Ali je možno plačilne liste poslati po e-pošti. Pošiljanje položnic na e-pošto (e-mail). O izdaji elektronskih plačilnih listov

" № 6/2017

Komentar dopisu Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 21. februarja 2017 št. 14-1 / OOG-1560.

Ministrstvo za delo je z dopisom z dne 21. februarja 2017 št. 14-1 / OOG-1560 potrdilo delodajalcu pravico, da zaposlenim izda ne papirnate plačilne liste, temveč elektronske.

O izdaji elektronske plačilne liste.

Spomnimo, da je neizdaja plačilne liste kršitev delovne zakonodaje, kar pomeni odgovornost po čl. 5.27 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije v obliki opozorila ali globe:

za uradnike - v višini od 1.000 do 5.000 rubljev;

na pravne osebe- od 30.000 do 50.000 rubljev.

Prej je veljalo, da plačilni list mora biti točno pisni dokument v papirni obliki, pošiljanje plačilnega lista po elektronski pošti pa ni v skladu z zahtevami zakona. Ta sklep je bil zlasti vsebovan v pritožbeni sodbi okrožnega sodišča v Tjumenu z dne 30. julija 2012 št. 33-3246 / 2012.

Ministrstvo za delo pa je v komentiranem dopisu opozorilo na dejstvo, da delovni zakonik ne ureja postopka obveščanja delavca o sestavinah plače (plačilni list). Posledično ima delodajalec pravico določiti obliko, v kateri bo posredoval ustrezne podatke delavcu. V tem primeru je predpogoj vzpostavitev postopka za obveščanje zaposlenega o sestavinah plače (plačilne liste) po e-pošti v pogodbi o zaposlitvi, kolektivni pogodbi, lokalnem regulativnem aktu.

Obrazec plačilne liste potrdi delodajalec ob upoštevanju mnenja predstavniškega organa delavcev na način, predpisan s čl. 372 delovnega zakonika Ruske federacije za sprejetje lokalnih predpisov.

Opomba:

Uporaba neodobrene oblike plačilne liste je kršitev delovne zakonodaje (Resolucija oboroženih sil Ruske federacije z dne 23. decembra 2010 št. 75-AD10-3).

Upoštevajte, da v skladu s čl. 136 delovnega zakonika Ruske federacije je delodajalec dolžan izdati plačilni list pri izplačilu plač. V skladu s pravili 6. dela tega člena je treba zaposlenim plačati najmanj vsakih pol meseca. Ni pa treba dvakrat mesečno izdati plačilne liste.

Rostrud je v dopisu z dne 24. 12. 2007 št. 5277-6-1 pojasnil: pri obračunu in izplačilu drugega dela plače (praviloma ob koncu meseca) je treba vsem izročiti plačilne liste. Tako bi moral delodajalec po mnenju Rostruda delavcem oblikovati in izdajati plačilne liste enkrat mesečno (po dokončnem obračunu).

Dejstvo je, da so ob koncu meseca znane vse sestavine plače in je mogoče nedvoumno sklepati o višini odbitkov od plače zaposlenega.

Podobnega stališča se drži tudi ministrstvo za finance. V dopisu z dne 10. 4. 2015 št. 03-04-06 / 20406 so financerji navedli, da je treba obračun zneskov dohodnine od dohodka v obliki plače opraviti na zadnji dan v mesecu, za katerega je ta dohodek je bil pripisan davčnemu zavezancu. Do konca meseca se dohodek v obliki plače ne more šteti za zaposlenega, oziroma do konca meseca zastopnika ni mogoče izračunati.

Obveznost, da delavcu izda plačilno listo sredi meseca, lahko nastane pri delodajalcu v primeru odpovedi delavca. To je posledica dejstva, da se je delodajalec na dan odpovedi pogodbe o zaposlitvi z delavcem dolžan poravnati z njim, in sicer plačati vse zneske, ki mu pripadajo (členi 84.1, 140. Ruska federacija). Če delavec na dan odpovedi ni delal, mu je treba ustrezne zneske izplačati najkasneje naslednji dan po vložitvi zahtevka za odpuščanje. Dela navedenega zneska delavec do dneva odpovedi ne prejme, kar pomeni, da mu je dolžan izročiti tudi plačilni list.

Druga pomembna točka, ki si jo je treba zapomniti pri delu s plačilnimi listi: v skladu s členom 1 čl. 3 Zveznega zakona z dne 27. 7. 2006 št. 152-FZ "O osebnih podatkih" se dohodek posameznika nanaša na njegove osebne podatke. Tretje osebe, ki pridobijo dostop do osebnih podatkov, morajo zagotoviti zaupnost teh podatkov (7. člen omenjenega zakona).

Seznam zahtev za delodajalca pri prenosu osebnih podatkov delavca je v čl. 88 delovnega zakonika Ruske federacije. Predvsem delodajalec je dolžan omogočiti dostop do osebnih podatkov zaposlenih le posebej pooblaščenim osebam. Hkrati bi morale imeti te osebe pravico prejemati le tiste osebne podatke zaposlenega, ki so potrebni za opravljanje določenih funkcij.

Osebe, ki prejmejo osebne podatke zaposlenega, so dolžne upoštevati režim tajnosti (zaupnosti). To pomeni, da mora vsaka organizacija sprejeti izjavo o zasebnosti osebnih podatkov. Ta določba je dokument, ki določa temeljna pravila za varstvo podatkov, ki sestavljajo osebne podatke zaposlenih, ki so zavezujoča. Potreba po uveljavitvi tega dokumenta je posledica zahtev pogl. 14 delovnega zakonika Ruske federacije.

V skladu s členom 7 čl. 86 delovnega zakonika Ruske federacije mora delodajalec na svoje stroške zagotoviti varstvo osebnih podatkov zaposlenih v organizaciji pred njihovo nezakonito uporabo ali izgubo na način, določen z določenim kodeksom in drugimi zveznimi zakoni. Osmi člen tega člena določa, da morajo biti delavci in njihovi zastopniki seznanjeni s podpisi z dokumenti delodajalca, ki določajo postopek obdelave osebnih podatkov delavcev ter njihove pravice in obveznosti na tem področju.

Pri naročanju odgovornim osebam za izdajo položnic (pošiljanje po elektronski pošti) jih je treba opozoriti (podpisati) na potrebo po varovanju tajnosti (zaupnosti). Izdaja plačilnih listov s strani oseb, ki niso bile opozorjene na potrebo po ohranjanju tajnosti (zaupnosti), je kršitev zahtev delovnega zakonika Ruske federacije in pomeni, da delodajalec osebnih podatkov zaposlenega ni zaščitil pred njihovimi nezakonitimi uporaba ali izguba.

Po pravilih čl. 90 delovnega zakonika Ruske federacije so osebe, ki so krive za kršitev določb zakonodaje Ruske federacije na področju osebnih podatkov pri obdelavi osebnih podatkov zaposlenega, disciplinsko in materialno odgovorne v skladu s postopkom, določenim z delovnega zakonika Ruske federacije in drugih zveznih zakonov ter civilne, upravne in kazenske odgovornosti po vrstnem redu, ki ga določajo zvezni zakoni. Kršitev z zakonom določenega postopka za zbiranje, shranjevanje, uporabo ali širjenje informacij o državljanih (osebnih podatkov) na podlagi čl. 13.11 Upravnega zakonika Ruske federacije pomeni opozorilo ali naložitev upravne globe:

za državljane - v višini od 300 do 500 rubljev;

za uradnike - od 500 do 1000 rubljev;

za pravne osebe - od 5.000 do 10.000 rubljev.

Delodajalec je dolžan pisno obvestiti zaposlenega ob izplačilu plače (1. del člena 136 delovnega zakonika Ruske federacije):

• o sestavinah zapadle plače za zadevno obdobje;
• o višini drugih zneskov, ki so zapadli zaposlenemu;
• o znesku in razlogih za opravljene odbitke;
• o skupnem znesku denarja, ki ga je treba plačati.

Zgornji podatki so običajno prikazani na plačilni listi, katere obliko delodajalec razvije samostojno.

Neizdaja plačilnih listov zaposlenim se šteje za kršitev delovne zakonodaje. Za to je predvidena odgovornost v obliki opozorila ali globe za uradnike delodajalca v višini od 1.000 do 5.000 rubljev; globa za delodajalca samostojnega podjetnika od 1.000 do 5.000 rubljev ali globa za delodajalsko organizacijo od 30.000 do 50.000 rubljev (del 1 člena 5.27 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).

Ali je mogoče izdati plačilne liste v elektronski obliki in kako lahko delavec sestavi izjavo o pošiljanju plačilne liste na E-naslov, bomo povedali v našem posvetovanju.

O plačilni listi v elektronski obliki

Člen 136 delovnega zakonika Ruske federacije določa, da delodajalec pisno obvesti zaposlenega o njegovi plači, njenih sestavinah, odbitkih od nje. Dobesedno branje norme predvideva, da je treba plačilne liste zaposlenim izdati na papirju. Rostrud je prej menil, da delovni zakonik Ruske federacije ne predvideva pravice delodajalca, da izda plačilne liste v elektronski obliki z eno izjemo. Velja za delavce na daljavo. Z njimi vam delovni zakonik Ruske federacije omogoča izmenjavo elektronski dokumenti(del 5 člena 312.1 delovnega zakonika Ruske federacije).

Sestavimo vlogo za elektronske plačilne liste

Vloga za prejem položnic v elektronski obliki se sestavi v poljubni obliki. Naslovljeno je na delodajalca in vsebuje ob sklicevanju na določbe delovne, kolektivne pogodbe ali lokalnega predpisa delodajalca zahtevo delavca, da mu plačilne liste pošlje po elektronski pošti. Naveden je tudi ustrezni elektronski naslov.

Spomnimo vas, da kljub dejstvu, da je treba plačo izplačati vsaj vsakih pol meseca (del 6 člena 136 delovnega zakonika Ruske federacije), je dovolj, da pošljete plačilni list samo za končni obračun z zaposlenim ob koncu meseca. To je posledica dejstva, da sestavni deli plače za akontacijo še niso znani.

Podali vam bomo vzorec izpolnjevanja vloge zaposlenega za prejem plačilnih listov v elektronski obliki na pošto.

Pošiljanje plačilne liste po e-pošti je najhitrejši in najbolj priročen način za izpolnitev zahteve TC. Nekateri računovodski programi imajo zahtevano funkcionalnost. Navodila po korakih so v članku.

Uredništvo revije Glavbukh je preizkusilo štiri računovodske programe: Glavbuh Soft, 1C products in Kontur.Buschtriya. Najmanj dela in časa so porabili za razdeljevanje plačilnih list v Glavbuh Softu. V 1C je pošiljanje tudi priročno, vendar morate pred tem konfigurirati račun organizacija in pošiljanje po pošti je naporen proces. V Konturju ni množičnega pošiljanja.Računovodstvo. Spodaj si oglejte primerjalno tabelo in navodila po korakih.

Tabela. Primerjava programov Glavbukh Soft, Kontur.Buscheriya in izdelkov 1C

Program	Ali je mogoče poslati letake	Koliko časa je trajala operacija	Enostavnost vmesnika
Glavni računovodja Soft			Vse je čim bolj preprosto in razumljivo. Mehanizma oddaje ni treba konfigurirati. Glavna stvar je, da osebne kartice zaposlenih vsebujejo e-pošto.
1C: Računovodstvo in 1C: Plače in upravljanje osebja		30 minut za nastavitev računa in pošiljanje po pošti
Kontura. Računovodstvo

Kako poslati položnico na Glavbukh Soft po e-pošti

Takšno funkcionalnost ima računovodski program Glavbuh Soft. Spodaj navodila po korakih.

1. korak. Prepričajte se, da osebne izkaznice zaposlenih vsebujejo e-pošto

Pojdite na modul Osebje / Osnovne informacije... Prepričajte se, da vaše osebne kartice v razdelku »Dodatne informacije« vsebujejo e-pošto.

2. korak. Izberite zaposlenega, v imenu katerega bo pošiljanje pošte

Pojdite na modul Plača / Storitev / Nastavitve, bodisi v Osebni račun / Requisites / Settings / Plača... V razdelku »Distribucija po e-pošti« izberite zaposlenega s seznama.

Glavni računovodja Soft je priročna storitev za računovodstvo, kadrovsko in blagovno računovodstvo. Program je vedno posodobljen, posodobljen prek interneta in ne potrebuje tehničnega strokovnjaka. Za računovodske in tehnične težave se lahko kadar koli obrnete neposredno na razvijalce programa in ne na posrednike. Registrirajte se v program v nekaj minutah in takoj začnite delati.

Navodila za 1C: Računovodstvo in 1C: Plače in upravljanje osebja

Preden zaposlenim pošljete položnice, morate ustvariti račun v 1C.

1. korak. Nastavite e-poštni račun svoje organizacije

Pojdite na razdelek Administracija / Organizator / Pošta / Nastavitev računa sistema... V obrazec, ki se odpre, vnesite poštni naslov, namen računa, kdo lahko uporablja račun in ime lastnika. Kliknite "Samodejno zaznaj nastavitve povezave (priporočeno)". Nato mora program samodejno določiti parametre za povezavo poštni predal... Če se to ne zgodi, boste morali ročno konfigurirati parametre povezave. Za to bo morda potreben programer.

2. korak. Preverite e-pošto zaposlenih

Za avtomatsko distribucijo plačilnih list morajo kartice zaposlenih vsebovati e-pošto. Prepričajte se, da so pravilni. Pojdite na polje "E-pošta" v razdelku Osebje / Zaposleni povezava "Osebni podatki" ali razdelek Osebje / Glej Glej tudi / Posamezniki / Naslovi, telefoni.

Pojdite na razdelek Plača / Poročila o plačah / Plačilni list / Več / Pošlji / Ustvari poročila o pošiljanju ali z gumbom "Pošlji poročilo po e-pošti" / Ustvari distribucijo poročil... Vnesite "Ime", potrdite polje "Pripravljeno". V polju "Pošlji" določite vrsto pošiljanja. Izpolnite zavihka »Poročila« in »Razpored«. Na zavihku "Dostava" opišite vse možne načine dostava poštnih pošiljk po meri.

Na zavihku "Dodatno" lahko nastavite dodatne nastavitve poštni seznami. Kliknite Zapiši predmet.

V poglavju Administracija / Tiskanje obrazcev, poročil in obdelava / Pošiljanje poročil na shranjenih nastavitvah zaženite ročno s klikom na gumb "Zaženi zdaj". Prav tako vam program omogoča samodejno pošiljanje plačilnih listov nastavi čas... Če želite to narediti, morate ustrezno prilagoditi pošiljanje pošte.

1C: Računovodstvo je izdelek, ki vam bo omogočil učinkovito opravljanje nalog računovodskega servisa. 1C: Plača in upravljanje osebja - program, ki omogoča kompleks osebja in izvajanje kadrovske politike.

Ali je možno od Konturja oddati plačilne liste.Računovodstvo

V Kontur.Računovodstvu ne morete pošiljati položnic na e-pošto. Edina možnost- jih razložite in pošljite vsakemu zaposlenemu posebej z vaše pošte.

Kontur.Računovodstvo je priročna in enostavna storitev za mala podjetja.

Zunanja obdelava za obračun plač in upravljanje s človeškimi viri 2.5 (ZUP). Spremembe konfiguracije niso potrebne. Priporočena različica platforme 1C: Enterprise je od 8.3.9.

Preizkušeno na platformi 1C: Enterprise 8.3.10.2699.

Omogoča pošiljanje plačilnih listov za določeno obdobje v celotni organizaciji na e-pošto zaposlenih. Oblikovanje plačilne liste se izvaja s pomočjo ZUP, zato je identična tisti, ki je oblikovana v programu.

Možnost pošiljanja plačilne liste (RL), tako v telesu pisma (v besedilu) kot v prilogi pdf formati, docx, ods (mnogi uporabljajo brezplačno pisarno).

Seznam zaposlenih se izpolni samodejno, zahvaljujoč prilagodljivim nastavitvam izbire. Obstaja pa tudi možnost ročnega urejanja seznama. E-poštni naslov je vzet iz kartice posameznika, kjer je naveden Kontaktni podatki... Lahko pa ga izpolnite ročno pred pošiljanjem.

Obstaja možnost nastavitve besedila glave pisma in podpisa neposredno iz obdelave. Nastavitve je mogoče shraniti.

Izvedena je funkcija pošiljanja pisem po časovni omejitvi. Ko je z enega naslova v kratkem času poslano veliko število pisem iste vrste, vas lahko poštni strežnik identificira kot pošiljatelja neželene pošte in blokira ne samo to pošiljanje, ampak na splošno naslov, s katerega je bila pošta poslana, kot tudi pošiljanje na sezname neželene pošte drugih poštnih strežnikov, zaradi katerih je lahko delo naslova paralizirano. Temu se lahko izognete s časovno omejitvijo (časovno obdobje) med pošiljanjem. Na primer, nastavite časovno omejitev 60 sekund med pošiljanjem. in pustite glasilo za noč, tk. bo dolgotrajen. Obdelava bo poslala eno črko na minuto, kar bo zmanjšalo obremenitev poštnega strežnika in zmanjšalo verjetnost, da vas blokira kot pošiljatelja neželene pošte. Distribucijo lahko prekinete s pritiskom na tipki Ctrl + Break.

Kratko navodilo:

Videz.

1. Izpolnite e-poštni naslovi zaposlenih. Imeniki – posamezniki

2. Nastavite e-poštni račun. pošta.

3. Izberite, kako bo poravnava poslana. brošura. V telesu pisma, v eni od prilog ali hkrati. Izpolnite lahko glavo pisma in podpis.

V glavi lahko uporabite oznako [Posameznik], pri pošiljanju pa se nadomesti s polnim imenom zaposlenega, ki mu je pismo poslano.

4. Izberite zaposlene, izbor je fleksibilen, pri izboru se izpolnjujejo podatki o zaposlenih, vklj. e-mail, če je bil izpolnjen po 1. točki. Če pa ne, ga lahko registrirate tudi ročno.

5. Kdaj nuja nastavite časovno omejitev, POZOR, če omogočite časovno omejitev, bo pošiljanje "upočasnilo". čas, ki ga nastavite v sekundah, bo minil med pošiljanjem pisem. Program se v tem trenutku ne bo odzval na dejanja. A ni "viselo". Ko je časovna omejitev za omogočanje > 0, se lahko prikaže naslednje sporočilo.

To je normalno, strinjati se morate, ker za zamudo morate uporabiti Windows funkcije ping se uporablja zlasti za zakasnitev časa brez nalaganja procesorja. Če niste prepričani in te funkcije ne potrebujete, pustite časovno omejitev = 0

6. In zadnja stvar, zdaj je dovolj, da kliknete gumb "Pošlji položnice" in postopek pošiljanja se bo začel.

E-poštno sporočilo, ki ga prejme uporabnik, je lahko videti tako.

Program vam omogoča, da ustvarite posamezne plačilne liste za zaposlene in jih pošljete na e-poštne naslove.

Listi so oblikovani s standardnim poročilom »Preglednice«. Za vsakega zaposlenega se list shrani v ločeno datoteko Excel.

Uporabnik lahko določi obdobje, organizacijo in po potrebi omeji seznam zaposlenih na en oddelek.

E-poštni naslov zaposlenega je shranjen na kartici posameznika. Pred uporabo programa morate izpolniti e-poštne naslove posamezniki, ročno ali s samodejnim prenosom iz zunanjo datoteko Excel.

Vse nastavitve programa so shranjene in veljajo za vse uporabnike baze podatkov.

Zaposleni bo prejel e-pošto, kot je ta:

Kako uporabljati program:

1. Odprta obdelava z diska
2. Konfigurirajte parametre poštni strežnik... Določite uporabniško ime, geslo, naslov strežnika, vrata in način avtorizacije.
3. Navedite obdobje, za katerega bodo plačilne liste generirane, ter organizacijo. Če je treba oblikovati liste samo za en podrazdelek, je pododdelek označen.
4. Določite imenik na disku, v katerem bo shranjen arhiv plačilnih datotek in protokol za pošiljanje pisem.
5. Seznam zaposlenih izpolnite ročno ali samodejno s klikom na gumb "Izpolni".
6. E-poštni naslovi zaposlenih bodo naloženi iz kontaktnih podatkov posameznikov. Če naslov manjka, ga lahko vnesete ročno.
7. Ko je seznam zaposlenih izpolnjen, morate klikniti gumb "Ustvari plačilne liste". Čez nekaj časa bo ustvarjen niz datotek za distribucijo.
8. Pritisnite gumb "Pošlji mail" in izpolnite predlogo pisma.
9. Pritisnite gumb "Pošlji pošto" in počakajte, da program pošlje pisma.
10. Po koncu distribucije bo distribucijski protokol zabeležen v mapi z arhivom datotek.

Program zagotavlja brezplačno tehnična podpora za 1 mesec.

Koda za obdelavo je zaprta za spremembo.

Dostojanstvo

1. Z enim klikom lahko zloženke pošljete vsem zaposlenim v organizaciji ali enemu oddelku;

2. Listi se shranijo v datotečni arhiv na disku;

3. Oblikujete lahko predlogo pisma;

Garancija vračila denarja

Infostart LLC vam jamči 100% vračilo, če program ne ustreza deklarirani funkcionalnosti iz opisa. Denar se lahko v celoti vrne, če to izjavite v 14 dneh od dneva prejema denarja na naš račun.

Program je tako preizkušen v delovanju, da lahko s popolnim zaupanjem damo takšno garancijo. Želimo, da so vse naše stranke zadovoljne z nakupom.