Czy możliwe jest wysyłanie odcinków wypłaty e-mailem. Wysyłanie pokwitowań płatności na e-mail (e-mail). O wystawianiu elektronicznych odcinków wypłaty

" № 6/2017

Komentarz do Listu Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lutego 2017 r. nr 14-1 / OOG-1560.

Pismem z dnia 21 lutego 2017 r. nr 14-1/OOG-1560 Ministerstwo Pracy potwierdziło prawo pracodawcy do wydawania pracownikom nie papierowych pasków wypłaty, ale elektronicznych.

O wydaniu elektronicznej listy płac.

Przypomnijmy, że niewystawienie listy płac jest naruszeniem prawa pracy, co pociąga za sobą odpowiedzialność z art. 5,27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w formie ostrzeżenia lub grzywny:

dla urzędników - w wysokości od 1000 do 5000 rubli;

na osoby prawne- od 30 000 do 50 000 rubli.

Wcześniej sądzono, że lista płac musi być dokładnie pisemnym dokumentem w formie papierowej, a przesłanie arkusza płatności pocztą elektroniczną nie było zgodne z wymogami prawa. W szczególności wniosek ten został zawarty w wyroku apelacyjnym Sądu Okręgowego w Tiumeniu z dnia 30 lipca 2012 r. nr 33-3246/2012.

W komentowanym piśmie Ministerstwo Pracy zwróciło jednak uwagę na fakt, że Kodeks pracy nie reguluje trybu powiadamiania pracownika o składnikach wynagrodzenia (lista płac). W związku z tym pracodawca ma prawo określić formę, w jakiej przekaże pracownikowi stosowne informacje. W takim przypadku warunkiem wstępnym jest ustanowienie procedury powiadamiania pracownika o składnikach wynagrodzenia (lista płac) pocztą elektroniczną w umowie o pracę, układzie zbiorowym, lokalnym akcie prawnym.

Formę listy płac zatwierdza pracodawca, biorąc pod uwagę opinię organu przedstawicielskiego pracowników, w sposób określony w art. 372 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej w celu przyjęcia przepisów lokalnych.

Notatka:

Stosowanie niezatwierdzonej formy listy płac stanowi naruszenie prawa pracy (Uchwała Sił Zbrojnych RF z 23.12.2010 nr 75-AD10-3).

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 136 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca jest zobowiązany do wystawienia listy płac przy wypłacie wynagrodzenia. Zgodnie z zasadami Części 6 tego artykułu, pracownicy powinni otrzymywać wynagrodzenie przynajmniej co pół miesiąca. Nie ma jednak konieczności wystawiania odcinka wypłaty dwa razy w miesiącu.

W piśmie z dnia 24.12.2007 nr 5277-6-1 Rostrud wyjaśniła: przy naliczaniu i wypłacaniu pracownikom drugiej części wynagrodzenia (z reguły na koniec miesiąca) wszyscy powinni otrzymać odcinki wypłaty. Tym samym, zdaniem Rostrud, pracodawca powinien raz w miesiącu (po ostatecznym rozliczeniu) sporządzać i wystawiać pracownikom listę płac.

Faktem jest, że pod koniec miesiąca wszystkie składniki wynagrodzenia są znane i można wyciągnąć jednoznaczny wniosek o wysokości potrąceń z wynagrodzenia pracownika.

Podobne stanowisko zajmuje Ministerstwo Finansów. W piśmie z dnia 10.04.2015 nr 03-04-06/20406 finansiści odnotowali, że naliczenie kwot podatku dochodowego od osób fizycznych od dochodu w postaci wynagrodzenia musi nastąpić w ostatnim dniu miesiąca, za który dochód został naliczony podatnikowi. Do końca miesiąca dochody w postaci wynagrodzenia nie mogą być uznane za otrzymane przez pracownika, odpowiednio, do końca miesiąca agenta nie można naliczyć.

Obowiązek wystawienia pracownikowi listy płac w połowie miesiąca może powstać po stronie pracodawcy w sytuacji zwolnienia pracownika. Wynika to z faktu, że w dniu rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem pracodawca jest zobowiązany do rozliczenia się z nim, czyli do zapłaty wszystkich należnych mu należności (art. 84 ust. 1, 140 kp Federacja Rosyjska). Jeżeli pracownik nie pracował w dniu zwolnienia, odpowiednie kwoty należy mu wypłacić najpóźniej następnego dnia po złożeniu przez pracownika wniosku o wypłatę. Część wskazanej kwoty pracownik nie otrzymuje do dnia zwolnienia, co oznacza, że jest również zobowiązany do wystawienia mu odcinka wypłaty.

Kolejny ważny punkt do zapamiętania podczas pracy z arkuszami wynagrodzeń: zgodnie z klauzulą 1 art. 3 ustawy federalnej z dnia 27.07.2006 nr 152-FZ „O danych osobowych” dochód osoby fizycznej odnosi się do jej danych osobowych. Osoby trzecie uzyskujące dostęp do danych osobowych muszą zapewnić poufność tych danych (art. 7 ww. ustawy).

Lista wymagań dla pracodawcy przy przekazywaniu danych osobowych pracownika zawarta jest w art. 88 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. W szczególności pracodawca jest zobowiązany do umożliwienia dostępu do danych osobowych pracowników wyłącznie specjalnie upoważnionym osobom. Jednocześnie osoby te powinny mieć prawo do otrzymania tylko tych danych osobowych pracownika, które są niezbędne do wykonywania określonych funkcji.

Osoby otrzymujące dane osobowe pracownika zobowiązane są do przestrzegania reżimu tajemnicy (poufności). Oznacza to, że każda organizacja musi przyjąć oświadczenie o ochronie danych osobowych. Przepis ten jest dokumentem ustanawiającym podstawowe zasady ochrony informacji stanowiących dane osobowe pracowników, które obowiązują. Konieczność uchwalenia tego dokumentu wynika z wymagań Ch. 14 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Zgodnie z klauzulą 7 art. 86 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ochrona danych osobowych pracowników organizacji przed ich bezprawnym wykorzystaniem lub utratą powinna być zapewniona przez pracodawcę na jego koszt w sposób określony w wyznaczonym kodeksie i innych ustawach federalnych. Klauzula 8 tego artykułu stanowi, że pracownicy i ich przedstawiciele muszą być zaznajomieni z podpisami na dokumentach pracodawcy określających procedurę przetwarzania danych osobowych pracowników, a także ich prawa i obowiązki w tym zakresie.

Zlecając osobom odpowiedzialnym wystawienie odcinków wypłaty (przesyłanie ich e-mailem), należy je ostrzec (podpisać) o konieczności zachowania tajemnicy (poufności). Wydawanie odcinków wypłaty przez osoby, które nie zostały pouczone o konieczności zachowania tajemnicy (poufności) jest naruszeniem wymogów Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i oznacza, że pracodawca nie chronił danych osobowych pracownika przed ich niezgodnym z prawem wykorzystanie lub strata.

Zgodnie z zasadami art. 90 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, osoby winne naruszenia przepisów ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej w zakresie danych osobowych przy przetwarzaniu danych osobowych pracownika podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej i materialnej zgodnie z procedurą ustanowioną przez Kodeksu Pracy Federacji Rosyjskiej i innych ustaw federalnych, a także do odpowiedzialności cywilnej, administracyjnej i karnej w porządku określonym przez ustawy federalne. Naruszenie ustanowionej prawem procedury gromadzenia, przechowywania, wykorzystywania lub rozpowszechniania informacji o obywatelach (danych osobowych) na podstawie art. 13.11 Kodeksu administracyjnego Federacji Rosyjskiej pociąga za sobą ostrzeżenie lub nałożenie grzywny administracyjnej:

dla obywateli - w wysokości od 300 do 500 rubli;

dla urzędników - od 500 do 1000 rubli;

dla osób prawnych - od 5 000 do 10 000 rubli.

Pracodawca jest zobowiązany do pisemnego powiadomienia pracownika o wypłacie wynagrodzenia (część 1 artykułu 136 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):

o składnikach wynagrodzenia należnego za dany okres;
od kwoty innych kwot naliczonych pracownikowi;
o wysokości i podstawach dokonanych potrąceń;
o całkowitej kwocie pieniędzy do zapłaty.

Powyższe informacje są zwykle wyświetlane na liście płac, której formę pracodawca opracowuje samodzielnie.

Brak wystawienia pracownikom pasków wynagrodzenia jest uważany za naruszenie prawa pracy. W tym celu przewidziana jest odpowiedzialność w formie ostrzeżenia lub grzywny dla urzędników pracodawcy w wysokości od 1000 do 5000 rubli; grzywna dla pracodawcy-przedsiębiorcy indywidualnego od 1000 do 5000 rubli lub grzywna dla organizacji pracodawców od 30 000 do 50 000 rubli (część 1 artykułu 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Czy można wystawić odcinki wypłaty w formie elektronicznej i jak pracownik może sporządzić oświadczenie o przesłaniu mu odcinka wypłaty? e-mail, powiemy w naszych konsultacjach.

O odcinku wypłaty w formie elektronicznej

Artykuł 136 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że pracodawca powiadamia pracownika na piśmie o jego wynagrodzeniu, jego składnikach i potrąceniach z niego. Dosłowne odczytanie normy zakłada, że paski wypłat powinny być wydawane pracownikom na papierze. Rostrud uważała wcześniej, że Kodeks Pracy Federacji Rosyjskiej nie przewiduje prawa pracodawcy do wystawiania odcinków wypłaty w formie elektronicznej, z jednym wyjątkiem. Dotyczy to telepracowników. Dzięki nim Kodeks Pracy Federacji Rosyjskiej pozwala na wymianę dokumenty elektroniczne(część 5 artykułu 312,1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Sporządzamy wniosek o elektroniczne paski wypłaty

Wniosek o otrzymanie pokwitowań wpłaty w formie elektronicznej sporządza się w dowolnej formie. Jest on adresowany do pracodawcy i zawiera, w odniesieniu do przepisów prawa pracy, układu zbiorowego lub lokalnego aktu prawnego pracodawcy, prośbę pracownika o przesłanie mu odcinków wypłaty pocztą elektroniczną. Wskazany jest również odpowiedni adres e-mail.

Przypominamy, że pomimo tego, że wynagrodzenie musi być wypłacane przynajmniej co pół miesiąca (część 6 art. 136 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), wystarczy wysłać odcinek wypłaty tylko do ostatecznego rozliczenia z pracownikiem pod koniec miesiąca. Wynika to z faktu, że nie są jeszcze znane części składowe wynagrodzenia przeznaczone na zaliczkę.

Przekażemy próbkę wypełnienia wniosku pracownika o otrzymanie pasków wypłaty w w formie elektronicznej Na pocztę.

Wysłanie odcinka wypłaty e-mailem to najszybszy i najwygodniejszy sposób spełnienia wymagań TC. Niektóre programy księgowe mają wymaganą funkcjonalność. Instrukcje krok po kroku znajdują się w artykule.

Redakcja magazynu Glavbukh przetestowała cztery programy księgowe: Glavbuh Soft, produkty 1C i Kontur.Buschtriya. Najmniej pracy i czasu poświęcono na dystrybucję listów płacowych w Glavbuh Soft. W 1C wysyłanie jest również wygodne, ale wcześniej musisz skonfigurować konto organizacja i sam mailing to żmudny proces. W Kontur.Księgowość nie ma masowych wysyłek. Zobacz poniżej tabelę porównawczą i instrukcje krok po kroku.

Tabela. Porównanie programów Glavbukh Soft, Kontur.Buscheriya i produktów 1C

Program	Czy można wysyłać ulotki?	Jak długo trwała operacja?	Prostota interfejsu
Główny Księgowy Soft			Wszystko jest tak proste i zrozumiałe, jak to tylko możliwe. Nie ma potrzeby konfigurowania mechanizmu składania. Najważniejsze, że osobiste karty pracowników zawierają e-maile.
1C: Księgowość i 1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem		30 minut na założenie konta i wysyłkę
Kontur.Księgowość

Jak wysłać potwierdzenie płatności do Glavbukh Soft przez e-mail?

Program księgowy Glavbuh Soft ma taką funkcjonalność. Poniżej instrukcja krok po kroku.

Krok 1. Upewnij się, że Karty Osobiste pracowników zawierają e-maile

Przejdź do modułu Personel / Informacje podstawowe... Upewnij się, że Twoje osobiste karty w sekcji „Dodatkowe informacje” zawierają e-maile.

Krok 2. Wybierz pracownika, w imieniu którego będzie wysyłana wiadomość

Przejdź do modułu Wynagrodzenie / Usługa / Ustawienia, albo w Konto osobiste / Rekwizyty / Ustawienia / Wynagrodzenie... W sekcji „Dystrybucja e-mail” wybierz pracownika z listy.

Główny Księgowy Soft to wygodna usługa dla księgowości, księgowości kadrowej i towarowej. Program jest zawsze aktualny, aktualizowany przez Internet i nie wymaga specjalisty technicznego. W sprawach księgowych i technicznych możesz kontaktować się bezpośrednio z twórcami programu, a nie z pośrednikami w dowolnym momencie. Zarejestruj się w programie za kilka minut i od razu zacznij pracę.

Instrukcje dla 1C: Rachunkowość i 1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem

Przed wysłaniem potwierdzenia płatności do pracowników musisz założyć konto w 1C.

Krok 1. Skonfiguruj konto e-mail organizacji

Przejdź do sekcji Administracja / Organizator / Poczta / Konfiguracja konta systemowego... W formularzu, który się otworzy, wprowadź adres pocztowy, cel konta, kto może korzystać z konta oraz nazwę właściciela. Kliknij „Wykryj ustawienia połączenia automatycznie (zalecane)”. Następnie program powinien automatycznie określić parametry połączenia z skrzynka pocztowa... Jeśli tak się nie stanie, będziesz musiał ręcznie skonfigurować parametry połączenia. Może to wymagać programisty.

Krok 2. Sprawdź e-maile pracowników

Do automatycznej dystrybucji pasków płacowych karty pracowników muszą zawierać e-maile. Upewnij się, że są poprawne. Przejdź do pola „E-mail” w sekcji Personel / Pracownicy link "Dane osobowe" lub sekcja Personel / Zobacz Zobacz też / Osoby prywatne / Adresy, telefony.

Przejdź do sekcji Wynagrodzenie / Raporty płacowe / Odcinek wypłaty / Więcej / Wyślij / Twórz raporty mailingowe lub przyciskiem "Wyślij raport e-mailem" / Utwórz dystrybucję raportów... Wpisz „Nazwa”, zaznacz pole „Przygotowane”. W polu „Wyślij” określ rodzaj wysyłki. Wypełnij zakładki „Raporty” i „Harmonogram”. W zakładce „Dostawa” opisz wszystko możliwe sposoby dostarczanie przesyłek niestandardowych.

W zakładce „Dodatkowe” możesz ustawić dodatkowe ustawienia listy mailingowe. Kliknij opcję Nagraj obiekt.

W rozdziale Administracja / Druk formularzy, raporty i przetwarzanie / Wysyłanie raportów na zapisanych ustawieniach uruchom ręcznie, klikając przycisk „Uruchom teraz”. Ponadto program umożliwia automatyczne wysyłanie list płac do ustaw czas... Aby to zrobić, musisz odpowiednio dostosować wysyłkę.

1C: Księgowość to produkt, który pozwoli Ci skutecznie wykonywać zadania służby księgowej. 1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem - program, który pozwala na kompleks kadrowy i realizację polityki personalnej.

Czy możliwe jest wysyłanie pasków wypłat z Kontur

W Kontur.Accounting nie możesz wysyłać pasków wypłat na e-mail. Jedyna opcja- rozładuj je i wyślij osobno każdemu pracownikowi ze swojej poczty.

Kontur.Accounting to wygodna i prosta usługa dla małych firm.

Przetwarzanie zewnętrzne na potrzeby zarządzania płacami i zasobami ludzkimi 2.5 (ZUP). Nie są wymagane żadne zmiany konfiguracji. Zalecana wersja platformy 1C: Enterprise pochodzi z 8.3.9.

Testowane na platformie 1C: Enterprise 8.3.10.2699.

Umożliwia wysyłanie pasków płacowych za określony okres w całej organizacji na e-maile pracowników. Tworzenie listy płac odbywa się za pomocą ZUP, dlatego jest tożsama z tą, która jest tworzona w programie.

Możliwość wysłania listy płac (RL), zarówno w treści listu (w tekście) jak i jako załącznik formaty pdf, docx, ods (wiele osób korzysta z bezpłatnego biura).

Lista pracowników wypełniana jest automatycznie, dzięki elastycznym ustawieniom selekcji. Ale jest też możliwość ręcznej edycji listy. Adres e-mail jest pobierany z karty osoby, gdzie jest wskazany Informacje kontaktowe... Ale można go wypełnić ręcznie przed wysyłką.

Istnieje możliwość ustalenia tekstu nagłówka i podpisu listu bezpośrednio z przetwarzania. Ustawienia można zapisać.

Zaimplementowano funkcję wysyłania listów po przekroczeniu limitu czasu. Gdy duża liczba listów tego samego typu zostanie wysłana z jednego adresu w krótkim czasie, serwer pocztowy może zidentyfikować Cię jako spamera i zablokować nie tylko tę korespondencję, ale ogólnie adres, z którego została wysłana poczta, a także wysyłać na listy spamowe innych serwerów pocztowych, przez co praca adresu może zostać sparaliżowana. Przekroczenie limitu czasu (okresu czasu) między wysłaniem może pomóc tego uniknąć. Na przykład ustawiasz 60-sekundowy limit czasu między wysłaniem. i zostaw newsletter na noc, tk. to będzie długotrwałe. Przetwarzanie będzie wysyłać jeden list na minutę, co zmniejszy obciążenie serwera pocztowego i zmniejszy prawdopodobieństwo zablokowania Cię jako spamera. Dystrybucję można przerwać, naciskając klawisze Ctrl + Break.

Krótka instrukcja:

Wygląd zewnętrzny.

1. Wypełnij adresy e-mail pracowników. Katalogi — osoby prywatne

2. Skonfiguruj konto e-mail. Poczta.

3. Wybierz sposób wysłania rozliczenia. ulotka. W treści listu, w jednym z załączników lub w tym samym czasie. Możesz wypełnić nagłówek listu i podpis.

W nagłówku możesz użyć tagu [Individual], podczas wysyłania zostanie on zastąpiony imieniem i nazwiskiem pracownika, do którego list jest wysyłany.

4. Wybierz pracowników, selekcja jest elastyczna, podczas selekcji zostaną uzupełnione dane o pracownikach, m.in. e-mail, jeśli został wypełniony zgodnie z pkt. 1. Jeśli nie, możesz go również zarejestrować ręcznie.

5. Kiedy potrzeba ustaw limit czasu, UWAGA, włączenie limitu czasu "spowolni" wysyłkę. okres, który ustawisz w sekundach upłynie między wysłaniem listów. Program nie będzie w tej chwili reagował na działania. Ale to się nie "zawiesiło". Gdy enable timeout> 0, następujący komunikat może zostać wyprowadzony.

To normalne, musisz się zgodzić, ponieważ za opóźnienie musisz użyć Funkcje systemu Windows, w szczególności ping służy do opóźniania czasu bez ładowania procesora. Jeśli nie jesteś pewien i nie potrzebujesz tej funkcji, po prostu pozostaw limit czasu = 0

6. I ostatnia rzecz, teraz wystarczy kliknąć przycisk „Wyślij odcinki wypłaty” i rozpocznie się proces wysyłania.

E-mail otrzymany przez użytkownika może wyglądać tak.

Program umożliwia tworzenie indywidualnych list płac dla pracowników i wysyłanie ich na adresy e-mail.

Arkusze są tworzone przy użyciu standardowego raportu „Arkusze kalkulacyjne”. Dla każdego pracownika arkusz jest zapisywany w osobnym pliku Excel.

Użytkownik może określić okres, organizację i w razie potrzeby ograniczyć listę pracowników do jednego działu.

Adres e-mail pracownika jest przechowywany na karcie danej osoby. Przed skorzystaniem z programu należy wypełnić adresy e-mail osoby fizyczne, ręcznie lub przez automatyczne pobieranie z plik zewnętrzny Przewyższać.

Wszystkie ustawienia programu są zapisywane i obowiązują wszystkich użytkowników bazy danych.

Pracownik otrzyma taką wiadomość e-mail:

Jak korzystać z programu:

Otwórz przetwarzanie z dysku
Skonfiguruj parametry serwer poczty elektronicznej... Określ nazwę użytkownika, hasło, adres serwera, port i metodę autoryzacji.
Wskaż okres, za który będą generowane odcinki wypłaty, a także organizację. Jeśli konieczne jest utworzenie arkuszy tylko dla jednego podpodziału, wskazany jest podpodział.
Określ katalog na dysku, w którym zostanie zapisane archiwum plików płacowych oraz protokół wysyłania listów.
Wypełnij listę pracowników ręcznie lub automatycznie, klikając przycisk „Wypełnij”
Adresy e-mail pracowników będą pobierane z danych kontaktowych osób. Jeśli brakuje adresu, możesz wprowadzić go ręcznie.
Po uzupełnieniu listy pracowników należy kliknąć przycisk „Generuj pliki płac”. Po chwili zostanie wygenerowany zestaw plików do dystrybucji.
Naciśnij przycisk "Wyślij mailing" i wypełnij szablon listu.
Naciśnij przycisk „Wyślij mailing” i poczekaj, aż program wyśle listy.
Po zakończeniu dystrybucji protokół dystrybucji zostanie zapisany w folderze z archiwum plików.

Program zapewnia bezpłatne pomoc techniczna przez 1 miesiąc.

Kod przetwarzania jest zamknięty do modyfikacji.

Godność

1. Jednym kliknięciem możesz wysłać ulotki do wszystkich pracowników organizacji lub jednego działu;

2. Arkusze są zapisywane do archiwum plików na dysku;

3. Możesz zaprojektować szablon listu;

Gwarancja zwrotu pieniędzy

Infostart LLC gwarantuje 100% zwrotu pieniędzy, jeśli program nie pasuje do deklarowanej funkcjonalności z opisu. Pieniądze mogą zostać zwrócone w całości, jeśli zadeklarujesz to w ciągu 14 dni od daty wpłynięcia pieniędzy na nasze konto.

Program jest tak sprawdzony w działaniu, że z pełnym przekonaniem możemy dać taką gwarancję. Chcemy, aby wszyscy nasi klienci byli zadowoleni z zakupu.