Стойността на връзката е копие на съобщението. Електронна кореспонденция. Пет начина да убедите съда да го приеме като доказателство. Въз основа на договор

Адвокатът отговори - Адвокатската колегия:

В съответствие с част 1 на чл. 71 от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация писмените доказателства съдържат информация за обстоятелствата, които са от значение за разглеждането и решаването на делото, актове, договори, удостоверения, бизнес кореспонденция, други документи и материали, направени под формата на цифрови, графични записи, включително тези, получени чрез факс, електронна или друга връзка или по друг начин, който ви позволява да установите автентичността на документа.
Алинея 1 на част 2 на същия член установява, че писмените доказателства се представят в оригинал или под формата на надлежно заверено копие.
Ако MMS съдържа аудио-, видеозаписи, то съгласно чл. 77 от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация лице, което представя аудио, видеозаписи на електронен или друг носител, е длъжно да посочи кога, от кого и при какви условия са направени тези записи.
Като се има предвид съвременното развитие на комуникационните системи, такива съобщения се съхраняват в паметта на телефона и могат да бъдат копирани на физически носител. В този случай информацията за подателя се съдържа в информацията за съобщението, която се показва автоматично, както и в базата данни на абонатите, извлечения от която се предоставят по установения от закона ред по искане на съда или компетентните органи. . Ако подателят е автоматично класифициран или се използват други методи за затрудняване на идентифицирането му, данните могат да бъдат получени само при посочените заявки.
По този начин SMS и MMS към определено време за внасяне в съда трябва да бъдат записани на материален носител и отпечатани на хартия. Видеоклиповете се записват и представят на материален носител.
Надеждността на SMS и MMS към определен момент се потвърждава чрез документиране на съдържанието на съобщенията и информацията за тях.
В съответствие с параграф 11 на чл. 2 от Федералния закон от 27.07.2006 N 149-FZ „За информацията, информационни технологиии относно защитата на информацията „документирана е информацията, записана на материален носител чрез документиране на информация с подробности, които позволяват да се определи тя или, в случаите, установени от законодателството на Руската федерация, неговият материален носител.
В законодателството няма специални изисквания, уреждащи процедурата за такава документация. Поради това съществуват общи изисквания, уреждащи предоставянето на доказателства, в частност чл. 71 от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация, чл. Изкуство. 102, 103 Основи на законодателството Руска федерацияотносно нотариуса.
Валидните опции за документация са:
- фиксиране, отпечатване, съставяне на акт (протокол) за запознаване със съдържанието на SMS и MMS в присъствието на свидетели, като се посочват техните фамилии, имена, бащини, адреси;
- преди образуване на съдебно производство - фиксиране, отпечатване, съставяне на протокол за проверка на съдържанието на SMS и MMS с нотариална заверка;
- в хода на разглеждане на делото - по реда на чл. 71 от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация. В същото време материали могат да бъдат заявени не само от нарушители на права или от заинтересовани лица, но и от телекомуникационни оператори;
- изследване, фиксиране, отпечатване, приложение към експертното заключение на съдържанието на SMS и MMS.
Това заключение се потвърждава от съдебната практика (Определение на Съдебната колегия по наказателни дела на въоръжените сили на Руската федерация от 12.11.2007 г. N 12-O07-22).

Съдилищата обаче са предпазливи по отношение на електронните документи и не винаги ги приемат като надлежно доказателство. Тази статия предоставя пет начина да накарате съда да приеме имейли като доказателство по дело.

ВЪПРОС В ТЕМАТА
В каква форма се изпраща електронната поща до арбитражния съд?
Няма специални изисквания, установени със закон. Въпреки това, поради факта, че всички доказателства трябва да бъдат приложени към делото (членове 64, 75 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация), може да се заключи, че електронната кореспонденция трябва да се предава на хартиен носител (определение на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 23.04.10 № VAS-4481/10).

Предварителни стъпки за валидност на доказателството по имейл

Електронна пощае вид писмено доказателство (клауза 3, член 75 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация). В същото време Арбитражният процесуален кодекс гласи, че електронните съобщения могат да бъдат класифицирани като писмени доказателства по начина, определен от закон, споразумение или Върховния арбитражен съд (клауза 3 от член 75 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация, изменен от Федерален закон № 228-FZ от 27 юли 2010 г.). Следователно страните могат да персонализират своите имейли предварително, така че по-късно те да бъдат допустими доказателства по дело. Това може да стане по два начина.

Метод първи: даване на кореспонденция правна силав договора.Като се има предвид, че контрагентите имат право да определят процедурата за представяне на писмени доказателства самостоятелно (клауза 3 от член 75 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация), те могат предварително да дадат доказателствена сила на електронната кореспонденция.

За да направят това, те трябва да предпишат подходящо условие в договора (сключване на допълнително споразумение), като посочат имейл адресите, които ще бъдат използвани от страните, и тези лица, които ще извършват такава кореспонденция от името на компанията.

Освен това, както показва съдебната практика, няма да е излишно да се посочи какви точно правни действия страните са се договорили да извършват чрез електронна кореспонденция. В един от споровете страната по делото се позовава на факта, че във въпросника към договора страните са се договорили за използване на електронна поща с посочване на адреса на контрагента, на който трябва да бъдат изпратени документите. Арбитражният съд обаче подчерта позицията си относно факта, че „електронният адрес е определен от страните за извършване на работна кореспонденция, а не за предаване на резултатите от работата“ (резолюция на Федералния арбитражен съд на Московския окръг на 12.01.09 № KG-A40 / 12090-08).

Без посочване на лицата за контакт, имейл адресите и въпросите, по които страните могат да се договорят по този начин, съдът най-вероятно не признава електронната кореспонденция като допустимо доказателство по делото (решение на Федералния арбитражен съд на Московския окръг от февруари 27, 2010 г. № KG-A41 / 531 -десет). Съдебната практика с противоположната позиция на съдилищата е изключително незначителна (решение на Федералния арбитражен съд на Уралския окръг от 28 юни 2010 г. № F09-4726 / 10-C3).

Метод втори: използване на електронен цифров подпис. Електронният цифров подпис (наричан по-долу EDS) се приравнява на ръкописен подпис в хартиен документ (клауза 1 на член 1 от Федералния закон № 1-FZ от 10.01.02 г. „За електронния цифров подпис“). Досега използването му е един от най-надеждните начини за идентифициране на електронни съобщения.

Ако компанията представи в съда имейл, подписан от ЕЦП на другата страна, тогава няма да е необходимо да се установява фактът на изпращане и автентичността на имейла. Но тук е важно да не пропуснете една подробност: в случай на спор съдът може да изиска представянето на документ, който потвърждава факта на споразумение с контрагента относно използването на EDS (резолюция на Федералния арбитражен съд от Северозападен окръг от 03.03.09 № F-04-1207 / 2009 (1502-A46 -единадесет)).

ВЪПРОС В ТЕМАТА
Какво да направите, ако кореспонденцията на ищеца не е запазена, а контрагентът я е изтрил на компютъра си?
Страната може да поиска от съда, за да осигури доказателства, да поиска от дружеството, което извършва техническа поддръжкапощенски сървър, архивирани копия на електронни съобщения.

Доказателство в съда по имейл

Документите, получени по електронната поща, са надлежно доказателство, подлежат на цялостна пълна оценка въз основа на съвкупността от доказателства, които не противоречат на информацията, съдържаща се в имейлите на страните (решение на Федералния арбитражен съд на Московския окръг от 17.02.10 No KG-A40 / 14784-09 ). Компанията просто ще трябва да докаже автентичността и надеждността на тези имейли. Ето няколко начина.

Трети метод: дефиниране на подробностите за имейлите.Както е посочено в член 75 от Арбитражния процесуален кодекс, писмените доказателства включват документи, които позволяват да се установи автентичността на документа, тоест фактът, че е подписан от надлежно лице, отразява правилно датата и мястото на съставяне, адресат и друга необходима информация. В един от случаите съдът определи данните, които са необходими за потвърждаване на достоверността на информацията. Те включват: имейл адреси на получателя и подателя, информация за часа и датата на изпращане на имейла, пощенския сървър, от който е изпратено имейла. Поради липсата на тези данни, арбитражният съд не прие представените от дружеството разпечатки на електронна кореспонденция като доказателство (решение на Федералния арбитражен съд на Севернокавказкия окръг от 07.07.08 № F08-3751 / 2008 г.).

Четвърти метод: провеждане на преглед.Автентичността на електронните доказателства може да се установи от заключението на съдебномедицинска експертиза. За да направите това, ще трябва да намерите организация, която извършва компютърно-техническа експертиза. Можете да се обърнете към експерти, без да чакате процеса, или можете да поискате от съда експертиза (клауза 1 от член 82 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация). След това съдът ще назначи вещо лице, което ще изготви заключение и ще определи дали кореспонденцията наистина е дошла от страните по делото, ще установи реалното й съдържание, часа на заминаване и други данни. Съдилищата приемат акта на експертното заключение като доказателство (решение на Федералния арбитражен съд на Московския окръг от 20 януари 2010 г. № KG-A40 / 14271-09).

Метод пети: съставяне на нотариален протокол.Един от най-надеждните начини за легализиране на електронни доказателства е съставянето на нотариален протокол. Напоследък компаниите все по-често използват този метод. Съгласно закона нотариусите имат право да извършват проверка на писмени и веществени доказателства (чл. 102, 103 от Основите на законодателството за нотариусите от 11.02.93 г. № 4462-I, по-нататък - Основите). Фирмата може да предостави на нотариуса достъп до компютъра и пощенски сървърна който се намира кореспонденцията. Нотариусът ще провери автентичността на кореспонденцията, ще установи дали тя наистина е дошла от страните по делото и ще състави протокол, който ще даде на електронната кореспонденция формата, необходима за съдебно доказателство. Сами имейлитрябва да бъдат отпечатани и приложени към протокола. Такъв протокол ще бъде доказателство, че на определена дата имейл данните действително съдържат имейл съобщения, получени от конкретни адреси. Важно е да запомните, че нотариусът ще може да състави такъв протокол само преди започване на производството по делото в съда (член 102 от Основите).

Когато става въпрос за изпращане на телеграма през руската поща, мнозина си спомнят за опашките, както в съветско време. Но с развитието на компютърната индустрия и навлизането й в пощенската сфера стана възможно изпращането на телеграма от руската поща до онлайн режим, без опашки и излишни нерви. Сега няма нужда да се приспособявате към работното време на пощата и да губите време. Има доставка и плащане по удобен за вас начин. Телеграмата е текстово съобщение, което се предава чрез телефонна връзка.

За да изпратите телеграма, вече имате нужда от всяко устройство като смартфон или таблет с достъп до интернет. Или друго Персонален компютърсвързан с интернет. Можете да изпратите от всяко място и по всяко удобно за Вас време.

За да изпратите, трябва да отидете на сайта за поща, да се регистрирате и да намерите раздел с формуляр за изпращане на телеграма, попълнете всички полета. Посочваме всички данни за получателя и подателя, след това въвеждаме текста на писмото, след което преминаваме към избора на метод на плащане. Така че изпращането на телеграма от руската поща през интернет е толкова лесно, колкото обстрелването на круши.

След като приключи с писането на текста, програмата автоматично чете броя на думите и въз основа на това формира цената на телеграмата. Можете да платите за услугата, като преведете средства от телефона си, WebMoney или Yandex.Money. Ако възникне необходимост, можете да получите копия на телеграмата, както и известия.

Мнозина, след като са научили, че има такъв метод за изпращане, си спомнят своите неуспехи и загубени време и нерви.

Възниква въпросът дали всичко е толкова лесно и просто, колко струва изпращането на телеграма от руската поща?

Тарифите за изпращане на телеграма са много различни, всичко зависи от вида на изпращаната телеграма:

• Цената за изпращане на обикновена, неспешна телеграма през руската поща за една дума е 2,8 рубли, а за спешна - 4,10 рубли. за една дума;
• Тарифите за предоставяне на телеграми са: в случай на редовни и неспешни 13 рубли. на дума, спешно - 22 рубли;
• За телеграми от друг вид, като извън категория, извънредни, те се заплащат за обикновени неспешни в размер на 85 рубли. на дума;
• Тарифи за телеграми, чиято доставка се извършва до места на пребиваване, където няма телеграф и телефонна връзка, както и с марката "по поръчка", е 40 рубли. за една дума;
• Цената на уведомяването за доставка на телеграми по телеграф, за обичайните неспешни 189 рубли. на дума, спешно 231 рубли. на дума;
• При регистрация, както и при пререгистрация на адреса за доставка на телеграма, абонатът плаща 1500 рубли. след година.;
• Цената на телеграмите със заверка е 281 рубли;
• Що се отнася до копията от телеграми, които се издават при заявление, тяхната цена е 84 рубли. за 100 думи;
• Телеграмите, написани на руска и латиница, се заплащат в размер на 20 рубли. на дума.

Телеграфни правила

В древни времена съобщенията са се предавали на дълги разстояния чрез барабани, димни сигнали и други също толкова примитивни средства. Когато изпраща съобщение, човек е принуден да разчита на пратеници - пеша, на кон или на кораби. Тази връзка беше бавна и ненадеждна. Това продължава до края на 18 век, когато е изобретен първият телеграф.

Секретарят, въпреки появата на факс и електронна поща, доста често трябва да изпраща телеграми, тъй като кореспондент, който трябва спешно да съобщи нещо, може да няма факс машина или имейл. Освен това, факсът е само факсимилно копие на документ и е точно като електронен документ, без електронен цифров подпис няма правна сила.

Изготвянето на текста на телеграмата, както и изпращането й, често се поверява от ръководителя на секретаря. Следователно секретарят трябва да е добре запознат с общия ред за съставяне, обработка и изпращане на този вид документи.

Под телеграма се разбира видът на документа, определен от методите за предаване на информация по телеграфни канали. По-голямата част от телеграмите се отнасят до информация и справочна документация с кореспонденция, съдържаща спешна информация за вземане на решение, чието предаване по пощата не осигури навременното й получаване.

Изискванията за съставяне и изпълнение на телеграми, предадени за изпращане, са установени от "Правилата за предоставяне на телеграфни услуги", утвърдени от правителството на Руската федерация на 14 януари 2002 г. № 12. В тези правила е дефинирана телеграма като „кратко текстово съобщение, предадено, предадено или предназначено за предаване чрез телеграфна комуникация“.

Правилата гарантират на потребителите правото на поверителност на телеграфните съобщения. Правилата определят езика на взаимодействие между телеграфните работници и подаващите телеграми. На територията на Руската федерация това е руски език и освен това, по преценка на телекомуникационния оператор, родните езици на народите на Руската федерация.

Телеграмите са разделени на категории и типове. Възможно е изпращане на телеграми от следните категории спешност (в низходящ ред на времето за предаване на телеграмата):

1) "телеграма-писмо" (с надпис "телеграма-писмо");

2) "обикновен" (без знак);

3) "спешно" (с надпис "спешно").

В повечето организации се използват обикновени (прости) и спешни телеграми. В официалната кореспонденция обаче се разграничават и следните категории телеграми: до президента на Руската федерация, до правителството на Руската федерация, "правителство" и др.

Телеграмите се разграничават по видове:

1) с уведомление за доставка по телеграф и с уведомление за доставка по телеграф спешно (съответно с маркировките „уведомление по телеграф“ или „уведомление по телеграф спешно“);

2) с доставка в срок, посочен от подателя (с маркировка „достави на (дата)”);

3) с доставка до населено място, което няма телеграфна връзка (маркирано с "препоръчана поща");

4) с доставка на луксозна бланка (с марка Deluxe);

5) заверено от телекомуникационния оператор (с надпис "сертифициран").

Времето за преминаване на телеграми, предавани между столиците на републиките, областните, областните центрове, както и в рамките на всяко населено място с телеграфна комуникация, трябва да бъде:

Времето за преминаване на телеграми, предавани между всички населени места, които имат телеграфна връзка, трябва да бъде:

Телеграмата трябва да бъде написана ясно и четливо или отпечатана на предната страна на телеграфната заготовка или на светла хартия. Поправките, изтриванията, изтриванията и вмъкванията, направени в предаваната телеграма от подателя или по негово искане от телекомуникационния оператор, трябва да се удостоверяват с подписа на подателя.

Изпратената телеграма трябва да съдържа адреса (тоест къде) и името на адресата (тоест на кого) (ако адресатът е гражданин - фамилното име и, по искане на подателя, името и бащината или инициали на адресата; ако адресатът е длъжностно лице, името на организацията, длъжността, фамилията и, по искане на подателя, името и бащината или инициалите на длъжностното лице; ако адресатът е организация - името на организацията), текста на телеграмата, подписа на подателя (по негово искане), бележки (ако има такива) за категорията и вида на предаваната телеграма.

Телеграмата се съставя в следната последователност:

2) бележка за вида на телеграмата;

3) адреса, на който трябва да бъде доставена телеграмата, като се посочва името на адресата;

4) текстът на телеграмата;

5) подпис на подателя (по искане на подателя).

Адресът на телеграмата трябва да съдържа всички адресни атрибути, необходими за осигуряване на доставката му до адреса без проследяване и запитвания.

Телеграмата може да бъде адресирана до един или няколко адреса (многоадресна телеграма). При изпращане на множествена телеграма със същия текст подателят трябва да представи толкова копия на телеграмата, колкото са посочени адресите. В адресната част на всяка телеграма е посочена само точката, където трябва да бъде доставена телеграмата, останалите адреси са посочени в текста на телеграмата.

Разрешено е получаването на мултикаст телеграма с един текст според списъка с адреси, но не повече от 20 адреса в списъка. Списъкът с адреси трябва да бъде подаден едновременно с телеграмата. Към всеки списък е приложено едно копие от телеграмата.

Телеграмите могат да бъдат адресирани:

1) до пълния адрес;

2) на условен или съкратен адрес;

3) при поискване;

4) до номера на пощенската кутия;

5) до адреса на военното поделение;

6) на адреса на полевата поща;

7) до адресите на морски и речни плавателни съдове;

8) до номера на получената телеграма;

9) до номера на абонатната единица на AT/телекс мрежата.

В телеграмата се посочва точният адрес (пред него се изисква номерът (индексът) на пощенската станция, обслужваща адресата), името на институцията, ако е известно - името на длъжността, фамилия (със или без инициали ) на получателя.

Текстът на телеграмата е отпечатан върху празен лист хартия от едната страна, с две интервали главни букви... Между думите в телеграмите се прави интервал от два такта. Текстът се отпечатва, започвайки с абзац, след което не се допускат червени линии и абзаци. Адресът и текстът се отпечатват без пренасяне на думи. Текстът е представен възможно най-кратко. Тя трябва да се състои от един логически елемент - заключението. Само в изключителни случаи може да бъде допуснато кратко доказателство.

При съставянето на телеграма трябва да се отдаде голямо значение на избора на думи, които по-точно предават значението. Телеграмата се пише на специален телеграфен език, по възможност без предлози, съюзи, препинателни знаци. Семантичните нюанси на думите и тяхната връзка се предават от реда на думите в изречението и техните окончания.

Числата в предоставената телеграма могат да бъдат обозначени или с цифри, или с цели думи. Числовите стойности, съдържащи се в текста на телеграмата, чиято точност е важна за потребителя, трябва да бъдат посочени от подателя с пълни думи.

Знаците "точка", "запетая", "кавички", "скоби" могат да бъдат посочени в телеграмата или с цели думи, или със съкратени думи ("pt", "zpt", "kvch", "skb"), или чрез съответните символни знаци.

Знаците "въпросителен знак", "тире" ("минус"), "плюс", "наклонена черта" могат да бъдат обозначени или с цели думи, или със съответните символични знаци.

Знакът "число" може да бъде обозначен или с пълната дума, или със съкратената дума "nr".

Други знаци могат да бъдат посочени само с цели думи.

Препинателните знаци под формата на съответните символични знаци, следващи символичния знак "-", трябва да се изписват в телеграми след предишната дума (група от числа) без интервал и се броят с нея като една дума.

Символичните знаци "+" (плюс) и "/" (наклонена черта) между думите трябва да се изписват с интервали между предходната и следващите думи и се броят като отделни думи, а между числата - без интервали и отделните думи не се броят.

Текстът на телеграмата трябва да съдържа поне една дума, но телеграмата не трябва да съдържа повече от 300 думи. Ако телеграмата се състои от повече от 300 думи, тя трябва да бъде разделена от телекомуникационния оператор на няколко части, по 300 думи всяка (последната може да съдържа по-малко от 300 думи), предадени като отделни телеграми.

Препоръчително е подписът да се отдели от текста чрез разстояние между редовете. След текста и подписа се поставя демаркационна линия, под която се посочва официална информация, която не може да бъде прехвърлена: адрес на подателя, пълното име на структурното звено, посочване на длъжността, подпис и декодиране на подписа на подателя , датата на подписа, която се поставя върху подписващия телеграмата.

Текстът на служебната телеграма е заверен с печат. Съставя се телеграма в два екземпляра. Първият, подписан, се дава за прехвърляне, а вторият се записва във файла.

На копието на телеграмата в долната му част могат да се поставят визи, като е посочен и часът на предаване на телеграмата за изпращане.

При съставяне на международни телеграми техният адрес и текст се отпечатват с латински букви. Адресът в такива телеграми се отпечатва в следната последователност: името на адресата (в именителен падеж), адресът на организацията или мястото на пребиваване на адресата (номер на къща, номер на улица), името на местоназначението ( град държава).

Броят на платените думи на вътрешната телеграма включва всички думи, които формират съдържанието на телеграмата (бележки за категорията и вида на телеграмата, адрес, текст, подпис).

Една дума в телеграмата е:

1) всяка дума, написана в съответствие с правилата на граматиката и имаща самостоятелно значение, включително частици и предлози;

2) всеки отделен знак, цифра или буква;

3) знак, написан с пълна или съкратена дума;

4) число, изписано с пълна дума;

5) не е разделена символичен знак"-" е група от знаци, състояща се от цифри, букви или смесена група.

Пример за форматиране на телеграма:

ДИАМАНТА РОСТОВ-ДОН

ТЕСТ НА ПРОДУКТА СЕ ЗАПАЗВА

ЛИПСА НА АКСЕСОАРИ

УДЪЛЖИТЕ ПЪТУВАНЕТО СИ С ДВЕ СЕДМИЦИ НАЧАЛНИК НА ОТК ИВАНОВ

Самара, река, 30

Началник отдел за контрол на качеството (личен подпис) И.О. Фамилия

За предаване на оперативна информация използвайте телефонни съобщения- официални съобщения, изпратени по телефона.

Задължителни данни за телефонното съобщение са: имената на адресата и институциите на адресата; реквизит "от кого" и "на кого", посочващи длъжността, фамилията, името и отчеството на длъжностните лица; номер, дата и час на предаване и получаване на телефонно съобщение; длъжности и фамилни имена на лицето, изпратило и получило телефонното съобщение; телефонни номера; текст и подпис.

Телефонното съобщение трябва да има заглавие, съставено е в съответствие с GOST 6.38 - 90 като за служебно писмо, тоест се изразява с предлог с предлог "о" или "около". (Например: За промяна на часа на заседанията на Съвета; При пристигането на участниците в конференцията).

По принцип телефонните съобщения се пишат на "телеграфен език", тоест накратко, точно, с прости изречения. В първата част на телефонното съобщение са посочени фактите, довели до телефонното съобщение, във втората - предприетите действия. Телефонните съобщения се представят от първо лице, например: "Напомняме ви, че договорът е пред изтичане." Дължината на едно телефонно съобщение не трябва да надвишава 50 думи.

Желателно е институциите да имат специални формуляри за входящи и изходящи телефонни съобщения. Препоръчва се следната форма:

ТЕЛЕФОНОГРАМА

Адресат (име на институцията) Адресат (име на институцията) ___

от кого (позиция, пълно име) от кого (позиция, пълно име) ___

време на предаване час мин. време на предаване час мин

Изпратено от (фамилия) Получено от (фамилно име)

Телефонен номер ___

Заглавие Заглавие

(подпис)

Върху формулярите за входящи телефонни съобщения трябва да се напише реквизитът "адресат", а на формулярите за изходящи телефонни съобщения - типографски отпечатан реквизитът "адресат".

Факс съобщение– документ, получен от факс машина (телефакс), по телефонни комуникационни канали. Факс съобщението (факсът) е по същество незаверено копие на предадения документ и неговият правен статут е същият. По телефакс могат да се изпращат всякакви документи и приложения към тях: таблици, чертежи, схеми, чертежи, снимки. Въпреки това, факсимилните съобщения са по-скоро вид кореспонденция между бизнес партньори, организации, заместители на телефонните съобщения.

Факсовете за изходящи документи трябва да се изпълняват по същия начин, както и за бизнес писмо, но те могат да бъдат съставени в един екземпляр, който след прехвърлянето му се записва във файла. Допълнителни данни, които се записват от самото устройство, са: индикация (код) на подателя, дата и час на предаване, номер на факс, брой страници.

Ако получените факсове съдържат важна информация и са предназначени за дългосрочна употреба, направете копие на документа, тъй като хартията, използвана във факс апаратите, е краткотрайна.

Електронно съобщение -документ, предаван по "e-mail" чрез комуникационна система между компютрите, може да се види показан на монитор или разпечатан на принтер.

Въвеждането на електронна поща (e-mail) е една от най-характерните черти на днешния ден. Той постоянно заменя традиционните средства за комуникация. Неговото основно и неоспоримо предимство е ефективността.

С увеличения дял на имейлите в общия обем на бизнес кореспонденцията е необходимо да се обърне внимание на следните особености при подготовката на тези писма:

1) съдържанието на писмото трябва да бъде фокусирано върху една тема. Човек не трябва да бъде разпръснат и да се опитва да „прегърне необятността“. Трябва да действате според принципа: „една буква – един проблем“. Прикачените документи, особено ако са графики, фигури, таблици, се изпращат като прикачен файл към препратения файл-писмо. В този случай е по-лесно за вашия получател да се ориентира в същността на съобщението и ако е необходимо, няма да му е трудно да изпрати приложението, например, на друг адрес;

2) кореспонденцията на бизнесмени по електронната поща е чисто утилитарна и прагматична. Тя е лишена от емоции. Съответно стилът трябва да бъде чисто работен и сбит;

3) въпреки лапидарния характер на имейла, тонът му остава учтив и тактичен. В този смисъл тя не се различава от обикновената кореспонденция. Освен това в пощенската кореспонденция любезностите и любезностите могат да се предават с помощта на външни атрибути, например чрез използване на специално подготвен формуляр, подходяща хартия, дизайн, поставяне на детайли и т.н. При електронната поща тези възможности са изключени. Следователно този „недостатък” може да бъде компенсиран чрез спазване на правилата на писмения етикет;

4) електронната поща не позволява бюрокрация, забавяне на отговора. Това е спешна поща с елементи на спешност. Кореспонденцията понякога протича в реално време - "On-line". Изисква се умение за водене на писмен диалог. Това изисква известно обучение, умения, умение за използване на писалката;

5) езикът в електронната кореспонденция е конкретен и сбит. Препоръчително е да избягвате дълги фрази и скучни стандартни изрази в традиционната кореспонденция.

За лична неформална кореспонденция по имейл е разрешено използването на т. нар. Емотикони. Става дума за използване на схематично представяне от човешки тип за предаване на емоция в електронни текстове. Те са предназначени да оживят сухия и кратък език на имейла. Това включва усмивки и акроними.

По-долу са дадени някои примери за така наречените Smileys (усмивки, кикот), възприети на Запад и използвани в кореспонденцията по електронна поща. Разбира се, това се отнася само за личната комуникация и е малко вероятно да се прилага за сериозна и отговорна кореспонденция, която засяга важни бизнес въпроси.

1) :-) - усмивка;

2) ;-) - намигване;

3): - (- намръщен;

4): - D - смях;

5): - X - без коментар;

6); - (- плаче;

7): -] - сарказъм;

8) =: О - изненада.

Акроними (Акроними), тоест думи, образувани от първите букви на фразата, която тя замества, са много по-често срещани в бизнес кореспонденцията, отколкото усмивките. Освен това те се използват не само в имейли, но и в редовна кореспонденция. Някои от най-често срещаните акроними са:

1) ASAP (Аsap as possible) - възможно най-скоро;

2) MSG (Масаж) - съобщение;

3) JIC (за всеки случай) - по повод;

4) CUL (See you later) - ще се видим по-късно;

5) FAQ (Често задаван въпрос) - често задаван въпрос;

6) IMHO (In my скромно мнение) - по мое скромно мнение;

7) BTW (Между другото) - между другото;

8) }