Je možné zasielať výplatné pásky emailom. Zasielanie platobných lístkov na e-mail (e-mail). O vystavovaní elektronických výplatných pások

" № 6/2017

Komentár k listu Ministerstva práce Ruskej federácie z 21. februára 2017 č. 14-1 / OOG-1560.

Ministerstvo práce listom z 21. februára 2017 č. 14-1 / OOG-1560 potvrdilo zamestnávateľovi právo vydávať zamestnancom nie papierové výplatné pásky, ale elektronické.

O vystavení elektronickej agendy miezd.

Pripomeňme, že nevydanie mzdového listu je porušením pracovnoprávnych predpisov, ktoré so sebou nesie zodpovednosť podľa čl. 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie vo forme varovania alebo pokuty:

pre úradníkov - vo výške 1 000 až 5 000 rubľov;

na právnických osôb- od 30 000 do 50 000 rubľov.

Predtým sa tomu verilo mzda musí byť presne písomný doklad v papierovej podobe a zaslanie platobného hárku e-mailom nezodpovedalo požiadavkám zákona. Tento záver obsahoval najmä Odvolací rozsudok Krajského súdu v Tyumeni zo dňa 30.07.2012 č. 33-3246 / 2012.

Ministerstvo práce však v pripomienkovom liste upozornilo na skutočnosť, že Zákonník práce neupravuje postup pri upozorňovaní zamestnanca na zložky mzdy (mzdy). Zamestnávateľ má následne právo určiť formu, v ktorej bude príslušné informácie zamestnancovi odovzdávať. Predpokladom v tomto prípade je ustanovenie postupu pre informovanie zamestnanca o zložkách mzdy (mzdy) e-mailom v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve, miestnom regulačnom akte.

Formu mzdového listu schvaľuje zamestnávateľ s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského orgánu zamestnancov spôsobom ustanoveným v čl. 372 Zákonníka práce Ruskej federácie na prijatie miestnych predpisov.

Poznámka:

Použitie neschválenej formy výplatnej listiny je porušením pracovnoprávnych predpisov (uznesenie Ozbrojených síl RF z 23. decembra 2010 č. 75-AD10-3).

Upozorňujeme, že v súlade s čl. 136 Zákonníka práce Ruskej federácie je zamestnávateľ povinný vystaviť mzdový list pri výplate mzdy. Podľa pravidiel časti 6 tohto článku by zamestnanci mali dostávať výplaty aspoň raz za pol mesiaca. Výplatnú pásku však nie je potrebné vystavovať dvakrát do mesiaca.

V liste z 24. 12. 2007 č. 5277-6-1 Rostrud vysvetlila: pri výpočte a vyplácaní druhej časti mzdy zamestnancom (spravidla na konci mesiaca) by mali všetci dostať výplatné pásky. Zamestnávateľ by teda podľa Rostruda mal zamestnancom zostavovať a vystavovať výplatnú pásku raz za mesiac (pri konečnom zúčtovaní).

Faktom je, že práve na konci mesiaca sú známe všetky zložky mzdy a možno urobiť jednoznačný záver o výške zrážok zo mzdy zamestnanca.

Ministerstvo financií zastáva podobný postoj. V liste zo dňa 10.04.2015 č. 03-04-06 / 20406 finančníci uviedli, že výpočet súm dane z príjmov fyzických osôb z príjmov vo forme miezd je potrebné vykonať k poslednému dňu mesiaca, za ktorý príjmy boli daňovníkovi časovo rozlíšené. Príjem vo forme mzdy nemožno do konca mesiaca považovať za poberaný zamestnancom, resp. do konca mesiaca nemožno agenta vypočítať.

Povinnosť vydať zamestnancovi mzdový list v polovici mesiaca môže zamestnávateľovi vzniknúť v situácii výpovede zamestnanca. Dôvodom je skutočnosť, že ku dňu skončenia pracovnej zmluvy so zamestnancom je zamestnávateľ povinný sa s ním vysporiadať, a to zaplatiť všetky sumy, ktoré mu patria (§ 84 ods. 1, § 140 Zákonníka práce Ruská federácia). Ak zamestnanec v deň prepustenia nepracoval, zodpovedajúce sumy mu musia byť vyplatené najneskôr nasledujúci deň po tom, čo zamestnanec prepustený z pracovného pomeru predloží žiadosť o platbu. Časť z uvedenej sumy nedostane zamestnanec do dňa prepustenia, čo znamená, že je povinný dať mu aj výplatnú pásku.

Ďalší dôležitý bod, na ktorý treba pamätať pri práci s výplatnými listami: podľa odseku 1 čl. 3 federálneho zákona z 27. júla 2006 č. 152-FZ „O osobných údajoch“ sa príjem fyzickej osoby vzťahuje na jej osobné údaje. Tretie strany, ktoré získajú prístup k osobným údajom, musia zabezpečiť dôvernosť týchto údajov (článok 7 vyššie uvedeného zákona).

Zoznam požiadaviek na zamestnávateľa pri prenose osobných údajov zamestnanca obsahuje čl. 88 Zákonníka práce Ruskej federácie. Zamestnávateľ je predovšetkým povinný umožniť prístup k osobným údajom zamestnancov len osobitne oprávneným osobám. Tieto osoby by zároveň mali mať právo získať len tie osobné údaje zamestnanca, ktoré sú nevyhnutné na výkon konkrétnych funkcií.

Osoby prijímajúce osobné údaje zamestnanca sú povinné dodržiavať režim utajenia (dôvernosti). To znamená, že každá organizácia musí prijať vyhlásenie o ochrane osobných údajov. Toto ustanovenie je dokumentom, ktorý ustanovuje základné pravidlá ochrany informácií tvoriacich osobné údaje zamestnancov, ktoré sú povinné. Potreba uzákoniť tento dokument je spôsobená požiadavkami Ch. 14 Zákonníka práce Ruskej federácie.

Podľa odseku 7 čl. 86 Zákonníka práce Ruskej federácie by mal zamestnávateľ zabezpečiť ochranu osobných údajov zamestnancov organizácie pred ich nezákonným použitím alebo stratou na svoje náklady spôsobom predpísaným určeným zákonníkom a inými federálnymi zákonmi. V bode 8 tohto článku sa ustanovuje, že zamestnanci a ich zástupcovia musia byť oboznámení s podpismi na dokumentoch zamestnávateľa, ktoré ustanovujú postup pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov, ako aj s ich právami a povinnosťami v tejto oblasti.

Pri pokyne zodpovedných osôb na vystavenie výplatných pások (zaslanie e-mailom) ich treba upozorniť (podpísať) na nutnosť zachovávať mlčanlivosť (mlčanlivosť). Vydávanie výplatných pások osobami, ktoré neboli upozornené na potrebu zachovávať mlčanlivosť (mlčanlivosť), je porušením požiadaviek Zákonníka práce Ruskej federácie a znamená, že zamestnávateľ nechránil osobné údaje zamestnanca pred ich nezákonným použitie alebo strata.

Podľa pravidiel čl. 90 Zákonníka práce Ruskej federácie osoby vinné z porušenia ustanovení právnych predpisov Ruskej federácie v oblasti osobných údajov pri spracúvaní osobných údajov zamestnanca podliehajú disciplinárnej a hmotnej zodpovednosti v súlade s postupom ustanoveným Zákonníka práce Ruskej federácie a iných federálnych zákonov, ako aj občianskej, správnej a trestnej zodpovednosti v poradí stanovenom federálnymi zákonmi. Porušenie zákonom ustanoveného postupu pri zhromažďovaní, uchovávaní, využívaní alebo šírení informácií o občanoch (osobných údajov) v zmysle čl. 13.11 Správneho poriadku Ruskej federácie znamená varovanie alebo uloženie správnej pokuty:

pre občanov - vo výške 300 až 500 rubľov;

pre úradníkov - od 500 do 1 000 rubľov;

pre právnické osoby - od 5 000 do 10 000 rubľov.

Zamestnávateľ je povinný písomne oznámiť zamestnancovi výplatu mzdy (časť 1 článku 136 Zákonníka práce Ruskej federácie):

o splatných zložkách mzdy za rozhodujúce obdobie;
o výške ostatných súm pripadajúcich na zamestnanca;
o výške a dôvodoch vykonaných zrážok;
o celkovej sume peňazí, ktorú treba zaplatiť.

Vyššie uvedené informácie sa zvyčajne zobrazujú na mzdovom liste, ktorého formu si zamestnávateľ vypracuje samostatne.

Nevydávanie výplatných pások zamestnancom sa považuje za porušenie pracovnoprávnych predpisov. Za to sa poskytuje zodpovednosť vo forme varovania alebo pokuty pre úradníkov zamestnávateľa vo výške 1 000 až 5 000 rubľov; pokuta pre zamestnávateľa-individuálneho podnikateľa od 1 000 do 5 000 rubľov alebo pokuta pre zamestnávateľskú organizáciu od 30 000 do 50 000 rubľov (časť 1 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Je možné vystavovať výplatné pásky v elektronickej podobe a ako si môže zamestnanec vypracovať žiadosť o zaslanie výplatnej pásky na email, povieme na našej konzultácii.

O výplatnej páske v elektronickej podobe

V článku 136 Zákonníka práce Ruskej federácie sa stanovuje, že zamestnávateľ písomne oznámi zamestnancovi jeho plat, jeho zložky, zrážky z neho. Doslovné čítanie normy predpokladá, že výplatné pásky by sa mali zamestnancom vydávať na papieri. Rostrud sa predtým domnieval, že Zákonník práce Ruskej federácie nestanovuje právo zamestnávateľa vydávať výplatné pásky v elektronickej forme, s jednou výnimkou. Týka sa to pracovníkov na diaľku. S nimi vám Zákonník práce Ruskej federácie umožňuje výmenu elektronické dokumenty(časť 5 článku 312.1 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Vyhotovujeme žiadosť o elektronické výplatné pásky

Žiadosť o prijímanie potvrdení o platbe v elektronickej forme sa vyhotovuje v akejkoľvek forme. Je adresovaný zamestnávateľovi a obsahuje s odkazom na ustanovenia pracovnej zmluvy, kolektívnej zmluvy alebo miestneho regulačného aktu zamestnávateľa žiadosť zamestnanca o zaslanie výplatných pások e-mailom. Uvedená je aj príslušná e-mailová adresa.

Pripomíname, že aj napriek tomu, že mzdu je potrebné vyplácať minimálne raz za pol mesiaca (časť 6 článku 136 Zákonníka práce Ruskej federácie), výplatnú pásku stačí poslať len na konečné zúčtovanie s zamestnanca na konci mesiaca. Je to spôsobené tým, že ešte nie sú známe zložky mzdy na preddavok.

Tu je vzor vyplnenia žiadosti zamestnanca o prijímanie výplatných pások v elektronickom formáte na poštu.

Zaslanie výplatnej pásky e-mailom je najrýchlejší a najpohodlnejší spôsob, ako splniť požiadavku TK. Niektoré účtovné programy majú požadovanú funkčnosť. Pokyny krok za krokom sú v článku.

Redakčná rada časopisu Glavbukh testovala štyri účtovné programy: Glavbuh Soft, 1C products a Kontur.Buschtriya. Najmenej práce a času sa vynaložilo na distribúciu výplatných pások v Hlavnom účtovníkovi Soft. V 1C je odosielanie tiež pohodlné, ale predtým je potrebné nakonfigurovať účtu organizácia a samotný mailing je náročný proces. V účtovníctve Kontur neexistuje hromadné zasielanie správ. Nižšie nájdete porovnávaciu tabuľku a pokyny krok za krokom.

Tabuľka. Porovnanie programov produktov Glavbuh Soft, Kontur.Buscheriya a 1C

Program	Je možné posielať letáky	Ako dlho trvala operácia	Jednoduchosť rozhrania
Hlavný účtovník Soft			Všetko je čo najjednoduchšie a najjasnejšie. Nie je potrebné konfigurovať mechanizmus odosielania. Hlavná vec je, že e-maily sú uvedené na osobných kartách zamestnancov.
1C: Účtovníctvo a 1C: Mzdy a personálny manažment		30 minút na nastavenie účtu a odoslanie pošty
Obrys.Účtovníctvo

Ako poslať potvrdenie o platbe spoločnosti Glavbuh Soft e-mailom

Takúto funkcionalitu má účtovný program Glavbuh Soft. Nižšie návod krok za krokom.

Krok 1. Uistite sa, že osobné karty zamestnancov obsahujú e-maily

Prejdite do modulu Personál / Základné informácie... Uistite sa, že vaše osobné karty v časti „Ďalšie informácie“ obsahujú e-maily.

Krok 2. Vyberte zamestnanca, v mene ktorého sa bude odosielať

Prejdite do modulu Plat / Služba / Nastavenia, buď v Osobný účet / Požiadavky / Nastavenia / Mzda... V časti „Distribúcia e-mailov“ vyberte zamestnanca zo zoznamu.

Chief Accountant Soft je pohodlná služba pre účtovníctvo, personálne a komoditné účtovníctvo. Program je vždy aktuálny, aktualizovaný cez internet a nevyžaduje si technického špecialistu. V prípade účtovných a technických problémov sa môžete kedykoľvek obrátiť priamo na vývojárov programu a nie na sprostredkovateľov. Zaregistrujte sa do programu za pár minút a začnite ihneď pracovať.

Pokyny pre 1C: Účtovníctvo a 1C: Mzdový a personálny manažment

Pred odoslaním výplatných pások zamestnancom si musíte zriadiť účet v 1C.

Krok 1. Nastavte e-mailový účet organizácie

Prejdite do sekcie Administrácia / Organizátor / Mail / Nastavenie systémového účtu... Do formulára, ktorý sa otvorí, zadajte e-mailovú adresu, účel účtu, kto môže účet používať a meno vlastníka. Kliknite na „Zistiť nastavenia pripojenia automaticky (odporúča sa)“. Ďalej by mal program automaticky určiť parametre pre pripojenie k poštová schránka... Ak sa tak nestane, budete musieť nakonfigurovať parametre pripojenia manuálne. To môže vyžadovať programátora.

Krok 2. Skontrolujte e-maily zamestnancov

Pre automatickú distribúciu výplatných pások musia karty zamestnancov obsahovať e-maily. Uistite sa, že sú správne. Prejdite do poľa „E-mail“ v sekcii Personál / Zamestnanci odkaz "Osobné údaje" alebo sekciu Personál / Pozri. Pozri tiež / Jednotlivci / Adresy, telefóny.

Prejdite do sekcie Mzda / Mzdové zostavy / Výplatná páska / Viac / Odoslať / Vytvoriť e-mailové správy alebo tlačidlom "Odoslať správu e-mailom" / Vytvoriť distribúciu správ... Zadajte „Názov“ a začiarknite políčko „Pripravené“. V poli "Odoslať" zadajte typ pošty. Vyplňte karty „Prehľady“ a „Plán“. Na karte "Doručenie" všetko popíšte možné spôsoby doručovanie zásielok na mieru.

Na karte "Doplnkové" môžete nastaviť dodatočné nastavenia poštové zásielky. Kliknite na položku Napáliť objekt.

V kapitole Administrácia / Tlačené formuláre, zostavy a spracovanie / Rozosielanie výkazov na uložených nastaveniach spustite manuálne kliknutím na tlačidlo „Spustiť teraz“. Program vám tiež umožňuje automaticky odosielať výplatné listy nastavený čas... Aby ste to dosiahli, musíte zodpovedajúcim spôsobom nakonfigurovať odosielanie správ.

1C: Účtovníctvo je produkt, ktorý vám umožní efektívne vykonávať úlohy účtovnej služby. 1C: Mzdový a personálny manažment - program, ktorý umožňuje komplexný personál a implementáciu personálnej politiky.

Je možné zasielať výplatné pásky z účtovníctva Kontur

V Kontur.Accounting nemôžete posielať výplatné pásky na e-maily. Jediná možnosť- vyložte ich a pošlite ich každému zamestnancovi osobitne z vašej pošty.

Kontur.Accounting je pohodlná a jednoduchá služba pre malé firmy.

Externé spracovanie pre mzdy a riadenie ľudských zdrojov 2.5 (ZUP). Nevyžadujú sa žiadne zmeny konfigurácie. Odporúčaná verzia platformy 1C: Enterprise je z 8.3.9.

Testované na platforme 1C: Enterprise 8.3.10.2699.

Umožňuje posielať výplatné pásky za určité obdobie v rámci organizácie e-mailom zamestnancom. Tvorba miezd prebieha prostredníctvom ZUP, teda je identická s tým, ktorá sa tvorí v programe.

Možnosť zaslať mzdový list (RL), a to ako v tele listu (v texte), tak aj ako prílohu pdf formátov, docx, ods (veľa ľudí používa bezplatný office).

Zoznam zamestnancov sa vypĺňa automaticky, vďaka flexibilnému nastaveniu výberu. Nechýba ale ani možnosť ručnej úpravy zoznamu. E-mailová adresa je prevzatá z karty jednotlivca, kde je uvedená Kontaktné informácie... Pred odoslaním ho však možno vyplniť ručne.

Priamo zo spracovania je možné nastaviť text hlavičky listu a podpis. Nastavenia je možné uložiť.

Bola implementovaná funkcia odosielania listov podľa časového limitu. Keď sa z jednej adresy v krátkom čase odošle veľké množstvo listov rovnakého typu, poštový server vás môže identifikovať ako spamera a zablokovať nielen tento mail, ale aj celú adresu, z ktorej bol mail odoslaný, napr. a posielať vás na zoznamy spamu iných poštových serverov, pretože práca adresy môže byť paralyzovaná. Časový limit (časové obdobie) medzi odoslaním môže pomôcť tomu zabrániť. Napríklad medzi odoslaním nastavíte časový limit 60 sekúnd. a nechajte newsletter na noc, tk. bude to dlhotrvajúce. A spracovanie odošle jeden list za minútu, čo zníži zaťaženie poštového servera a zníži pravdepodobnosť zablokovania vás ako spamera. Distribúciu je možné prerušiť stlačením kláves Ctrl + Break.

Stručný návod:

Vzhľad.

1. Vyplňte emailové adresy zamestnancov. Adresáre - Jednotlivci

2. Nastavte si e-mailový účet. poštou.

3. Zvoľte si spôsob zaslania zúčtovania. leták. V tele listu, v niektorej z príloh alebo súčasne. Môžete vyplniť hlavičku listu a podpis.

V hlavičke môžete použiť štítok [Jednotlivec], pri odosielaní bude nahradený celým menom zamestnanca, ktorému je list zasielaný.

4. Výber zamestnancov, výber je flexibilný, pri výbere budú vyplnené údaje o zamestnancoch vr. e-mail, ak bol vyplnený podľa bodu 1. Ale ak nie, môžete ho zaregistrovať aj ručne.

5. Kedy potreba nastaviť časový limit, POZOR, povolenie časového limitu „spomalí“ rozosielanie pošty. medzi odoslaním listov uplynie doba, ktorú nastavíte v sekundách. Program v tejto chvíli nebude reagovať na akcie. Ale „neviselo“. Keď časový limit povolenia > 0, môže sa zobraziť nasledujúca správa.

To je normálne, je potrebné súhlasiť, tk. pre oneskorenie musíte použiť Funkcie systému Windows ping sa používa najmä na oneskorenie času bez zaťaženia procesora. Ak si nie ste istí a túto funkciu nepotrebujete, ponechajte časový limit = 0

6. A posledná vec, teraz už len stačí kliknúť na tlačidlo „Odoslať výplatné pásky“ a spustí sa proces odosielania.

E-mail, ktorý používateľ dostane, môže vyzerať takto.

Program umožňuje vytvárať individuálne mzdové listy pre zamestnancov a posielať ich na e-mailové adresy.

Hárky sa generujú pomocou štandardnej zostavy "Tabuľkové hárky". Pre každého zamestnanca sa hárok uloží do samostatného súboru Excel.

Používateľ môže určiť obdobie, organizáciu a v prípade potreby obmedziť zoznam zamestnancov na jedno oddelenie.

E-mailová adresa zamestnanca je uložená na karte jednotlivca. Pred použitím programu musíte vyplniť e-mailové adresy jednotlivcov, buď manuálne alebo prostredníctvom automatického sťahovania z externý súbor Excel.

Všetky nastavenia programu sú uložené a sú platné pre všetkých používateľov databázy.

Zamestnanec dostane takýto e-mail:

Ako používať program:

Otvoriť spracovanie z disku
Nakonfigurujte parametre poštový server... Zadajte meno používateľa, heslo, adresu servera, port a spôsob autorizácie.
Uveďte obdobie, za ktoré sa budú výplatné pásky generovať, ako aj organizáciu. Ak je potrebné vytvoriť hárky len pre jeden pododdiel, potom sa pododdiel uvádza.
Zadajte adresár na disku, kde sa bude ukladať archív mzdových súborov a protokol na odosielanie listov.
Zoznam zamestnancov vyplňte ručne alebo automaticky kliknutím na tlačidlo „Vyplniť“.
E-mailové adresy zamestnancov sa načítajú z kontaktných údajov jednotlivcov. Ak adresa chýba, môžete ju zadať ručne.
Po vyplnení zoznamu zamestnancov je potrebné stlačiť tlačidlo „Generovať mzdové súbory“. Po chvíli sa vygeneruje súbor súborov na distribúciu.
Stlačte tlačidlo „Odoslať korešpondenciu“ a vyplňte šablónu listu.
Stlačte tlačidlo "Odoslať poštu" a počkajte, kým program odošle listy.
Po ukončení distribúcie sa distribučný protokol zaznamená do priečinka s archívom súborov.

Program poskytuje zadarmo technická podpora na 1 mesiac.

Kód spracovania je uzavretý z dôvodu úpravy.

Výhody

1. Jedným kliknutím môžete poslať letáky všetkým zamestnancom organizácie alebo jedného oddelenia;

2. Hárky sa uložia do archívu súborov na disku;

3. Môžete navrhnúť šablónu listu;

Garancia vrátenia peňazí

Infostart LLC vám garantuje 100% vrátenie peňazí, ak sa program nezhoduje s deklarovanou funkcionalitou z popisu. Peniaze môžu byť vrátené v plnej výške, ak to oznámite do 14 dní od dátumu prijatia peňazí na náš účet.

Program je tak osvedčený v prevádzke, že môžeme poskytnúť takúto záruku s úplnou dôverou. Chceme, aby boli všetci naši zákazníci s nákupom spokojní.