ไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่รวมถึง Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbirdอนุญาตให้คุณใส่ผู้รับหลายคนใน คัดลอก(บน ภาษาอังกฤษใช้อักษรย่อ NS), หรือ สำเนาลับ (CCB). วี สำเนาผู้รับสามารถดูที่อยู่ของผู้อื่นได้ ในกรณีที่สอง ตัวตนของผู้รับเพิ่มเติมจะถูกซ่อนไว้

เพิ่มที่อยู่ผู้รับ

หากต้องการระบุผู้รับ (หรือผู้รับ) ของอีเมล ให้ป้อนที่อยู่อีเมลในช่อง ถึงผู้ซึ่ง (ที่):

โปรแกรมรับส่งเมลบางตัวอนุญาตให้คุณป้อนชื่อผู้ใช้ในฟิลด์ จากนั้นโปรแกรมจะกรอกโดยอัตโนมัติ

หากคุณใช้ช่องนี้ส่งอีเมลถึงหลายคน แต่ละคนจะสามารถเห็น รายการทั้งหมดผู้รับอื่น ๆ

วิธีสร้างสำเนาอีเมล

สนาม CCหรือ สำเนาใช้ในการแลกเปลี่ยน โดยอีเมลในทางไกล่เกลี่ยมากกว่าสนาม ถึงผู้ซึ่ง... หากคุณไม่ได้ติดต่อกับบุคคลโดยตรงในอีเมลของคุณ แต่ต้องการให้บุคคลนี้ติดตามการสนทนาในชุดข้อความจดหมายหรือเพียงแต่ทราบหัวข้อนี้ สำเนาจะ ตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม... ผู้รับที่อยู่ใน สำเนาจดหมายได้รับจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านเกี่ยวกับเขา กล่องจดหมาย e เหมือนคนที่อยู่ในทุ่งนา ถึงผู้ซึ่ง; ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือคุณส่งจดหมายถึงใครก่อนในเนื้อหาอีเมลของคุณ ในโลกของมืออาชีพ ส่งไปรษณีย์ไปที่ สำเนาใช้กันอย่างแพร่หลายและทำหน้าที่เพื่อให้เพื่อนร่วมงานทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์และหัวข้อต่างๆ

คุณสามารถระบุรายชื่อผู้รับอีเมลได้ง่ายๆ โดยพิมพ์รายการที่อยู่ในช่อง สำเนาซึ่งมักจะอยู่ใต้สนาม ถึงผู้ซึ่ง... ทุกคนในกลุ่มผู้รับนี้จะสามารถเห็นชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับคนอื่นๆ ทั้งหมด:

วิธีสร้างอีเมลสำเนาลับ

โปรแกรมรับส่งอีเมลแต่ละโปรแกรม (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo เป็นต้น) อนุญาตให้ผู้ส่งจดหมายเข้าถึงผู้คนจำนวนมากโดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลแก่ผู้ใช้รายอื่นในกลุ่มอีเมล คุณลักษณะนี้เรียกว่า BCCหรือ สำเนาที่ซ่อนอยู่... คุณสามารถซ่อนผู้รับได้โดยป้อนที่อยู่ในช่อง สำเนาที่ซ่อนอยู่แทนการใช้ field ถึงผู้ซึ่งและ สำเนา:

คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้สำหรับอีเมลทั้งแบบส่วนตัวและแบบกลุ่ม สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการให้ผู้ติดต่อของคุณเป็นส่วนตัว ปกป้องพวกเขาจากสแปมและอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ หรือเพียงแค่ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้รับรู้ว่าใครได้รับข้อความเดียวกัน

สนาม สำเนาที่ซ่อนอยู่ไม่พร้อมใช้งานตามค่าเริ่มต้นสำหรับไคลเอ็นต์อีเมลทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ใน Outlookคุณจะต้องไปที่ ตัวเลือกเพื่อเข้าถึงการตั้งค่า; วี ธันเดอร์เบิร์ดคุณจะต้องเลือกฟังก์ชันนี้จากเมนูแบบเลื่อนลง วี Gmailต้องกดปุ่ม สำเนาและ สำเนาที่ซ่อนอยู่; วี Windows Liveจดหมายคุณจะต้องกดปุ่มพร้อมกัน Alt + NS.

รูปภาพ: © Web Hosting - Unsplash.com

FinExecutive เว็บไซต์รัสเซีย 2020-01-14

8 เคล็ดลับในชีวิต: วิธีทำงานกับอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยความช่วยเหลือของอีเมล เราแก้ปัญหาการทำงานมากมายทุกวัน แต่ด้วยเหตุนี้ หลายคนตามความหมายที่แท้จริงของคำนั้น กลับต้องพึ่งพากล่องจดหมายของตน หากคุณคิดว่าการใช้เวลามากเกินไปและส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน โปรดรับคำแนะนำจากเรา

ดูเหมือนว่าทุกคนจะรู้จักกฎการทำงานกับอีเมล แต่สิ่งนี้ไม่ได้ช่วยให้คุณใช้เวลาอย่างมีเหตุผลเสมอไป การไหลของข้อความขาเข้า เมลที่ไม่ได้รับการตรวจสอบจำนวนมาก ไม่มีเวลาในการประมวลผลอีเมลที่มีคุณภาพสูง และความปรารถนาที่จะรักษาภาระหน้าที่และเชื่อถือได้ในสายตาของคู่ค้าทางธุรกิจของคุณมักจะเป็นเรื่องที่เครียด

สถานการณ์ที่คุ้นเคย? ในกรณีนี้ Life Hacks ของเราจะช่วยคุณหาทางออกจากสถานการณ์ที่ยากลำบากและด้วยเหตุนี้จึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

1. ทำให้กล่องจดหมายตรวจสอบเป็นส่วนหนึ่งของตารางการทำงานของคุณทำให้เป็นกฎที่จะไม่ตรวจสอบข้อความที่เข้ามา แต่ให้ประมวลผลวันละ 2 ครั้ง ท้ายที่สุด การประมวลผลอีเมลเป็นงานเดียวกับงานอื่นๆ ที่รวมอยู่ในตารางงานของคุณ ก่อนใช้แฮ็คชีวิตนี้ ให้วิเคราะห์การไหลของข้อความขาเข้าเพื่อทำความเข้าใจว่าใน 2 ชั่วโมงใดที่คุณได้รับอีเมลมากที่สุด เขียนสองช่วงเวลานี้ลงในไดอารี่ของคุณและใช้เพื่ออ่านจดหมายโต้ตอบและตอบกลับข้อความที่ได้รับ
2. ลดขนาดทุกอย่างที่เตือนคุณถึงการมีอยู่ของอีเมลหากข้อมูลเฉพาะของงานของคุณอนุญาตให้ทำสิ่งนี้ได้ ให้ปิด (และไม่ใช่แค่ย่อ) โปรแกรม ปิดฟังก์ชันการแจ้งเตือนแบบผุดขึ้นเมื่อได้รับจดหมายใหม่ และลบไอคอนออกจากเดสก์ท็อป ทำทุกอย่างเพื่อป้องกันตัวเองจากการเตือนเพิ่มเติมเกี่ยวกับกล่องจดหมายของคุณ
3. ล้างกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณรักษาจำนวนข้อความที่ยังไม่ได้อ่านให้เหลือน้อยที่สุด คุณจะรู้ว่าการประมวลผลข้อความใหม่จะง่ายขึ้นเพียงใดเมื่อคุณไม่ต้องค้นหาข้อความเหล่านั้นในกระแสข้อมูลเบ็ดเตล็ด คุณสามารถประมวลผลอีเมลขาเข้าได้เร็วขึ้นหาก:

• คุณจะทิ้งไว้ในกล่องจดหมายของคุณ ข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน;
• สร้างโฟลเดอร์แยกสำหรับแต่ละโครงการหรือประเภทจดหมาย เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• เริ่มติดป้ายกำกับและข้อความขาเข้าที่มีรหัสสี ดังนั้นสำหรับการรับรู้ทางสายตา การจัดเรียงตัวอักษรจะสังเกตเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
• ศึกษารายละเอียดการทำงานของบัญชีอีเมลเพื่อจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
• บล็อกการส่งข้อความจากผู้ใช้ที่ไม่ต้องการ
• ยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ไม่จำเป็นทันทีและสำหรับทั้งหมด เมื่อมองแวบแรก ดูเหมือนว่าจะเป็นงานที่ยุ่งยาก แต่ถ้าคุณไม่ต้องการรับข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์อีกต่อไป คุณจะต้องพิจารณาการสมัครรับข้อมูลทั้งหมดของคุณใหม่
• คุณจะใช้ตัวกรองเพื่อจัดเรียงอีเมลที่ได้รับจากจดหมายที่เหลือ
• ทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายดอกจันข้อความที่มีความสำคัญมากหรือต้องการการตอบสนองโดยละเอียด

ส่งสำเนาจดหมายถึงผู้ที่ต้องการเท่านั้นตรรกะง่ายๆ คือ ยิ่งคุณส่งการโต้ตอบน้อยลง ข้อความที่เข้ามาก็จะยิ่งน้อยลง ดังนั้น ถ้าเป็นไปได้ ให้ใส่สำเนาจดหมายให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และอย่าใช้ฟังก์ชัน "ตอบกลับทั้งหมด"

อย่าใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นเพียงรายการสิ่งที่ต้องทำอื่นบางคนส่งจดหมายเตือนตัวเองให้ทำสิ่งที่สำคัญ หากคุณใช้วิธีนี้ด้วย ให้พยายามกำจัดมันเสีย เพราะคุณจะไม่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างแน่นอน สร้างนิสัยในการเขียนงานลงในปฏิทินที่ต้องทำโดยเลือกวันที่และเวลาที่คุณจะสามารถจัดการกับมันได้

ใช้เทมเพลตหากคุณมักได้รับจดหมายที่มีคำขอเหมือนกันหรือถูกถามคำถามเดียวกัน พยายามทำให้งานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ กำหนดคำตอบที่สมบูรณ์แบบและใช้เป็นแม่แบบ วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและใช้สำหรับงานที่สำคัญหรือน่าสนใจยิ่งขึ้น

บันทึกอีเมลในโฟลเดอร์กล่องขาออกอย่าลบการติดต่อที่ส่ง เนื่องจากข้อมูลที่อยู่ในนั้นอาจจำเป็นสำหรับคุณเมื่อใดก็ได้

บอกเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในกิจวัตรประจำวันของคุณเพื่อให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์อีเมลใหม่ แจ้งให้ผู้อื่นทราบแผนของคุณ บอกผู้บริหารของคุณว่าคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยปิดการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมลใหม่ และคุณจะจัดเรียงการติดต่อเข้ามาในเวลาที่กำหนด หารือเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารอื่นๆ เมื่อมีคนต้องการติดต่อคุณอย่างเร่งด่วน

magician_romanв แนวคิดของ "คนตาบอด" การเรียนรู้ที่จะไม่ทำสิ่งที่โง่

น่าแปลกที่หลายคนเมื่อต้องส่งจดหมายถึงหลายคนพร้อมกัน เพียงแค่ระบุที่อยู่ในช่อง "ถึง" ซึ่งเป็นเรื่องปกติเมื่อจดหมายนี้ส่งถึงเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนของคุณ แต่เมื่อคุณส่งจดหมายไปที่ กลุ่มลูกค้า ด้วยวิธีนี้คุณจะแสดงที่อยู่ของทุกคนและผู้รับอื่น ๆ อันที่จริงแล้วเปิดเผยฐานที่อยู่ของพวกเขา

ลูกค้าคนใดคนหนึ่งที่จะส่งต่อจดหมายนี้ไปยังคู่แข่งของคุณก็เพียงพอแล้ว และผู้ติดต่อของคุณจะหายไปทันที

แปลก แต่หลายคนที่อยู่ห่างไกลจากคนโง่รู้สึกประหลาดใจที่รู้ว่าถ้าคุณต้องการส่งจดหมายถึงผู้รับหลายคนโดยที่พวกเขาไม่รู้เกี่ยวกับกันและกัน แสดงว่ามีฟิลด์ "สำเนาลับถึง" สำหรับสิ่งนี้

ตัวอย่างเช่น สำหรับ mail.ru จะมีลักษณะดังนี้:

และอีกครั้งสั้น ๆ :ระบุที่อยู่ใน "ใคร" - ทุกคนสามารถเห็นได้ว่าคุณส่งจดหมายถึงใคร โดยระบุเป็น "สำเนาลับตาบอด" - ทุกคนคิดว่าจดหมายนี้มีไว้เพื่อเขาเท่านั้น

และผู้รับแต่ละคนจะได้รับจดหมายซึ่งในช่อง "ถึง" จะมี ที่อยู่ของเขาเท่านั้น ... สำหรับโปรแกรมอื่นๆ หากคุณไม่สามารถระบุตำแหน่งสำเนาลับได้ ให้ขอให้ใครสักคนแสดงให้คุณเห็น จุดเล็กๆ อีกจุดหนึ่ง อย่าลืมระบุที่อยู่ในช่อง "ถึง" โปรแกรมส่วนใหญ่หรือ เมลเซิร์ฟเวอร์คุณจะไม่ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลโดยไม่มีพารามิเตอร์นี้

ดังนั้น เมื่อพูดถึงการส่งข้อเสนอ ข่าวไปยังกลุ่มลูกค้าของคุณ - แนวทางปฏิบัติในการใช้สำเนาลับมีความชัดเจน คุณต้องซ่อนฐานที่อยู่ของคุณ จุดที่น่าสนใจในการส่งจดหมายถึงเพื่อนร่วมงานในที่นี้แนะนำให้ปฏิบัติตามสถานการณ์ เช่น การส่งจดหมายขอส่งข้อเสนอแนะ (เช่น เพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้า) และหากเพื่อนร่วมงานแต่ละคนเห็นว่าคนอื่นมี ได้รับจดหมายฉบับเดียวกัน ส่วนใหญ่พวกเขาจะไม่ตอบ - อาศัยผู้อื่น ดังนั้นคุณต้องใช้สำเนาลับ หากงานนี้สำเร็จ ตัวอย่างเช่น การบ่งชี้ว่า "ใคร" ของเจ้านายของเพื่อนร่วมงานจะทำงานได้อย่างอัศจรรย์ และงานของคุณจะสำเร็จ

แยกคำถามกับซัพพลายเออร์ ในอีกด้านหนึ่ง การระบุผู้รับทั้งหมดในสำเนาควรแสดงให้ซัพพลายเออร์เห็นว่าคุณมีทางเลือก และเขาควรเสนอราคาที่ดีให้กับคุณ ในทางกลับกัน ผู้จัดการที่ได้รับจดหมายของคุณเห็นว่าส่งไปไม่เพียง แต่เขาเท่านั้น มีแนวโน้มที่จะตอบสนองต่อคำขอของคุณ "เจ๋ง" โดยส่วนตัวแล้ว ในความคิดของฉัน ฉันคิดว่าในกรณีของซัพพลายเออร์ คุณต้องใช้สำเนาลับ อย่างน้อยก็เพื่อปกป้องความลับทางการค้า แต่มีแนวโน้มที่จะมีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้จัดการของซัพพลายเออร์

คุณสามารถอ่านกรณีล่าสุดของข้อผิดพลาดของผู้เชี่ยวชาญได้ เมื่อผู้รับทั้งหมดเห็นผู้รับคนอื่น: ตบทุกคนในแชทนี้ มีคนจริงๆ มากมาย - กรรมการ แต่กระนั้น หลายคนกลับได้รับสแปมเป็นการตอบแทน

ยินดีต้อนรับการสนทนาในความคิดเห็นเช่นเคย

อีเมลคืออะไร ในโลกธุรกิจสมัยใหม่ สิ่งเหล่านี้คือ:

• ใบหน้าของคุณ. ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลที่คุณสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาของคู่สัญญาหรือทำลายความประทับใจแรกพบ
• เครื่องมือในการทำงานของคุณ การสื่อสารกับโลกภายนอกมากมายเกิดขึ้นทางอีเมล ดังนั้นการมีเครื่องมือนี้เป็นอย่างดี คุณจึงสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นอย่างมาก
• ความฟุ้งซ่านอันทรงพลัง โลกภายนอกพยายามดึงคุณ เบี่ยงเบนความสนใจ และทำให้คุณหลงทางผ่านอีเมล

จากมุมมองนี้เรามาดูการทำงานกับอีเมลกัน มาเริ่มกันง่ายๆ

การออกแบบตัวอักษร

ฉันใช้โปรแกรมรับส่งเมล Mozilla Thunderbird ดังนั้นฉันจะใช้เป็นตัวอย่าง มาสร้างจดหมายใหม่และไปจากบนลงล่างในรายการเขตข้อมูล

ถึงผู้ซึ่ง. สำเนา. สำเนาที่ซ่อนอยู่

บางคนอาจไม่รู้ แต่ "ถึง" ของ Mozilla เปลี่ยนเป็น "สำเนา" หรือ "สำเนาลับ" ได้

• ถึงผู้ซึ่ง: เราเขียนผู้รับหลักหรือผู้รับหลายคนโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
• สำเนา: เราเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่เราไม่คาดหวังคำตอบจากใคร
• สำเนาที่ซ่อนอยู่: เราเขียนถึงผู้ที่ควรทำความคุ้นเคยกับจดหมายนี้ แต่ผู้รับจดหมายที่เหลือไม่ควรรู้จัก เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งจดหมายธุรกิจจำนวนมาก เช่น การแจ้งเตือน

ไม่ถูก ในการส่งจดหมายจำนวนมาก ให้ระบุผู้รับผ่านช่อง "สำเนา" หรือ "ถึง" ปีละหลายครั้ง ฉันได้รับจดหมายที่มีรายชื่อผู้รับ 50–90 รายอยู่ในช่อง "สำเนาถึง" มีการละเมิดความเป็นส่วนตัว ผู้รับบางคนไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังทำงานร่วมกับใครในหัวข้อที่คล้ายคลึงกัน เป็นการดีถ้าคนเหล่านี้เป็นคนที่คุณรู้จักกัน จะเกิดอะไรขึ้นหากรายการดังกล่าวรวมถึงบริษัทที่แข่งขันกันซึ่งไม่รู้จักซึ่งกันและกัน? อย่างน้อยที่สุด คุณต้องพร้อมสำหรับคำอธิบายที่ไม่จำเป็น อย่างสูงสุด สำหรับการยุติความร่วมมือกับหนึ่งในนั้น อย่าทำแบบนี้

หัวเรื่องจดหมาย

ความสำคัญของหัวเรื่องมักถูกเขียน (บางครั้งสมเหตุสมผล) ในบล็อกของบริษัทโดยบริการส่งจดหมายอย่างมืออาชีพ แต่บ่อยครั้งที่เรากำลังพูดถึงจดหมายขายซึ่งหัวเรื่องช่วยแก้ปัญหา "ควรเปิดอีเมล"

เรากำลังพูดถึงการติดต่อทางธุรกิจรายวัน หัวข้อนี้ช่วยแก้ปัญหา "จดหมายและผู้แต่งควรระบุได้ง่ายแล้วจึงพบ" ยิ่งกว่านั้น ความขยันของคุณจะกลับมาในรูปของกรรมของจดหมายตอบกลับจำนวนมาก เฉพาะคำนำหน้าเท่านั้น อีกครั้ง:หรือ Fwdซึ่งคุณจะต้องมองหาตัวอักษรที่ต้องการในหัวข้อนั้นๆ

ยี่สิบตัวอักษรคือปริมาณจดหมายโต้ตอบหนึ่งวันของผู้จัดการระดับกลาง ฉันไม่ได้พูดถึงผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจเลย บางครั้งจำนวนจดหมายของพวกเขาอาจลดลงถึง 200 ฉบับหรือมากกว่าต่อวัน ดังนั้นอีกครั้ง: อย่าส่งอีเมลที่มีหัวเรื่องว่างเปล่า.

ดังนั้นวิธีการกำหนดหัวเรื่องของคุณอย่างถูกต้อง?

ความผิดพลาด # 1 : เฉพาะชื่อบริษัทในเรื่องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "ท้องฟ้า" และนั่นแหล่ะ ประการแรก แน่นอนว่าคุณไม่ใช่หนึ่งในบริษัทของคุณที่สื่อสารกับคู่สัญญารายนี้ ประการที่สอง หัวข้อนี้ไม่ได้มีความหมายใดๆ เนื่องจากชื่อบริษัทของคุณปรากฏอยู่แล้วจากที่อยู่ ประการที่สาม เดาว่ากล่องจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไรกับวิธีการโต้ตอบนี้ บางอย่างเช่นนี้

ค้นในหัวข้อแบบนี้สะดวกไหม?

ความผิดพลาด # 2 : พาดหัวขายหน้าฉูดฉาด จะดีมากถ้าคุณรู้วิธีเขียนหัวข้อข่าวแบบนี้ แต่ควรใช้ทักษะเหล่านี้ในการติดต่อทางธุรกิจหรือไม่? จำจุดประสงค์ของหัวเรื่องของจดหมายธุรกิจ: ไม่ใช่เพื่อขาย แต่เพื่อให้ระบุตัวตนและค้นหา

ข้อความของจดหมาย

มีคู่มือการเขียนมากมายสำหรับโอกาสต่างๆ ตัวอย่างเช่น Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin และผู้เชี่ยวชาญคำศัพท์อื่น ๆ มีสิ่งที่มีประโยชน์มากมาย ฉันแนะนำให้คุณอ่านบทความของพวกเขาอย่างน้อยก็เพื่อปรับปรุงการรู้หนังสือทั่วไปและปรับปรุงรูปแบบการเขียนทั่วไป

ในกระบวนการเขียนจดหมาย เราต้องตัดสินใจหลายครั้งอย่างสม่ำเสมอ

ถามเรื่องมารยาท ... ในตอนต้นของจดหมายคุณสามารถเบลอด้วยความสุภาพหรือแม้กระทั่งความอ่อนโยนในจิตวิญญาณของ "Rodya ที่รักของฉันเป็นเวลากว่าสองเดือนแล้วที่ฉันไม่ได้คุยกับคุณเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งตัวฉันเองต้องทนทุกข์ทรมานและไม่ได้นอน คิดอีกคืน” มีความสุภาพและมีค่าใช้จ่ายสูง ทั้งในแง่ของเวลาในการเขียนบทนำและเวลาที่คู่สนทนาต้องอ่าน นี่คือการติดต่อทางธุรกิจ จำได้ไหม? ไม่ใช่เรียงความประเภท epistolary สำหรับการแข่งขันและไม่ใช่จดหมายถึงแม่ของ Raskolnikov แต่เป็นการติดต่อทางธุรกิจ

เราเคารพเวลาและผู้รับของเรา!

เป็นการเหมาะสมที่จะแนะนำตัวเองและเตือนสถานการณ์ของคนรู้จักเฉพาะในจดหมายฉบับแรกที่ส่งหลังจากการประชุมที่หายวับไปในนิทรรศการ หากนี่คือความต่อเนื่องของความร่วมมือหรือการติดต่อสื่อสารในปัจจุบัน ในจดหมายฉบับแรกของวัน เราเขียนว่า: "สวัสดี อีวาน" ในจดหมายฉบับที่สองและฉบับต่อมาว่า "อีวาน ..."

อุทธรณ์ ... ฉันกังวลเสมอว่าจะติดต่อใครในจดหมายหากมีผู้รับหลายคน ฉันเพิ่งเขียนจดหมายถึงสามสาวชื่อแอนนา ฉันเขียนว่า "สวัสดี แอนนา" โดยไม่ลังเลใดๆ และไม่ได้อาบน้ำ แต่นี่ไม่ใช่กรณีเสมอไป

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีผู้รับสามคนหรือเจ็ดคนแต่พวกเขาไม่ได้ใช้ชื่อเดียวกัน คุณสามารถระบุชื่อได้: "สวัสดีตอนบ่าย Rodion, Pulcheria, Avdotya และ Pyotr Petrovich" แต่มันยาวนานและต้องใช้เวลา คุณสามารถเขียนว่า: "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน!"

สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้กฎเพื่ออ้างถึงชื่อผู้ที่อยู่ในช่อง "ถึง" และสำหรับผู้ที่อยู่ในสำเนาอย่าสมัครเลย กฎนี้ในเวลาเดียวกันช่วยให้คุณกำหนด (หนึ่ง!) ผู้รับจดหมายและวัตถุประสงค์ของจดหมายนี้ได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

การอ้างอิง ... บ่อยครั้ง การติดต่อโต้ตอบกันเป็นห่วงโซ่ของจดหมายที่มีคำถามและคำตอบ - ในคำพูดคือบทสนทนา ถือว่าเป็นรูปแบบที่ดีที่จะไม่ลบประวัติของจดหมายโต้ตอบและเขียนคำตอบของคุณที่ด้านบนของข้อความที่ยกมา เพื่อที่เมื่อกลับมาที่จดหมายโต้ตอบนี้ในสัปดาห์ต่อมา คุณสามารถอ่านบทสนทนาจากบนลงล่างได้อย่างง่ายดายในวันที่จากมากไปน้อย

ด้วยเหตุผลบางประการ การตั้งค่าเริ่มต้นใน Mozilla คือ "วางเคอร์เซอร์หลังข้อความที่ยกมา" ฉันแนะนำให้เปลี่ยนในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือก บัญชีผู้ใช้"→" การรวบรวมและที่อยู่ " มันควรจะเป็นแบบนี้

วัตถุประสงค์ของจดหมาย ... จดหมายธุรกิจมีสองประเภท:

• เมื่อเราเพิ่งแจ้งคู่สนทนา (เช่น รายงานงานที่ทำในหนึ่งเดือน)
• และเมื่อเราต้องการบางสิ่งจากคู่สนทนา ตัวอย่างเช่นเพื่อให้เขาอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่แนบมาสำหรับการชำระเงิน

ตามกฎแล้ว มีจดหมายให้กำลังใจมากมายกว่าจดหมายที่รายงาน หากเราต้องการบรรลุผลบางอย่างจากคู่สนทนา เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะพูดเกี่ยวกับสิ่งนั้นด้วยตัวอักษรเป็นข้อความธรรมดา คำกระตุ้นการตัดสินใจควรมาพร้อมกับที่อยู่ตามชื่อและตามด้วยประโยคสุดท้ายในจดหมาย

ไม่ถูก : "Porfiry Petrovich ฉันรู้ว่าใครฆ่าหญิงชรา"

ถูกต้อง : "Porfiry Petrovich ฉันแฮ็คหญิงชราจนตาย ได้โปรดใช้มาตรการในการจับกุมฉัน ฉันเหนื่อยกับความทุกข์แล้ว!"

ทำไมนักข่าวควรคิดว่าคุณจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้? ท้ายที่สุดเขาสามารถตัดสินใจผิดได้

ลายเซ็นในข้อความ ... เธอจะต้องเป็น นอกจากนี้ โปรแกรมรับส่งเมลทั้งหมดยังให้คุณกำหนดค่าการแทนที่อัตโนมัติของลายเซ็นได้ เช่น "ขอแสดงความนับถือ ... " แบบคลาสสิก ใน Mozilla ทำได้ภายใต้เครื่องมือ → ตัวเลือกบัญชี

การเขียนหรือไม่เขียนรายชื่อในลายเซ็นถือเป็นเรื่องส่วนตัวของทุกคน แต่ถ้าคุณเกี่ยวข้องกับการขายในทางใดทางหนึ่ง - อย่าลืมเขียน แม้ว่าข้อตกลงจะไม่เกิดขึ้นจากผลลัพธ์ของการสื่อสาร แต่ในอนาคตคุณจะพบผู้ติดต่อจากลายเซ็นได้ง่าย

สุดท้าย อีกหนึ่งคุณลักษณะของเนื้อความของจดหมายสำหรับคู่สนทนาที่ไม่ชอบ (ไม่สามารถ ไม่ต้องการ ไม่มีเวลา) เพื่อตอบจดหมายของคุณ ระบุค่าเริ่มต้นในข้อความของจดหมาย ตัวอย่างเช่น "Porfiry Petrovich ถ้าคุณไม่มาจับฉันก่อนเวลา 12:00 น. ในวันศุกร์ ฉันจะถือว่าตัวเองถูกนิรโทษกรรม" แน่นอน กำหนดเวลาต้องเป็นจริง (คุณไม่ควรส่งข้อความจากตัวอย่างในวันศุกร์ เวลา 11:50 น.) ผู้รับจะต้องสามารถอ่านและตัดสินใจเกี่ยวกับจดหมายของคุณได้ "ความเงียบ" นี้ช่วยลดความรับผิดชอบของคุณสำหรับการไม่ตอบสนองของคู่สนทนา และเช่นเคย ต้องใช้คุณลักษณะนี้อย่างชาญฉลาด หากมีคนตอบจดหมายของคุณตรงเวลาและสม่ำเสมอ คำขาดดังกล่าวสามารถหากไม่ทำให้เขาขุ่นเคืองก็ให้เครียดเขาเล็กน้อยหรือนำไปสู่การตัดสินใจที่จะไม่ตอบจดหมายในตอนนี้ แต่ทำให้คุณรอในวันศุกร์

เอกสารแนบ

จดหมายมักจะมาพร้อมกับไฟล์แนบ: ประวัติย่อ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ การประเมิน ตารางเวลา การสแกนเอกสาร - เครื่องมือที่สะดวกมากและในขณะเดียวกันก็เป็นแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดยอดนิยม

ข้อผิดพลาด : ขนาดไฟล์แนบขนาดใหญ่ มักจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดไม่เกิน 20 MB ตามกฎแล้ว นี่คือการสแกนเอกสารบางฉบับในรูปแบบ TIFF ด้วยความละเอียด 600dpi โปรแกรมเมลผู้สื่อข่าวเกือบจะหยุดนิ่งเป็นเวลาสองสามนาทีโดยพยายามดาวน์โหลดตัวอย่างไฟล์แนบนี้ และพระเจ้าห้ามไม่ให้ผู้รับพยายามอ่านจดหมายนี้บนสมาร์ทโฟน ...

โดยส่วนตัวแล้วฉันจะลบจดหมายดังกล่าวทันที ไม่ต้องการให้จดหมายของคุณลงเอยในถังขยะก่อนที่จะถูกอ่านใช่หรือไม่ ตรวจสอบขนาดของไฟล์แนบ ขอแนะนำว่าไม่เกิน 3 MB

เกิดอะไรขึ้นถ้ามันเกิน?

• ลองกำหนดค่าเครื่องสแกนใหม่เป็นรูปแบบและความละเอียดอื่น ตัวอย่างเช่น ใน PDF และ 300dpi จะได้รับการสแกนที่ค่อนข้างอ่านง่าย
• คิดถึงโปรแกรมอย่าง WinRar archiverหรือ 7zip ไฟล์บางไฟล์ถูกบีบอัดอย่างสมบูรณ์
• เกิดอะไรขึ้นถ้าไฟล์แนบมีขนาดใหญ่และคุณไม่สามารถบีบอัดได้ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลการบัญชีที่เกือบจะว่างเปล่ามีน้ำหนัก 900 MB การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยได้: Dropbox, Google Drive และอื่นๆ บริการบางอย่าง เช่น Mail.ru จะแปลงไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์ไปยัง การจัดเก็บเมฆ... แต่ฉันชอบที่จะจัดการข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคลาวด์ด้วยตัวเอง ดังนั้นฉันจึงไม่ต้อนรับระบบอัตโนมัติจาก Mail.ru

และอีกหนึ่งคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการลงทุน - พวกเขา ชื่อ ... จะต้องเป็นที่เข้าใจและเป็นที่ยอมรับของผู้รับ เมื่อเราอยู่ในบริษัทได้เตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่ส่งถึง ... ปล่อยให้มันเป็น Fyodor Mikhailovich Dostoevsky ฉันได้รับจดหมายจากผู้จัดการพร้อมข้อเสนอโครงการเพื่อขออนุมัติ และไฟล์แนบมีไฟล์ชื่อ "DlyaFedi.docx" กับผู้จัดการที่ส่งสิ่งนี้มาให้ฉัน บทสนทนาเกิดขึ้นดังนี้:

ผู้จัดการที่รัก คุณพร้อมที่จะเข้าหาบุคคลที่น่าเคารพนับถือและตั้งชื่อเขาต่อหน้า Fedya หรือไม่?

อย่างใดไม่มีผู้นับถือทุกคนเรียกเขาด้วยชื่อและนามสกุล

ทำไมคุณถึงเรียกไฟล์แนบว่า "ForFedi" ถ้าฉันส่งเขาไปตอนนี้ คุณคิดว่าเขาจะซื้อขวานจากเราสำหรับ CP นี้หรือไม่?

ฉันจะเปลี่ยนชื่อในภายหลัง ...

ทำไมต้องเตรียมระเบิดเวลา - การปฏิเสธของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า - หรือทำงานพิเศษในการเปลี่ยนชื่อไฟล์ด้วยตัวเอง? ทำไมไม่ตั้งชื่อไฟล์แนบให้ถูกต้องในทันที: "สำหรับ Fedor Mikhailovich.docx" หรือดีกว่านั้น - "KP_Nebo_Topory.docx"

ดังนั้นเราจึงแยกแยะอีเมลเป็น "ใบหน้า" ได้ไม่มากก็น้อย มาดูที่อีเมลเป็นเครื่องมือในการทำงานที่มีประสิทธิภาพและพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว

การทำงานกับตัวอักษร

อีเมลเป็นสิ่งรบกวนสมาธิที่ทรงพลัง เช่นเดียวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว อีเมลจะต้องได้รับการจัดการโดยการกระชับกฎและแนะนำตารางการทำงาน

อย่างน้อยที่สุด คุณต้องปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดเกี่ยวกับการมาถึงของจดหมาย หากโปรแกรมรับส่งเมลได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้น คุณจะได้รับแจ้งและ สัญญาณเสียงและกะพริบไอคอนข้างนาฬิกา และแสดงตัวอย่างตัวอักษร พูดง่ายๆ ก็คือ พวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อดึงคุณออกจากงานอันอุตสาหะ และจากนั้นก็พาคุณดิ่งลงสู่ก้นบึ้งของจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านและจดหมายที่มองไม่เห็น - ลบหนึ่งหรือสองชั่วโมงจากชีวิต

จิตตานุภาพอันทรงพลังของใครบางคนทำให้พวกเขาไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือน และสำหรับคนทั่วไป จะดีกว่าที่จะไม่ลองเสี่ยงโชคและปิดมัน ใน Mozillla Thunderbird ทำได้ผ่านเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือก" → "ทั่วไป" → "เมื่อมีข้อความใหม่ปรากฏขึ้น"

หากไม่มีการแจ้งเตือนจะเข้าใจได้อย่างไรว่าจดหมายมาถึงแล้ว?

ง่ายมาก. ตัวคุณเองโดยมีสติ จัดสรรเวลาสำหรับการแยกวิเคราะห์เมล เปิดโปรแกรมรับส่งเมล และดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด สามารถทำได้วันละ 2 ครั้ง เช่น ช่วงกลางวันและเย็น หรือช่วงที่ต้องหยุดทำงาน เช่น ในสภาพการจราจรคับคั่ง

มักถูกถามบ่อย ๆ แล้วเวลาตอบสนองและอีเมลด่วนล่ะ คำตอบคือ: คุณไม่มีจดหมายด่วนทางไปรษณีย์ เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนกสนับสนุนลูกค้า (แผนกดังกล่าวมีกฎเกณฑ์ในการทำงานกับอีเมล)

หากมีจดหมายด่วน ผู้ส่งจะแจ้งให้คุณทราบผ่านช่องทางอื่น - โทรศัพท์, SMS, Skype จากนั้นคุณจะจงใจไปที่โปรแกรมรับส่งเมลและดำเนินการกับจดหมายด่วน ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลาทั้งหมด (เช่น Gleb Arkhangelsky ที่มี "Time Drive") ประกาศมาตรฐานสำหรับการตอบกลับอีเมลสูงสุด 24 ชั่วโมง นี่เป็นกฎเกณฑ์ปกติของรูปแบบที่ดี - อย่าคาดหวังการตอบกลับทันทีจากคู่สนทนาทางอีเมล หากมีจดหมายด่วนแจ้งผ่านช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วกว่า

ดังนั้นเราจึงปิดการแจ้งเตือน และตอนนี้เราเปิดโปรแกรมรับส่งเมลตามกำหนดการของเรา

จะทำอย่างไรเมื่อเราไปที่ทำการไปรษณีย์และทำกิจกรรมชื่อ "ฉันเข้าใจ ." อีเมล"? จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานนี้อยู่ที่ไหน

ฉันได้ยินมามากมายเกี่ยวกับระบบศูนย์กล่องจดหมายเข้า แต่น่าเสียดายที่ฉันยังไม่พบคนที่ใช้ระบบนี้เลยแม้แต่คนเดียว ฉันต้องคิดค้นล้อของฉันใหม่ มีบทความในหัวข้อนี้ใน Lifehacker ตัวอย่างเช่น, " ". ด้านล่างนี้ฉันจะพูดถึงระบบศูนย์กล่องจดหมายในการตีความของฉัน ฉันจะขอบคุณถ้าผู้เชี่ยวชาญด้าน GTD จะตรวจสอบความคิดเห็น เพิ่มหรือปรับปรุงระบบที่อธิบายไว้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและยอมรับว่าอีเมลไม่ใช่ตัวกำหนดเวลางานหรือที่เก็บถาวรสำหรับกิจกรรมของคุณ ดังนั้น โฟลเดอร์ Inbox ควรว่างเปล่าเสมอ เมื่อคุณเริ่มแยกวิเคราะห์กล่องจดหมายของคุณแล้ว อย่าหยุดหรือฟุ้งซ่านกับสิ่งใด ๆ จนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์นี้

จะทำอย่างไรกับอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ? คุณต้องอ่านแต่ละตัวอักษรตามลำดับและลบออก ใช่ เพียงแค่เลือกและกด Delete บนแป้นพิมพ์ของคุณ ถ้าคุณไม่สามารถพาตัวเองไปลบจดหมายได้ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายนั้น

1. คุณสามารถตอบได้ภายในสามนาที? ฉันจำเป็นต้องตอบหรือไม่ ใช่ มันจำเป็น และคำตอบจะใช้เวลาไม่เกินสามนาที แล้วตอบทันที
2. คุณต้องตอบ แต่การเตรียมคำตอบจะใช้เวลามากกว่าสามนาที หากคุณใช้เครื่องมือวางแผนงานที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงอีเมลเป็นงานได้ ให้เปลี่ยนอีเมลของคุณให้เป็นงานและลืมมันไปชั่วขณะหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ฉันใช้บริการ Doit.im ที่ยอดเยี่ยมมาก ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัว: คุณส่งต่อจดหมายไปยังอีเมลนั้น และจดหมายนั้นจะกลายเป็นงาน แต่ถ้าคุณไม่มีตัวกำหนดเวลางาน ให้ย้ายจดหมายไปที่โฟลเดอร์ย่อย "0_Run"
3. หลังจากตอบกลับจดหมายอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนเป็นงานหรือทำความคุ้นเคยง่ายๆ แล้ว คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความนี้ต่อไป: ลบทิ้งหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อการจัดเก็บระยะยาว

นี่คือโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่ฉันมี

• 0_วิ่ง.ฉันไม่มีโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ถ้าคุณไม่มีนักวางแผน ฉันขอย้ำอีกครั้งว่า คุณสามารถใส่จดหมายที่ต้องการการศึกษาอย่างละเอียดได้ที่นี่ โฟลเดอร์นี้ยังต้องได้รับการทำความสะอาดเป็นประจำ แต่ด้วยวิธีการที่รอบคอบในเวลาที่กำหนดเป็นพิเศษ
• 1_อ้างอิงนี่คือที่ที่ฉันใส่จดหมายที่มีข้อมูลเบื้องหลัง: จดหมายต้อนรับพร้อมข้อมูลเข้าสู่ระบบจากบริการบนเว็บต่างๆ ตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่กำลังจะมาถึง และอื่นๆ
• 2_โครงการ.ที่เก็บถาวรของการติดต่อกับพันธมิตรและโครงการที่มีความสัมพันธ์ในปัจจุบันจะถูกเก็บไว้ที่นี่ โดยปกติจะมีการสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการหรือพันธมิตร ในโฟลเดอร์ของหุ้นส่วน ฉันไม่เพียงแต่ใส่จดหมายจากพนักงานของเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจดหมายจากพนักงานของ "สวรรค์" ที่เกี่ยวข้องกับหุ้นส่วนนี้ด้วย สะดวกมาก: หากจำเป็น การติดต่อทั้งหมดในโครงการก็อยู่ใกล้แค่เอื้อมเพียงไม่กี่คลิก
• 3_พิพิธภัณฑ์.ฉันกำลังโยนจดหมายที่น่าเสียดายที่จะลบและประโยชน์ของจดหมายเหล่านี้ไม่ชัดเจน นอกจากนี้ โฟลเดอร์ที่มีโปรเจ็กต์ปิดจาก "2_Projects" จะย้ายข้อมูลที่นี่ กล่าวคือ ผู้สมัครคนแรกสำหรับการลบจะถูกเก็บไว้ใน "พิพิธภัณฑ์"
• 4_เอกสาร.ต่อไปนี้เป็นจดหมายพร้อมตัวอย่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการบัญชีในอนาคต เช่น ใบแจ้งยอดจากลูกค้า ตั๋วสำหรับการเดินทาง โฟลเดอร์ในหลาย ๆ ด้านมีบางอย่างที่เหมือนกันกับโฟลเดอร์ "2_Projects" และ "1_Sprav" โดยจะเก็บเฉพาะข้อมูลทางบัญชีเท่านั้น และข้อมูลการจัดการจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ "2_Projects" ใน "4_Documents" - ข้อมูลที่ตายแล้ว และใน "2_Projects" - ข้อมูลสด
• 5_ความรู้นี่คือที่ที่ฉันเพิ่มเฉพาะจดหมายข่าวที่มีประโยชน์จริงๆ ที่ฉันอยากกลับมาดูอีกครั้งหลังจากผ่านไประยะหนึ่งเพื่อหาแรงบันดาลใจหรือหาทางแก้ไข

มีการตั้งค่าอื่นๆ ของเมลไคลเอ็นต์ที่สำคัญสำหรับการทำงานของระบบนี้ อันดับแรก ตามค่าเริ่มต้น Thunderbird ได้เลือกช่องทำเครื่องหมายทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว ฉันชอบที่จะทำโดยเจตนาเพื่อให้ช่องทำเครื่องหมายหายไป! ในการดำเนินการนี้ ไปที่เมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือก" → "ขั้นสูง" → "อ่านและแสดง"

ประการที่สอง เราใช้ ตัวกรอง ... ก่อนหน้านี้ ฉันใช้ตัวกรองที่ส่งต่อจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น จดหมายจากทนายความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "ทนายความ" ฉันปฏิเสธแนวทางนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรก: จดหมายจากทนายความใน 99% ของคดีหมายถึงโครงการหรือหุ้นส่วน ซึ่งหมายความว่าต้องย้ายไปยังโฟลเดอร์ของหุ้นส่วนหรือโครงการนี้ ประการที่สอง ฉันตัดสินใจเพิ่มการรับรู้ คุณเองต้องตัดสินใจว่าจะเก็บจดหมายไว้ที่ไหน และสะดวกกว่าที่จะค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้ประมวลผลในที่เดียว - ในกล่องจดหมาย ตอนนี้ฉันใช้ตัวกรองเพื่อจัดหมวดหมู่ตัวอักษรปกติอัตโนมัติจากระบบต่างๆ ลงในโฟลเดอร์เท่านั้น นั่นคือตัวอักษรที่ไม่ต้องการให้ฉันตัดสินใจ ตัวกรองใน Mozilla Thunderbird ได้รับการกำหนดค่าในเมนูเครื่องมือ → ตัวกรองข้อความ

ดังนั้น ด้วยวิธีการที่ถูกต้อง อีเมลควรใช้เวลา 10 ถึง 60 นาทีต่อวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณการติดต่อ

ใช่และอีกสิ่งหนึ่ง คุณได้ปิดการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมลใหม่แล้วใช่ไหม ;)

เราส่งอีเมลหลายสิบฉบับทุกวัน บางครั้งข้อความเหล่านี้เป็นข้อความสั้นๆ เช่น "ไปกินข้าวกันไหม" บางครั้ง - ด้วยความช่วยเหลือที่คุณนำเสนอธุรกิจหรือเว็บไซต์ของคุณ เมื่อมีจดหมายจำนวนมาก และเวลาสั้น เราก็เริ่มเร่งรีบและทำผิดพลาด ปกติแล้วเป็นเรื่องเล็กน้อย เช่น การพิมพ์ผิด แต่บางครั้งก็อาจสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงและทำลายความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าหรือพนักงาน

สิ่งนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ คุณเพียงแค่ต้องรวบรวมและรู้เกี่ยวกับข้อผิดพลาดบางอย่าง ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่เกิดขึ้นเมื่อส่งอีเมล อ่านอย่างระมัดระวังและจำไว้ว่าก่อนอื่นคุณต้องหยุดสั้น ๆ ตรวจสอบว่าทุกอย่างเรียบร้อยหรือไม่จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "ส่ง"

คุณพิมพ์ที่อยู่ผิด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดและไม่เป็นที่พอใจที่สุด ลองนึกภาพว่าคุณต้องการส่งรูปถ่ายส่วนตัวสวยๆ ไปให้เพื่อนหรือแฟนสาว แต่คุณพิมพ์ที่อยู่ของเจ้านายหรือลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติ และหลังจากที่จดหมายจากไป คุณก็ตระหนักได้ด้วยความสยดสยองว่าเกิดอะไรขึ้นตอนนี้ หากสิ่งนี้จะปลอบใจคุณ แสดงว่าพวกเราแต่ละคนต้องตกอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้อย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิตของเขา: ทนายความส่งเอกสารลับไปยังฝั่งตรงข้าม นักออกแบบ - เลย์เอาต์ของไซต์ไปยังลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง ฯลฯ แต่เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นกับเรา ดูเหมือนว่าแผ่นดินจะไถลจากใต้ฝ่าเท้าของเรา

โชคดีที่บริการอีเมลจำนวนมาก เช่น ใน Gmail เดียวกัน มีฟังก์ชัน เปิดเครื่องและระบุช่วงเวลาขนาดใหญ่ - เงียบกว่า

คุณลืมเกี่ยวกับไฟล์แนบ

คุณเขียนว่ามีไฟล์แนบมากับจดหมาย แต่คุณลืมแนบ ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งที่มักนำไปสู่ความเข้าใจผิดและการขอโทษ ด้านหนึ่ง ไม่เป็นไร ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ แต่ควรตรวจสอบทุกอย่างให้ดีเสียก่อน แล้วจึงค่อยส่งจดหมาย และเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามจากผู้รับ เราแนะนำให้ระบุไฟล์ที่แนบมาทั้งหมดไว้ในเนื้อหาของจดหมาย ตัวอย่างเช่นเช่นนี้:

สวัสดีแม็กซิม! ฉันกำลังส่งไฟล์ให้คุณหลายไฟล์ ซึ่งแนบมาด้วย:

สัญญาการให้บริการ

GIF กับแมว

อย่าคิดแต่เรื่องแต่ง

พวกเขาได้รับการต้อนรับตามที่คุณจำได้ด้วยเสื้อผ้าของพวกเขา ถ้าคุณไม่ต้องการให้จดหมายของคุณได้รับแจ้งให้ลบทันที ให้ดำเนินการตามแบบฟอร์ม พวกเขาบอกว่าเธอต้องอุทิศเวลาให้มากที่สุดเท่าที่เนื้อหา โชคดีที่วันนี้เป็นเรื่องง่าย ในการทำเช่นนี้ เราขอแนะนำให้ใช้แอป Wix ShoutOut เลือกเทมเพลตที่เหมาะสมและเพิ่มข้อความของคุณลงไป ไม่จำเป็นต้องมีความรู้พิเศษ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างดูเรียบร้อยและสวยงาม ยังไงก็ตาม จดหมายข่าวที่ดีมีความลับและกฎเกณฑ์ของตัวเอง ดังนั้นเราขอแนะนำให้คุณอ่านผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดทางอีเมลของเรา ไม่ขอบคุณ

คุณไม่มีหัวเรื่อง

หัวเรื่องของอีเมลทำหน้าที่เหมือนกับหัวเรื่องของข้อความ จะปรากฏถัดจากชื่อของคุณ ผู้รับเห็นและเข้าใจสิ่งที่คุณส่งไปให้เขา: ใบแจ้งหนี้ ผลการประชุม การเสนองาน แผนผังไซต์ ฯลฯ จำไว้ว่าควรมีการกำหนดหัวข้อไว้อย่างชัดเจนเพื่อที่ว่าหากจำเป็น บุคคลจะสามารถค้นหาจดหมายของคุณได้อย่างรวดเร็วและน่าเชื่อถือ เพื่อให้เขาสนใจ เช่น รายชื่อผู้รับจดหมาย ไม่นานมานี้เราเขียนว่าถ้าคุณลืมไปแล้วควรอ่านซ้ำ

คุณไม่บันทึกร่างจดหมาย

ถ้าคุณชอบเขียนจดหมายใน โปรแกรมแก้ไขข้อความจากนั้นบันทึกบ่อยขึ้นไม่เช่นนั้นจะกลายเป็นว่าคุณใช้เวลาทั้งวันกับจดหมายแล้วทันใดนั้นคอมพิวเตอร์ก็หยุดนิ่งและทุกอย่างก็หายไป หรือเขียนโดยตรงไปยังบริการอีเมล - จากนั้นภาพร่างทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์ "ฉบับร่าง"

คุณทำตัวไม่สุภาพ

ความสุภาพในการโต้ตอบมีความสำคัญพอๆ กับในชีวิต นี่คือกฎพื้นฐานที่ทุกคนต้องปฏิบัติตาม:

ขอบคุณผู้ส่งจดหมายเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเห็นว่าเขาทำงานได้ดี จำได้ไหมว่าเมื่อเราได้รับการสอนคำศัพท์ "เวทมนตร์" ทั้งหมด? อย่าลืมพวกเขาแม้ว่าเราจะเป็นผู้ใหญ่แล้วก็ตาม

อยู่ในความสงบแม้ว่าเรื่องจะเร่งด่วนและสำคัญมาก ความประหม่าและการประณามจะไม่นำไปสู่สิ่งที่ดีอย่างแน่นอน

เริ่มต้นและลงท้ายจดหมายด้วยวลีทั่วไป ระดับของความเป็นทางการจะขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งข้อความกับใคร หากนี่คือเจ้านายของคุณหรือเป็นแค่เจ้าหน้าที่ อย่าใช้คำว่า "สวัสดี" "ลาก่อน" หรือ "จูบ" และในทางกลับกัน หากคุณเขียนถึงเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อน คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้ "ขอแสดงความนับถือ" แบบดั้งเดิม

คุณไม่ได้ตรวจทานข้อความ

การพิมพ์ผิดอาจทำลายประสบการณ์ทั้งหมดได้ ดังนั้นโปรดอ่านจดหมายซ้ำอีกครั้งอย่างระมัดระวัง แนะนำให้อ่านหลายๆ ครั้ง สงสัยเกี่ยวกับการสะกดหรือไวยากรณ์ - ไปที่ Gramotu.ru... เป็นการดีกว่าที่จะวัดเจ็ดครั้ง นั่นคือเพื่อตรวจสอบ ดีกว่าขอโทษสำหรับการพิมพ์ผิดและพิสูจน์ว่าคุณมีความรู้จริงๆ

และอีกอย่าง ถ้าคุณกลัวที่จะส่งจดหมายที่เขียนไม่เสร็จโดยไม่ได้ตั้งใจ ก่อนอื่นให้เขียนข้อความทั้งหมดให้ครบถ้วน แล้วพิมพ์ที่อยู่ของผู้รับเท่านั้น

คุณไม่ได้ใส่คนที่ใช่ลงในสำเนาจดหมาย

มาดูกันว่าใครสามารถรับจดหมายของคุณได้ทั้งหมด ฟิลด์ ถึง เป็นผู้รับหลัก ช่อง "สำเนา" คือผู้ที่จะได้รับสำเนา เขาไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาที่กำลังสนทนา แต่เขาต้องการหรือควรทราบ ฟิลด์ "สำเนาลับ" เป็นผู้รับที่ซ่อนอยู่ คุณเพิ่ม แต่ผู้รับหลักไม่เห็น และที่นี่คุณต้องระวัง: คุณสามารถสับสน Cc และ Bcc จากนั้นผู้รับจะคิดว่าเขากำลังถูกสอดแนม

โปรดทราบว่ามันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบางคนที่จะตระหนักถึงสิ่งที่เกิดขึ้น คุณไม่ต้องการฟังการประณามในหัวข้อ“ คุณไม่เพิ่มฉันในสำเนาได้อย่างไร! ฉันทำงานในโครงการนี้เป็นเวลาสองเดือน!” หากมีข้อสงสัย ให้เพิ่มทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับคำถาม อาจไม่ใช่ทุกคนที่จะมีความสุขที่พวกเขาฟุ้งซ่าน แต่จะไม่มีการร้องเรียนกับคุณ

คุณไม่ได้สมัครสมาชิก

คุณเขียนว่า "ขอแสดงความนับถือ Masha" และคุณคิดว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี แต่ผู้รับจดหมายนั่งและสงสัยว่าเธอเป็น Masha แบบไหน จากโรงพิมพ์? อาจจะเป็นนักวาดภาพประกอบ? เพื่อไม่ให้เขาหลงทางในการคาดเดา - ตั้งค่าลายเซ็นและมันจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติที่ส่วนท้ายของแต่ละข้อความของคุณ อย่าลืมใส่ชื่อ นามสกุล ชื่อบริษัท ตำแหน่งและ ข้อมูลติดต่อเช่น skype หรือหมายเลขโทรศัพท์ คุณสามารถเพิ่มที่อยู่ได้ แม้ว่านี่จะเป็นโฆษณา แต่ก็ไม่สร้างความรำคาญ

คุณเลือกเวลาผิด

การเขียนจดหมายตอนกลางคืนไม่ใช่ความคิดที่ดี เหตุผลที่หนึ่ง: คุณอาจรู้สึกเหนื่อยมากในระหว่างวัน คุณคิดไม่เก่งและเสี่ยงต่อการทำผิดพลาดทั้งหมดเหล่านี้ เหตุผลที่สอง: จดหมายตอนเช้าถล่มถล่มจดหมายของคุณตอนเที่ยงคืน และผู้รับจะไม่เห็นจดหมายนั้นอีกในอนาคตอันใกล้ และประการที่สาม: เห็นได้ชัดว่าคุณไม่มีอะไรทำอีกแล้ว เนื่องจากคุณเขียนจดหมายธุรกิจตอนสามโมงเช้า

คำแนะนำของเรา: หากไม่มีอะไรสำคัญและเร่งด่วน ให้ส่งข้อความตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์และในช่วงเวลาทำการ เช่นเดียวกับคนทั่วไป

จำเป็น สำหรับธุรกิจของคุณ? สร้างตัวเองบน Wix - ง่ายและฟรี!