็นแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดยอดนิยม

ข้อผิดพลาด : ขนาดไฟล์แนบขนาดใหญ่ มักจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดไม่เกิน 20 MB ตามกฎแล้ว นี่คือการสแกนเอกสารบางฉบับในรูปแบบ TIFF ด้วยความละเอียด 600dpi โปรแกรมอีเมลของผู้ติดต่อเกือบจะหยุดเป็นเวลาหลายนาทีโดยเปล่าประโยชน์ในการดาวน์โหลดตัวอย่างไฟล์แนบนี้ และพระเจ้าห้ามไม่ให้ผู้รับพยายามอ่านจดหมายนี้บนสมาร์ทโฟน ...

โดยส่วนตัวแล้วฉันจะลบจดหมายดังกล่าวทันที ไม่ต้องการให้จดหมายของคุณจบลงในถังขยะก่อนที่จะถูกอ่าน? ตรวจสอบขนาดของไฟล์แนบ ขอแนะนำว่าไม่เกิน 3 MB

เกิดอะไรขึ้นถ้ามันเกิน?

• ลองกำหนดค่าเครื่องสแกนใหม่เป็นรูปแบบและความละเอียดอื่น ตัวอย่างเช่น ใน PDF และ 300dpi จะได้รับการสแกนที่ค่อนข้างอ่านง่าย
• ลองนึกถึงโปรแกรมอย่าง WinRar หรือ 7zip ไฟล์บางไฟล์ถูกบีบอัดอย่างสมบูรณ์
• เกิดอะไรขึ้นถ้าไฟล์แนบมีขนาดใหญ่และคุณไม่สามารถบีบอัดได้ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลการบัญชีที่เกือบจะว่างเปล่ามีน้ำหนัก 900 MB การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยได้: Dropbox, Google Drive และอื่นๆ บริการบางอย่าง เช่น Mail.ru จะแปลงไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์ไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยอัตโนมัติ แต่ฉันชอบที่จะจัดการข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคลาวด์ด้วยตัวเอง ดังนั้นฉันจึงไม่ต้อนรับการทำงานอัตโนมัติจาก Mail.ru

และอีกหนึ่งคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการลงทุน - พวกเขา ชื่อ ... จะต้องเป็นที่เข้าใจและเป็นที่ยอมรับของผู้รับ เมื่อพวกเราในบริษัทกำลังเตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่ส่งถึง ... ปล่อยให้มันเป็น Fyodor Mikhailovich Dostoevsky ฉันได้รับจดหมายจากผู้จัดการพร้อมข้อเสนอโครงการเพื่อขออนุมัติ และไฟล์แนบมีไฟล์ชื่อ "DlyaFedi.docx" ด้วย กับผู้จัดการที่ส่งสิ่งนี้มาให้ฉัน บทสนทนาเกิดขึ้นดังนี้:

ผู้จัดการที่รัก คุณพร้อมที่จะเข้าหาบุคคลที่น่าเคารพนับถือและตั้งชื่อเขาต่อหน้า Fedya หรือไม่?

ยังไงก็ตาม บุคคลที่เคารพนับถือ ทุกคนเรียกเขาด้วยชื่อจริงและนามสกุลของเขา

ทำไมคุณถึงเรียกไฟล์แนบว่า "ForFedi" ถ้าฉันส่งเขาไปตอนนี้ คุณคิดว่าเขาจะซื้อขวานจากเราสำหรับ CP นี้หรือไม่?

ฉันจะเปลี่ยนชื่อในภายหลัง ...

ทำไมต้องเตรียมระเบิดเวลา - การปฏิเสธของผู้มีแนวโน้ม - หรือทำให้ตัวเองเป็นงานพิเศษในการเปลี่ยนชื่อไฟล์? ทำไมไม่ตั้งชื่อไฟล์แนบให้ถูกต้องในทันที: "สำหรับ Fedor Mikhailovich.docx" หรือดีกว่านั้น - "KP_Nebo_Topory.docx"

ดังนั้นเราจึงแยกแยะอีเมลเป็น "ใบหน้า" ได้ไม่มากก็น้อย มาดูที่อีเมลเป็นเครื่องมือในการทำงานที่มีประสิทธิภาพและพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว

การทำงานกับตัวอักษร

อีเมลเป็นสิ่งรบกวนสมาธิที่ทรงพลัง เช่นเดียวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว อีเมลจะต้องได้รับการจัดการโดยการกระชับกฎและแนะนำตารางการทำงาน

อย่างน้อยที่สุด คุณต้องปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดเกี่ยวกับการมาถึงของจดหมาย หากไคลเอนต์อีเมลได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้น คุณจะได้รับการแจ้งเตือนด้วยสัญญาณเสียง และไอคอนถัดจากนาฬิกาจะกะพริบ และจะแสดงตัวอย่างจดหมาย พูดง่ายๆ ก็คือ พวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อดึงคุณออกจากงานอันอุตสาหะ และจากนั้นก็พาคุณดิ่งลงสู่ก้นบึ้งของจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านและจดหมายที่มองไม่เห็น - ลบหนึ่งหรือสองชั่วโมงจากชีวิต

จิตตานุภาพอันทรงพลังของใครบางคนทำให้พวกเขาไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือน และสำหรับคนทั่วไป จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ลองเสี่ยงโชคและปิดมัน ใน Mozillla Thunderbird ทำได้ผ่านเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือก" → "ทั่วไป" → "เมื่อมีข้อความใหม่ปรากฏขึ้น"

หากไม่มีการแจ้งเตือนจะเข้าใจได้อย่างไรว่าจดหมายมาถึงแล้ว?

ง่ายมาก. ตัวคุณเองโดยมีสติ จัดสรรเวลาสำหรับการแยกวิเคราะห์เมล เปิดโปรแกรมรับส่งเมล และดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด สามารถทำได้วันละ 2 ครั้ง เช่น ช่วงกลางวันและเย็น หรือช่วงที่ต้องหยุดทำงาน เช่น ในสภาพการจราจรคับคั่ง

มักถูกถามเกี่ยวกับเวลาตอบสนองและอีเมลด่วนอย่างไร คำตอบคือ: คุณไม่มีจดหมายด่วนทางไปรษณีย์ เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนกสนับสนุนลูกค้า (แผนกดังกล่าวมีกฎเกณฑ์ในการทำงานกับอีเมล)

หากมีจดหมายด่วน ผู้ส่งจะแจ้งให้คุณทราบผ่านช่องทางอื่น - โทรศัพท์, SMS, Skype จากนั้นคุณจะจงใจไปที่โปรแกรมรับส่งเมลและดำเนินการกับจดหมายด่วน ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลาทั้งหมด (เช่น Gleb Arkhangelsky ที่มี "Time Drive") ประกาศมาตรฐานสำหรับการตอบกลับอีเมลสูงสุด 24 ชั่วโมง นี่เป็นกฎเกณฑ์ปกติของรูปแบบที่ดี - อย่าคาดหวังการตอบกลับทันทีจากคู่สนทนาทางอีเมล หากมีจดหมายด่วนแจ้งผ่านช่องทางการสื่อสารที่เร็วกว่า

ดังนั้นเราจึงปิดการแจ้งเตือน และตอนนี้เราเปิดโปรแกรมรับส่งเมลตามกำหนดการของเรา

เราควรทำอย่างไรเมื่อเราไปที่เมลและเริ่มกิจกรรมที่เรียกว่า "parse email"? จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานนี้อยู่ที่ไหน

ฉันได้ยินมามากเกี่ยวกับระบบศูนย์กล่องจดหมายเข้า แต่น่าเสียดายที่ฉันไม่เคยพบใครเลยที่ใช้ระบบนี้ ฉันต้องคิดค้นล้อของฉันใหม่ มีบทความในหัวข้อนี้ใน Lifehacker ตัวอย่างเช่น, " ". ด้านล่างฉันจะพูดถึงระบบศูนย์กล่องจดหมายในการตีความของฉัน ฉันจะขอบคุณถ้าผู้เชี่ยวชาญด้าน GTD จะตรวจสอบความคิดเห็น เพิ่มหรือปรับปรุงระบบที่อธิบายไว้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและยอมรับว่าอีเมลไม่ใช่ตัวกำหนดเวลางานหรือที่เก็บถาวรสำหรับกิจกรรมของคุณ ดังนั้น โฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" ควรว่างเปล่าเสมอ หากคุณได้แยกวิเคราะห์กล่องจดหมายเข้าของคุณแล้ว อย่าหยุดและอย่าเสียสมาธิกับสิ่งใดๆ จนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์นี้ให้ว่างเปล่า

จะทำอย่างไรกับอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ? คุณต้องอ่านแต่ละตัวอักษรตามลำดับและลบออก ใช่ เพียงแค่เลือกและกด Delete บนแป้นพิมพ์ของคุณ ถ้าคุณไม่สามารถพาตัวเองไปลบจดหมายได้ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายนั้น

1. คุณสามารถตอบได้ภายในสามนาที? ฉันจำเป็นต้องตอบหรือไม่ ใช่ มันจำเป็น และคำตอบจะใช้เวลาไม่เกินสามนาที แล้วตอบทันที
2. คุณต้องตอบ แต่การเตรียมคำตอบจะใช้เวลามากกว่าสามนาที หากคุณใช้เครื่องมือวางแผนงานที่ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลเป็นงานได้ ให้เปลี่ยนอีเมลของคุณให้เป็นงานและลืมมันไปชั่วขณะหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ฉันใช้บริการ Doit.im ที่ยอดเยี่ยมมาก ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัว: คุณส่งต่อจดหมายไปยังอีเมลนั้น และจดหมายนั้นจะกลายเป็นงาน แต่ถ้าคุณไม่มีตัวกำหนดเวลางาน ให้ย้ายจดหมายไปที่โฟลเดอร์ย่อย "0_Run"
3. หลังจากตอบกลับจดหมายอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนเป็นงานหรือทำความคุ้นเคยง่ายๆ แล้ว คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความนี้ต่อไป: ลบทิ้งหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อการจัดเก็บระยะยาว

นี่คือโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่ฉันมี

• 0_วิ่ง.ฉันไม่มีโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ถ้าคุณไม่มีนักวางแผน ย้ำ คุณสามารถใส่จดหมายที่ต้องการการศึกษาอย่างละเอียดได้ที่นี่ โฟลเดอร์นี้ยังต้องได้รับการทำความสะอาดเป็นประจำ แต่ด้วยวิธีการที่รอบคอบในเวลาที่กำหนดเป็นพิเศษ
• 1_อ้างอิงนี่คือที่ที่ฉันใส่จดหมายที่มีข้อมูลเบื้องหลัง: จดหมายต้อนรับที่มีการเข้าสู่ระบบจากบริการต่างๆ บนเว็บ ตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่จะมาถึง และอื่นๆ
• 2_โครงการ.ที่เก็บถาวรของการติดต่อกับคู่ค้าและโครงการที่มีความสัมพันธ์ในปัจจุบันถูกเก็บไว้ที่นี่ โดยปกติจะมีโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการหรือพันธมิตร ในโฟลเดอร์ของหุ้นส่วน ฉันไม่เพียงแต่ใส่จดหมายจากพนักงานของเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจดหมายจากพนักงานของ "สวรรค์" ที่เกี่ยวข้องกับหุ้นส่วนนี้ด้วย สะดวกมาก: หากจำเป็น การติดต่อทั้งหมดในโครงการก็อยู่ใกล้แค่เอื้อมเพียงไม่กี่คลิก
• 3_พิพิธภัณฑ์.ฉันกำลังโยนจดหมายที่น่าเสียดายที่จะลบและประโยชน์ของจดหมายเหล่านี้ไม่ชัดเจน นอกจากนี้ โฟลเดอร์ที่มีโปรเจ็กต์ปิดจาก "2_Projects" จะย้ายข้อมูลที่นี่ กล่าวคือ ผู้สมัครคนแรกสำหรับการลบจะถูกเก็บไว้ใน "พิพิธภัณฑ์"
• 4_เอกสาร.ต่อไปนี้เป็นจดหมายพร้อมตัวอย่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการบัญชีในอนาคต เช่น ใบแจ้งยอดจากลูกค้า ตั๋วสำหรับการเดินทาง โฟลเดอร์ในหลาย ๆ ด้านมีบางอย่างที่เหมือนกันกับโฟลเดอร์ "2_Projects" และ "1_Sprav" เฉพาะข้อมูลทางบัญชีเท่านั้นที่ถูกเก็บไว้ในนั้น และข้อมูลการจัดการจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ "2_Projects" ใน "4_Documents" - ข้อมูลที่ตายแล้ว และใน "2_Projects" - ข้อมูลสด
• 5_ความรู้นี่คือที่ที่ฉันเพิ่มเฉพาะจดหมายที่มีประโยชน์จริงๆ ที่ฉันอยากกลับมาอีกหลังจากผ่านไปสักพักเพื่อหาแรงบันดาลใจหรือหาทางแก้ไข

มีการตั้งค่าอื่นๆ ของเมลไคลเอ็นต์ที่สำคัญสำหรับการทำงานของระบบนี้ อันดับแรก ตามค่าเริ่มต้น Thunderbird ได้เลือกช่องทำเครื่องหมายทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว ฉันชอบทำสิ่งนี้โดยเจตนา ช่องทำเครื่องหมายจึงหายไป! ในการดำเนินการนี้ ไปที่เมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือก" → "ขั้นสูง" → "อ่านและแสดง"

ประการที่สอง เราใช้ ตัวกรอง ... ก่อนหน้านี้ ฉันใช้ตัวกรองที่ส่งต่อจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น จดหมายจากทนายความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "ทนายความ" ฉันปฏิเสธแนวทางนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรก: จดหมายจากทนายความใน 99% ของคดีเกี่ยวข้องกับโครงการหรือหุ้นส่วน ซึ่งหมายความว่าต้องย้ายไปยังโฟลเดอร์ของหุ้นส่วนหรือโครงการนี้ ประการที่สอง ฉันตัดสินใจเพิ่มการรับรู้ คุณเองต้องตัดสินใจว่าจะเก็บจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่งไว้ และสะดวกกว่าที่จะค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้ดำเนินการในที่เดียว - ในกล่องจดหมาย ตอนนี้ฉันใช้ตัวกรองเพื่อจัดหมวดหมู่ตัวอักษรธรรมดาอัตโนมัติจากระบบต่างๆ ลงในโฟลเดอร์เท่านั้น นั่นคือจดหมายที่ไม่ต้องการให้ฉันตัดสินใจ ตัวกรองใน Mozilla Thunderbird ได้รับการกำหนดค่าในเมนูเครื่องมือ → ตัวกรองข้อความ

ดังนั้น ด้วยวิธีการที่ถูกต้อง อีเมลควรใช้เวลา 10 ถึง 60 นาทีต่อวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณการติดต่อ

ใช่และอีกสิ่งหนึ่ง คุณได้ปิดการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการมาถึงของจดหมายใหม่แล้วใช่ไหม ;)

ทุกวันนี้ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ศาลจะยอมรับอีเมลเป็นหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม สำหรับเรื่องนี้ก็ต้องมีผลบังคับทางกฎหมาย ในขณะเดียวกัน กฎและวิธีการที่ชัดเจนและสม่ำเสมอในการพิจารณาความชอบธรรมของการติดต่อเสมือนยังไม่ได้รับการพัฒนา ซึ่งนำไปสู่ปัญหาจำนวนมาก

มาดูวิธีการต่างๆ ในการทำให้อีเมลมีผลผูกพันทางกฎหมายกัน

หายไปนานเป็นวันที่จดหมายบนกระดาษเป็นวิธีเดียวในการสื่อสาร การพัฒนาความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจระหว่างวิชาของกิจกรรมทางเศรษฐกิจเป็นสิ่งที่คิดไม่ถึงหากไม่มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้รับเหมาตั้งอยู่ในเมืองต่างๆ หรือแม้แต่ประเทศต่างๆ

การสื่อสารผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดต้นทุนด้านวัสดุ และยังช่วยให้คุณพัฒนาจุดยืนร่วมกันในประเด็นเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว

อย่างไรก็ตาม ความคืบหน้าดังกล่าวไม่ควรมองจากด้านบวกเท่านั้น ข้อพิพาทต่าง ๆ มักเกิดขึ้นระหว่างเรื่องของความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจสำหรับการแก้ปัญหาพวกเขาหันไปศาล ศาลจะตัดสินตามการประเมินหลักฐานที่คู่กรณีให้มา

ในเวลาเดียวกัน จะวิเคราะห์ความเกี่ยวข้อง การยอมรับได้ ความน่าเชื่อถือของหลักฐานแต่ละฉบับแยกกัน ตลอดจนความเพียงพอและการเชื่อมโยงระหว่างหลักฐานในจำนวนทั้งหมด กฎนี้ประดิษฐานอยู่ในประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย (ข้อ 2 ของศิลปะ 71) และในประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย (ข้อ 3 ของศิลปะ 67) ในกระบวนการพิจารณาการยอมรับและความน่าเชื่อถือของหลักฐานที่จัดเตรียมไว้ ศาลมักถามคำถาม ซึ่งการแก้ปัญหานั้นส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลของคดี

การใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในความสัมพันธ์ของหน่วยงานธุรกิจถูกควบคุมโดยบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย โดยเฉพาะในวรรค 2 ของศิลปะ 434 รัฐ: สามารถสรุปข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรผ่านการแลกเปลี่ยนเอกสารผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำให้สามารถพิสูจน์ได้อย่างน่าเชื่อถือว่าเอกสารมาจากคู่สัญญาในข้อตกลง

ตามวรรค 1 ของศิลปะ 71 แห่งประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียและข้อ 1 ของศิลปะ 75 แห่งประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย หลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือการติดต่อทางธุรกิจที่มีข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ที่มีความสำคัญต่อการพิจารณาและการแก้ไขของคดี ซึ่งจัดทำขึ้นในรูปแบบของบันทึกดิจิทัลและรับผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

ในการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการดำเนินการทางกฎหมาย ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขสองประการ ประการแรกตามที่ระบุไว้แล้วจะต้องมีผลผูกพันตามกฎหมาย ประการที่สอง เอกสารต้องสามารถอ่านได้ กล่าวคือ ต้องมีข้อมูลที่เข้าใจได้โดยทั่วไปและเข้าใจได้

ข้อกำหนดนี้เป็นไปตามกฎทั่วไปของกระบวนการทางกฎหมาย ซึ่งสันนิษฐานว่าผู้พิพากษาสามารถรับรู้ข้อมูลได้ทันทีจากแหล่งที่มาของหลักฐาน

บ่อยครั้ง ศาลปฏิเสธที่จะแนบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขข้างต้นเพื่อเป็นหลักฐานในแฟ้มคดี และต่อมาได้ตัดสินที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่ถูกต้องตามกฎหมายของผู้มีส่วนได้เสีย

ลองพิจารณาวิธีหลักในการทำให้อีเมลถูกต้องตามกฎหมายก่อนและหลังการเริ่มดำเนินการพิจารณาคดีในคดีนี้

ร่วมงานกับโนตารี

ถ้า คดียังไม่เริ่มในการบังคับใช้กฎหมายในการติดต่อทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องมีทนายความเข้ามาเกี่ยวข้อง ในวรรค 1 ของศิลปะ 102 ของ Fundamentals of Legislation on Notaries (Fundamentals) ระบุว่า ตามคำขอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทนายความให้หลักฐานที่จำเป็นในศาลหรือหน่วยงานทางปกครอง หากมีเหตุผลที่จะเชื่อว่าการนำเสนอหลักฐานจะเป็นไปไม่ได้หรือยากขึ้นในภายหลัง และในวรรค 1 ของศิลปะ 103 Fundamentals กำหนดว่าเพื่อให้หลักฐาน ทนายความตรวจสอบหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรและเอกสาร

ตามวรรค 2 ของศิลปะ 102 ของ Fundamentals ทนายความไม่ได้ให้หลักฐานในกรณีที่ในขณะที่ผู้มีส่วนได้เสียอ้างถึงเขาอยู่ในกระบวนพิจารณาของศาลหรือหน่วยงานทางปกครอง มิฉะนั้น ศาลจะยอมรับการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรองว่าเป็นหลักฐานที่ยอมรับไม่ได้ (มติของ AAC ที่เก้าลงวันที่ 11.03.2010 เลขที่ 09AP-656/2010-GK)

เป็นมูลค่าจำได้ว่าขึ้นอยู่กับส่วนที่ 4 ของศิลปะ 103 ของ Fundamentals การให้หลักฐานโดยไม่แจ้งฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะดำเนินการเฉพาะในกรณีที่ไม่ยอมให้ล่าช้า

ในขั้นตอนการตรวจสอบหลักฐาน จะมีการร่างระเบียบการขึ้น ซึ่งนอกจากคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับการกระทำของทนายความแล้ว จะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับวันที่และสถานที่ตรวจสอบ ทนายความที่ดำเนินการตรวจสอบ ผู้สนใจ บุคคลที่เข้าร่วมและระบุสถานการณ์ที่พบระหว่างการตรวจสอบ อีเมลจะถูกพิมพ์และแนบไปกับโปรโตคอล ซึ่งลงนามโดยบุคคลที่เข้าร่วมในการตรวจสอบ โดยทนายความและปิดผนึกด้วยตราประทับ โดยอาศัยอำนาจตามคำตัดสินของศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 23 เมษายน 2010 ฉบับที่ VAS-4481/10 โปรโตคอลรับรองเอกสารของการตรวจสอบกล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นหลักฐานที่เพียงพอ

ปัจจุบันพรักานไม่ใช่ทุกบริการสำหรับการรับรองอีเมลและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ตัวอย่างเช่น: พรักานแห่งหนึ่งในเมืองมอสโกเรียกเก็บเงิน 2,000 รูเบิลสำหรับหนึ่งหน้าของส่วนการเล่าเรื่องของโปรโตคอล

บุคคลที่สนใจในการหาหลักฐานนำไปใช้กับทนายความที่มีข้อความที่เกี่ยวข้อง มันควรจะมีข้อบ่งชี้ของ:

• หลักฐานที่จะค้ำประกัน;
• สถานการณ์ที่ได้รับการยืนยันโดยหลักฐานนี้
• เหตุที่ต้องแสดงหลักฐาน
• การขาดงานในขณะที่ติดต่อกับทนายความของคดีในการพิจารณาคดีของศาลที่มีเขตอำนาจศาลทั่วไป ศาลอนุญาโตตุลาการหรือหน่วยงานทางปกครอง

เมื่อพิจารณาถึงกระบวนการทางเทคนิคในการส่งอีเมล ตำแหน่งของการตรวจจับอีเมลอาจเป็นคอมพิวเตอร์ของผู้รับ เซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ส่ง เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ คอมพิวเตอร์ของบุคคลที่ส่งอีเมลถึง

เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารตรวจสอบเนื้อหาของกล่องอีเมลไม่ว่าจะจากระยะไกล นั่นคือ ใช้การเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลจากระยะไกล (อาจเป็นเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการที่ให้บริการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้สัญญา เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับจดทะเบียนชื่อโดเมน หรือเซิร์ฟเวอร์อินเทอร์เน็ตเมลฟรี) หรือโดยตรงจากคอมพิวเตอร์ของบุคคลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งติดตั้งโปรแกรมอีเมล (Microsoft Outlook, Netscape Messenger ฯลฯ)

สำหรับการตรวจสอบระยะไกล นอกเหนือจากแอปพลิเคชัน ทนายความอาจต้องได้รับอนุญาตจากผู้รับจดทะเบียนชื่อโดเมนหรือผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ให้การสนับสนุนการทำงานของกล่องจดหมายหรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลภายใต้สัญญา

ใบรับรองจากผู้ให้บริการ

มติ AAC ครั้งที่ 9 ลงวันที่ 06.04.2009 เลขที่ 09AP-3703/2009-AK ลงวันที่ 27.04.2009 เลขที่ 09AP-5209/2009, FAS MO ลงวันที่ 13.05.2010 เลขที่ KG-A41 / 4138-10 กำหนดไว้ ที่ศาลยังยอมรับการยอมรับของการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์หากได้รับการรับรองโดยผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือนายทะเบียนชื่อโดเมนที่รับผิดชอบในการจัดการเซิร์ฟเวอร์อีเมล

ผู้ให้บริการหรือนายทะเบียนชื่อโดเมนรับรองการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ตามคำขอของผู้มีส่วนได้เสียเฉพาะในกรณีที่จัดการเซิร์ฟเวอร์อีเมลและสิทธิ์ดังกล่าวระบุไว้ในข้อตกลงการบริการ

อย่างไรก็ตาม จดหมายอิเล็กทรอนิกส์อาจมีปริมาณมาก ซึ่งอาจทำให้ขั้นตอนการส่งเอกสารบนกระดาษยุ่งยาก ในเรื่องนี้ บางครั้งศาลอนุญาตให้มีการโต้ตอบทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นศาลอนุญาโตตุลาการของภูมิภาคมอสโกในการออกคำพิพากษาของ 01.08.2008 ในกรณีหมายเลข А41-2326 / 08 อ้างถึงการยอมรับของการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มอบให้แก่ศาลในซีดีสี่แผ่น

แต่เมื่อพิจารณาคดีในชั้นอุทธรณ์ ส.อ.ท. ฉบับที่ 10 โดยมติที่ 09.10.2008 คดีหมายเลข А41-2326/08 ยอมรับลิงก์อีเมลว่าไม่ยุติธรรมและยกเลิกคำตัดสินของศาลชั้นต้น แสดงว่าผู้มีส่วนได้เสียไม่ได้ส่งเอกสารใด ๆ ที่กำหนดไว้ในข้อตกลงคู่กรณี

ดังนั้น อีเมลเกี่ยวกับประเด็นข้อพิพาทจะต้องยื่นต่อศาลเป็นลายลักษณ์อักษร และเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดสามารถส่งในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้

การพิสูจน์ข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ในจดหมายโต้ตอบเสมือนจะช่วยยืนยันเนื้อหาของจดหมายโดยอ้างถึงในจดหมายโต้ตอบฉบับถัดไป การใช้หลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรอื่นๆ สะท้อนให้เห็นในมติของ AAC ฉบับที่ 9 ลงวันที่ 20.12.2010 เลขที่ 09AP-27221/2010-GK ในขณะเดียวกัน ศาลที่พิจารณาคดีและประเมินหลักฐานที่คู่กรณีให้มา มีสิทธิที่จะไม่พิจารณาการติดต่อทางจดหมายที่มีลิงก์ไปยังจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ยอมรับได้

เขาคำนึงถึงและตัดสินใจโดยอาศัยการวิเคราะห์หลักฐานทั้งหมดที่นำเสนออย่างครอบคลุม

เพื่อขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ

ถ้า กระบวนการได้เริ่มขึ้นแล้วในการบังคับใช้กฎหมายในการติดต่อทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องใช้สิทธิ์ในการติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญ ในวรรค 1 ของศิลปะ 82 แห่งประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย กำหนดให้เพื่อชี้แจงปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการพิจารณาคดีที่ต้องใช้ความรู้พิเศษ ศาลอนุญาโตตุลาการจะแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบตามคำขอของบุคคลที่เข้าร่วมในคดี หรือด้วยความยินยอมของบุคคลที่เกี่ยวข้อง

ถ้าการแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญสอบตามที่กฎหมายหรือข้อตกลงกำหนดไว้ หรือจำเป็นต้องตรวจสอบคำให้การเท็จของหลักฐานที่แสดง หรือหากจำเป็นต้องตรวจสอบผู้เชี่ยวชาญเพิ่มเติมหรือซ้ำแล้วซ้ำเล่า ศาลอนุญาโตตุลาการอาจแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบตาม ความคิดริเริ่มของตัวเอง การแต่งตั้งการสอบเพื่อตรวจสอบหลักฐานที่นำเสนอนั้นจัดทำโดย Art 79 ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

ในการสมัครสอบนิติเวช จำเป็นต้องระบุองค์กรและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะที่จะดำเนินการ ตลอดจนขอบเขตของปัญหาในการแก้ปัญหาที่ผู้มีส่วนได้เสียตัดสินใจยื่นคำร้องต่อศาล การแต่งตั้งสอบ นอกจากนี้ ควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย ช่วงเวลาของการตรวจสอบดังกล่าว และควรชำระเงินเต็มจำนวนในเงินมัดจำของศาลเพื่อชำระเงิน ผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับเขาในงานศิลปะ 13 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในกิจกรรมผู้เชี่ยวชาญทางนิติเวชของรัฐในสหพันธรัฐรัสเซีย"

การเพิ่มลงในแฟ้มคดีเพื่อเป็นหลักฐานของความเห็นของผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับความถูกต้องของการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยืนยันโดยการพิจารณาคดี (คำตัดสินของศาลอนุญาโตตุลาการมอสโกเมื่อวันที่ 08.21.2009 กรณีที่ A40-13210 / 09-110-153; มติของ FAS MO ลงวันที่ 20.01.2010 หมายเลข KG-A40 / 14271-09)

ตามสัญญา

ในวรรค 3 ของศิลปะ 75 แห่งประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซียระบุว่าเอกสารที่ได้รับผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรหากมีการสะกดคำในข้อตกลงระหว่างคู่สัญญา ดังนั้นจึงจำเป็นต้องระบุว่าคู่กรณียอมรับอำนาจทางกฎหมายที่เท่าเทียมกันของการติดต่อโต้ตอบและเอกสารที่ได้รับโดยวิธีการสื่อสารทางโทรสาร อินเทอร์เน็ต และวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ กับต้นฉบับ ในเวลาเดียวกัน สัญญาจะต้องระบุที่อยู่อีเมลที่จะส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีอำนาจที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการ

สัญญาต้องระบุว่าคู่สัญญาใช้ที่อยู่อีเมลที่กำหนดไม่เพียง แต่สำหรับการติดต่อสื่อสารในการทำงาน แต่ยังรวมถึงการโอนผลงานซึ่งได้รับการยืนยันโดยตำแหน่งของ FAS MO ในมติ 12.01.2009 หมายเลข KG-A40 / 12090-08 พระราชกฤษฎีกา AAC ฉบับที่ 9 ลงวันที่ 12.24.2010 ฉบับที่ 09AP-31261/2010-GK เน้นว่าสัญญาควรกำหนดความเป็นไปได้ในการใช้อีเมลเพื่ออนุมัติข้อกำหนดในการอ้างอิงและอ้างสิทธิ์ในคุณภาพของบริการที่จัดให้และงานที่ดำเนินการ .

นอกจากนี้ คู่สัญญาอาจกำหนดในสัญญาว่าการแจ้งเตือนและข้อความที่ส่งทางอีเมลได้รับการยอมรับจากพวกเขา แต่ต้องได้รับการยืนยันเพิ่มเติมภายในระยะเวลาหนึ่งโดยผู้จัดส่งหรือไปรษณีย์ลงทะเบียน (มติ AAC ที่สิบสามลงวันที่ 25 เมษายน 2551 ไม่ใช่ . A56-42419 / 2550).

สรุปแล้ว เราสามารถพูดได้ว่าทุกวันนี้มีการใช้การโต้ตอบทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของศาลเพื่อเป็นหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาตามข้อกำหนดของกฎหมายขั้นตอนในแง่ของการยอมรับและความน่าเชื่อถือของหลักฐาน ศาลจะพิจารณาการติดต่อเสมือนจริงในศาลก็ต่อเมื่อมีผลบังคับตามกฎหมายเท่านั้น

ในเรื่องนี้ปัญหาจำนวนมากเกิดขึ้นเนื่องจากยังไม่มีการสร้างวิธีการแบบครบวงจรในการพิจารณาความชอบธรรมของการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ สิทธิของผู้มีส่วนได้เสียในการติดต่อทนายความเพื่อให้หลักฐานมีความปลอดภัย แต่ไม่มีการกระทำเชิงบรรทัดฐานของกระทรวงยุติธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียที่ควบคุมขั้นตอนสำหรับการให้บริการดังกล่าวโดยพรักาน ด้วยเหตุนี้จึงไม่มีแนวทางเดียวในการกำหนดคุณค่าและการก่อตัวของกลไกที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการตามสิทธินี้

มีหลายวิธีที่จะทำให้การติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ถูกกฎหมายเพื่อให้เป็นหลักฐานในศาล: การรักษาความปลอดภัยให้กับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กับทนายความ การรับรองจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต โดยการเชื่อมโยงไปยังอีเมลในจดหมายโต้ตอบกระดาษเพิ่มเติม และการยืนยันความถูกต้องโดยการตรวจสอบทางนิติเวช .

แนวทางที่มีประสิทธิภาพในการจัดหาจดหมายโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ในเวลาที่เหมาะสมตามหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้หน่วยงานธุรกิจสามารถกู้คืนสิทธิ์ที่ถูกละเมิดได้อย่างเต็มที่เมื่อแก้ไขข้อพิพาท