معظم عملاء البريد الإلكتروني بما في ذلك بريد جوجل, Mail.ru, مايكروسوفت أوتلوك, موزيلا ثندربيرد، تسمح لك بوضع عدة مستلمين فيها نسخة(تشغيل اللغة الانجليزيةالاختصار المعتمد SS)، أو نسخة مخفية الوجهة (بنك التعمير الصينى). الخامس نسخيمكن للمستلمين رؤية عناوين الآخرين. في الحالة الثانية ، يتم إخفاء هوية المرسل إليهم الإضافيين.

أضف عنوان المستلم

لتحديد مستلم (أو مستلمي) بريد إلكتروني ، أدخل عنوان البريد الإلكتروني في الحقل إلى من (الذي - التي):

تسمح لك بعض برامج البريد الإلكتروني بإدخال اسم مستخدم في حقل يتم ملؤه تلقائيًا بواسطة البرنامج.

إذا كنت تستخدم هذا الحقل لإرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص ، فسيتمكن كل منهم من رؤيته القائمة الكاملةالمتلقين الآخرين.

كيفية إنشاء نسخة من البريد الإلكتروني

حقل نسخةأو ينسختستخدم للتبادل بالبريد الالكترونيبطريقة غير مباشرة أكثر من المجال إلى من... إذا كنت لا تخاطب شخصًا ما مباشرةً في بريدك الإلكتروني ، ولكنك ترغب في أن يتابع هذا الشخص المناقشة في سلسلة الرسائل أو ببساطة يكون على علم بهذا الموضوع ، الحقل ينسخإرادة خيار ممتاز... المرسل إليه الموجود نسخرسائل ، يتلقى رسالة غير مقروءة على موقعه صندوق بريده ، مثل الشخص الذي تم وضعه في الميدان إلى من؛ الاختلاف الوحيد هو من ترسل الرسالة أولاً في نص بريدك الإلكتروني. في العالم المهني ، إرسال بريد إلى نسخيستخدم على نطاق واسع للغاية ويعمل على إبقاء الزملاء على اطلاع على الأحداث والمواضيع المختلفة.

يمكنك سرد مستلمي البريد الإلكتروني ببساطة عن طريق كتابة قائمة العناوين في الحقل ينسخوالتي عادة ما تكون أسفل الحقل مباشرة إلى من... سيتمكن كل فرد في سلسلة المستلمين هذه من رؤية الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني لجميع المستلمين الآخرين:

كيفية إنشاء بريد إلكتروني مخفي

يسمح كل عميل بريد إلكتروني (Gmail و Outlook و Mozilla Thunderbird و Yahoo وما إلى ذلك) لمرسل الرسالة بالوصول إلى عدد كبير من الأشخاص دون الإعلان عن معلوماتهم لمستخدمين آخرين في سلسلة البريد الإلكتروني. هذه الميزة تسمى نسخة مخفية الوجهةأو نسخة مخفية... يمكنك إخفاء المستلمين عن طريق إدخال عناوينهم في الحقل نسخة مخفيةبدلا من استخدام الحقول إلى منو ينسخ:

يمكنك استخدام هذه الميزة لكل من رسائل البريد الإلكتروني الفردية والجماعية. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت ترغب في الحفاظ على خصوصية جهات الاتصال الخاصة بك ، أو حمايتها من البريد العشوائي ورسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها ، أو ببساطة إذا كنت لا تريد أن يعرف المستلمون من تلقى نفس الرسالة.

حقل نسخة مخفيةلا يتوفر دائمًا افتراضيًا لجميع عملاء البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، في الآفاقسوف تحتاج للذهاب إلى خياراتللوصول إلى الإعداد ؛ الخامس ثندربيردسوف تحتاج إلى تحديد هذه الوظيفة من القائمة المنسدلة ؛ الخامس بريد جوجلبحاجة للضغط على الزر ينسخو نسخة مخفية؛ الخامس ويندوز لايفبريدسوف تحتاج إلى الضغط على المفاتيح في نفس الوقت بديل + ب.

الصورة: © Web Hosting - Unsplash.com

FinExecutive موقع روسيا 2020-01-14

8 خارقة للحياة: كيفية العمل بفعالية مع البريد الإلكتروني

بمساعدة البريد الإلكتروني ، نحل الكثير من مشكلات العمل كل يوم. ولكن إلى جانب هذا ، فإن العديد من الأشخاص ، بالمعنى الحرفي للكلمة ، أصبحوا معتمدين على صندوق بريدهم. إذا كنت تعتقد أن الأمر يستهلك الكثير من وقتك بل ويضر بإنتاجيتك ، فاتبع نصيحتنا.

يبدو أن قواعد العمل مع البريد الإلكتروني معروفة للجميع. لكن حتى هذا لا يساعد دائمًا في استخدام وقتك بعقلانية. غالبًا ما يكون تدفق الرسائل الواردة ، والوفرة المفرطة للبريد الذي لم يتم التحقق منه ، وضيق الوقت لمعالجة البريد الإلكتروني بجودة عالية ، والرغبة في البقاء دائمًا إلزاميًا وموثوقًا في أعين شركائك في العمل ، أمرًا مرهقًا.

حالة مألوفة؟ في هذه الحالة ، ستساعدك الاختراقات في حياتنا في إيجاد طريقة للخروج من موقف صعب وبالتالي زيادة إنتاجيتك.

1. اجعل فحص صندوق البريد جزءًا من جدول عملك.اجعل من القاعدة عدم مراقبة الرسائل الواردة ، ولكن معالجتها مرتين في اليوم. بعد كل شيء ، فإن معالجة البريد هي نفس الوظيفة مثل أي وظيفة أخرى مدرجة في جدول عملك. قبل استخدام اختراق الحياة هذا ، قم بتحليل تدفق الرسائل الواردة لفهم ساعتين تتلقى خلالها معظم رسائل البريد الإلكتروني. اكتب هاتين الفترتين في مذكراتك واستخدمهما لقراءة المراسلات والرد على الرسائل المستلمة.
2. قلل من أي شيء يذكرك بوجود البريد الإلكتروني.إذا كانت تفاصيل عملك تسمح لك بالقيام بذلك ، فأغلق (وليس فقط تصغير) البرنامج ، وقم بتعطيل وظيفة الإشعارات المنبثقة عند تلقي خطاب جديد ، وقم بإزالة الرمز من سطح المكتب. افعل كل شيء لحماية نفسك من أي تذكيرات إضافية حول صندوق الوارد الخاص بك.
3. إفراغ صندوق الوارد الخاص بك.بمجرد الاحتفاظ بعدد الرسائل غير المقروءة إلى الحد الأدنى ، ستدرك مدى سهولة معالجة الرسائل الجديدة عندما لا تضطر إلى البحث عنها في دفق من المعلومات المتنوعة. يمكنك معالجة البريد الوارد بشكل أسرع إذا:

• سوف تغادر فقط في صندوق الوارد الخاص بك رسائل غير مقروءة;
• قم بإنشاء مجلدات منفصلة لكل مشروع أو فئة حرف. ستساعدك هذه التقنية في العثور بسرعة على المعلومات التي تحتاجها ؛
• ابدأ في تطبيق التصنيفات والرسائل الواردة المرمزة بالألوان. لذلك بالنسبة للإدراك البصري ، سيصبح فرز الحروف أكثر وضوحًا ؛
• دراسة تفصيلية لوظائف حساب البريد من أجل إدارة عمله بشكل أكثر فعالية ؛
• منع تسليم الرسائل من المستخدمين غير المرغوب فيهم ؛
• إلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية مرة واحدة وإلى الأبد. للوهلة الأولى ، تبدو هذه مهمة مزعجة ، ولكن إذا كنت لا ترغب في الاستمرار في تلقي أكوام من المعلومات غير المفيدة ، فسيتعين عليك إعادة النظر في جميع اشتراكاتك ؛
• ستستخدم المرشحات لفرز رسائل البريد الإلكتروني المستلمة من الرسائل البريدية المتبقية ؛
• ضع علامة النجمة على تلك الرسائل المهمة جدًا أو التي تتطلب ردًا مفصلاً.

إرسال نسخ من الرسائل فقط لمن يحتاجها.المنطق بسيط: فكلما قل عدد المراسلات التي ترسلها ، قلت الرسائل الواردة. لذلك ، إذا أمكن ، ضمِّن في نسخة الرسالة أقل عدد ممكن من الأشخاص ولا تستخدم وظيفة "الرد على الكل".

لا تستخدم بريدك الوارد كمجرد قائمة مهام أخرى.يرسل بعض الأشخاص لأنفسهم رسائل لتذكيرهم بفعل شيء مهم. إذا كنت تستخدم هذه الطريقة أيضًا ، فحاول التخلص منها ، لأنك بالتأكيد لن تكون قادرًا على زيادة إنتاجيتك. اجعلها قاعدة لكتابة مهمة في تقويم المهام الخاصة بك عن طريق اختيار التاريخ والوقت اللذين يمكنك القيام بهما على الفور.

استخدم القوالب.إذا كنت تتلقى رسائل في كثير من الأحيان بنفس الطلبات أو طُلب منك نفس الأسئلة ، فحاول أتمتة عملك. قم بصياغة الإجابة المثالية واستخدمها كنموذج. بهذه الطريقة يمكنك توفير الوقت واستخدامه في مهام أكثر أهمية أو شيقة.

حفظ رسائل البريد الإلكتروني في مجلد علبة الصادر.لا تحذف المراسلات المرسلة ، لأن المعلومات الواردة فيها قد تكون ضرورية لك في أي وقت.

أخبر زملائك عن التغيير في روتينك.لتسهيل الالتزام بإرشادات البريد الإلكتروني الجديدة ، دع الآخرين يعرفون خططك. أخبر إدارتك أنك تريد زيادة إنتاجيتك ولهذا قمت بتعطيل الإشعارات الخاصة برسائل البريد الإلكتروني الجديدة ، وسوف تقوم بفرز المراسلات الواردة في الوقت المحدد. ناقش أيضًا طرق الاتصال الأخرى عندما يحتاج شخص ما إلى الاتصال بك بشكل عاجل.

magician_roman• مفهوم "النسخة العمياء" ، تعلم عدم القيام بأشياء غبية

من المثير للدهشة أن العديد من الأشخاص ، عندما يُطلب منهم إرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص في وقت واحد ، ما عليك سوى سرد العناوين في الحقل "إلى" ، وهذا أمر طبيعي عندما يتم توجيه هذه الرسالة إلى زملائك أو أصدقائك ، ولكن عندما ترسل رسائل إلى مجموعة من العملاء ، بهذه الطريقة تظهر للجميع العناوين والمستلمين الآخرين ، في الواقع ، تكشف عن قاعدة عناوينهم.

يكفي أن يرسل أي من العملاء هذه الرسالة إلى منافسك وستتدفق جهات الاتصال الخاصة بك على الفور.

غريب ، لكن الكثير من الأشخاص البعيدين عن الأغبياء يتفاجأون عندما يعلمون أنه إذا كنت بحاجة إلى إرسال خطاب إلى العديد من العناوين حتى لا يعرفوا بعضهم البعض ، فهناك حقل "Bcc" لهذا الغرض.

على سبيل المثال ، بالنسبة إلى mail.ru ، سيبدو كما يلي:

وهكذا مرة أخرى باختصار:الإشارة إلى العناوين بـ "من" - يمكن للجميع رؤية من أرسلت إليه الرسائل ، والمشار إليها في "نسخة كربونية غير مرئية" - يعتقد الجميع أن الرسالة موجهة إليه فقط.

وسيتلقى كل مستلم رسالة حيث سيكون هناك في حقل "إلى" فقط عنوانه ... بالنسبة للبرامج الأخرى ، إذا لم تتمكن من العثور على مكان تحديد النسخة المخفية ، فاطلب من شخص ما أن يظهر لك. نقطة صغيرة أخرى ، تأكد من تحديد عنوان واحد في الحقل "إلى" ، أو معظم البرامج أو خوادم البريدلن يُسمح لك بإرسال بريد إلكتروني بدون هذه المعلمة.

وهكذا ، عندما يتعلق الأمر بإرسال عرض ، أخبار لمجموعة من عملائك - هنا لا لبس في ممارسة استخدام نسخة مخفية ، يجب عليك إخفاء قاعدة عنوانك. نقطة مثيرة للاهتمام مع إرسال خطاب إلى زملائك ، هنا يوصون بالتصرف وفقًا للموقف ، على سبيل المثال ، إرسال خطاب مع طلب لإرسال اقتراحات (على سبيل المثال ، لتحسين خدمة العملاء) وإذا رأى كل زميل أن الأشخاص الآخرين لديهم تلقي نفس الرسالة ، ثم على الأرجح لن يجيبوا - يعتمد على الآخرين ، لذلك تحتاج إلى استخدام نسخة عمياء. إذا تم تنفيذ هذه المهمة ، على سبيل المثال ، فإن الإشارة إلى "من" رئيس زميلك سيعمل ببساطة على العجائب ، وسيتم تنفيذ مهمتك.

سؤال منفصل مع الموردين. من ناحية أخرى ، يجب أن يوضح تحديد جميع المستلمين في النسخة للمورد أن لديك خيارًا وأنه يجب أن يقدم لك أسعارًا جيدة. من ناحية أخرى ، فإن المدير الذي استلم رسالتك ، ورأى أنه لم يتم إرسالها إليه فقط ، من المرجح أن يرد على طلبك "رائع". شخصيًا ، في رأيي ، أعتقد أنه في حالة الموردين ، تحتاج إلى استخدام نسخة عمياء ، على الأقل لحماية الأسرار التجارية ، ولكن على الأرجح لعلاقات جيدة مع مدير المورد.

يمكنك قراءة حالة حديثة لخطأ متخصص ، عندما رأى جميع المستلمين عناوين أخرى: اضرب الجميع في هذه الدردشة ، كان هناك أشخاص قويون حقًا - المخرجون ، ولكن مع ذلك ، تلقى الكثيرون بريدًا عشوائيًا في المقابل.

حسنًا ، كما هو الحال دائمًا ، نرحب بالمناقشة في التعليقات.

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال الحديث ، هذه هي:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو تدمير الانطباع الأول.
• أداة عملك. يحدث الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عن طريق البريد الإلكتروني. لذلك ، من خلال إتقان هذه الأداة بشكل جيد ، يمكنك تسهيل حياتك بشكل كبير.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي تشتيت انتباهك وضلالك عبر البريد الإلكتروني.

من وجهة النظر هذه ، دعونا ننظر إلى العمل مع البريد الإلكتروني. لنبدأ ببساطة.

تصميم الرسالة

أنا أستخدم عميل البريد Mozilla Thunderbird ، لذا سأستخدمه كمثال. لنقم بإنشاء حرف جديد وانتقل من أعلى إلى أسفل في قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

قد لا يعرف شخص ما ، ولكن يمكن تغيير "إلى" في Mozilla إلى "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة".

• إلى من: نكتب المرسل إليه الرئيسي أو عدة عناوين مفصولة بفواصل منقوطة.
• ينسخ: نكتب إلى شخص يجب أن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع منه ردًا.
• نسخة مخفية: نكتب إلى الشخص الذي يجب أن يتعرف على الرسالة ، لكن يجب أن يظل مجهولاً لبقية متلقي الرسالة. وهي مناسبة بشكل خاص لإرسال الرسائل التجارية الجماعية ، على سبيل المثال ، الإخطارات.

ليس صحيحا في المراسلات الجماعية ، حدد المستلمين من خلال حقلي "نسخة إلى" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل يتم فيها إدراج 50-90 عنوانًا في الحقل "نسخة إلى". هناك انتهاك للخصوصية. لا يحتاج كل المستلمين إلى معرفة من تعمل معه في موضوع مشابه. من الجيد أن يكون هؤلاء أشخاصًا تعرفهم. وما إذا كانت القائمة تضم الشركات المنافسة التي لا تعرف بعضها البعض؟ على الأقل ، يجب أن تكون مستعدًا لتفسيرات غير ضرورية ، كحد أقصى ، لإنهاء التعاون مع أحدهم. لا تقم بمثل هذا.

موضوع الرسالة

غالبًا ما يتم كتابة أهمية سطر الموضوع (في بعض الأحيان بشكل معقول) في مدونات الشركات الخاصة بهم بواسطة خدمات بريدية احترافية. ولكن في أغلب الأحيان نتحدث عن خطابات المبيعات ، حيث يحل سطر الموضوع المشكلة "يجب فتح البريد الإلكتروني".

نحن نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف بسهولة على الرسالة ومؤلفها ومن ثم العثور عليها." علاوة على ذلك ، فإن اجتهادك سيعود إليك في شكل كارما للعديد من رسائل الرد ، فقط مع البادئات إعادة:أو فود، من بينها سوف يتعين عليك البحث عن الحرف المطلوب في الموضوع.

عشرين حرفًا هو حجم المراسلات التي تستغرق يومًا واحدًا لمدير متوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق ، فعدد حروفهم ينحرف أحيانًا عن نطاق 200 أو أكثر يوميًا. لذلك ، مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني تحتوي على موضوع فارغ.

إذن كيف تصوغ سطر الموضوع بشكل صحيح؟

خطأ # 1 : فقط اسم الشركة في الموضوع. على سبيل المثال ، "Sky" وهذا كل شيء. أولاً ، من المؤكد أنك لست واحدًا من شركتك التي تتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيًا ، هذا الموضوع لا يحمل أي معنى ، لأن اسم شركتك مرئي بالفعل من العنوان. ثالثًا ، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ شيء من هذا القبيل.

هل من الملائم البحث عن مواضيع مثل هذا؟

خطأ # 2 : عنوان بيع مبهرج. إنه لأمر رائع أن تعرف كيف تكتب عناوين مثل هذه. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر موضوع خطاب العمل: ليس البيع ، ولكن لتوفير التعريف والبحث.

نص الرسالة

هناك العديد من الكتيبات الإرشادية للمناسبات المختلفة. على سبيل المثال ، يمتلك مكسيم إلياخوف وألكساندر أمزين وغيرهم من أساتذة الكلمة الكثير من الأشياء المفيدة. أنصحك بقراءة مقالاتهم على الأقل لتحسين محو الأمية العامة وتحسين أسلوب الكتابة العام.

في عملية كتابة الرسالة ، يجب أن نتخذ باستمرار عدة قرارات.

مسألة مجاملة ... في بداية الخطاب ، يمكنك أن تطمس في المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا ، منذ أكثر من شهرين حتى الآن ، لم أتحدث معك كتابةً ، والتي عانيت منها نفسي ولم أنم حتى ليلة أخرى من التفكير ". إنه مهذب للغاية ومكلف للغاية ، سواء من حيث الوقت لتأليف مثل هذه المقدمة أو من حيث وقت المحاور لقراءتها. هذه مراسلات تجارية ، تذكر؟ ليس مقالًا من النوع الإرسالي للمنافسة وليست رسالة إلى والدة راسكولينكوف ، ولكن مراسلات تجارية.

نحن نحترم وقتنا والمتلقي!

من المنطقي تقديم نفسك وتذكير ظروف التعارف فقط في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلات الحالية ، في الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا ، إيفان" ، في الحرف الثاني واللاحقة: "إيفان ، ...".

جاذبية ... كنت دائمًا قلقًا بشأن من أتصل به في رسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة إلى ثلاث فتيات يُدعى آنا. دون أي تردد ، كتبت "مرحبًا آنا" ولم أستحم. لكن هذا ليس هو الحال دائما.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين ولا يشاركونهم نفس الاسم؟ يمكنك سردها بالاسم: "مساء الخير ، روديون ، بولشيريا ، أفدوتيا وبيتروفيتش." لكنها طويلة وتستغرق وقتا. يمكنك أن تكتب: "مرحبًا أيها الزملاء!"

بالنسبة لي ، أستخدم القاعدة للإشارة بالاسم إلى الشخص الموجود في الحقل "إلى". ولأولئك الموجودين في النسخة لا تنطبق على الإطلاق. تسمح لك هذه القاعدة في نفس الوقت بتحديد (واحد!) المرسل إليه من الرسالة والغرض من هذه الرسالة بدقة أكبر.

الاقتباس ... غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل مع الأسئلة والأجوبة - في كلمة واحدة ، حوار. يعتبر عدم حذف تاريخ المراسلات وكتابة إجابتك أعلى النص المقتبس طريقة جيدة ، بحيث يمكنك ، بالعودة إلى هذه المراسلات بعد أسبوع ، قراءة الحوار بسهولة من أعلى إلى أسفل في التواريخ التنازلية.

لسبب ما ، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "وضع المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في قائمة "الأدوات" ← "الخيارات" الحساب→ "التجميع والعناية". يجب أن يكون مثل هذا.

الغرض من الرسالة ... خطابات العمل من نوعين:

• عندما نبلغ المحاور فقط (على سبيل المثال ، تقرير عن العمل المنجز لمدة شهر) ؛
• وعندما نريد شيئًا من المحاور. على سبيل المثال ، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة ، هناك العديد من الرسائل المشجعة أكثر من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور ، فمن المهم جدًا أن نقول عنه في خطاب بنص عادي. يجب أن تكون العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مصحوبة بدعوة للعمل بالاسم وتليها الجملة الأخيرة في الرسالة.

ليس صحيحا : "بورفيري بتروفيتش ، أعرف من قتل المرأة العجوز."

حق : "بورفيري بتروفيتش ، لقد اخترقت المرأة العجوز حتى الموت ، من فضلك ، اتخذ إجراءات لاعتقالي ، لقد سئمت من المعاناة!"

لماذا يجب أن يفكر المراسل لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء ، يمكنه اتخاذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص ... يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك ، تسمح لك جميع برامج البريد الإلكتروني بتهيئة الاستبدال التلقائي للتوقيع ، على سبيل المثال ، "Sincerely، ..." الكلاسيكي. في Mozilla ، يتم ذلك ضمن أدوات → خيارات الحساب.

إن كتابة أو عدم كتابة جهات اتصال في التوقيع هو عمل شخصي للجميع. ولكن إذا كنت متصلاً بالمبيعات بأي شكل من الأشكال - فتأكد من الكتابة. حتى إذا لم تتم الصفقة بناءً على نتائج الاتصال ، فسيكون من السهل العثور عليك في المستقبل من خلال جهات الاتصال من التوقيع.

أخيرًا ، هناك ميزة أخرى في نص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يمكنهم ، لا يريدون ، ليس لديهم الوقت) للإجابة على رسائلك. حدد الافتراضي في نص الحرف. على سبيل المثال ، "بورفيري بتروفيتش ، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة ، فأنا أعتبر نفسي معفيًا". بالطبع ، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (لا يجب إرسال النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك واتخاذ قرار بشأنها. هذا "الصمت" يعفيك من المسؤولية عن عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا ، يجب التعامل مع استخدام هذه الميزة بحكمة. إذا رد شخص ما على رسائلك في الوقت المحدد وبصورة منتظمة ، فإن مثل هذا الإنذار يمكن ، إن لم يسيء إليه ، أن يجهده قليلاً أو يؤدي إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة في الوقت الحالي ، ولكن يجعلك تنتظر يوم الجمعة.

المرفقات

غالبًا ما تأتي الرسائل مع مرفقات: السير الذاتية ، والعروض التجارية ، والتقديرات ، والجداول الزمنية ، ومسح المستندات - وهي أداة مريحة للغاية وفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشائعة.

خطأ : حجم مرفق ضخم. غالبًا ما يتم تلقي رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات تصل إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة ، هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF ، بدقة 600 نقطة في البوصة. برنامج البريديكاد يكون من المؤكد أن المراسل سيتجمد لبضع دقائق في محاولات عبثية لتنزيل معاينة لهذا المرفق. والعياذ بالله للمتلقي أن يحاول قراءة هذه الرسالة على هاتف ذكي ...

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي المطاف برسالتك في سلة المهملات قبل قراءتها؟ تحقق من حجم المرفق. من المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميغا بايت.

ماذا لو تجاوز؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك إلى تنسيق ودقة مختلفة. على سبيل المثال ، في ملفات PDF و 300 نقطة في البوصة ، يتم الحصول على عمليات مسح يمكن قراءتها تمامًا.
• فكر في برامج مثل أرشيفي WinRarأو 7zip. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا لو كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال ، تزن قاعدة بيانات المحاسبة شبه الفارغة 900 ميجابايت. سينقذ التخزين السحابي للمعلومات: Dropbox و Google Drive وما شابه. تقوم بعض الخدمات ، مثل Mail.ru ، بتحويل المرفقات الضخمة تلقائيًا إلى روابط إلى سحابة التخزين... لكني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي ، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى ليست واضحة تمامًا حول الاستثمارات - الخاصة بهم اسم ... يجب أن تكون مفهومة ومقبولة للمتلقي. بمجرد أن نكون في الشركة نعد عرضًا تجاريًا موجهًا إلى ... فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. تلقيت خطابًا من المدير يتضمن اقتراح مشروع للموافقة عليه ، وتضمن المرفق ملفًا باسم "DlyaFedi.docx". مع المدير الذي أرسل لي هذا ، حدث حوار مثل هذا:

عزيزي المدير ، هل أنت مستعد شخصيًا للاقتراب من هذا الشخص المحترم والاتصال به في مواجهة فديا؟

بطريقة ما لا ، شخص محترم ، الجميع يناديه بالاسم وعائلته.

لماذا سميت المرفق "ForFedi"؟ إذا أرسلته الآن ، هل تعتقد أنه سيشتري منا محاور لهذا CP؟

كنت سأقوم بإعادة التسمية لاحقًا ...

لماذا تعد قنبلة موقوتة - رفض عميل محتمل - أو تقوم بنفسك بعمل إضافي لإعادة تسمية ملف؟ لماذا لا تسمي المرفق على الفور بشكل صحيح: "لـ Fedor Mikhailovich.docx" أو حتى أفضل - "KP_Nebo_Topory.docx".

لذلك ، تم تصنيفنا إلى حد ما مع البريد الإلكتروني على أنه "وجه". دعنا ننتقل إلى النظر إلى البريد الإلكتروني كأداة للعمل الفعال والتحدث عن إلهاءه.

التعامل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو مصدر إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء ، يجب التعامل مع البريد عن طريق تشديد القواعد وتقديم جدول عمل.

كحد أدنى ، تحتاج إلى إيقاف تشغيل جميع الإشعارات المتعلقة بوصول البريد. إذا تم تكوين عميل البريد بشكل افتراضي ، فسيتم إخطارك و إشارة صوتية، وامض الرمز الموجود بجوار الساعة ، واعرض معاينة للحرف. باختصار ، سيفعلون كل شيء لإبعادك أولاً عن العمل الشاق ، ثم يغرقونك في هاوية الرسائل غير المقروءة والمراسلات غير المرئية - ناقصًا ساعة أو ساعتين من الحياة.

تسمح قوة الإرادة القوية لشخص ما بعدم تشتيت انتباهه عن طريق الإخطارات ، ومن الأفضل للأشخاص العاديين عدم إغراء القدر وإيقافهم. في Mozillla Thunderbird ، يتم ذلك من خلال القائمة "أدوات" ← "خيارات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إخطارات ، فكيف نفهم أن الرسالة وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك ، بوعي ، خصص وقتًا لتحليل البريد ، وافتح عميل البريد وشاهد جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم ، على سبيل المثال ، في وقت الغداء وفي المساء ، أو أثناء التوقف القسري ، على سبيل المثال ، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يُسأل ، ماذا عن أوقات رد الفعل ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة؟ الجواب: ليس لديك رسائل عاجلة في البريد. ما لم تكن تعمل في قسم دعم العملاء (مثل هذا القسم له قواعده الخاصة للعمل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة ، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك عبر قنوات أخرى - الهاتف والرسائل القصيرة وسكايب. ثم ستنتقل عن عمد إلى عميل البريد وتعالج البريد العاجل. يعلن جميع خبراء إدارة الوقت (على سبيل المثال ، Gleb Arkhangelsky مع "Time Drive") معيار الرد على البريد الإلكتروني لمدة تصل إلى 24 ساعة. هذه قاعدة عادية للأخلاق الحميدة - لا تتوقع ردودًا فورية من المحاور عبر البريد الإلكتروني. إذا كان هناك خطاب عاجل ، أبلغ عنه عبر قنوات اتصال أسرع.

لذلك ، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات والآن نقوم بتشغيل عميل البريد وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا نفعل عندما ذهبنا إلى مكتب البريد وانخرطنا في أنشطة باسم "أنا أفكك البريد الإلكتروني"؟ أين هي بداية ونهاية هذا العمل؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري ، لكن لسوء الحظ لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. اضطررت إلى إعادة اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع في Lifehacker. على سبيل المثال، " ". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنًا لو قام معلمو GTD بالتحقق من التعليقات أو إضافة أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس برنامج جدولة مهام أو أرشفة لأنشطتك. لذلك ، يجب أن يكون مجلد علبة الوارد فارغًا دائمًا. بمجرد أن تبدأ في تحليل صندوق الوارد الخاص بك ، لا تتوقف أو تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك؟ تحتاج إلى المرور بكل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم ، ما عليك سوى تحديد واضغط على Delete في لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من إحضار نفسك لحذف الرسالة ، فسيتعين عليك أن تقرر ما ستفعله بها.

1. هل يمكنك الرد عليها في ثلاث دقائق؟ هل أنا بحاجة للإجابة عليه؟ نعم ضروري ، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق ، ثم أجب فوراً.
2. تحتاج إلى الإجابة ، لكن تحضير الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم مخطط مهام يسمح لك بتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة ، فقم بتحويل بريدك الإلكتروني إلى مهمة وانس أمره لبعض الوقت. على سبيل المثال ، أستخدم خدمة Doit.im الرائعة تمامًا. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه خطاب إليه ، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة مهام ، فقم بنقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد السريع على رسالة ، وتحويلها إلى مهمة أو تعريف بسيط ، عليك أن تقرر ما ستفعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

ها هي مجلدات التخزين طويلة المدى الخاصة بي.

• 0_Run.ليس لدي مثل هذا المجلد ، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط ، أكرر ، يمكنك وضع أحرف تتطلب دراسة مفصلة هنا. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام ، ولكن بنهج مدروس في وقت مخصص بشكل خاص.
• 1_Ref.هذا هو المكان الذي أضع فيه رسائل تحتوي على معلومات أساسية: رسائل ترحيب مع تسجيلات الدخول من خدمات الويب المختلفة ، وتذاكر الرحلات القادمة ، وما إلى ذلك.
• 2_مشاريع.يتم هنا تخزين أرشيف المراسلات الخاصة بالشركاء والمشاريع التي توجد بها علاقة حالية. بطبيعة الحال ، يتم إنشاء مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك. في ملف الشريك ، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه ، ولكن أيضًا رسائل من موظفي "الجنة" تتعلق بهذا الشريك. ملائم للغاية: إذا لزم الأمر ، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_متحف.ها أنا أرمي تلك الحروف التي من المؤسف حذفها ، وفوائدها ليست واضحة. أيضًا ، يتم ترحيل المجلدات ذات المشروعات المغلقة من "2_Projects" هنا. باختصار ، يتم الاحتفاظ بأول المرشحين للحذف في "المتحف".
• 4_المستندات.فيما يلي خطابات مع عينات إلكترونية من المستندات التي قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة ، على سبيل المثال ، بيانات التسوية من العملاء ، وتذاكر الرحلات التي تمت. يحتوي المجلد في كثير من النواحي على شيء مشترك مع المجلدات "2_Projects" و "1_Sprav" ، ويتم تخزين المعلومات المحاسبية فقط فيه ، ويتم تخزين معلومات الإدارة في المجلد "2_Projects". في "4_Documents" - معلومات ميتة ، وفي "2_Projects" - معلومات حية.
• 5_المعرفة.هذا هو المكان الذي أضيف فيه فقط رسائل إخبارية مفيدة حقًا أريد أن أعود إليها بعد فترة للإلهام أو لإيجاد حلول.

هناك إعدادات أخرى لعميل البريد مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً ، افتراضيًا ، يكون في Thunderbird مربع الاختيار وضع علامة على الرسائل كمقروءة محددًا. أفضل أن أفعل ذلك عن عمد ، لذلك اختفى مربع الاختيار! للقيام بذلك ، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "خيارات" ← "خيارات متقدمة" ← "قراءة وعرض".

ثانيًا ، نستخدم ملفات المرشحات ... في السابق ، قمت بتطبيق عوامل التصفية التي تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال ، تم نقل خطابات محامٍ إلى مجلد "محامٍ". لقد رفضت هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: خطابات محامٍ في 99٪ من القضايا تتعلق بمشروع ما أو شريك ، مما يعني أنه يجب نقلها إلى ملف هذا الشريك أو المشروع. ثانيًا ، قررت زيادة الوعي. يجب أن تقرر بنفسك مكان تخزين حرف معين ، ومن الأنسب البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم المرشحات فقط لتصنيف الحروف العادية التلقائية من أنظمة مختلفة إلى مجلدات ، أي الحروف التي لا تتطلب مني اتخاذ قرارات. تمت تهيئة المرشحات في Mozilla Thunderbird في قائمة Tools → Message Filters.

لذلك ، مع النهج الصحيح ، يجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة في اليوم ، اعتمادًا على حجم المراسلات.

نعم ، وشيء آخر. لقد قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات بوصول رسائل جديدة ، أليس كذلك؟ ؛)

نرسل العشرات من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. أحيانًا تكون هذه الرسائل قصيرة جدًا ، مثل: "هل نذهب لتناول الغداء؟" في بعض الأحيان - بمساعدة من تقديم عملك أو موقع الويب الخاص بك. عندما يكون هناك الكثير من الرسائل ، والوقت قصير ، نبدأ في الاندفاع وارتكاب الأخطاء. عادة ما تكون تافهة ، مثل الأخطاء المطبعية ، ولكن في بعض الأحيان قد يضر بعضها بسمعتك وتدمر علاقتك مع عميل أو موظف.

يمكن تجنب ذلك ، ما عليك سوى جمع المعلومات ومعرفة بعض المزالق. فيما يلي الأخطاء الأكثر شيوعًا التي تحدث عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني. اقرأ بعناية وتذكر أنك تحتاج أولاً إلى التوقف لفترة قصيرة ، والتحقق مما إذا كان كل شيء على ما يرام ، وبعد ذلك فقط انقر فوق الزر "إرسال".

أنت تكتب العنوان الخطأ

الخطأ الأكثر شيوعًا والأكثر سوءًا. تخيل أنك تريد إرسال بعض الصور الشخصية الجميلة إلى صديق أو صديقة ، لكنك تكتب تلقائيًا عنوان رئيسك أو عميلك. وفقط بعد مغادرة الرسالة ، تدرك برعب ما حدث الآن. إذا كان هذا سيعزك ، فقد دخل كل منا في مثل هذا الموقف مرة واحدة على الأقل في حياته: أرسل المحامون مستندات سرية إلى الجانب الآخر ، والمصممين - تخطيطات الموقع إلى العميل الخطأ ، وما إلى ذلك. لكن عندما يحدث هذا لنا ، يبدو أن الأرض تغادر تحت أقدامنا.

لحسن الحظ ، فإن العديد من خدمات البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، في نفس Gmail ، لها وظيفة. قم بتشغيله وحدد فترة زمنية كبيرة - لذلك ، كما تعلم ، أكثر هدوءًا.

لقد نسيت المرفق

لقد كتبت أن ملفًا معينًا مرفقًا بالرسالة ، لكنك نسيت إرفاقه. خطأ شائع آخر يؤدي غالبًا إلى سوء التفاهم والاعتذار. من ناحية ، لا بأس ، لا يوجد أحد مثالي ، لكن من الأفضل التحقق من كل شيء أولاً ، وبعد ذلك فقط أرسل رسالة. ولتجنب الأسئلة من المستلم ، نوصي بإدراج جميع الملفات المرفقة في نص الرسالة مباشرةً. على سبيل المثال ، مثل هذا:

مرحبا مكسيم! أرسل لك عدة ملفات ، وهي مرفقة:

اتفاقية خدمات

GIF مع قطة

أنت لا تفكر في الزخرفة

يتم الترحيب بهم ، كما تتذكر ، من خلال ملابسهم. إذا كنت لا تريد أن تتم مطالبتك بحذف رسالتك على الفور ، فاعمل على شكلها. يقولون إنها بحاجة إلى تكريس الكثير من الوقت مثل المحتوى. لحسن الحظ ، الأمر سهل اليوم. للقيام بذلك ، نوصي باستخدام تطبيق Wix ShoutOut واختيار قالب مناسب وإضافة النص إليه. ليست هناك حاجة إلى معرفة خاصة ، فقط تأكد من أن كل شيء يبدو أنيقًا وجميلًا. بالمناسبة ، الرسائل الإخبارية الجيدة لها أسرارها وقواعدها الخاصة ، لذلك نوصيك بقراءة مدير التسويق عبر البريد الإلكتروني لدينا. لا تشكر.

لا تقم بتضمين سطر الموضوع

يعمل سطر الموضوع في البريد الإلكتروني تقريبًا نفس دور عنوان النص. يظهر بجوار اسمك ، يراه المستلم ويفهم ما أرسلته إليه: الفاتورة ، نتائج الاجتماع ، عرض العمل ، تخطيط الموقع ، إلخ. تذكر أنه يجب صياغة الموضوع بوضوح بحيث يمكن للشخص ، إذا لزم الأمر ، أن يجد رسالتك بسرعة ، ومقنعًا ، بحيث يكون مهتمًا ، على سبيل المثال ، بقائمة بريدية. منذ وقت ليس ببعيد ، كتبنا أنه إذا نسيت الأمر يستحق إعادة القراءة.

أنت لا تحفظ المسودات

إذا كنت ترغب في كتابة الرسائل محرري النصوص، ثم احفظ في كثير من الأحيان ، وإلا فسوف يتبين أنك قضيت يومًا كاملاً على الرسالة ، ثم فجأة تجمد الكمبيوتر ، وذهب كل شيء. أو اكتب مباشرةً إلى خدمة البريد - وبعد ذلك سيتم حفظ جميع رسوماتك تلقائيًا في مجلد "المسودات".

أنت غير مهذب

الأدب في المراسلات لا يقل أهمية عن الحياة. فيما يلي القواعد الأساسية التي يجب على الجميع اتباعها:

اشكر المرسل دائمًا على الرسالة ، خاصة إذا رأيت أنه قام بعمل جيد. أتذكر عندما تعلمنا جميعًا كلمات "سحرية"؟ دعونا لا ننساهم ، على الرغم من حقيقة أننا بالغون بالفعل.

ابق هادئًا ، حتى لو كان الأمر ملحًا ومهمًا للغاية. إن العصبية والتوبيخ لن تؤدي بالتأكيد إلى أي شيء جيد.

ابدأ وختتم رسالتك بعبارات شائعة. ستعتمد درجة الرسمية على الشخص الذي تراسله. إذا كان هذا هو رئيسك في العمل أو مجرد مسؤول ، فلا تستخدم "Hello" أو "Goodbye" أو "Kisses". والعكس صحيح ، إذا كتبت إلى زميل أو صديق ، يمكنك الاستغناء عن كلمة "بصدق" التقليدية.

أنت لا تصحح النص

يمكن أن تؤدي الأخطاء المطبعية إلى تدمير التجربة بأكملها ، لذا أعد قراءة الرسالة بعناية ، ويفضل أن يكون ذلك عدة مرات. إذا كنت تشك في التهجئة أو بناء الجملة - انتقل إلى Gramotu.ru... من الأفضل قياس سبع مرات ، أي التحقق ، من الاعتذار بعد ذلك عن الأخطاء المطبعية وإثبات أنك متعلم بالفعل.

وبالمناسبة: إذا كنت تخشى إرسال رسالة غير مكتملة بطريق الخطأ ، فاكتب النص بالكامل أولاً ، ثم اكتب عنوان المستلم.

لا تضع الأشخاص المناسبين في نسخة الخطاب

دعونا نرى من يمكنه تلقي رسالتك على الإطلاق. الحقل "إلى" هو المستلم الأساسي. الحقل "نسخة إلى" هو الشخص الذي سيتلقى النسخة. لا يرتبط مباشرة بالمسألة قيد المناقشة ، لكنه يريد أو يجب أن يكون على علم بها. يعتبر الحقل "نسخة مخفية الوجهة" مستلمين مخفيين. قمت بإضافتها ، لكن المستلم الأساسي لا يراها. وهنا عليك توخي الحذر: يمكنك الخلط بين Cc و Bcc ، ومن ثم يعتقد المستلم أنه يتم التجسس عليه.

ضع في اعتبارك أنه من المهم أن يدرك بعض الناس ما يحدث. لا تريد أن تستمع إلى اللوم حول موضوع "كيف لا تضيفني إلى النسخة ؟! عملت في هذا المشروع لمدة شهرين! " إذا كنت في شك ، أضف كل من له علاقة بالسؤال. ربما لن يكون الجميع سعداء لأنهم مشتتون ، لكن لن تكون هناك شكوى ضدك.

أنت لا تشترك

لقد كتبت "مع خالص التقدير ، ماشا" وتعتقد أن كل شيء على ما يرام ، لكن متلقي الرسالة يجلس ويتساءل عن نوع ماشا هي. من المطبعة؟ ربما رسام؟ حتى لا تضيع في التخمين - قم بإعداد توقيع ، وسيتم إضافته تلقائيًا إلى نهاية كل من رسائلك. تأكد من تضمين الاسم الأول واسم العائلة واسم الشركة والمسمى الوظيفي و معلومات للتواصلعلى سبيل المثال سكايب أو رقم الهاتف. يمكنك إضافة عنوان - على الرغم من أن هذا إعلان ، إلا أنه غير مزعج.

أنت تختار الوقت الخطأ

كتابة الرسائل في الليل ليست فكرة جيدة. السبب الأول: ربما تكون متعبًا للغاية أثناء النهار ، فأنت لست جيدًا في التفكير والمجازفة بارتكاب كل هذه الأخطاء. السبب الثاني: سيل من رسائل البريد الصباحية ستدفن رسالتك في منتصف الليل تحتها ، وفي المستقبل القريب لن يراها المرسل إليه بالتأكيد. والثالث: على ما يبدو ، ليس لديك شيء آخر لتفعله ، بما أنك تكتب خطابات العمل في الثالثة صباحًا.

نصيحتنا: إذا لم يحدث شيء مهم وعاجل ، أرسل رسائل من الاثنين إلى الجمعة وخلال ساعات العمل ، مثل جميع الأشخاص العاديين.

ضروري لعملك؟ قم بإنشاء واحد بنفسك على Wix - إنه سهل ومجاني!