Da li je moguće slati uplatnice mailom. Slanje uplatnica na e-mail (e-mail). O izdavanju elektroničkih uplatnica

" № 6/2017

Komentar dopisa Ministarstva rada Ruske Federacije od 21. veljače 2017. br. 14-1 / OOG-1560.

Ministarstvo rada je dopisom od 21. veljače 2017. broj 14-1 / OOG-1560 potvrdilo pravo poslodavca da zaposlenicima izda ne papirnate, već elektroničke isplatnice.

O izdavanju elektroničkog obračuna plaća.

Podsjetimo da je neizdavanje platne liste kršenje radnog zakonodavstva, što povlači odgovornost iz čl. 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije u obliku upozorenja ili novčane kazne:

za dužnosnike - u iznosu od 1.000 do 5.000 rubalja;

na pravna lica- od 30.000 do 50.000 rubalja.

Prije se vjerovalo da platni spisak mora biti upravo pisani dokument u papirnatom obliku, a slanje uplatnice e-mailom nije u skladu sa zahtjevima zakona. Ovaj zaključak je, posebno, sadržan u žalbenoj presudi Regionalnog suda u Tjumenju od 30. srpnja 2012. br. 33-3246 / 2012.

No, u komentiranom dopisu Ministarstvo rada je skrenulo pozornost na činjenicu da Zakon o radu ne regulira postupak obavještavanja radnika o sastavnicama plaće (platni spisak). Slijedom toga, poslodavac ima pravo odrediti oblik u kojem će prenijeti relevantne podatke zaposleniku. U ovom slučaju, preduvjet je uspostava postupka za obavještavanje zaposlenika o komponentama plaće (plaća) e-poštom u ugovoru o radu, kolektivnom ugovoru, lokalnom regulatornom aktu.

Obrazac platnog lista odobrava poslodavac, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela radnika na način propisan čl. 372 Zakona o radu Ruske Federacije za donošenje lokalnih propisa.

Bilješka:

Korištenje neodobrenog oblika platne liste predstavlja kršenje radnog zakonodavstva (Rezolucija Oružanih snaga RF od 23.12.2010. br. 75-AD10-3).

Napominjemo da sukladno čl. 136. Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavac je dužan izdati platni spisak prilikom isplate plaća. Prema pravilima 6. dijela ovog članka, zaposlenici bi trebali biti plaćeni najmanje svakih pola mjeseca. Međutim, nije potrebno izdavati platni list dva puta mjesečno.

U dopisu od 24.12.2007. br. 5277-6-1 Rostrud je objasnio: prilikom obračuna i isplate drugog dijela plaće zaposlenicima (u pravilu na kraju mjeseca) svima treba dati platne liste. Dakle, prema mišljenju Rostruda, poslodavac bi trebao formirati i izdavati platne liste zaposlenicima jednom mjesečno (po konačnom obračunu).

Činjenica je da su tek na kraju mjeseca poznate sve komponente plaće i da se može nedvosmisleno zaključiti o visini odbitka od plaće zaposlenika.

Sličnog je stava i Ministarstvo financija. U dopisu od 10.04.2015. godine broj 03-04-06 / 20406 financijeri napominju da se obračun iznosa poreza na dohodak na dohodak u obliku plaće mora izvršiti posljednjeg dana u mjesecu za koji se prihodi su pripisani poreznom obvezniku. Do kraja mjeseca ne može se smatrati da je zaposlenik primio prihod u obliku plaće, odnosno do kraja mjeseca agent se ne može obračunati.

Obveza izdavanja platnog lista zaposleniku sredinom mjeseca može nastati od poslodavca u situaciji otpuštanja radnika. To je zbog činjenice da je na dan prestanka ugovora o radu s radnikom poslodavac dužan namiriti se s njim, odnosno isplatiti sve iznose koji mu pripadaju (članci 84.1., 140. Zakona o radu ZOR-a). Ruska Federacija). Ako radnik nije radio na dan otkaza, odgovarajući iznosi moraju mu biti isplaćeni najkasnije sljedeći dan nakon podnošenja zahtjeva za isplatu radnika. Dio navedenog iznosa zaposlenik ne dobije do dana otkaza, što znači da mu je dužan dati i platni list.

Još jedna važna točka koju treba zapamtiti kada radite s platnim listovima: prema stavku 1. čl. 3 Saveznog zakona od 27.07.2006. br. 152-FZ "O osobnim podacima" prihod pojedinca se odnosi na njegove osobne podatke. Treće osobe koje ostvare pristup osobnim podacima dužne su osigurati povjerljivost tih podataka (članak 7. navedenog zakona).

Popis zahtjeva za poslodavca prilikom prijenosa osobnih podataka zaposlenika sadržan je u čl. 88 Zakona o radu Ruske Federacije. Posebice, poslodavac je dužan pristup osobnim podacima radnika dopustiti samo posebno ovlaštenim osobama. Pritom bi te osobe trebale imati pravo primati samo one osobne podatke zaposlenika koji su nužni za obavljanje određenih funkcija.

Osobe koje primaju osobne podatke zaposlenika dužne su se pridržavati režima tajnosti (povjerljivosti). To znači da svaka organizacija mora usvojiti izjavu o privatnosti osobnih podataka. Ova odredba je dokument kojim se utvrđuju temeljna pravila za zaštitu podataka koji čine osobne podatke zaposlenika, a koja su obvezujuća. Potreba za donošenjem ovog dokumenta je zbog zahtjeva Ch. 14 Zakona o radu Ruske Federacije.

Prema čl. 7. čl. 86. Zakona o radu Ruske Federacije, zaštitu osobnih podataka zaposlenika organizacije od njihove nezakonite uporabe ili gubitka trebao bi osigurati poslodavac o svom trošku na način propisan određenim kodeksom i drugim saveznim zakonima. Točkom 8. ovoga članka propisano je da zaposlenici i njihovi predstavnici moraju biti upoznati s potpisima na dokumentima poslodavca kojima se utvrđuje postupak obrade osobnih podataka zaposlenika, kao i njihova prava i obveze u ovom području.

Prilikom upućivanja odgovornih osoba na izdavanje uplatnica (pošaljite ih e-poštom) moraju biti upozorene (potpisane) na potrebu čuvanja tajnosti (povjerljivosti). Izdavanje platnih listića od strane osoba koje nisu upozorene na potrebu čuvanja tajnosti (povjerljivosti) predstavlja kršenje zahtjeva Zakona o radu Ruske Federacije i znači da poslodavac nije zaštitio osobne podatke zaposlenika od njihovih nezakonitih korištenje ili gubitak.

Prema pravilima čl. 90. Zakona o radu Ruske Federacije, osobe krive za kršenje odredbi zakonodavstva Ruske Federacije u području osobnih podataka prilikom obrade osobnih podataka zaposlenika podliježu stegovnoj i materijalnoj odgovornosti u skladu s postupkom utvrđenim Zakonom o radu Ruske Federacije i drugim saveznim zakonima, kao i građanskom, upravnom i kaznenom odgovornošću po redu utvrđenom saveznim zakonima. Povreda zakonom utvrđenog postupka za prikupljanje, pohranu, korištenje ili širenje podataka o građanima (osobni podaci) temeljem čl. 13.11 Administrativnog zakona Ruske Federacije podrazumijeva upozorenje ili izricanje administrativne kazne:

za građane - u iznosu od 300 do 500 rubalja;

za dužnosnike - od 500 do 1000 rubalja;

za pravne osobe - od 5.000 do 10.000 rubalja.

Poslodavac je dužan pisanim putem obavijestiti zaposlenika prilikom isplate plaće (dio 1. članka 136. Zakona o radu Ruske Federacije):

o komponentama plaće dospjelih za relevantno razdoblje;
o iznosu ostalih iznosa koji su pripisani zaposleniku;
o iznosu i osnovi izvršenih odbitaka;
o ukupnom iznosu novca koji treba platiti.

Navedeni podaci obično se prikazuju na platnom spisku, čiji oblik poslodavac samostalno razvija.

Neizdavanje platnih listića zaposlenicima smatra se kršenjem zakona o radu. Za to je predviđena odgovornost u obliku upozorenja ili novčane kazne za službenike poslodavca u iznosu od 1.000 do 5.000 rubalja; novčana kazna za poslodavca-pojedinačnog poduzetnika od 1.000 do 5.000 rubalja ili novčana kazna za organizaciju poslodavca od 30.000 do 50.000 rubalja (dio 1. članka 5.27. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Da li je moguće izdati platne listiće u elektroničkom obliku i kako zaposlenik može sastaviti izjavu o slanju uplatnice na email, reći ćemo u našim konzultacijama.

O uplatnici u elektroničkom obliku

Članak 136. Zakona o radu Ruske Federacije predviđa da poslodavac pismeno obavještava zaposlenika o njegovoj plaći, njezinim komponentama, odbitcima od nje. Doslovno čitanje norme pretpostavlja da se platne listiće zaposlenicima trebaju izdavati na papiru. Rostrud je ranije smatrao da Zakon o radu Ruske Federacije ne predviđa pravo poslodavca da izdaje platne listove u elektroničkom obliku, s jednom iznimkom. Odnosi se na radnike na daljinu. S njima, Zakon o radu Ruske Federacije omogućuje razmjenu elektronički dokumenti(dio 5 članka 312.1 Zakona o radu Ruske Federacije).

Izrađujemo zahtjev za elektroničke uplatnice

Zahtjev za primanje uplatnica u elektroničkom obliku sastavlja se u bilo kojem obliku. Upućuje se poslodavcu i sadrži, uz pozivanje na odredbe radnog, kolektivnog ugovora ili lokalnog podzakonskog akta poslodavca, zahtjev radnika da mu se e-mailom pošalje isplatnica. Navedena je i odgovarajuća e-mail adresa.

Podsjećamo vas da je unatoč činjenici da se plaća mora isplaćivati najmanje svakih pola mjeseca (dio 6. članka 136. Zakona o radu Ruske Federacije), dovoljno je poslati platni list samo za konačni obračun sa zaposlenikom na kraju mjeseca. To je zbog činjenice da sastavni dijelovi plaće za akontaciju još nisu poznati.

Dat ćemo uzorak popunjavanja zahtjeva zaposlenika za primanje platnih listića u elektroničkom formatu u poštu.

Slanje uplatnice e-poštom najbrži je i najprikladniji način ispunjavanja zahtjeva TC-a. Neki računovodstveni programi imaju potrebnu funkcionalnost. Korak po korak upute su u članku.

Uredništvo časopisa Glavbukh testiralo je četiri računovodstvena programa: Glavbuh Soft, 1C proizvodi i Kontur.Buschtriya. Najmanje rada i vremena utrošeno je na podjelu platnih listića u Glavbuh Softu. U 1C, slanje je također prikladno, ali prije toga morate konfigurirati račun organiziranje i samo slanje pošte je naporan proces. U Konturu nema masovne pošte.Računovodstvo. U nastavku pogledajte tablicu za usporedbu i upute korak po korak.

Stol. Usporedba programa Glavbukh Soft, Kontur.Buscheriya i 1C proizvoda

Program	Je li moguće slati letke	Koliko je vremena trebalo za operaciju	Jednostavnost sučelja
Glavni računovođa Soft			Sve je što jednostavnije i razumljivije. Nije potrebno konfigurirati mehanizam podnošenja. Glavna stvar je da osobne kartice zaposlenika sadrže e-mailove.
1C: Računovodstvo i 1C: Plaća i upravljanje osobljem		30 minuta za postavljanje računa i slanje poštom
Kontura.Računovodstvo

Kako poslati uplatnicu na Glavbukh Soft e-poštom

Takvu funkcionalnost ima računovodstveni program Glavbuh Soft. Ispod upute korak po korak.

Korak 1. Provjerite sadrže li osobne kartice zaposlenika e-mailove

Idite na modul Osoblje / Osnovne informacije... Provjerite sadrže li vaše osobne kartice u odjeljku "Dodatne informacije" e-poštu.

Korak 2. Odaberite zaposlenika u čije ime će biti slanje pošte

Idite na modul Plaća / Usluga / Postavke, bilo u Osobni račun / Potrebe / Postavke / Plaća... U odjeljku "Distribucija e-pošte" odaberite zaposlenika s popisa.

Glavni računovođa Soft je praktičan servis za računovodstvo, kadrovsko i robno računovodstvo. Program je uvijek ažuran, ažuriran putem interneta i ne zahtijeva tehničkog stručnjaka. Za računovodstvene i tehničke probleme možete se obratiti izravno programerima programa, a ne posrednicima u bilo kojem trenutku. Registrirajte se u program za par minuta i odmah počnite raditi.

Upute za 1C: Računovodstvo i 1C: Plaća i upravljanje osobljem

Prije slanja uplatnica zaposlenicima, morate postaviti račun u 1C.

Korak 1. Postavite račun e-pošte svoje organizacije

Idite na odjeljak Administracija / Organizator / Pošta / Postavljanje računa sustava... U obrascu koji se otvori unesite mail adresu, svrhu računa, tko može koristiti račun i ime vlasnika. Kliknite "Automatski otkrij postavke veze (preporučeno)". Zatim bi program trebao automatski odrediti parametre za povezivanje poštanski sandučić... Ako se to ne dogodi, morat ćete ručno konfigurirati parametre veze. To može zahtijevati programer.

Korak 2. Provjerite e-poštu zaposlenika

Za automatsku distribuciju platnih listića kartice zaposlenika moraju sadržavati e-mailove. Provjerite jesu li ispravne. Idite na polje "E-pošta" u odjeljku Osoblje / Zaposlenici link "Osobni podaci" ili odjeljak Osoblje / Vidi Vidi također / Pojedinci / Adrese, telefoni.

Idite na odjeljak Plaća / Izvješća o plaćama / Payslip / Više / Pošalji / Kreirajte izvješća o slanju ili gumbom "Pošalji izvješće e-poštom" / Napravite distribuciju izvješća... Unesite "Naziv", potvrdite okvir "Pripremljeno". U polju "Pošalji" navedite vrstu slanja. Dovršite kartice "Izvješća" i "Raspored". Na kartici "Dostava" opišite sve mogući načini dostava prilagođenih pošiljaka.

Na kartici "Dodatno" možete postaviti dodatne postavke mailing liste. Kliknite Snimi objekt.

U poglavlju Administracija / Ispis obrazaca, izvješća i obrada / Slanje izvještaja poštom na spremljenim postavkama, pokrenite ručno klikom na gumb "Pokreni sada". Također, program vam omogućuje automatsko slanje platnih lista Postavi vrijeme... Da biste to učinili, morate u skladu s tim prilagoditi slanje pošte.

1C: Računovodstvo je proizvod koji će vam omogućiti učinkovito obavljanje poslova računovodstvene službe. 1C: Plaća i upravljanje osobljem - program koji omogućuje kompleks osoblja i provedbu kadrovske politike.

Da li je moguće slati uplatnice iz Kontura.Računovodstvo

U Kontur.Računovodstvu ne možete slati uplatnice na e-mail. Jedina opcija- istovarite ih i pošaljite posebno svakom zaposleniku sa svoje pošte.

Kontur.Računovodstvo je zgodan i jednostavan servis za male tvrtke.

Vanjska obrada za obračun plaća i upravljanje ljudskim potencijalima 2.5 (ZUP). Nisu potrebne promjene konfiguracije. Preporučena verzija platforme 1C: Enterprise je od 8.3.9.

Testirano na platformi 1C: Enterprise 8.3.10.2699.

Omogućuje vam slanje platnih listića za određeno razdoblje u cijeloj organizaciji na e-poštu zaposlenika. Formiranje platnog lista vrši se putem ZUP-a, stoga je istovjetno onom koji se formira u programu.

Mogućnost slanja platnog lista (RL), kako u tijelu pisma (u tekstu) tako i kao privitak pdf formati, docx, ods (mnogi ljudi koriste besplatni ured).

Popis zaposlenika se popunjava automatski, zahvaljujući fleksibilnim postavkama odabira. No, postoji i mogućnost ručnog uređivanja popisa. E-mail adresa se uzima s kartice pojedinca, gdje je i naznačena Kontakt informacije... Ali može se popuniti ručno prije slanja.

Postoji mogućnost postavljanja teksta zaglavlja pisma i potpisa izravno iz obrade. Postavke se mogu spremiti.

Implementirana je funkcija slanja pisama po isteku vremena. Kada se s jedne adrese u kratkom vremenskom razdoblju pošalje veliki broj pisama iste vrste, poslužitelj e-pošte može vas identificirati kao spamera i blokirati ne samo ovu poštu, već općenito adresu s koje je poruka poslana, kao i slati vas na spam liste drugih mail servera zbog kojih rad adrese može biti paraliziran. Vremensko ograničenje (vremensko razdoblje) između slanja može pomoći u izbjegavanju ovoga. Na primjer, postavili ste vrijeme čekanja od 60 sekundi između slanja. i ostavite newsletter za noć, tk. bit će dugotrajan. A obrada će slati jedno slovo u minuti, što će smanjiti opterećenje na poslužitelju e-pošte i smanjiti vjerojatnost da vas blokira kao pošiljatelja neželjene pošte. Distribucija se može prekinuti pritiskom na tipke Ctrl + Break.

Kratka instrukcija:

Izgled.

1. Ispunite email adrese zaposlenika. Imenici - pojedinci

2. Postavite račun e-pošte. pošta.

3. Odaberite način slanja nagodbe. letak. U tijelu pisma, u jednom od priloga ili u isto vrijeme. Možete ispuniti zaglavlje pisma i potpis.

U zaglavlju možete koristiti oznaku [Individual], koja će prilikom slanja biti zamijenjena punim imenom zaposlenika kojemu se pismo šalje.

4. Odaberite djelatnike, odabir je fleksibilan, prilikom odabira popunjavat će se podaci o zaposlenicima, uklj. e-mail ako je popunjen prema točki 1. Ali ako nije, možete ga registrirati i ručno.

5. Kada potreba postavite timeout, PAŽNJA, omogućavanjem timeouta, "usporit" će slanje pošte. razdoblje koje postavite u sekundama proći će između slanja pisama. Program u ovom trenutku neće reagirati na radnje. Ali nije "visio". Kada je omogućeno vremensko ograničenje> 0, može se prikazati sljedeća poruka.

To je normalno, morate se složiti, jer za kašnjenje trebate koristiti Windows funkcije, posebno, ping se koristi za odgodu vremena bez učitavanja procesora. Ako niste sigurni i ne trebate ovu funkciju, samo ostavite timeout = 0

6. I zadnja stvar, sada je dovoljno kliknuti gumb "Pošalji uplatnice" i proces slanja će krenuti.

E-mail koji je primio korisnik može izgledati ovako.

Program vam omogućuje izradu individualnih platnih lista za zaposlenike, te njihovo slanje na e-mail adrese.

Listovi se formiraju pomoću standardnog izvješća "Proračunske tablice". Za svakog zaposlenika list se sprema u zasebnu Excel datoteku.

Korisnik može odrediti razdoblje, organizaciju i po potrebi ograničiti popis zaposlenika na jedan odjel.

E-mail adresa zaposlenika pohranjena je na kartici pojedinca. Prije korištenja programa morate ispuniti e-mail adrese pojedinci, bilo ručno ili putem automatskog preuzimanja s vanjska datoteka Excel.

Sve postavke programa su spremljene i vrijede za sve korisnike baze podataka.

Zaposlenik će dobiti e-mail poput ove:

Kako koristiti program:

Otvorena obrada s diska
Konfigurirajte parametre poslužitelj pošte... Navedite korisničko ime, lozinku, adresu poslužitelja, port i način autorizacije.
Navedite razdoblje za koje će se generirati uplatnice, kao i organizaciju. Ako je potrebno formirati listove samo za jedan pododjel, tada se naznačuje podjela.
Odredite direktorij na disku u koji će se spremati arhiva platnih datoteka i protokol za slanje dopisa.
Popis zaposlenika ispunite ručno ili automatski klikom na gumb "Popuni".
E-mail adrese zaposlenika bit će učitane iz kontakt podataka pojedinaca. Ako adresa nedostaje, možete je unijeti ručno.
Nakon što se popuni popis zaposlenika, morate kliknuti gumb "Generiraj datoteke obračuna plaća". Nakon nekog vremena generirat će se skup datoteka za distribuciju.
Pritisnite gumb "Pošalji mailing" i ispunite predložak pisma.
Pritisnite gumb "Pošalji poštu" i pričekajte da program pošalje pisma.
Nakon završetka distribucije, distribucijski protokol bit će zabilježen u mapi s arhivom datoteka.

Program pruža besplatno tehnička podrška za 1 mjesec.

Kod za obradu je zatvoren radi izmjene.

Dostojanstvo

1. Jednim klikom možete poslati letke svim zaposlenicima organizacije ili jednom odjelu;

2. Listovi se spremaju u datotečnu arhivu na disku;

3. Možete dizajnirati predložak pisma;

Povrat novca zagarantovan

Infostart LLC Vam jamči 100% povrat novca ako program ne odgovara deklariranoj funkcionalnosti iz opisa. Novac se može vratiti u cijelosti ako to izjavite u roku od 14 dana od dana primitka novca na naš račun.

Program je toliko dokazan u radu da s potpunim povjerenjem možemo dati takvu garanciju. Želimo da svi naši kupci budu zadovoljni kupnjom.