Većina klijenata e -pošte, uključujući Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, omogućuju vam postavljanje više primatelja Kopija(na Engleski jezik usvojena kratica SS), ili Skrivena kopija (CCB). V. Kopije primatelji mogu vidjeti tuđe adrese. U drugom slučaju, identitet dodatnih adresata je skriven.

Dodajte adresu primatelja

Da biste naveli primatelja (ili primatelje) e -pošte, unesite adresu e -pošte u polje Kome (Da):

Neki klijenti e -pošte omogućuju vam da jednostavno unesete korisničko ime u polje koje program automatski popunjava.

Ako ovo polje koristite za slanje e -pošte više osoba, svaki od njih će ih moći vidjeti cijeli popis drugi primatelji.

Kako stvoriti kopiju e -pošte

Polje KZ ili Kopirati koristi za razmjenu putem e -pošte na neizravniji način od polja Kome... Ako se ne obraćate osobi izravno u svojoj e -pošti, ali želite da ta osoba prati raspravu u niti pisama ili jednostavno bude svjesna ove teme, polje Kopirati htjeti izvrsna opcija... Adresat koji je u Kopije pisma, prima nepročitano pismo na svoje poštanski sandučić e, poput onog koji je postavljen u polje Kome; jedina razlika je u tome kome se prvo obratite sa slovom u tijelu e -pošte. U profesionalnom svijetu slanje poštom na Kopije koristi se vrlo široko i služi za informiranje kolega o različitim događajima i temama.

Možete navesti primatelje e -pošte jednostavnim upisivanjem popisa adresa u polje Kopirati koja se obično nalazi neposredno ispod polja Kome... Svi u ovom lancu primatelja moći će vidjeti imena i adrese e -pošte svih ostalih primatelja:

Kako stvoriti skrivenu e -poštu

Svaki klijent e -pošte (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo itd.) Omogućuje pošiljatelju da dopre do velikog broja ljudi bez oglašavanja svojih podataka drugim korisnicima u lancu e -pošte. Ova se značajka naziva BCC ili Skrivena kopija... Primatelje možete sakriti unošenjem njihovih adresa u polje Skrivena kopija umjesto korištenja polja Kome i Kopirati:

Ovu značajku možete koristiti za pojedinačne i grupne e -poruke. Ovo je osobito korisno ako svoje kontakte želite zadržati privatnima, zaštititi ih od neželjene pošte i neželjene e -pošte ili jednostavno ako ne želite da vaši primatelji znaju tko je primio istu poruku.

Polje Skrivena kopija nije zadano uvijek dostupno za sve klijente e -pošte. Na primjer, u Outlook Morat ćete otići na Opcije za pristup postavci; v Thunderbird ovu ćete funkciju morati odabrati s padajućeg izbornika; v Gmail potrebno je pritisnuti gumb Kopirati i Skrivena kopija; v Windows Live Pošta Morat ćete pritisnuti tipke istovremeno Alt + B.

Slika: © Web Hosting - Unsplash.com

FinExecutive Rusija stranica 2020-01-14

8 životnih hakova: kako učinkovito raditi s e -poštom

Uz pomoć e-pošte svakodnevno rješavamo mnogo radnih problema. No, uz to, mnogi ljudi, u doslovnom smislu riječi, postaju ovisni o svom poštanskom sandučiću. Ako mislite da vam oduzima previše vremena, pa čak i šteti vašoj produktivnosti, poslušajte naš savjet.

Čini se da su pravila rada s e-poštom svima poznata. No, ni to ne pomaže uvijek racionalno korištenje vremena. Tijek dolaznih poruka, prekomjerna količina neprovjerene pošte, nedostatak vremena za kvalitetnu obradu e-pošte i želja da uvijek ostanete obvezni i pouzdani u očima vaših poslovnih partnera često su stresni.

Poznata situacija? U ovom slučaju, naši životni hakovi pomoći će vam da pronađete izlaz iz teške situacije i time povećate svoju produktivnost.

1. Neka provjera poštanskog sandučića bude dio vašeg radnog rasporeda. Učinite pravilo da ne nadzirete dolazne poruke, već da ih obrađujete 2 puta dnevno. Uostalom, obrada pošte isti je posao kao i svaki drugi koji je uključen u vaš radni raspored. Prije korištenja ovog life hack -a, analizirajte tijek dolaznih poruka kako biste razumjeli koja 2 sata primate najviše pisama. Zapišite ta dva vremenska razdoblja u svoj dnevnik i upotrijebite ih za čitanje korespondencije i odgovaranje na primljene poruke.
2. Smanjite sve što vas podsjeća na postojanje e -pošte. Ako vam to pojedinosti vašeg posla dopuštaju, zatvorite (a ne samo umanjite) program, onemogućite funkciju skočnih obavijesti kada primite novo slovo i uklonite ikonu s radne površine. Učinite sve kako biste se zaštitili od dodatnih podsjetnika na pristiglu poštu.
3. Ispraznite pristiglu poštu. Kad smanjite broj nepročitanih poruka, shvatit ćete koliko je lakše obraditi nove poruke kada ih ne morate tražiti u nizu raznih informacija. Dolaznu poštu možete brže obraditi ako:

• Ostavit ćete samo u pristigloj pošti nepročitane poruke;
• Izradite zasebne mape za svaki projekt ili kategoriju slova. Ova tehnika će vam pomoći da brzo pronađete potrebne informacije;
• Počnite primjenjivati ​​oznake i dolazne poruke označene bojama. Tako će za vizualnu percepciju sortiranje slova postati uočljivije;
• Detaljno proučite funkcionalnost računa pošte kako biste učinkovitije upravljali njegovim radom;
• Blokirajte isporuku poruka od neželjenih korisnika;
• Otkažite pretplatu na nepotrebne e -poruke jednom zauvijek. Na prvi pogled ovo se čini kao problematičan zadatak, ali ako ne želite nastaviti primati hrpe beskorisnih informacija, morat ćete ponovno razmotriti sve svoje pretplate;
• Upotrijebit ćete filtere za sortiranje e -poruka primljenih od preostalih poruka;
• Označite zvjezdicom one poruke koje su vrlo važne ili zahtijevaju detaljan odgovor.

Kopije pisama šaljite samo onima kojima su potrebna. Logika je jednostavna: što manje dopisivanja šaljete, manje ćete imati dolaznih poruka. Stoga, ako je moguće, u kopiju pisma uključite što je moguće manje ljudi i nemojte koristiti funkciju "Odgovori svima".

Nemojte koristiti pristiglu poštu samo kao još jedan popis zadataka. Neki ljudi šalju sebi pisma koja ih podsjećaju da učine nešto važno. Koristite li i vi ovu metodu, pokušajte je se riješiti jer definitivno nećete moći povećati svoju produktivnost. Steknite naviku da zapisujete zadatak u kalendar obaveza odabirom datuma i vremena kada ga možete riješiti.

Koristite predloške. Ako često primate pisma s istim zahtjevima ili vam postavljaju ista pitanja, pokušajte automatizirati svoj rad. Formulirajte savršeni odgovor i upotrijebite ga kao predložak. Na ovaj način možete uštedjeti vrijeme i koristiti ga za važnije ili zanimljive zadatke.

Spremite e -poštu u mapu Izlazni spremnik. Ne brišite poslanu korespondenciju jer vam podaci sadržani u njoj mogu biti potrebni u bilo kojem trenutku.

Recite svojim kolegama o promjeni vaše rutine. Da biste se lakše držali novih smjernica za e -poštu, obavijestite druge o svojim planovima. Recite svom menadžmentu da želite povećati svoju produktivnost isključivanjem obavijesti o novim e -porukama, pa ćete srediti dolaznu korespondenciju u predviđenom vremenu. Također razgovarajte o drugim metodama komunikacije kada vam se netko mora hitno obratiti.

mađioničar_roman v Koncept "slijepe kopije", učenje da se ne rade gluposti

Iznenađujuće, mnogi ljudi, kada moraju poslati pismo više osoba odjednom, jednostavno navedu adrese u polju "Prima", to je normalno kada je ovo pismo upućeno vašim kolegama ili prijateljima, ali kada šaljete pisma grupi klijenata, na ovaj način svima prikazujete adrese i druge primatelje, zapravo otkrivajući njihovu bazu adresa.

Dovoljno je da bilo koji od klijenata proslijedi ovo pismo vašem konkurentu i vaši će kontakti odmah nestati.

Čudno, ali mnogi daleko od glupih ljudi iznenađeni su kad saznaju da ako trebate poslati pismo mnogim adresama da ne znaju jedni za druge, onda za to postoji polje "Skrivena kopija".

Na primjer, za mail.ru to će izgledati ovako:

I tako opet ukratko:naznačene adrese u "kome" - svi mogu vidjeti kome ste poslali pisma, naznačene u "slijepoj kopiji" - svi misle da je pismo samo njemu.

Svaki primatelj dobit će pismo gdje će se u polju "do" nalaziti samo njegovu adresu ... Za druge programe, ako ne možete pronaći gdje navesti slijepu kopiju, zamolite nekoga da vam pokaže. Još jedna mala točka, svakako navedite jednu adresu u polju "do", većina programa ili poslužitelji pošte nećete dopustiti slanje e -pošte bez ovog parametra.

I tako, što se tiče slanja ponude, vijesti grupi vaših klijenata - ovdje je praksa korištenja slijepe kopije nedvosmislena, morate sakriti bazu adresa. Zanimljiv trenutak sa slanjem pisma vašim kolegama, ovdje se preporučuje da postupite prema situaciji, na primjer, pošaljete pismo sa zahtjevom za slanje prijedloga (na primjer, za poboljšanje korisničke usluge) i ako svaki kolega vidi da drugi ljudi su primili isto pismo, tada najvjerojatnije neće odgovoriti - oslanja se na druge, pa morate koristiti slijepu kopiju. Ako je ovaj zadatak ispunjen, na primjer, naznaka "tko" od šefa vašeg kolege jednostavno će učiniti čuda, a vaš će zadatak biti ispunjen.

Odvojeno pitanje s dobavljačima. S jedne strane, navođenje svih primatelja u kopiji trebalo bi pokazati dobavljaču da imate izbor i on bi vam trebao ponuditi dobre cijene. S druge strane, upravitelj koji je primio vaše pismo, vidjevši da je poslano ne samo njemu, vjerojatno će na vaš zahtjev reagirati "super". Osobno, po mom mišljenju, mislim da u slučaju dobavljača morate koristiti slijepu kopiju, barem radi zaštite poslovnih tajni, ali vjerojatnije za dobre odnose s voditeljem dobavljača.

Možete pročitati nedavni slučaj pogreške stručnjaka, kada su svi primatelji vidjeli druge primatelje: Pomazite sve u ovom chatu, tamo je zaista bilo solidnih ljudi - direktora, ali su ipak mnogi zauzvrat dobili neželjenu poštu.

Pa, kao i uvijek, rasprava u komentarima je dobrodošla.

Što je e -pošta? U suvremenom poslovnom svijetu to su:

• Tvoje lice. Pomoću e -pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge ugovorne strane ili uništiti prvi dojam.
• Vaš radni alat. Puno komunikacije s vanjskim svijetom događa se putem e -pošte. Stoga, dobro vladajući ovim alatom, možete uvelike olakšati svoj život.
• Snažno ometanje pažnje. Vanjski svijet pokušava vas pridobiti, odvratiti i odvesti putem e -pošte u zabludu.

S ove točke gledišta, pogledajmo rad s e-poštom. Počnimo jednostavno.

Dizajn slova

Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent pa ću ga koristiti kao primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo od vrha do dna na popisu polja.

Kome. Kopirati. Skrivena kopija

Netko možda ne zna, ali Mozillino "To" može se promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

• Kome: pišemo glavnog primatelja ili nekoliko primatelja odvojenih točkom -zarezom.
• Kopirati: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali od koga ne očekujemo odgovor.
• Skrivena kopija: pišemo onome tko bi se trebao upoznati s pismom, ali bi trebao ostati nepoznat ostatku primatelja pisma. Posebno je prikladan za masovnu slanje poslovnih pisama, na primjer, obavijesti.

Nije u redu u masovnoj pošti navedite primatelje putem polja "Cc" ili "To". Nekoliko puta godišnje primam pisma u kojima je u polju "Cc" navedeno 50–90 adresata. Postoji povreda privatnosti. Ne moraju svi vaši primatelji znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako se radi o ljudima koje poznajete. A ako se na popisu nalaze konkurentske tvrtke koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, maksimalno, na prekid suradnje s jednim od njih. Nemojte učiniti ovako.

Predmet pisma

Važnost teme predmeta često se zapisuje (ponekad razumno) u njihove korporativne blogove od strane profesionalnih poštanskih službi. No, tamo najčešće govorimo o prodajnim pismima, gdje naslovna tema rješava problem "e -poštu treba otvoriti".

Raspravljamo o svakodnevnom poslovnom dopisivanju. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegov autor trebaju biti lako identificirani, a zatim pronađeni." Štoviše, vaša će vam se marljivost vratiti u obliku karme brojnih pisama odgovora, samo s prefiksima Ponovno: ili Fwd, među kojima ćete morati tražiti željeno slovo na tu temu.

Dvadeset slova volumen je jednodnevne korespondencije srednjeg menadžera. Ne govorim uopće o poduzetnicima i vlasnicima tvrtki, njihov broj slova ponekad prelazi 200 ili više dnevno. Stoga, još jednom: ne šaljite e -poštu s praznom temom.

Pa kako pravilno formulirati svoju temu?

Greška broj 1 : samo naziv tvrtke u temi. Na primjer, "Sky" i to je to. Prvo, zasigurno niste jedno od svojih poduzeća koje komunicira s ovom strankom. Drugo, takva tema ne donosi nikakvo značenje, jer se naziv vaše tvrtke već vidi s adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaš poštanski sandučić s ovakvim pristupom dopisivanju? Nešto kao ovo.

Je li prikladno pretraživati ​​ovakve teme?

Pogreška 2 : blještavi, prodajni naslov. Super je ako znate napisati ovakve naslove. No, je li prikladno koristiti te vještine u poslovnoj korespondenciji? Upamtite svrhu predmeta poslovnog pisma: ne prodavati, već omogućiti identifikaciju i pretraživanje.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje za različite prigode. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih stvari. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali opći stil pisanja.

U procesu pisanja pisma moramo dosljedno donositi nekoliko odluka.

Pitanje ljubaznosti ... Na početku pisma možete zamagliti ljubaznost ili čak nježnost u duhu: "Dragi moj Rodya, već više od dva mjeseca nisam pisano razgovarao s tobom, od čega sam i sam patio i nisam čak ni spavao još jednu noć razmišljanja. " Vrlo je pristojno i vrlo skupo, kako u pogledu vremena za sastavljanje takvog uvoda, tako i u pogledu vremena sugovornika da ga pročita. Ovo je poslovna korespondencija, sjećate se? Ne esej epistolarnog žanra za natjecanje i ne pismo Raskoljnikovljevoj majci, već poslovno dopisivanje.

Poštujemo svoje vrijeme i vrijeme primatelja!

Ima smisla predstaviti se i podsjetiti na okolnosti poznanstva tek u prvom pismu poslanom nakon prolaznog sastanka na izložbi. Ako je ovo nastavak suradnje ili trenutnog dopisivanja, u prvom slovu dana pišemo: "Zdravo, Ivane", u drugom i sljedećim: "Ivane, ...".

Apel ... Uvijek sam bio zabrinut kome se obratiti u pismu ako ima više primatelja. Nedavno sam napisao pismo tri djevojke po imenu Anna. Bez imalo oklijevanja napisao sam "Zdravo, Anna" i nisam se kupao. No to nije uvijek tako.

Što ako ima tri ili čak sedam primatelja, a oni ne dijele isto ime? Možete ih navesti po imenu: "Dobar dan, Rodione, Pulcheria, Avdotya i Pyotr Petrovich." Ali to je dugo i potrebno je vrijeme. Možete napisati: "Zdravo, kolege!"

Za sebe koristim pravilo da se po imenu pozivam na onoga koji je u polju "Za". A na one koji se nalaze u kopiji, uopće se ne odnose. Ovo pravilo vam istovremeno omogućuje da preciznije odredite (jednog!) Primatelja pisma i svrhu ovog pisma.

Citat ... Često je dopisivanje lanac pisama s pitanjima i odgovorima - jednom riječju, dijalogom. Smatra se dobrim oblikom da ne izbrišete povijest dopisivanja i napišete svoj odgovor na vrh citiranog teksta, tako da, vraćajući se na ovu korespondenciju tjedan dana kasnije, možete lako čitati dijalog od vrha do dna u silaznim datumima.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavi kursor iza citiranog teksta". Preporučujem da ga promijenite u izborniku "Alati" → "Opcije" račun"→" Sastavljanje i adresiranje ". Trebalo bi biti ovako.

Svrha pisma ... Poslovna pisma su dvije vrste:

• kada jednostavno obavijestimo sugovornika (na primjer, izvještaj o obavljenom poslu za mjesec dana);
• a kad nešto želimo od sugovornika. Na primjer, tako da odobri priloženu fakturu za plaćanje.

U pravilu postoji mnogo više ohrabrujućih pisama od onih izvještajnih. Ako želimo postići nešto od sugovornika, vrlo je važno o tome reći pismom u običnom tekstu. Poziv na radnju trebao bi biti popraćen pozivom na akciju po imenu i iza njega posljednja rečenica u pismu.

Nije u redu : "Porfirije Petrovič, znam tko je ubio staricu."

Pravo : "Porfirije Petroviču, hakirao sam staricu do smrti, molim vas, poduzmite mjere za moje uhićenje, umoran sam od patnje!"

Zašto bi dopisnik umjesto vas mislio što učiniti s ovim pismom? Uostalom, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu ... Mora biti. Štoviše, svi klijenti pošte omogućuju vam da konfigurirate automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "S poštovanjem, ...". U Mozilli se to radi pod Alati → Opcije računa.

Pisati ili ne pisati kontakte u potpis svačija je osobna stvar. Ali ako ste na bilo koji način povezani s prodajom - svakako napišite. Čak i ako se dogovor ne dogodi na temelju rezultata komunikacije, ubuduće ćete vas lako pronaći po kontaktima iz potpisa.

Konačno, još jedna značajka tijela pisma za one sugovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) odgovoriti na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, "Porfirije Petroviču, ako me ne dođete uhititi u petak prije 12:00, smatram se amnestiranim." Naravno, rok mora biti stvaran (tekst iz primjera ne biste trebali slati u petak u 11:50). Primatelj mora biti fizički sposoban pročitati i odlučiti o vašem pismu. Ova "šutnja" oslobađa vas odgovornosti zbog neodgovora sugovornika. Kao i uvijek, korištenju ove značajke mora se pristupiti mudro. Ako osoba na vaša pisma odgovara na vrijeme i redovito, takav ultimatum može ga, ako ga ne uvrijediti, malo naprezati ili dovesti do odluke da trenutno ne odgovorite na pismo, ali će vas natjerati da pričekate petak.

Privitci

Pisma često dolaze s prilozima: životopisi, komercijalne ponude, procjene, rasporedi, skeniranje dokumenata - vrlo zgodan alat i istovremeno izvor popularnih pogrešaka.

Pogreška : velika veličina privitka. Često se primaju e -poruke s prilozima do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600 dpi. Program za poštu dopisnik će se gotovo sigurno smrznuti na nekoliko minuta uzalud pokušavajući preuzeti pregled ovog privitka. I ne daj Bože da primatelj pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...

Osobno odmah brišem takva slova. Ne želite da vaše pismo završi u smeću prije nego što ga pročitate? Provjerite veličinu privitka. Preporuča se da ne bude veći od 3 MB.

Što ako premaši?

• Pokušajte ponovno konfigurirati skener u drugi format i razlučivost. Na primjer, u PDF -u i 300 dpi dobivaju se prilično čitljivi skenovi.
• Razmislite o programima poput Arhivator WinRar ili 7 zip. Neke su datoteke savršeno komprimirane.
• Što ako je privitak ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, gotovo prazna računovodstvena baza podataka teži 900 MB. U pomoć će doći pohrana podataka u oblaku: Dropbox, Google disk i slično. Neke usluge, poput Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne privitke u veze na pohrana u oblaku... Ali radije sam upravljam svojim podacima pohranjenim u oblaku, pa ne pozdravljam automatizaciju s Mail.ru.

I još jedna ne baš očita preporuka o ulaganjima - njihova Ime ... Mora biti razumljivo i prihvatljivo primatelju. Kad smo mi u tvrtki pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Primio sam pismo upravitelja s prijedlogom projekta na odobrenje, a privitak je sadržavao datoteku pod nazivom "DlyaFedi.docx". S upraviteljem koji mi je ovo poslao vodio se dijalog otprilike ovako:

Dragi upravitelju, jeste li osobno spremni pristupiti ovoj cijenjenoj osobi i dati mu ime u Fedyino lice?

Nekako ne, poštovani čovjek, svi ga zovu po imenu i patronimiku.

Zašto ste prilog nazvali "ForFedi"? Ako mu ga odmah pošaljem, mislite li da će od nas kupiti sjekire za ovaj CP?

Kasnije sam namjeravao preimenovati ...

Zašto pripremiti tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili sami napraviti dodatni posao preimenovanja datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno imenovali privitak: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Nebo_Topory.docx".

Dakle, manje -više smo se riješili s e -poštom kao "licem". Prijeđimo na gledanje na e -poštu kao alat za učinkovit rad i razgovarajmo o njezinoj smetnji.

Rad sa slovima

E -pošta snažno odvlači pažnju. Kao i sa svim smetnjama, s poštom se treba pozabaviti pooštravanjem pravila i uvođenjem radnog rasporeda.

U najmanju ruku morate isključiti SVE obavijesti o dolasku pošte. Ako je klijent pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, dobit ćete obavijest i zvučni signal, i trepćući ikonu pored sata, te prikazati pretpregled slova. Jednom riječju, učinit će sve da vas najprije otrgnu od mukotrpnog posla, a zatim vas bace u ponor nepročitanih pisama i neviđenih poruka - minus sat -dva od života.

Nečija snažna volja dopušta im da ih ne ometaju obavijesti, a za obične ljude bolje je ne iskušavati sudbinu i isključiti ih. U Mozillli Thunderbird to se radi putem izbornika "Alati" → "Opcije" → "Općenito" → "Kad se pojave nove poruke".

Ako nema obavijesti, kako razumjeti da je pismo stiglo?

Jako jednostavno. Vi sami, svjesno, odvajate vrijeme za raščlanjivanje pošte, otvarate mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, u vrijeme ručka i navečer, ili tijekom prisilnih zastoja, na primjer, u prometnim gužvama.

Često se pitaju, što je s vremenom reakcije i hitnim e -porukama? Odgovor je: nemate hitnih pisama poštom. Osim ako radite u odjelu za korisničku podršku (takav odjel ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljatelj će vas o tome obavijestiti drugim kanalima - telefonom, SMS -om, Skypeom. Tada ćete namjerno ući u klijent pošte i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Driveom") deklariraju standard za odgovaranje na e -poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme - ne očekujte trenutne odgovore od sugovornika putem e -pošte. Ako postoji hitno pismo, obavijestite ga o tome bržim komunikacijskim kanalima.

Dakle, isključili smo obavijesti i sada uključujemo klijenta pošte prema našem rasporedu.

Što učiniti kada smo otišli u poštu i bavili se aktivnostima pod nazivom „Razumijem e -mail"? Gdje je početak i kraj ovog rada?

Čuo sam puno o sustavu nulte pristigle pošte, ali nažalost nisam sreo nijednu osobu koja ga koristi. Morao sam izumiti svoj kotač. Postoje članci o ovoj temi na Lifehackeru. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o sustavu nulte pristigle pošte u svom tumačenju. Bio bih zahvalan ako bi GTD gurui provjerili u komentarima, dodali ili poboljšali opisani sustav.

Važno je shvatiti i prihvatiti da e -pošta nije raspored zadataka ili arhiva za vaše aktivnosti. Stoga mapa "Ulazna pošta" uvijek treba biti prazna. Ako ste započeli raščlanjivanje pristigle pošte, nemojte prestati i ništa vas ne ometati dok ne ispraznite ovu mapu.

Što učiniti s e -poštom u pristigloj pošti? Svako slovo morate proći uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tipkovnici. Ako se ne možete natjerati da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti što ćete s njim učiniti.

1. Možete li odgovoriti za tri minute? Moram li na to odgovoriti? Da, potrebno je, a odgovor će potrajati najviše tri minute, a zatim odgovorite odmah.
2. Morate odgovoriti, ali priprema odgovora trajat će više od tri minute. Ako koristite alat za planiranje zadataka koji vam omogućuje pretvaranje e -pošte u zadatak, pretvorite svoju e -poštu u zadatak i zaboravite na to na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućuje vam generiranje osobne adrese e -pošte: prosljeđujete joj pismo i ono se pretvara u zadatak. No ako nemate raspoređivač zadataka, premjestite pismo u podmapu "0_Run".
3. Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja u zadatak ili jednostavnog upoznavanja, morate odlučiti što ćete dalje učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa radi dugotrajne pohrane.

Evo mapa za dugotrajno skladištenje koje imam.

• 0_Trči. Nemam takvu mapu, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete staviti slova koja zahtijevaju detaljno proučavanje. I ovu mapu treba redovito čistiti, ali s pažljivim pristupom u posebno određeno vrijeme.
• 1_Ref. Ovdje stavljam pisma s pozadinskim podacima: pozdravna pisma s prijavama s raznih web usluga, karte za nadolazeće letove itd.
• 2_Projekti. Ovdje se pohranjuje arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoji trenutni odnos. Naravno, za svaki projekt ili partnera stvara se posebna mapa. U fasciklu jednog partnera stavljao sam pisma ne samo njegovih zaposlenika, već i pisma zaposlenika "Neba" vezana za ovog partnera. Vrlo povoljno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu dostupna je u nekoliko klikova.
• 3_Muzej. Ovdje bacam ona slova koja je šteta izbrisati, a koristi od njih nisu očite. Također, mape sa zatvorenim projektima iz "2_Projects" migriraju ovdje. Jednom riječju, prvi kandidati za brisanje čuvaju se u "Muzeju".
• 4_Dokumenti. Ovdje se nalaze pisma s elektroničkim uzorcima dokumenata koji bi u budućnosti mogli biti korisni za računovodstvo, na primjer, izjave o pomirenju klijenata, karte za putovanja koja su se dogodila. Mapa ima mnogo zajedničkog s mapama "2_Projects" i "1_Sprav", u nju su pohranjene samo računovodstvene informacije, a informacije o upravljanju u mapu "2_Projects". U "4_Documents" - mrtve informacije, a u "2_Projects" - žive informacije.
• 5_Znanje. Ovdje samo dodajem zaista korisne poruke na koje se želim vratiti nakon nekog vremena radi inspiracije ili traženja rješenja.

Postoje i druge postavke mail klijenta važne za rad ovog sustava. Prvo, prema zadanim postavkama, Thunderbird ima potvrđen okvir Označi poruke kao pročitane. Radije to činim namjerno, tako da potvrdni okvir više nije! Da biste to učinili, idite na izbornik "Alati" → "Opcije" → "Napredno" → "Čitanje i prikaz".

Drugo, koristimo filteri ... Ranije sam aktivno primjenjivao filtre koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na temelju adrese pošiljatelja. Na primjer, pisma odvjetnika premještena su u mapu “Odvjetnik”. Odbio sam ovaj pristup iz nekoliko razloga. Prvo: pisma odvjetnika u 99% slučajeva odnose se na projekt ili partnera, što znači da se moraju premjestiti u mapu ovog partnera ili projekta. Drugo, odlučio sam dodati svijest. Sami morate odlučiti gdje treba pohraniti određeno slovo, a prikladnije je tražiti neobrađene poruke na samo jednom mjestu - u pristigloj pošti. Sada koristim filtre samo za kategoriziranje automatskih redovnih slova iz različitih sustava u mape, odnosno slova koja ne zahtijevaju od mene donošenje odluka. Filtri u Mozilla Thunderbirdu konfigurirani su u izborniku Alati → Filteri poruka.

Dakle, uz pravi pristup, e-pošta bi trebala trajati od 10 do 60 minuta dnevno, ovisno o količini dopisivanja.

Da, i još jedna stvar. Već ste isključili obavijesti o novim e -porukama, zar ne? ;)

Svaki dan šaljemo desetke e -poruka. Ponekad su to vrlo kratke poruke, poput: "Hoćemo li na ručak?" Ponekad - uz pomoć kojih predstavljate svoju tvrtku ili web stranicu. Kad ima puno slova, a vremena je malo, počinjemo žuriti i griješiti. Obično su trivijalne, poput tipkarskih pogrešaka, ali ponekad postoje i neke koje mogu naštetiti vašem ugledu i uništiti vaš odnos s klijentom ili zaposlenikom.

To se može izbjeći, samo trebate biti sabrani i znati o nekim zamkama. Evo najčešćih grešaka napravljenih prilikom slanja e -pošte. Pažljivo pročitajte i zapamtite da prvo morate napraviti kratku stanku, provjeriti je li sve u redu, pa tek onda kliknite gumb "Pošalji".

Upisujete pogrešnu adresu

Najčešća i najneugodnija greška. Zamislite da želite poslati neke prilično osobne fotografije prijatelju ili djevojci, ali automatski upisujete adresu svog šefa ili kupca. I tek nakon što je pismo otišlo, s užasom shvaćate što se sada dogodilo. Ako će vas ovo utješiti, onda je svatko od nas barem jednom u životu dolazio u takvu situaciju: odvjetnici su slali povjerljive dokumente na suprotnu stranu, dizajneri - izgled web stranica pogrešnom klijentu itd. Ali kad nam se to dogodi, čini se da nam zemlja odlazi pod noge.

Srećom, mnoge usluge pošte, na primjer, u istom Gmailu, imaju funkciju. Uključite ga i odredite veliki vremenski interval - dakle, znate, tiši.

Zaboravili ste na privitak

Napisali ste da je određena datoteka priložena uz pismo, ali ste je zaboravili priložiti. Još jedna česta pogreška koja često dovodi do nesporazuma i isprika. S jedne strane, u redu je, nitko nije savršen, ali bolje je prvo sve provjeriti, pa tek onda poslati pismo. Kako biste izbjegli pitanja primatelja, preporučujemo da sve priložene datoteke navedete u samom tekstu pisma. Na primjer, ovako:

Bok Maxim! Šaljem vam nekoliko datoteka u privitku:

Ugovor o usluzi

GIF s mačkom

Ne razmišljate o ukrasu

Dočekuje ih, kako se sjećate, odjeća. Ako ne želite da se vaše pismo zatraži da ga odmah izbrišete, poradite na njegovu obrascu. Kažu da joj treba posvetiti toliko vremena koliko i sadržaju. Srećom, danas je lako. Da biste to učinili, preporučujemo korištenje aplikacije Wix ShoutOut, odabir prikladnog predloška i dodavanje teksta u njega. Nije potrebno posebno znanje, samo se pobrinite da sve izgleda uredno i lijepo. Usput, dobri bilteni imaju svoje tajne i pravila, pa vam preporučujemo da pročitate našeg direktora marketinga putem e -pošte. Ne zahvaljuj.

Ne uključujete naslov teme

Predmet poruke e -pošte ima otprilike istu ulogu kao i naslov teksta. Pojavljuje se pored vašeg imena, primatelj to vidi i razumije što ste mu poslali: račun, rezultati sastanka, ponuda posla, izgled web stranice itd. Upamtite da bi tema trebala biti jasno formulirana tako da, ako je potrebno, osoba može brzo pronaći vaše pismo, i to uvjerljivo, tako da ga zanima recimo popis adresa. Ne tako davno smo napisali da ako ste zaboravili vrijedi ponovno pročitati.

Ne spremate skice

Ako volite pisati slova uređivači teksta, zatim češće spremajte, u protivnom će se ispostaviti da ste cijeli dan proveli nad pismom, a onda se odjednom računalo smrznulo, i sve je nestalo. Ili pišite izravno na uslugu e -pošte - tada će se sve vaše skice automatski spremiti u mapu "Nacrti".

Nepristojni ste

Pristojnost u dopisivanju jednako je važna kao i u životu. Evo osnovnih pravila kojih se svi moraju pridržavati:

Uvijek zahvalite pošiljatelju na pismu, osobito ako vidite da je dobro obavio posao. Sjećate li se kad su nas svi učili "čarobnim" riječima? Ne zaboravimo ih, unatoč činjenici da smo već odrasli.

Ostanite mirni, čak i ako je stvar iznimno hitna i važna. Nervoza i prijekori definitivno neće dovesti do ničeg dobrog.

Započnite i završite svoje pismo uobičajenim izrazima. Stupanj formalnosti ovisit će o tome s kim šaljete poruke. Ako je ovo vaš šef ili samo službenik, nemojte koristiti Hello, Goodbye ili Kisses. I obrnuto, ako pišete kolegi ili prijatelju, možete bez tradicionalnog "S poštovanjem".

Ne lektirate tekst

Greške u tipkanju mogu pokvariti cijelo iskustvo, pa pažljivo pročitajte pismo, najbolje nekoliko puta. U nedoumici oko pravopisa ili sintakse - idite na Gramotu.ru... Bolje je izmjeriti sedam puta, odnosno provjeriti, nego se onda ispričati za pravopisne pogreške i dokazati da ste zapravo pismeni.

I usput: ako se bojite slučajno poslati nedovršeno pismo, prvo napišite cijeli tekst u cijelosti, pa tek onda upišite adresu primatelja.

Ne stavljate prave ljude u kopiju pisma

Da vidimo tko uopće može primiti vaše pismo. Polje To je primarni primatelj. Polje "Cc" je osoba koja će primiti kopiju. On nije izravno povezan s pitanjem o kojem se raspravlja, ali želi ili bi trebao biti svjestan. Polje "Skrivena kopija" su skriveni primatelji. Dodate ih, ali ih primarni primatelj ne vidi. I ovdje morate biti oprezni: možete zamijeniti Cc i Bcc, a tada će primatelj pomisliti da ga špijuniraju.

Imajte na umu da je nekim ljudima važno biti svjesni onoga što se događa. Ne želite slušati prijekore na temu „Kako me nisi mogao dodati u primjerak ?! Radio sam na ovom projektu dva mjeseca! " Ako ste u nedoumici, dodajte sve koji imaju bilo kakve veze s pitanjem. Možda neće svi biti sretni što su ometeni, ali neće biti pritužbi na vas.

Ne pretplaćujete se

Napisali ste "S poštovanjem, Maša" i mislite da je sve u redu, ali primatelj pisma sjedi i pita se kakva je to Maša. Iz tiskare? Možda ilustrator? Kako se ne biste izgubili u nagađanjima - postavite potpis i on će se automatski dodati na kraj svake vaše poruke. Obavezno navedite ime, prezime, naziv tvrtke, naslov i kontakt informacije npr. skype ili telefonski broj. Možete dodati adresu - iako je ovo oglas, nenametljiv je.

Odabrali ste pogrešno vrijeme

Pisanje pisama noću nije dobra ideja. Prvi razlog: vjerojatno ste užasno umorni tijekom dana, niste baš dobri u razmišljanju i riskirate napraviti sve ove pogreške. Drugi razlog: lavina jutarnje pošte zatrpat će vaše ponoćno pismo ispod njega, a u bliskoj budućnosti primatelj ga definitivno neće vidjeti. I treće: očito, nemate što drugo raditi, budući da poslovna pisma pišete u tri ujutro.

Naš savjet: ako se ne dogodi ništa važno i hitno, šaljite poruke od ponedjeljka do petka i tijekom radnog vremena, kao i svi normalni ljudi.

Potrebno za vaše poslovanje? Napravite sami na Wixu - jednostavno je i besplatno!