Kako legalizirati e-pošto. Business Email Secrets Steamy mi pošlji kopijo

Verjetno ste to že opaziliob prejemanju pisem nekaterih avtorjevv razdelku »do« je seznam več deset e-poštnih sporočil različnih ljudi. Poleg tega ne vi ne ti ljudje niste dali soglasja, da bi bila ta e-poštna sporočila "razkrita". Seveda se bo eden od naslovnikov odjavil s tega poštnega seznama (vsi smo utrujeni od toka neželene pošte na našo pošto). A nekaj je gotovo – vsi prejemniki bodo avtorja poštne liste obravnavali kot nestrokovno osebo. In verjetno se ne bodo strinjali s sprejetjem njegove ponudbe.

Kako poskrbeti, da ne boste poslali pisma vsakemu naslovniku posebej in hkrati "ne blesteli za vsakogar pred vsemi"?
To vam omogoča skoraj vsaka poštna storitev.

Razmislimo o tej priložnosti na primeru najbolj priljubljene pošte za poslovno pošiljanje gmail.com

Običajno za pošiljanje pisma uporabite okno »Napiši«. S klikom nanj se prikaže novo okno "Novo sporočilo", v katerega prilepite vse, kar potrebujete za ustvarjanje in pošiljanje samo pisma.

E-poštna sporočila naših naslovnikov običajno vstavimo v okno »Prejemniki«.

Kopija pomeni "natančna kopija". To polje se uporablja, ko želite poslati e-pošto nekomu, ki ni primarni prejemnik. Tako lahko osebo obveščate, hkrati pa ji sporočite, da ji na e-poštno sporočilo ni treba odgovoriti. Toda vsi prejemniki tega pisma vidijo drug drugega naslove (in celo imena).

Bcc pomeni "natančna slepa kopija". Deluje enako kot Kp, vendar so v tem polju skriti vsi naslovi prejemnikov.

Zato je uporaba tega polja eden najboljših načinov za pošiljanje e-pošte velikemu številu ljudi in ohranjanje zaupnosti. To pomeni, da ne pokvarite svojega odnosa z njimi. S to funkcijo lahko vstavite do 30 e-poštnih sporočil. In to pomeni, da lahko z enim klikom gumba pošljete to pismo 30 prejemnikom naenkrat, ne da bi pokazali njihovo e-pošto.

In vendar, če je potrebno, lahko v telo črke vstavite sliko ( 4 ) ali priložite datoteko ( 5 ).

Prav ta objava daje največje število možnosti za urejanje.

Podobno lahko pošljete pismo več prejemnikom hkrati in po pošti yandex.ru.

Le manj je možnosti za urejanje besedila pisma na tem mailu. Zato bom prikazal samo vrstni red dejanj, potrebnih za pošiljanje e-pošte.

Kliknite na "Napiši" in nato v oknu "Za" ( 1 ) prilepite e-pošto prvega naslovnika in nato izberite funkcijo "Kopiraj" ( 2 ) ali Bcc ( 3 ). Glede na to, ali želite, da vsi prejemniki vašega pisma vidijo vsa e-poštna sporočila ali ohranijo pravico do zaupnosti naslovov, izberite eno od funkcij. Če želite vsako naslednjo e-pošto dodati na seznam, morate klikniti gumb s sliko moškega z znakom plus pred njim ( 4 ). Nato lahko s spustnega seznama izberete svoje stalne naslovnike ali ročno vnesete njihove e-poštne naslove.

Slike lahko prenesete z Yandex Disk in priložite datoteke, kot običajno.

Kliknite na gumb "Napiši", se prikaže okno, v katerem ob kliku miške v oknu "Za" ( 1 ), se prikaže spustni seznam s seznamom vaših stalnih naslovnikov ( 2 ). S tega seznama lahko izberete, kar želite. Ali pa preprosto vstavite želeno e-pošto cilj ročno.

V Microsoft Outlooku lahko določite, da bo za vsa sporočila, ki jih pošljete, samodejna skrita kopija (ogljikova kopija) poslana drugim distribucijskim seznamom ali uporabnikom.

Eden od scenarijev, v katerem je to pravilo uporabno, je, ko vsi člani ekipe odgovarjajo na dohodno e-pošto, na primer center za tehnično podporo. Ko en član skupine odgovori na sporočila, drugi člani skupine samodejno prejmejo kopijo odgovora, s čimer so vsa odhodna sporočila posodobljena.

pravila stranke

Ustvarite pravilo

Zdaj, vsakič, ko je poslano sporočilo, naj bo to novo sporočilo, ko je sporočilo posredovano ali odgovor oseb ali skupin, določenih v pravilu, bodo samodejno dodani kot prejemniki kopije. Imena oseb ali skupin niso prikazana v vrstici Kp v Sestavi sporočila, vendar bodo ta imena prikazana celotnemu prejemniku sporočila.

Onemogočanje pravila

V pogledu pošte na zavihku doma pritisni gumb predpisi > Upravljanje pravil in opozoril.

Na zavihku v razdelku Pravilo

Kliknite gumb v redu.

Pravila in opozorila.

nasvet: Za več informacij o tem, kako hitro onemogočiti to pravilo za posamezna sporočila, glejte naslednji razdelek ("").

Uporaba kategorije za onemogočanje samodejnega kopiranja za posamezna sporočila

Če želite prilagodljivost izklopa samodejnih novih pravil za kopijo na podlagi enega sporočila, ne da bi se morali pomikati po pogovornem oknu pravila in opozorila, lahko uporabite funkcijo kategorij v Outlooku skupaj s pravilom.

nasvet:

Najprej morate ustvariti pravilo za samodejno pošiljanje slepe kopije (Cc) za vsa e-poštna sporočila, ki jih pošljete.

To pravilo določenega se imenuje pravila stranke... Pravila odjemalca se izvajajo samo v računalniku, v katerem so bila ustvarjena, in se izvajajo samo, če se izvaja Outlook. Če bi e-poštno sporočilo poslali z e-poštnim računom v drugem računalniku, se pravilo ne bo zagnalo iz tega računalnika, zato bo ustvarjeno v tem računalniku. To isto pravilo je treba ustvariti na vsakem računalniku, ki ga nameravate uporabljati.

Ustvarite pravilo

Zdaj vsakič, ko je sporočilo poslano, pa naj gre za novo sporočilo, pri posredovanju sporočila ali odgovora oseb ali seznami distribucij, določeni v pravilu, bodo samodejno dodani kot prejemniki kopije. Imena oseb ali seznami prejemnikov niso prikazani v vrstici Kp v Sestavi sporočila, vendar bodo ta imena prikazana vsem prejemnikom sporočila.

Onemogočanje pravila

Če želite preprečiti samodejno pošiljanje kopije, morate najprej onemogočiti pravilo.

V meniju Pošta Storitev pritisni gumb Pravila in opozorila.

V zavihku Pravila za e-pošto V poglavju Pravilo počistite polje, ki ustreza pravilu, ki ste ga ustvarili.

Kliknite gumb v redu.

Zdaj lahko pošljete sporočilo, ne da bi samodejno poslali kopijo drugim osebam ali poštnim seznamom. Pravilo bo neaktivno, dokler ga znova ne omogočite v pogovornem oknu Pravila in opozorila.

nasvet:

Uporaba kategorije za onemogočanje samodejnega kopiranja za posamezna sporočila

Če želite onemogočiti novo pravilo samodejnega kopiranja za posamezna sporočila, ne da bi priklicali pogovorno okno Pravila in opozorila, lahko pravilo nastavite na kategorijo, ki je na voljo v Office Outlook 2007.

Spremenite predhodno ustvarjeno pravilo, tako da, ko je določena kategorija dodana sporočilu, pravilo ne pošlje samodejno kopije.

Ko želite izklopiti pravilo samodejnega kopiranja sporočila, zanj uporabite kategorijo.

nasvet: Uporabite lahko bližnjico na tipkovnici, če ste jo določili pri ustvarjanju kategorije.

Ko je sporočilo poslano, pravilo samodejnega kopiranja ne bo uporabljeno.

Tamara Vorotyntseva - direktorica razvoja podjetja za usposabljanje "POSLOVNI PARTNER" (Moskva). Praktični poslovni trener, avtor knjige "Izgradnja sistema za usposabljanje kadrov" in publikacij v poslovnih publikacijah v Rusiji, Kazahstanu in Ukrajini. Ustvarjalec internetnega poštnega seznama: "E-poštna korespondenca v poslu" na strežniku subscribe.ru! Knjiga je praktični vodnik za poslovneže, ki so v aktivni korespondenci s strankami in partnerji. Predstavlja orodja, ki bodo pripomogla k učinkoviti, časovni in rezultatski optimalni elektronski komunikaciji, kar se da približati normam in pravilom, sprejetim v sodobni poslovni skupnosti. Avtor daje praktične nasvete, svoja opažanja ponazarja s primeri iz življenja in podaja utemeljene zaključke. Besedilo knjige je bogato s prepoznavnimi primeri resničnega poslovnega dopisovanja. Avtor deli svoja opažanja, tehnike, »trike«, ki lahko bistveno vplivajo na učinkovitost in uspešnost poslovnega e-poštnega sporočila. Če ste poslovna oseba in vam je pomembno, da pišete hitro, jedrnato, kompetentno, v skladu s pravili dobrega poslovnega sloga, bo ta knjiga postala vaš zanesljiv pomočnik.

knjiga:

Ko delate s polji "To" ("To"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc"), ne pozabite, da je to pomemben del e-pošte, ki vpliva na nadaljnja dejanja udeležencev. v dopisovanju.

"Za" ("To"). To polje vsebuje naslov prejemnika, na katerega je pismo neposredno naslovljeno, in podatke, ki jih vsebuje. Avtor pisma čaka na odgovor glavnega prejemnika. Če sta v tem polju dva naslovnika, potem avtor pisma čaka na odgovor vsakega ali enega od njiju (to imejte v mislih, če se vaše ime pojavi na seznamu prejemnikov). Hkrati (če ste pošiljatelj) ne pozabite, da v polje »Za« (»Za«) ni zelo priporočljivo vključiti več kot enega naslovnika. Morda ne boste prejeli niti enega odgovora na pismo, poslano več naslovnikom, saj bodo vsi mislili, da bo odgovoril drugi.

Če je pismo naslovljeno na vas, vendar v kopiji vsebuje druge prejemnike, pri odgovoru obvezno uporabite gumb »Odgovori VSE«! To bo shranilo krog naslovnikov, ki jih je navedel pobudnik korespondence.

"Kopiraj" ("Ss"). V V to polje vpišite naslove prejemnikov, ki bi po vašem mnenju morali biti seznanjeni s korespondenco o tej zadevi. Ti naslovniki prejemajo informacije samo "v vednost". Prejemniku v kopiji običajno ni treba odgovoriti na pismo, po potrebi pa lahko to stori.

OPOMBA. JE POMEMBNO!

Če je vaše ime v polju "Cc" ("Cc"), potem pri vstopu v korespondenco ne pozabite, da obstajajo situacije, ko je izjemno pomembno biti vljuden. Uporabite fraze: »Naj se pridružim razpravi« ali »Naj se pridružim vašemu pogovoru« ali »Naj vam povem svoje mnenje«.

"Bcc" ("Bcc"). To polje je v nekaterih podjetjih prepovedano za uporabo, saj gre za orodje, ki je v nasprotju z etičnimi komunikacijskimi standardi. Namen tega polja je povabiti naslovnika, da postane "skrivna priča".

Če je v vaši poslovni praksi običajno, da to področje uporabljate pri svojem delu, upoštevajte naslednje. Prejemnik v "slepi kopiji" ostane neviden za glavnega prejemnika in za prejemnike v kopiji. Včasih ni na mestu, da imata pošiljatelj in »skrivni prejemnik« predhodni dogovor (ali naknadne informacije) o razlogu in namenu te metode obveščanja.

OPOMBA. JE POMEMBNO!

"Skriti" prejemnik absolutno ne bi smel vstopiti v korespondenco iz tega polja.

Kaj je e-pošta? V sodobnem poslovnem svetu so to:

Tvoj obraz. S pomočjo elektronske pošte lahko ustvarite pozitivno podobo v očeh nasprotne stranke ali pokvarite prvi vtis.
Vaše delovno orodje. Veliko komunikacije z zunanjim svetom poteka po elektronski pošti. Zato si lahko z dobrim obvladovanjem tega orodja močno olajšate življenje.
Močna motnja. Zunanji svet vas skuša pridobiti, odvrniti in zavesti preko elektronske pošte.

S tega vidika poglejmo delo z e-pošto. Začnimo preprosto.

Oblikovanje črk

Uporabljam poštni odjemalec Mozilla Thunderbird, zato ga bom uporabil kot primer. Ustvarimo novo črko in pojdimo od vrha do dna na seznamu polj.

komu. Kopirati. Skrita kopija

Nekdo morda ne ve, a Mozillin "To" se lahko spremeni v "Cc" ali "Bcc".

komu: pišemo glavnega naslovnika ali več naslovnikov, ločenih s podpičjem.
Kopirati: pišemo nekomu, ki bi moral pismo prebrati, od katerega pa ne pričakujemo odgovora.
Skrita kopija: pišemo tistemu, ki naj se s pismom seznani, ostalim prejemnikom pisma pa naj ostane neznan. Še posebej je primeren za množično pošiljanje poslovnih pisem, na primer obvestil.

Ni v redu pri množičnem pošiljanju navedite prejemnike v poljih »Kp« ali »Za«. Večkrat na leto prejmem pisma, v katerih je v polju »Cc« navedenih 50–90 naslovnikov. Prišlo je do kršitve zasebnosti. Ni treba, da vsi vaši prejemniki vedo, s kom še sodelujete na podobno temo. Dobro je, če so to ljudje, ki se med seboj poznaš. Kaj pa, če so na seznamu konkurenčna podjetja, ki ne vedo drug za drugega? Za prekinitev sodelovanja z enim od njih morate biti pripravljeni vsaj na nepotrebna pojasnila, največ. Ne delaj tako.

Zadeva pisma

Pomen vrstice z zadevo pogosto pišejo (včasih smiselno) v svojih korporativnih blogih s strani profesionalnih poštnih storitev. A tam najpogosteje govorimo o prodajnih pismih, kjer zadeva rešuje problem »e-mail je treba odpreti«.

Pogovarjamo se o dnevni poslovni korespondenci. Tukaj tema rešuje problem "pismo in njegovega avtorja je treba zlahka identificirati in nato najti." Poleg tega se vam bo vaša marljivost vrnila v obliki karme številnih odgovornih pisem, le s predponami Re: oz naprej, med katerimi boste morali poiskati želeno črko na temo.

Dvajset pisem je obseg enodnevne korespondence srednjega menedžerja. Sploh ne govorim o podjetnikih in lastnikih podjetij, njihovo število črk včasih preseže 200 ali več na dan. Zato še enkrat: ne pošiljajte e-pošte s prazno zadevo.

Kako torej pravilno oblikovati svojo zadevo?

Napaka #1 : samo ime podjetja v zadevi. Na primer "Sky" in to je to. Prvič, zagotovo niste del vašega podjetja, ki komunicira s to nasprotno stranko. Drugič, taka tema ne prinaša nobenega pomena, saj se že iz naslova vidi ime vašega podjetja. Tretjič, uganite, kakšen bo vaš poštni predal s tem pristopom do dopisovanja? Nekaj podobnega.

Ali je priročno iskati po takšnih temah?

Napaka #2 : bleščeč, prodajni naslov. Super je, če znaš pisati takšne naslove. Toda ali je primerno uporabiti te veščine v poslovnem dopisovanju? Ne pozabite na namen vrstice z zadevo poslovnega pisma: ne prodaja, temveč zagotavljanje identifikacije in iskanja.

Besedilo pisma

Obstaja veliko vodnikov za pisanje za različne priložnosti. Na primer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin in drugi mojstri besede imajo veliko koristnih stvari. Svetujem vam, da preberete njihove članke vsaj za izboljšanje splošne pismenosti in izboljšanje splošnega sloga pisanja.

V procesu pisanja pisma moramo dosledno sprejemati več odločitev.

Vprašanje vljudnosti ... Na začetku pisma lahko zameglite vljudnost ali celo nežnost v duhu "Dragi moj Rodja, že več kot dva meseca se s tabo ne pogovarjam pisno, zaradi česar sem tudi sam trpel in niti ne spi še eno noč in razmišlja." To je zelo vljudno in zelo drago, tako glede časa za sestavljanje takega uvoda, kot časa sogovornika, da ga prebere. To je poslovna korespondenca, se spomniš? Ne esej epistolarnega žanra za tekmovanje in ne pismo Raskoljnikovi materi, temveč poslovna korespondenca.

Spoštujemo svoj čas in prejemnika!

Smiselno se je predstaviti in spomniti na okoliščine poznanstva šele v prvem pismu, poslanem po bežnem srečanju na razstavi. Če gre za nadaljevanje sodelovanja ali tekočega dopisovanja, v prvo črko dneva zapišemo: "Živjo, Ivan", v drugo in naslednje: "Ivan, ...".

Pritožba ... Vedno me je skrbelo, na koga naj se obrnem v pismu, če je prejemnikov več. Pred kratkim sem napisal pismo trem dekletom po imenu Anna. Brez dvoma sem napisal "Pozdravljeni, Anna" in se nisem kopal. Vendar to ni vedno tako.

Kaj pa, če so prejemniki trije ali celo sedem in si ne delijo istega imena? Lahko jih navedete po imenu: "Dober dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya in Pyotr Petrovich." Ampak to je dolgo in zahteva čas. Lahko napišete: "Pozdravljeni, kolegi!"

Zase uporabljam pravilo, da se poimensko sklicujem na tistega, ki je v polju »Za«. In za tiste, ki so v kopiji, sploh ne veljajo. To pravilo vam hkrati omogoča, da natančneje določite (enega!) Naslovnika pisma in namena tega pisma.

Citiranje ... Pogosto je korespondenca veriga pisem z vprašanji in odgovori - z eno besedo, dialog. Dobro je, da ne izbrišete zgodovine dopisovanja in napišete svoj odgovor na vrhu citiranega besedila, tako da boste, ko se teden dni pozneje vrnete k tej korespondenci, zlahka prebrali dialog od zgoraj navzdol v padajočih datumih.

Iz neznanega razloga je privzeta nastavitev v Mozili "Postavi kazalec za citiranim besedilom". Priporočam, da ga spremenite v meniju "Orodja" → "Nastavitve računa" → "Sestavljanje in naslavljanje". Moralo bi biti tako.

Namen pisma ... Poslovna pisma so dveh vrst:

ko sogovornika preprosto obvestimo (na primer poročilo o opravljenem delu za mesec);
in ko želimo nekaj od sogovornika. Na primer, da odobri priloženi račun za plačilo.

Praviloma je veliko več spodbudnih pisem kot prijavnih. Če želimo od sogovornika nekaj doseči, je zelo pomembno, da to povemo v pismu v odprtem besedilu. Pozivu k dejanju mora biti priložen poziv k dejanju po imenu in sledi zadnji stavek v pismu.

Ni v redu : "Porfirij Petrovič, vem, kdo je na smrt vdrl staro žensko."

Prav : "Porfirij Petrovič, jaz sem vdrl v staro žensko, prosim, ukrepajte, da me aretirate, utrujen sem od trpljenja!"

Zakaj bi dopisnik namesto vas razmišljal, kaj storiti s tem pismom? Konec koncev se lahko napačno odloči.

Podpis v besedilu ... Mora biti. Poleg tega vam vsi e-poštni odjemalci omogočajo, da nastavite samodejno zamenjavo podpisa, na primer klasični "Pozdrav, ...". V Mozilli se to naredi pod Orodja → Možnosti računa.

Zapisati ali ne vpisati kontakte v podpis je osebna stvar vsakega. Če pa si kakorkoli povezan s prodajo – obvezno napiši. Tudi če transakcija ne bo izvedena na podlagi rezultatov komunikacije, vas bodo v prihodnosti zlahka našli kontakti iz podpisa.

Končno še ena značilnost telesa pisma za tiste sogovornike, ki ne marajo (ne morejo, nočejo, nimajo časa) odgovarjati na vaša pisma. Določite privzeto vrednost v besedilu pisma. Na primer: "Porfirij Petrovič, če me ne pridete aretirati pred 12:00 v petek, potem se štejem za amnestiran." Seveda mora biti rok resničen (besedila iz primera ne pošiljajte v petek ob 11.50). Prejemnik mora biti fizično sposoben brati in se odločiti za vaše pismo. Ta »molk« vas razbremeni odgovornosti za neodgovor sogovornika. Kot vedno je treba k uporabi te funkcije pristopiti preudarno. Če oseba na vaša pisma odgovarja pravočasno in redno, ga lahko tak ultimatum, če ne užali, pa malo napne ali pa privede do odločitve, da na pismo ne odgovarjate takoj, ampak vas prisili, da počakate na petek.

Priloge

Pisma pogosto prihajajo s prilogami: življenjepisi, komercialne ponudbe, predračuni, urniki, skenirani dokumenti - zelo priročno orodje in hkrati vir priljubljenih napak.

Napaka : velika velikost nastavka. Pogosto prejmejo e-pošto s prilogami do 20 MB. Praviloma gre za skeniranje nekaterih dokumentov v formatu TIFF, z ločljivostjo 600dpi. Dopisnikov poštni program bo skoraj zagotovo zamrznil za nekaj minut, zaman poskusi prenosa predogleda te priloge. In Bog ne daj, da bi prejemnik poskusil prebrati to pismo na pametnem telefonu ...

Osebno taka pisma takoj izbrišem. Ali ne želite, da vaše pismo konča v smeti, preden ga preberete? Preverite velikost priloge. Priporočljivo je, da ne presega 3 MB.

Kaj pa, če preseže?

Poskusite znova konfigurirati optični bralnik na drugo obliko in ločljivost. Na primer, v PDF-ju in 300 dpi se dobijo precej berljivi pregledi.
Pomislite na programe, kot sta WinRar ali 7zip. Nekatere datoteke so popolnoma stisnjene.
Kaj pa, če je priponka ogromna in je ne morete stisniti? Na primer, skoraj prazna računovodska baza podatkov tehta 900 MB. Na pomoč bo priskočilo shranjevanje informacij v oblaku: Dropbox, Google Drive in podobno. Nekatere storitve, kot je Mail.ru, samodejno pretvorijo ogromne priloge v povezave do shranjevanja v oblaku. Toda svoje podatke, shranjene v oblaku, raje upravljam sam, zato ne pozdravljam avtomatizacije Mail.ru.

In še eno ne povsem očitno priporočilo o naložbah - njihovo ime ... Biti mora razumljiv in sprejemljiv za prejemnika. Ko smo v podjetju pripravljali komercialno ponudbo, naslovljeno na ... naj bo to Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Prejel sem pismo vodje s predlogom projekta v odobritev, v prilogi pa je bila datoteka z imenom "DlyaFedi.docx". Z upraviteljem, ki mi je to poslal, je potekal dialog nekako takole:

Dragi menedžer, ali ste osebno pripravljeni pristopiti k tej spoštovani osebi in jo poimenovati v obrazu Fedye?

Nekako ne, spoštovana oseba, vsi ga kličejo po imenu in patronimu.

Zakaj ste prilogo poimenovali "ForFedi"? Če ga takoj pošljem, misliš, da bo pri nas kupil sekire za ta CP?

Kasneje sem nameraval preimenovati ...

Zakaj bi pripravili časovno bombo – zavrnitev potencialne stranke – ali si naredili dodatno delo s preimenovanjem datoteke? Zakaj ne bi takoj pravilno poimenovali priloge: "Za Fedorja Mihajloviča.docx" ali še bolje - "KP_Nebo_Topory.docx".

Tako smo se z e-pošto kot "obrazom" bolj ali manj uredili. Pojdimo k temu, da gledamo na e-pošto kot orodje za učinkovito delo in se pogovorimo o njeni odvračanju pozornosti.

Delo s črkami

E-pošta je močna motnja. Kot z vsako motnjo je treba tudi pošto rešiti tako, da zaostrimo pravila in uvedemo urnik dela.

Vsaj izklopiti morate VSA obvestila o prihodu pošte. Če je poštni odjemalec privzeto konfiguriran, boste o tem obveščeni z zvočnim signalom, ikona poleg ure bo utripala in prikazal se bo predogled pisma. Z eno besedo, naredili bodo vse, da vas najprej odtrgajo od vašega mukotrpnega dela, nato pa vas potopijo v brezno neprebranih pisem in nevidnih pošiljk - minus uro ali dve od življenja.

Nekomu močna volja omogoča, da jih obvestila ne motijo, za navadne ljudi pa je bolje, da ne skušajo usode in jih izklopiti. V Mozillla Thunderbird se to naredi prek menija »Orodja« → »Možnosti« → »Splošno« → »Ko se prikažejo nova sporočila«.

Če ni obvestil, kako razumeti, da je pismo prispelo?

Zelo preprosto. Sami si zavestno vzamete čas za razčlenjevanje pošte, odprete poštni odjemalec in vidite vsa neprebrana sporočila. To lahko storite dvakrat na dan, na primer v času kosila in zvečer ali med prisilnimi izpadi, na primer v prometnih zastojih.

Pogosto sprašujejo, kaj pa reakcijski čas in nujna e-poštna sporočila? Odgovor je: nimate nujnih pisem po pošti. Razen če delate v oddelku za podporo strankam (takšen oddelek ima svoja pravila za delo s pošto).

Če pride do nujnih pisem, vas bo pošiljatelj o tem obvestil po drugih kanalih - telefonu, SMS, Skype. Nato boste namerno šli v poštni odjemalec in obdelali nujno pošto. Vsi guruji za upravljanje časa (na primer Gleb Arkhangelsky s svojim "Time Drive") razglašajo standard za odgovarjanje na e-pošto do 24 ur. To je običajno pravilo dobre forme – ne pričakujte takojšnjih odgovorov od sogovornika po elektronski pošti. Če pride do nujnega pisma, o tem obvestite po hitrejših komunikacijskih kanalih.

Tako smo izklopili obvestila in zdaj vklopimo poštnega odjemalca po našem urniku.

Kaj naj storimo, ko smo šli na pošto in začeli dejavnost, imenovano "razčlenitev e-pošte"? Kje je začetek in konec tega dela?

Veliko sem slišal o sistemu zero inbox, a na žalost nisem srečal niti ene osebe, ki bi ga uporabljala. Moral sem izumiti svoje kolo. Na Lifehackerju so članki na to temo. Na primer, " ". Spodaj bom v svoji interpretaciji govoril o sistemu zero inbox. Hvaležen bi bil, če bi GTD guruji preverili v komentarjih, dodali ali izboljšali opisani sistem.

Pomembno je razumeti in sprejeti, da e-pošta ni razporejevalnik opravil ali arhiv za vaše dejavnosti. Zato mora biti mapa »Prejeto« vedno prazna. Če ste se lotili razčlenjevanja mape »Prejeto«, se ne ustavljajte in vas nič ne moti, dokler ne izpraznite te mape.

Kaj storiti z e-pošto v mapi »Prejeto«? Vsako črko morate pregledati zaporedno in jo izbrisati. Da, samo izberite in pritisnite Delete na tipkovnici. Če se ne morete prisiliti, da izbrišete pismo, se boste morali odločiti, kaj boste z njim.

Ali lahko odgovorite v treh minutah? Ali moram nanj odgovoriti? Da, potrebno je in odgovor ne bo trajal več kot tri minute, nato odgovorite takoj.
Odgovoriti morate, vendar bo priprava odgovora trajala več kot tri minute. Če uporabljate načrtovalnik opravil, ki vam omogoča, da e-pošto spremenite v opravilo, spremenite svojo e-pošto v opravilo in za nekaj časa pozabite nanjo. Na primer, uporabljam popolnoma čudovito storitev Doit.im. Omogoča vam ustvarjanje osebnega e-poštnega naslova: nanj pošljete pismo in to se spremeni v nalogo. Če pa nimate razporejevalnika opravil, premaknite črko v podmapo "0_Run".
Po hitrem odgovoru na pismo, ki ga spremenite v nalogo ali preprosto seznanitev, se morate odločiti, kaj storiti s tem sporočilom: izbrisati ga ali poslati v eno od map za dolgoročno shranjevanje.

Tukaj so mape za dolgoročno shranjevanje, ki jih imam.

0_Zaženi. Nimam take mape, če pa nimate planerja, ponavljam, lahko tukaj postavite pisma, ki zahtevajo podrobno študijo. Tudi to mapo je treba redno čistiti, vendar s premišljenim pristopom ob posebej določenem času.
1_Ref. Tu sem dal pisma z osnovnimi informacijami: pozdravna pisma s prijavami iz različnih spletnih storitev, vozovnice za prihajajoče lete itd.
2_Projekti. Tukaj je shranjen arhiv korespondence o partnerjih in projektih, s katerimi obstaja trenutni odnos. Seveda je za vsak projekt ali partnerja ločena mapa. V mapo partnerja sem dal pisma ne samo njegovih zaposlenih, ampak tudi pisma zaposlenih v "Nebesih", povezana s tem partnerjem. Zelo priročno: po potrebi je vsa korespondenca o projektu pri roki v nekaj klikih.
3_Muzej. Tukaj mečem tiste črke, ki jih je škoda izbrisati, koristi pa niso očitne. Sem selijo tudi mape z zaprtimi projekti iz "2_Projects". Z eno besedo, prvi kandidati za izbris se hranijo v "Muzeju".
4_Dokumenti. Tukaj so pisma z elektronskimi vzorci dokumentov, ki bi lahko bili koristni v prihodnosti za računovodstvo, na primer izjave o uskladitvi strank, vozovnice za potovanja. Mapa ima v marsičem nekaj skupnega z mapama "2_Projekti" in "1_Sprav", vanjo so shranjeni le računovodski podatki, podatki o upravljanju pa so shranjeni v mapi "2_Projekti". V "4_Documents" - mrtve informacije in v "2_Projects" - informacije v živo.
5_Znanje. Tukaj dodam samo res uporabna sporočila, na katera se želim vrniti čez nekaj časa za navdih ali iskanje rešitev.

Za delovanje tega sistema so pomembne še druge nastavitve poštnega odjemalca. Najprej ima Thunderbird privzeto izbrano potrditveno polje Označi sporočila kot prebrana. Raje to počnem namerno, zato potrditveno polje ni več! Če želite to narediti, pojdite v meni "Orodja" → "Možnosti" → "Napredno" → "Preberi in prikaži".

Drugič, uporabljamo filtri ... Prej sem aktivno uporabljal filtre, ki so samodejno posredovali pisma v ustrezne mape na podlagi naslova pošiljatelja. Na primer, pisma odvetnika so bila premaknjena v mapo »Odvetnik«. Ta pristop sem zavrnil iz več razlogov. Prvič: pisma odvetnika se v 99 % primerov nanašajo na projekt ali partnerja, kar pomeni, da jih je treba premakniti v mapo tega partnerja ali projekta. Drugič, odločil sem se dodati zavedanje. Sami se morate odločiti, kje naj bo določeno pismo shranjeno, in bolj priročno je iskati neobdelana sporočila samo na enem mestu - v nabiralniku. Zdaj uporabljam filtre samo za kategorizacijo samodejnih navadnih pisem iz različnih sistemov v mape, torej pisma, ki ne zahtevajo od mene odločanja. Filtri v Mozilla Thunderbird so konfigurirani v meniju Orodja → Filtri sporočil.

Torej, s pravilnim pristopom naj bi e-pošta trajala od 10 do 60 minut na dan, odvisno od obsega korespondence.

Ja, in še nekaj. Obvestila o prihodu novih pisem ste že izklopili, kajne? ;)

Danes ni nenavadno, da sodišča sprejemajo elektronsko pošto kot pisni dokaz. Vendar pa mora za to imeti pravno veljavo. Medtem pa še niso razvita jasna in enotna pravila in metode za ugotavljanje legitimnosti virtualne korespondence, kar povzroča veliko težav.

Oglejmo si več načinov za pravno zavezujočo e-pošto.

Časi, ko so bila pisma na papirju edino sredstvo komunikacije, so že davno minili. Razvoj gospodarskih odnosov med subjekti gospodarske dejavnosti je že nepredstavljiv brez uporabe informacijske tehnologije. To še posebej velja, če se izvajalci nahajajo v različnih mestih ali celo državah.

Komunikacija prek elektronske komunikacije pomaga zmanjšati materialne stroške, prav tako pa vam omogoča, da hitro razvijete skupno stališče o določenih vprašanjih.

Vendar na tak napredek ne gre gledati le s pozitivne strani. Med subjekti gospodarskih razmerij pogosto nastanejo različni spori, za njihovo rešitev pa se obrnejo na sodišča. Sodišče odloča na podlagi ocene dokazov, ki so jih predložile stranke.

Hkrati se analizira ustreznost, dopustnost, zanesljivost vsakega dokaza posebej ter zadostnost in medsebojna povezanost dokazov v njihovi celoti. To pravilo je zapisano v Zakoniku o arbitražnem postopku Ruske federacije (2. člen 71. člena) in Zakoniku o civilnem postopku Ruske federacije (3. člen 67. člena). Sodišče v postopku ugotavljanja dopustnosti in zanesljivosti predloženih dokazov pogosto postavlja vprašanja, katerih rešitev bistveno vpliva na izid zadeve.

Uporaba elektronskega upravljanja dokumentov v odnosih poslovnih subjektov urejajo norme Civilnega zakonika Ruske federacije. Zlasti v odstavku 2 čl. 434 navaja: pisni dogovor je mogoče skleniti z izmenjavo dokumentov prek elektronske komunikacije, s čimer je mogoče zanesljivo ugotoviti, da dokument prihaja od pogodbene stranke.

V skladu s 1. odstavkom čl. 71 zakonika o civilnem postopku Ruske federacije in 1. člen čl. 75 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije je pisni dokaz poslovna korespondenca, ki vsebuje informacije o okoliščinah, pomembnih za obravnavo in reševanje zadeve, izdelana v obliki digitalnega zapisa in prejeta prek elektronske komunikacije.

Za uporabo elektronskih dokumentov v sodnih postopkih morata biti izpolnjena dva pogoja. Prvič, kot je bilo že navedeno, morajo biti pravno zavezujoči. Drugič, dokument mora biti berljiv, torej mora vsebovati splošno razumljive in razumljive informacije.

Ta zahteva izhaja iz splošnih pravil sodnega postopka, ki predpostavljajo neposrednost zaznavanja informacij iz dokaznih virov s strani sodnikov.

Sodišče pogosto zavrne priložitev elektronske korespondence, ki ne izpolnjuje zgoraj navedenih pogojev, kot dokaz v spis, nato pa sprejme odločitev, ki ne izpolnjuje legitimnih zahtev zainteresirane strani.

Razmislimo o glavnih načinih legitimiranja e-pošte pred in po začetku postopka v primeru.

Delo z notarjem

Če postopek se še ni začel, potem morate za pravno veljavo elektronske korespondence vključiti notarja. V odstavku 1 čl. 102. Osnove notarske zakonodaje (Osnove) določa, da notar na zahtevo zainteresiranih oseb predloži dokaze, ki jih zahteva sodišče ali upravni organ, če obstajajo razlogi za domnevo, da bo predložitev dokazov pozneje postala nemogoča ali otežena. In v odstavku 1 čl. 103 Osnove določa, da notar za zagotavljanje dokazov pregleda pisne in materialne dokaze.

V skladu z odstavkom 2 čl. 102 Osnov notar ne poda dokazov v zadevi, ki je v času, ko se nanj sklicujejo zainteresirane osebe, v postopku pred sodiščem ali upravnim organom. V nasprotnem primeru sodišča priznavajo notarsko overjeno elektronsko korespondenco kot nedopusten dokaz (Sklep 9. AAC z dne 11. 3. 2010 št. 09AP-656/2010-GK).

Treba je opozoriti, da na podlagi 4. dela čl. 103 Osnov se zagotavljanje dokazov brez obveščanja ene od strank in zainteresiranih izvaja le v primerih, ki ne dopuščajo odlašanja.

V postopku pregleda dokazov se sestavi zapisnik, ki mora poleg podrobnega opisa ravnanja notarja vsebovati tudi podatke o datumu in kraju ogleda, notarju, ki opravlja ogled, o zainteresiranih. osebe, ki pri njem sodelujejo, ter navede tudi okoliščine, odkrite med pregledom. Sama elektronska sporočila so natisnjena in priložena protokolu, ki ga podpišejo osebe, ki sodelujejo pri inšpekcijskem pregledu, pri notarju in zapečatena z njegovim pečatom. Na podlagi odločbe Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije z dne 23. aprila 2010 št. VAS-4481/10 je notarski protokol o pregledu elektronskega predala priznan kot ustrezen dokaz.

Trenutno vsi notarji ne zagotavljajo storitev overitve e-pošte, njihovi stroški pa so precej visoki. Na primer: eden od notarjev v mestu Moskva zaračuna 2 tisoč rubljev za eno stran pripovednega dela protokola.

Oseba, ki jo zanima zavarovanje dokazov, se pri notarju obrne z ustrezno izjavo. Vsebovati mora navedbo:

dokazi, ki jih je treba zavarovati;
okoliščine, ki jih potrjujejo ta dokazi;
razloge, zaradi katerih se zahteva predložitev dokazov;
odsotnost v času obveščanja notarja o zadevi v postopku sodišča splošne pristojnosti, arbitražnega sodišča ali upravnega organa.

Glede na tehnični postopek prenosa elektronske pošte so lahko lokacije zaznavanja elektronske pošte naslovnikov računalnik, strežnik pošiljatelja, poštni strežnik prejemnika, računalnik osebe, na katero je e-pošta naslovljena.

Notarji vsebino e-poštnega predala pregledujejo bodisi na daljavo, torej uporabljajo oddaljeni dostop do poštnega strežnika (lahko je strežnik ponudnika, ki izvaja elektronsko komunikacijsko storitev po pogodbi; poštni strežnik registrarja domen ali brezplačni poštni internetni strežnik) ali neposredno iz računalnika zadevne osebe, na katerem je nameščen e-poštni program (Microsoft Outlook, Netscape Messenger itd.).

Za pregled na daljavo bo notar poleg aplikacije morda potreboval dovoljenje vašega registrarja domenskih imen ali ponudnika internetnih storitev. Vse je odvisno od tega, kdo natančno zagotavlja podporo za delo nabiralnikov ali strežnika elektronske pošte po pogodbi.

Potrdilo ponudnika

Sklepi 9. AAC z dne 06.04.2009 št. 09AP-3703/2009-AK, z dne 27.04.2009 št. 09AP-5209/2009, MO FAS z dne 13.05.2010 št. da sodišča priznavajo tudi dopustnost elektronske korespondence, če jo potrdi internetni ponudnik ali registrar domenskih imen, ki je odgovoren za upravljanje poštnega strežnika.

Ponudnik oziroma registrar domenskih imen potrjuje elektronsko korespondenco na zahtevo zainteresirane osebe le, če upravlja s poštnim strežnikom in je taka pravica zapisana v pogodbi o storitvi.

Vendar je obseg elektronske korespondence lahko precej velik, kar lahko zaplete postopek predložitve dokumentov na papirju. V zvezi s tem sodišče včasih dovoli posredovanje elektronske korespondence v elektronskih medijih. Tako se je Arbitražno sodišče Moskovske regije pri izdaji sodbe z dne 01. 8. 2008 v zadevi št. А41-2326 / 08 sklicevalo na dopustnost elektronske korespondence, ki je bila posredovana sodišču na štirih CD-jih.

Toda pri obravnavi primera na pritožbeni stopnji je deseti AAC s sklepom z dne 09. 10. 2008 v zadevi št. А41-2326 / 08 povezavo do e-pošte prepoznal kot neupravičeno in razveljavil odločitev sodišča prve stopnje. primer, ki nakazuje, da zainteresirana oseba ni predložila dokumentov, določenih s sklenjeno pogodbo.

Tako je treba e-sporočila v zvezi s predmetom spora predložiti sodišču v pisni obliki, vse druge dokumente pa je mogoče predložiti v elektronski obliki.

Dokazovanje dejstev, navedenih v virtualni korespondenci, bo pomagalo potrditi vsebino pisem s sklicevanjem nanje v kasnejši papirnati korespondenci. Uporaba drugih pisnih dokazov se odraža v Sklepu 9. AAC z dne 20. 12. 2010 št. 09AP-27221/2010-GK. Medtem ima sodišče, ko obravnava zadevo in oceni dokaze, ki so jih predložile stranke, pravico, da papirne korespondence s povezavami na elektronsko korespondenco ne šteje za dopustno.

Le to upošteva in se odloči na podlagi celovite analize vseh predstavljenih dokazov.

Za pomoč strokovnjaka

Če postopek se je že začel, potem morate za pridobitev pravne moči elektronske korespondence uporabiti pravico do vključitve strokovnjaka. V odstavku 1 čl. 82 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije je urejeno, da arbitražno sodišče za pojasnitev vprašanj, ki se pojavijo med obravnavo zadeve, ki zahteva posebno znanje, na zahtevo osebe, ki sodeluje v zadevi, imenuje izvedenski pregled, ali s soglasjem oseb, ki pri tem sodelujejo.

Če je imenovanje izvedenskega pregleda predpisano z zakonom ali sporazumom, ali je potrebno za preverjanje izjave o ponarejenju izvedenih dokazov ali če je potreben dodaten ali ponovljen izvedenski pregled, lahko arbitražno sodišče imenuje izvedenstvo lastno pobudo. Imenovanje pregleda za preverjanje predloženih dokazov je predvideno tudi v čl. 79 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije.

V vlogi za imenovanje forenzičnega pregleda je treba navesti organizacijo in konkretne strokovnjake, ki ga bodo izvajali, ter obseg vprašanj, za rešitev katerih se je zainteresirana stranka odločila zaprositi sodišče za imenovanje izpita. Poleg tega je treba predložiti informacije o stroških, času takšnega pregleda in plačati celoten znesek na sodišču za plačilo. Vključeni izvedenec mora izpolnjevati zahteve, določene zanj v čl. 13 Zveznega zakona "O dejavnostih državnih forenzičnih strokovnjakov v Ruski federaciji".

Dodatek v spis kot dokaz mnenja izvedenca o verodostojnosti elektronske korespondence potrjuje sodna praksa (odločba Moskovskega arbitražnega sodišča z dne 21. 8. 2009 v zadevi št. A40-13210 / 09-110-153; sklep MO FAS z dne 20. 1. 2010 št. KG-A40 / 14271-09).

Na podlagi pogodbe

V odstavku 3 čl. 75 Kodeksa arbitražnega postopka Ruske federacije je navedeno, da se dokumenti, prejeti prek elektronske komunikacije, priznajo kot pisni dokazi, če je to določeno v sporazumu med strankama. Skladno s tem je treba navesti, da stranke priznavajo enako pravno veljavo korespondence in dokumentov, prejetih po telefaksu, internetu in drugih elektronskih komunikacijskih sredstvih z izvirniki. Hkrati mora biti v pogodbi naveden elektronski naslov, s katerega bo poslana elektronska korespondenca, in podatki o pooblaščeni osebi, ki je pooblaščena za njeno vodenje.

V pogodbi mora biti navedeno, da navedeni e-naslov stranki uporabljata ne le za delovno korespondenco, ampak tudi za prenos rezultatov dela, kar potrjuje stališče MO FAS v sklepu z dne 12.1.2009. št. KG-A40 / 12090-08. Odlok 9. AAC z dne 24. 12. 2010 št. 09AP-31261/2010-GK je poudaril, da mora pogodba določati možnost uporabe elektronske pošte za potrditev nalog in trditev o kakovosti opravljenih storitev in opravljenega dela. .

Poleg tega lahko stranki v pogodbi določita, da obvestila in sporočila, poslana po e-pošti, priznavata, vendar morata biti v določenem roku dodatno potrjena s kurirjem ali priporočeno (Sklep trinajstega AAC z dne 25.4.2008 št. . A56-42419 / 2007).

Če povzamemo, lahko rečemo, da danes obstaja praksa, da sodišča uporabljajo elektronsko korespondenco kot pisni dokaz. Vendar glede na zahteve procesne zakonodaje glede dopustnosti in zanesljivosti dokazov virtualno korespondenco sodišče upošteva le, če ima pravno veljavo.

V zvezi s tem se pojavlja veliko težav, saj še ni oblikovana enotna metodologija za ugotavljanje legitimnosti elektronske korespondence. Pravica zainteresirane stranke, da se obrne na notarja za predložitev dokazov, je zagotovljena, vendar ni normativnega akta Ministrstva za pravosodje Ruske federacije, ki bi urejal postopek opravljanja takšnih storitev s strani notarjev. Posledično ni enotnega pristopa k določanju njihove vrednosti in oblikovanju jasnega mehanizma za uveljavljanje te pravice.

Obstaja več načinov za legalizacijo elektronske korespondence, da bi jo lahko predložili kot dokaz na sodišču: zavarovanje elektronske korespondence pri notarju, overitev internetnega ponudnika, s povezovanjem na e-pošto v nadaljnji papirnati korespondenci in tudi potrditev njihove pristnosti s forenzičnim pregledom. .

Kompetenten pristop k pravočasnemu zagotavljanju elektronske korespondence kot pisnega dokaza bo poslovnim subjektom omogočil popolno povrnitev kršenih pravic pri reševanju sporov.