Většina e -mailových klientů včetně Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vám umožní vložit více příjemců Kopie(na anglický jazyk zkratka přijata SS), nebo Bcc (CCB). PROTI Kopie příjemci mohou vidět adresy jiných lidí. V druhém případě je identita dalších adresátů skrytá.

Přidejte adresu příjemce

Chcete -li určit příjemce (nebo příjemce) e -mailu, zadejte do pole e -mailovou adresu Komu (Že):

Někteří e -mailoví klienti vám umožňují jednoduše zadat uživatelské jméno do pole, které pak program automaticky vyplní.

Pokud použijete toto pole k odeslání e -mailu více lidem, uvidí je každý z nich úplný seznam další příjemci.

Jak vytvořit kopii e -mailu

Pole CC nebo kopírovat slouží k výměně emailem nepříměji než v terénu Komu... Pokud neoslovujete osobu přímo ve svém e -mailu, ale chcete, aby tato osoba sledovala diskusi ve vlákně dopisů nebo si byla jednoduše vědoma tohoto tématu, pole kopírovat vůle vynikající možnost... Adresát, který je v Kopie dopisy, obdrží na svém nepřečteném dopise schránka e, jako ten, který byl umístěn do pole Komu; Jediným rozdílem je, komu nejprve adresujete dopis v těle vašeho e -mailu. V profesionálním světě poštou na Kopie se používá velmi široce a slouží k udržení znalostí kolegů o různých událostech a tématech.

Příjemce e -mailu můžete vypsat jednoduše zadáním seznamu adres do pole kopírovat která je obvykle těsně pod polem Komu... Všichni v tomto řetězci příjemců uvidí jména a e -mailové adresy všech ostatních příjemců:

Jak vytvořit e -mail se skrytou kopií

Každý e -mailový klient (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo atd.) Umožňuje odesílateli dopisu oslovit velké množství lidí, aniž by své informace prozradil ostatním uživatelům v e -mailovém řetězci. Tato funkce se nazývá BCC nebo Skrytá kopie... Příjemce můžete skrýt zadáním jejich adres do pole Skrytá kopie místo použití polí Komu a kopírovat:

Tuto funkci můžete použít pro individuální i skupinové e -maily. To je užitečné zejména v případě, že chcete své kontakty uchovat v tajnosti, chránit je před nevyžádanou poštou a nevyžádanými e -maily, nebo jednoduše pokud nechcete, aby vaši příjemci věděli, kdo stejnou zprávu obdržel.

Pole Skrytá kopie ve výchozím nastavení není vždy k dispozici pro všechny e -mailové klienty. Například v Výhled Budete muset jít do Možnosti přístup k nastavení; proti Thunderbird tuto funkci budete muset vybrat z rozevírací nabídky; proti Gmail je třeba stisknout tlačítko kopírovat a Skrytá kopie; proti Windows Live Pošta Klávesy budete muset stisknout současně Alt + B.

Obrázek: © Web Hosting - Unsplash.com

FinExecutive Ruský web 2020-01-14

8 životních hacků: jak efektivně pracovat s e -mailem

Pomocí e-mailu řešíme každý den spoustu pracovních problémů. Ale spolu s tím se mnoho lidí v doslovném smyslu slova stává závislými na své poštovní schránce. Pokud si myslíte, že vám zabírá příliš mnoho času a dokonce poškozuje vaši produktivitu, dejte na naše rady.

Zdálo by se, že pravidla pro práci s e-mailem jsou každému známa. Ale ani to ne vždy pomůže racionálně využít čas. Tok příchozích zpráv, přemíra neověřené pošty, nedostatek času na kvalitní zpracování e-mailů a touha zůstat v očích svých obchodních partnerů vždy povinní a spolehliví je často stresující.

Známá situace? V takovém případě vám naše životní hacky pomohou najít cestu z obtížné situace a tím zvýšit vaši produktivitu.

1. Udělejte z kontroly poštovní schránky součást svého pracovního plánu. Udělejte si pravidlo nemonitorovat příchozí zprávy, ale zpracovávat je 2krát denně. Koneckonců, zpracování pošty je stejná úloha jako všechny ostatní zahrnuté ve vašem pracovním plánu. Před použitím tohoto životního hacku analyzujte tok příchozích zpráv, abyste pochopili, za 2 hodiny dostanete nejvíce dopisů. Zapište si tato dvě časová období do diáře a použijte je ke čtení korespondence a odpovídání na přijaté zprávy.
2. Minimalizujte cokoli, co vám připomíná existenci e -mailu. Pokud vám to specifika vaší práce umožňuje, zavřete (a nejen minimalizujte) program, deaktivujte funkci vyskakovacích oznámení při přijetí nového dopisu a odeberte ikonu z plochy. Udělejte vše pro to, abyste se ochránili před dalšími připomenutími o vaší doručené poště.
3. Vyprázdněte doručenou poštu. Jakmile minimalizujete počet nepřečtených zpráv, uvědomíte si, jak snadné je zpracování nových zpráv, když je nemusíte hledat v proudu smíšených informací. Příchozí poštu můžete zpracovat rychleji, pokud:

• Necháte pouze ve své doručené poště nepřečtené zprávy;
• Vytvořte samostatné složky pro každý projekt nebo kategorii písmen. Tato technika vám pomůže rychle najít potřebné informace;
• Začněte používat štítky a barevně označené příchozí zprávy. Takže pro vizuální vnímání bude třídění písmen znatelnější;
• Podrobně prostudujte funkčnost poštovního účtu, abyste mohli efektivněji řídit jeho práci;
• Blokovat doručování dopisů od nechtěných uživatelů;
• Zrušte odběr zbytečných e -mailů jednou provždy. Na první pohled to vypadá jako obtížný úkol, ale pokud nechcete nadále dostávat hromady zbytečných informací, budete muset všechna svá předplatná přehodnotit;
• Pomocí filtrů budete třídit e -maily přijaté ze zbývajících e -mailů;
• Označte hvězdičkou ty zprávy, které jsou velmi důležité nebo vyžadují podrobnou odpověď.

Kopie dopisů posílejte pouze těm, kteří je potřebují. Logika je jednoduchá: čím méně korespondence odešlete, tím méně příchozích zpráv budete mít. Pokud je to tedy možné, zahrňte do kopie dopisu co nejméně lidí a nepoužívejte funkci „Odpovědět všem“.

Nepoužívejte doručenou poštu jen jako další seznam úkolů. Někteří lidé si posílají dopisy, aby jim připomněli něco důležitého. Pokud také používáte tuto metodu, zkuste se jí zbavit, protože produktivitu rozhodně nezvládnete. Zvykněte si zapisovat si úkoly do kalendáře úkolů tím, že si vyberete datum a čas, kdy je můžete řešit.

Použijte šablony. Pokud vám často chodí dopisy se stejnými žádostmi nebo vám jsou kladeny stejné otázky, zkuste automatizovat svoji práci. Zformulujte perfektní odpověď a použijte ji jako šablonu. Tímto způsobem můžete ušetřit čas a použít jej na důležitější nebo zajímavější úkoly.

E -maily ukládejte do složky K odeslání. Neodstraňujte odeslanou korespondenci, protože informace v ní obsažené mohou být pro vás kdykoli nezbytné.

Řekněte svým kolegům o změně ve vaší rutině. Abyste mohli snáze dodržovat nová pravidla pro práci s e -mailem, dejte ostatním vědět o svých plánech. Řekněte svému vedení, že chcete zvýšit svou produktivitu vypnutím oznámení o nových e -mailech a příchozí korespondenci vyřešíte ve stanoveném čase. Diskutujte také o dalších způsobech komunikace, když vás někdo potřebuje naléhavě kontaktovat.

kouzelník_romanв Pojem „slepá kopie“, naučit se nedělat hlouposti

Překvapivě mnoho lidí, když mají poslat dopis několika lidem najednou, jednoduše uvede adresy do pole „Komu“, je to normální, když je tento dopis adresován vašim kolegům nebo přátelům, ale když posíláte dopisy skupina klientů, tímto způsobem všem ukážete adresy a další příjemce, ve skutečnosti odhalíte jejich adresní základnu.

Stačí, aby kterýkoli z klientů přeposlal tento dopis vašemu konkurentovi a vaše kontakty okamžitě zmizí.

Zvláštní, ale mnoho zdaleka ne hloupých lidí je překvapeno, když zjistí, že pokud potřebujete poslat dopis mnoha adresátům, aby o sobě navzájem nevěděli, pak existuje pole „Bcc“.

Například pro mail.ru to bude vypadat takto:

A tak opět stručně:uvedené adresy v „komu“ - každý vidí, komu jste poslali dopisy, označené „slepou kopií“ - každý si myslí, že dopis je jen pro něj.

A každý příjemce dostane dopis, kde v poli „do“ bude jen jeho adresu ... Pokud u jiných programů nemůžete najít, kam slepou kopii zadat, požádejte někoho, aby vám ji ukázal. Další malý bod, nezapomeňte zadat jednu adresu do pole „do“, většina programů popř poštovní servery bez tohoto parametru nebudete moci odesílat e -maily.

A tak pokud jde o zasílání nabídky, novinek skupině vašich klientů - zde je používání slepé kopie jednoznačné, musíte skrýt svůj adresní základ. Zajímavý okamžik s odesláním dopisu vašim kolegům, zde se doporučuje jednat podle situace, například odeslání dopisu s žádostí o zaslání návrhů (například pro zlepšení služeb zákazníkům) a pokud každý kolega vidí, že ostatní lidé dostali stejný dopis, pak s největší pravděpodobností neodpoví - spoléhá na ostatní, takže musíte použít slepou kopii. Pokud je tento úkol splněn, například údaj o tom, „koho“ šéf vašeho kolegy prostě udělá zázraky, a vaše zadání bude splněno.

Samostatná otázka s dodavateli. Zadání všech příjemců v kopii by na jedné straně mělo dodavateli ukázat, že máte na výběr a měl by vám nabídnout dobré ceny. Na druhou stranu manažer, který dostal váš dopis, když viděl, že byl odeslán nejen jemu, pravděpodobně zareaguje na váš požadavek „v pohodě“. Osobně se domnívám, že v případě dodavatelů musíte použít slepou kopii, přinejmenším k ochraně obchodního tajemství, ale spíše pro dobré vztahy s vedoucím dodavatele.

Můžete si přečíst nedávný případ chyby specialisty, kdy všichni příjemci viděli další adresáty: Smackujte všechny v tomto chatu, opravdu tam byli solidní lidé - režiséři, ale přesto mnozí na oplátku obdrželi spam.

Jako vždy je diskuse v komentářích vítána.

Co je to e -mail? V moderním obchodním světě jsou to tyto:

• Tvoje tvář. Pomocí e -mailu můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zničit první dojem.
• Váš pracovní nástroj. Mnoho komunikace s okolním světem probíhá prostřednictvím e -mailu. Pokud tedy dobře ovládáte tento nástroj, můžete si výrazně usnadnit život.
• Silné rozptýlení. Vnější svět se vás snaží dostat, rozptýlit a vyvést z omylu prostřednictvím e -mailu.

Z tohoto pohledu se podívejme na práci s e-mailem. Začněme jednoduše.

Dopis design

Používám poštovního klienta Mozilla Thunderbird, takže jej použiji jako příklad. Vytvoříme nové písmeno a přejdeme v seznamu polí shora dolů.

Komu. Kopírovat. Skrytá kopie

Někdo možná neví, ale Mozilla „To“ lze změnit na „Cc“ nebo „Bcc“.

• Komu: napíšeme hlavního adresáta nebo několik adresátů oddělených středníkem.
• kopírovat: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale od kterého neočekáváme odpověď.
• Skrytá kopie: píšeme tomu, kdo by se měl s dopisem seznámit, ale ostatním příjemcům dopisu by měl zůstat neznámý. Je vhodný zejména pro hromadné zasílání obchodních dopisů, například oznámení.

Není správné v hromadné poště určete příjemce pomocí polí „Kopie“ nebo „Komu“. Několikrát ročně dostávám dopisy, ve kterých je v poli „Kopie“ uvedeno 50–90 adresátů. Dochází k porušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, které znáte. A pokud seznam obsahuje konkurenční společnosti, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně musíte být připraveni na zbytečná vysvětlení, maximálně na ukončení spolupráce s jedním z nich. Nedělejte to takhle.

Předmět dopisu

Důležitost předmětu často píšou (někdy rozumně) do jejich firemních blogů profesionální poštovní služby. Ale tam nejčastěji mluvíme o prodejních dopisech, kde předmětový řádek řeší problém „e -mail by měl být otevřen“.

Diskutujeme o každodenní obchodní korespondenci. Zde téma řeší problém „dopis a jeho autor by měl být snadno identifikován a poté nalezen“. Vaše píle se vám navíc vrátí v podobě karmy mnoha odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo Fwd, mezi nimiž budete muset hledat požadované písmeno k tématu.

Dvacet písmen je objem jednodenní korespondence středního manažera. Vůbec nemluvím o podnikatelích a majitelích firem, jejich počet písmen se někdy vymyká měřítku za 200 a více denně. Proto ještě jednou: neposílejte e -maily s prázdným předmětem.

Jak tedy správně formulovat svůj předmět?

Chyba č. 1 : v předmětu pouze název společnosti. Například „Sky“ a je to. Za prvé, určitě nejste jedna z vaší společnosti, která komunikuje s touto protistranou. Za druhé, toto téma nepřináší žádný smysl, protože název vaší společnosti je již z adresy viditelný. Zatřetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Něco takového.

Je vhodné hledat v podobných tématech?

Chyba č. 2 : okázalý, prodejní nadpis. Je skvělé, když umíte takto psát titulky. Je ale vhodné využívat tyto dovednosti v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního dopisu: neprodávat, ale poskytovat identifikaci a vyhledávání.

Text dopisu

Existuje mnoho příruček pro psaní pro různé příležitosti. Například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova mají spoustu užitečných věcí. Radím vám, abyste si přečetli alespoň jejich články, abyste zlepšili obecnou gramotnost a zlepšili obecný styl psaní.

Při psaní dopisu musíme důsledně učinit několik rozhodnutí.

Otázka zdvořilosti ... Na začátku dopisu se můžete rozmazat ve zdvořilosti nebo dokonce něžnosti v duchu „Moje drahá Rodyo, už více než dva měsíce jsem s tebou písemně nemluvil, z čehož jsem sám trpěl a ani jsem neměl spát další noc přemýšlením. " Je to velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na vytvoření takového úvodu, tak z hlediska času, kdy si jej partner přečte. Toto je obchodní korespondence, pamatujete? Ne esej epistolárního žánru pro soutěž a ne dopis Raskolnikovově matce, ale obchodní korespondence.

Respektujeme svůj čas a čas příjemce!

Má smysl se představit a připomenout okolnosti seznámení až v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo aktuální korespondenci, v prvním dopise dne píšeme: „Ahoj, Ivane“, ve druhém a následujících: „Ivan, ...“.

Odvolání ... Vždy jsem se obával, koho kontaktovat v dopise, pokud existuje několik příjemců. Nedávno jsem napsal dopis třem dívkám jménem Anna. Bez jakéhokoli zaváhání jsem napsal „Ahoj, Anno“ a nekoupal se. Ale není tomu tak vždy.

Co když jsou tři nebo dokonce sedm příjemců a nesdílejí stejné jméno? Můžete je uvést podle jména: „Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Petr Petrovič.“ Ale je to dlouhé a chce to čas. Můžete napsat: „Dobrý den, kolegové!“

Pro sebe používám pravidlo, abych odkazoval jménem podle toho, kdo je v poli „Komu“. A na ty, kteří jsou v kopii, se vůbec nevztahují. Toto pravidlo vám zároveň umožňuje přesněji určit (jeden!) Adresát dopisu a účel tohoto dopisu.

Citace ... Korespondence je často řetězec dopisů s otázkami a odpověďmi - jedním slovem dialog. Považuje se za dobrou formu nemazat historii korespondence a napsat odpověď na začátek citovaného textu, takže když se k této korespondenci vrátíte o týden později, můžete si snadno přečíst dialog shora dolů v sestupných datech.

Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille „Umístit kurzor za citovaný text“. Doporučuji jej změnit v nabídce „Nástroje“ → „Možnosti účet"→" Kompilace a adresování ". Mělo by to být takto.

Účel dopisu ... Obchodní dopisy jsou dvou typů:

• když jednoduše informujeme partnera (například zprávu o práci odvedené za měsíc);
• a když něco chceme od partnera. Například tak, že schválí přiloženou fakturu k platbě.

Zpravidla existuje mnohem více povzbudivých dopisů než těch, které jsou hlášeny. Pokud chceme od partnera něco dosáhnout, je velmi důležité to říci dopisem v prostém textu. Výzvu k akci by měla doprovázet adresa se jménem a za ní poslední věta v dopise.

Není správné : „Porfiry Petroviči, vím, kdo zabil tu stařenu.“

Že jo : „Porfiry Petroviči, hackl jsem starou ženu k smrti, prosím, přijmi opatření k mému zatčení, jsem unavený z utrpení!“

Proč by za vás měl korespondent přemýšlet, co s tímto dopisem udělat? Koneckonců, může se rozhodnout špatně.

Podpis v textu ... Musí být. Všechny poštovní klienty navíc umožňují konfigurovat automatické nahrazování podpisů, například klasických „S pozdravem, ...“. V Mozille se to provádí v nabídce Nástroje → Možnosti účtu.

Napsat nebo nepsat kontakty do podpisu je každého osobní věc. Pokud jste ale nějak spojeni s prodejem - určitě napište. I když transakce neproběhne na základě výsledků komunikace, v budoucnu vás kontakty z podpisu snadno najdou.

Na závěr ještě jedna vlastnost těla dopisu pro ty partnery, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V textu dopisu zadejte výchozí hodnotu. Například: „Porfiry Petrovich, pokud mě nepřijdeš zatknout do pátku do 12:00, pak se považuji za amnestovaného“. Termín musí být samozřejmě skutečný (text z příkladu byste neměli posílat v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen váš dopis přečíst a rozhodnout se. Toto „ticho“ vás zbavuje odpovědnosti za nereagování partnera. K použití této funkce je jako vždy nutné přistupovat moudře. Pokud člověk reaguje na vaše dopisy včas a pravidelně, takové ultimátum ho může, pokud ho neurazí, pak trochu napnout nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis právě teď, ale nechat vás čekat na pátek.

Přílohy

Dopisy často obsahují přílohy: životopisy, obchodní nabídky, odhady, plány, skenování dokumentů - velmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj oblíbených chyb.

Chyba : velká velikost přílohy. Často jsou přijímány e -maily s přílohami do 20 MB. Zpravidla se jedná o skenování některých dokumentů ve formátu TIFF s rozlišením 600 dpi. Poštovní program korespondent téměř jistě zamrzne na několik minut marných pokusů stáhnout si náhled této přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil přečíst tento dopis na smartphonu ...

Osobně taková písmena hned mažu. Nechcete, aby váš dopis před přečtením skončil v koši? Zkontrolujte velikost přílohy. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.

Co když to překročí?

• Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například v PDF a 300 dpi se získají celkem čitelné skeny.
• Přemýšlejte o programech jako Archivátor WinRar nebo 7zip. Některé soubory jsou dokonale komprimovány.
• Co když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na záchranu přijde cloudové úložiště informací: Dropbox, Disk Google a podobně. Některé služby, jako například Mail.ru, automaticky převádějí obrovské přílohy na odkazy na cloudové úložiště... Raději si ale své informace uložené v cloudu spravuji sám, takže automatizaci z Mail.ru nevítám.

A ještě jedno ne zcela zjevné doporučení ohledně investic - jejich název ... Musí být srozumitelné a přijatelné pro příjemce. Jakmile jsme ve společnosti připravovali komerční nabídku adresovanou ... nechť je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Obdržel jsem dopis od manažera s návrhem projektu ke schválení a v příloze byl soubor s názvem „DlyaFedi.docx“. S manažerem, který mi to poslal, proběhl dialog asi takto:

Vážený manažere, jste osobně připraveni oslovit tuto respektovanou osobu a zavolat jí do tváře Fedya?

Nějak ne, vážený člověk, každý mu říká jménem a patronymem.

Proč jste přílohu nazvali „ForFedi“? Pokud ho pošlu právě teď, myslíte si, že u nás za tuto CP koupí sekery?

Chtěl jsem přejmenovat později ...

Proč připravovat časovanou bombu - odmítnutí vyhlídky - nebo si dělat práci s přejmenováním souboru navíc? Proč hned nepojmenovat přílohu správně: „Pro Fedora Mikhailovich.docx“ nebo ještě lépe - „KP_Nebo_Topory.docx“.

Takže jsme víceméně vyřešili e -mail jako „tvář“. Přejděme k pohledu na e -mail jako na nástroj efektivní práce a mluvme o jeho rozptýlení.

Práce s písmeny

E -mail je mocné rozptýlení. Jako u všech rušivých vlivů je třeba poštu řešit zpřísněním pravidel a zavedením pracovního plánu.

Minimálně musíte vypnout VŠECHNA oznámení o příchodu pošty. Pokud je poštovní klient ve výchozím nastavení nakonfigurován, budete upozorněni a zvukový signál, a mrknutím na ikonu vedle hodin zobrazte náhled písmene. Jedním slovem udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce, a poté vás uvrhli do propasti nepřečtených dopisů a neviditelných poštovních zásilek - minus hodinu nebo dvě od života.

Něčí silná vůle jim umožňuje nerušit oznámení a pro obyčejné lidi je lepší nepokoušet osud a vypínat je. V Mozillla Thunderbird se to provádí pomocí nabídky „Nástroje“ → „Možnosti“ → „Obecné“ → „Když se objeví nové zprávy“.

Pokud nejsou žádná oznámení, jak porozumět tomu, že přišel dopis?

Velmi jednoduché. Vy sami si vědomě vyhradíte čas na analýzu pošty, otevřete poštovního klienta a uvidíte všechny nepřečtené zprávy. To lze provést dvakrát denně, například v době oběda a večera nebo během nuceného prostoje, například v dopravní zácpě.

Často kladené otázky, co reakční časy a naléhavé e -maily? Odpověď zní: v poště nemáte žádné naléhavé dopisy. Pokud nepracujete v oddělení zákaznické podpory (takové oddělení má svá vlastní pravidla pro práci s poštou).

Pokud existují naléhavá písmena, odesílatel vás na to upozorní prostřednictvím jiných kanálů - telefonu, SMS, Skype. Poté záměrně přejdete do poštovního klienta a zpracujete naléhavou poštu. Všichni guruové řízení času (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standard pro odpověď na e -mail až 24 hodin. Toto je normální pravidlo dobré formy - neočekávejte okamžité odpovědi od partnera e -mailem. Pokud existuje naléhavý dopis, upozorněte na to prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.

Takže jsme vypnuli oznámení a nyní zapneme poštovního klienta podle našeho plánu.

Co dělat, když jsme šli na poštu a zabývali se aktivitami s názvem „Rozumím e-mailem"? Kde je začátek a konec této práce?

Hodně jsem slyšel o systému nulové schránky, ale bohužel jsem nepotkal ani jednoho člověka, který by ho používal. Musel jsem znovu objevit své kolo. Na Lifehacker jsou články na toto téma. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky v mé interpretaci. Byl bych vděčný, kdyby guruové GTD zkontrolovali v komentářích, přidali nebo vylepšili popsaný systém.

Je důležité pochopit a přijmout, že e -mail není plánovač úloh ani archiv vašich aktivit. Složka Doručená pošta by proto měla být vždy prázdná. Jakmile začnete analyzovat doručenou poštu, nepřestávejte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.

Co dělat s e -maily ve vaší doručené poště? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit ho. Ano, stačí vybrat a stisknout klávesu Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete donutit dopis odstranit, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.

1. Dokážete odpovědět do tří minut? Mám na to odpovědět? Ano, je to nutné a odpověď nebude trvat déle než tři minuty, poté odpovězte okamžitě.
2. Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úloh, který vám umožňuje změnit e -mail na úkol, proměňte svůj e -mail v úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Používám například naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e -mailovou adresu: přepošlete na ni dopis a změní se v úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky „0_Run“.
3. Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo jednoduché seznámení, se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: odstranit ji nebo odeslat do některé ze složek pro dlouhodobé uložení.

Zde jsou složky pro dlouhodobé ukládání, které mám.

• 0_ Spustit. Nemám takovou složku, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem dát písmena, která vyžadují podrobné studium. I tuto složku je třeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem ve speciálně stanoveném čase.
• 1_Ref. Zde vkládám dopisy s informacemi o pozadí: uvítací dopisy s přihlášením z různých webových služeb, lístky na nadcházející lety atd.
• 2_Projekty. Zde je uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými existuje aktuální vztah. Přirozeně existuje pro každý projekt nebo partnera samostatná složka. Do složky partnera vkládám dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale také dopisy od zaměstnanců „Nebe“ související s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence k projektu na dosah několika kliknutími.
• 3_Museum. Sem hodím ta písmena, která je škoda smazat a jejich výhody nejsou zřejmé. Zde také migrují složky s uzavřenými projekty z „2_Projects“. Jedním slovem, první kandidáti na výmaz jsou drženi v „muzeu“.
• 4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzorky dokumentů, které se mohou v budoucnu hodit pro účetnictví, například prohlášení o usmíření od klientů, lístky na výlety. Složka má mnoho společného se složkami „2_Projects“ a „1_Sprav“, jsou v ní uloženy pouze účetní informace a ve složce „2_Projects“ jsou uloženy informace o správě. V „4_Documents“ - mrtvé informace a v „2_Projects“ - živé informace.
• 5_Znalosti. Tady jen přidávám opravdu užitečné maily, ke kterým se chci po chvíli vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.

Pro provoz tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Nejprve má Thunderbird ve výchozím nastavení zaškrtnuté políčko Označit zprávy jako přečtené. Raději to dělám schválně, takže zaškrtávací políčko zmizelo! Chcete -li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Možnosti“ → „Pokročilé“ → „Číst a zobrazovat“.

Za druhé, používáme filtry ... Dříve jsem aktivně používal filtry, které automaticky přeposílaly písmena do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem odmítl z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka v 99% případů odkazují na projekt nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé, rozhodl jsem se přidat povědomí. Sami se musíte rozhodnout, kde by měl být konkrétní dopis uložen, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě - v doručené poště. Nyní používám filtry pouze pro kategorizaci automatických pravidelných písmen z různých systémů do složek, tedy písmen, která nevyžadují, abych se rozhodoval. Filtry v programu Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce Nástroje → Filtry zpráv.

Při správném přístupu by tedy e-mail měl trvat 10 až 60 minut denně, v závislosti na objemu korespondence.

Ano, a ještě jedna věc. Už jste vypnuli oznámení o příchodu nových dopisů, že? ;)

Každý den rozesíláme desítky e -mailů. Někdy jde o velmi krátké zprávy, například: „Půjdeme na oběd?“ Někdy - s jejichž pomocí představíte svoji firmu nebo web. Když je hodně písmen a času je málo, začínáme spěchat a dělat chyby. Obvykle triviální, jako překlepy, ale někdy se najdou i takové, které mohou poškodit vaši pověst a zničit váš vztah s klientem nebo zaměstnancem.

Tomu se dá vyhnout, jen je třeba se shromáždit a vědět o některých nástrahách. Zde jsou nejčastější chyby, kterých se při odesílání e -mailů dopouštíte. Čtěte pozorně a pamatujte, že nejprve musíte udělat krátkou pauzu, zkontrolovat, zda je vše v pořádku, a teprve poté kliknout na tlačítko „Odeslat“.

Píšeš špatnou adresu

Nejčastější a nejnepříjemnější chyba. Představte si, že chcete příteli nebo přítelkyni poslat nějaké docela osobní fotografie, ale automaticky zadejte adresu svého šéfa nebo zákazníka. A teprve poté, co dopis odešel, si s hrůzou uvědomíte, co se teď stalo. Pokud vás to bude utěšovat, pak se každý z nás alespoň jednou v životě dostal do takové situace: právníci poslali důvěrné dokumenty na opačnou stranu, návrháři - rozložení stránek špatnému klientovi atd. Když se nám to ale stane, zdá se, že nám země pod nohama odchází.

Naštěstí mnoho poštovních služeb, například ve stejném Gmailu, má funkci. Zapněte jej a zadejte velký časový interval - takže víte, tišší.

Zapomněl jsi na přílohu

Napsali jste, že k dopisu je připojen určitý soubor, ale zapomněli jste jej připojit. Další častá chyba, která často vede k nedorozuměním a omluvám. Na jedné straně je to v pořádku, nikdo není dokonalý, ale je lepší si vše nejprve ověřit a až poté poslat dopis. A abychom se vyhnuli dotazům příjemce, doporučujeme uvést všechny připojené soubory přímo v těle dopisu. Například takto:

Ahoj Maxim! Posílám vám několik souborů, jsou připojeny:

Dohoda o službách

GIF s kočkou

Nemyslíte na dekoraci

Jak si pamatujete, vítají je oblečení. Pokud nechcete, aby byl váš dopis vyzván k jeho okamžitému smazání, zapracujte na jeho formuláři. Říká se, že potřebuje věnovat tolik času jako obsahu. Dnes je to naštěstí snadné. Chcete -li to provést, doporučujeme použít aplikaci Wix ShoutOut, vybrat vhodnou šablonu a přidat do ní text. Nejsou vyžadovány žádné speciální znalosti, jen se ujistěte, že vše vypadá úhledně a krásně. Mimochodem, dobré zpravodaje mají svá vlastní tajemství a pravidla, proto vám doporučujeme přečíst si našeho ředitele e -mailového marketingu. Neděkuj

Nezahrnujete předmět

Předmět e -mailu plní přibližně stejnou roli jako nadpis textu. Zobrazí se vedle vašeho jména, příjemce jej vidí a rozumí tomu, co jste mu poslali: faktura, výsledky schůzek, nabídka práce, rozložení stránek atd. Pamatujte, že téma by mělo být jasně formulováno tak, aby v případě potřeby člověk váš dopis rychle našel, a přesvědčivé, aby se zajímal třeba o seznam adresátů. Není to tak dávno, co jsme psali, že pokud jste zapomněli, stojí za to si ji přečíst znovu.

Neukládáte koncepty

Pokud rádi píšete písmena textové editory, pak šetřete častěji, jinak se ukáže, že jste nad dopisem strávili celý den, a pak najednou počítač zamrzl a vše bylo pryč. Nebo napište přímo do poštovní služby - pak se všechny vaše skici automaticky uloží do složky „Koncepty“.

Jste nezdvořilí

Slušnost v korespondenci je stejně důležitá jako v životě. Zde jsou základní pravidla, která by měl každý dodržovat:

Odesílateli za dopis vždy poděkujte, zvláště pokud vidíte, že odvedl dobrou práci. Pamatujete si, když nás všichni učili „kouzelná“ slova? Nezapomínejme na ně, přestože jsme již dospělí.

Zůstaňte v klidu, i když je záležitost mimořádně naléhavá a důležitá. Nervozita a výtky rozhodně nepovedou k ničemu dobrému.

Začněte a ukončete dopis běžnými frázemi. Míra formality bude záviset na tom, s kým si píšete. Pokud je to váš šéf nebo jen úředník, nepoužívejte „Hello“, „Goodbye“ nebo „Kisses“. A naopak, pokud píšete kolegovi nebo příteli, obejdete se bez tradičního „S pozdravem“.

Text nekontrolujete

Překlepy mohou zničit celý zážitek, proto si dopis pečlivě přečtěte, nejlépe několikrát. V případě pochybností o pravopisu nebo syntaxi - přejděte na Gramotu.ru... Je lepší měřit sedmkrát, tedy kontrolovat, než se pak omlouvat za překlepy a dokázat, že jste skutečně gramotní.

A mimochodem: pokud se bojíte omylem odeslat nedokončený dopis, napište nejprve celý text celý a až poté zadejte adresu příjemce.

Do kopie dopisu nevkládáte správné lidi

Podívejme se, kdo může vůbec dostat váš dopis. Pole Příjemce je primárním příjemcem. Pole „Cc“ je osoba, která obdrží kopii. S projednávanou otázkou přímo nesouvisí, ale chce nebo by si měl být vědom. Pole „Skrytá kopie“ jsou skrytí příjemci. Přidáte je, ale primární příjemce je nevidí. A tady musíte být opatrní: můžete zaměnit kopie a skrytá kopie a pak si příjemce bude myslet, že je špehován.

Mějte na paměti, že je důležité, aby někteří lidé věděli, co se děje. Nechcete poslouchat výtky typu „Jak jsi mě nemohl přidat do kopie? Na tomto projektu jsem pracoval dva měsíce! “ Pokud máte pochybnosti, přidejte všechny, kteří mají s otázkou cokoli společného. Možná ne všichni budou rádi, že jsou rozptýleni, ale nebudou na vás žádné stížnosti.

Nepřihlašujete se k odběru

Napsali jste „S pozdravem, Masha“ a myslíte si, že je vše v pořádku, ale příjemce dopisu sedí a přemýšlí, jaká je to Máša. Z tiskárny? Možná ilustrátor? Aby se neztratil v dohadech - vytvořte podpis a bude automaticky přidán na konec každé vaší zprávy. Nezapomeňte uvést křestní jméno, příjmení, název společnosti, titul a kontaktní informace například skype nebo telefonní číslo. Můžete přidat adresu - přestože se jedná o reklamu, je nenápadná.

Vybíráte špatný čas

Psát dopisy v noci není dobrý nápad. Důvod první: pravděpodobně jste během dne strašně unavení, nejste moc dobří v přemýšlení a riskujete, že uděláte všechny tyto chyby. Důvod druhý: lavina ranní pošty pod sebou zasype váš půlnoční dopis a v blízké budoucnosti jej adresát rozhodně neuvidí. A za třetí: zjevně vám nic jiného nezbývá, protože obchodní dopisy píšete ve tři ráno.

Naše rada: pokud se nic důležitého a naléhavého nestane, posílejte zprávy od pondělí do pátku a během pracovní doby, jako všichni normální lidé.

Nezbytné pro vaše podnikání? Vytvořte si sami na Wix - je to snadné a zdarma!