Hodnota odkazu je kopií zprávy. Elektronická korespondence. Pět způsobů, jak přesvědčit soud, aby to přijal jako důkaz. Na základě dohody

Advokát - advokátní komora odpověděl:

V souladu s částí 1 Čl. 71 občanského soudního řádu Ruské federace, písemné důkazy obsahují informace o okolnostech důležitých pro posouzení a řešení případu, úkony, smlouvy, osvědčení, obchodní korespondenci, jiné dokumenty a materiály vyrobené v digitální podobě. , grafický záznam, včetně těch přijatých faxem, elektronickým nebo jiným spojením nebo jiným způsobem umožňujícím zjistit pravost dokumentu.
Odstavec 1 části 2 téhož článku stanoví, že písemný důkaz se předkládá v originále nebo ve formě řádně ověřené kopie.
Pokud MMS obsahuje zvukové nebo obrazové záznamy, pak v souladu s čl. 77 Občanského soudního řádu Ruské federace je osoba předkládající zvukové, obrazové záznamy na elektronických nebo jiných médiích povinna uvést, kdy, kým a za jakých podmínek byly tyto záznamy pořízeny.
S ohledem na moderní vývoj komunikačních systémů se takové zprávy ukládají do paměti telefonu a lze je zkopírovat na fyzická média. Informace o odesílateli jsou přitom obsaženy v informacích o zprávě zobrazované automaticky a dále v databázi odběratelů, z níž jsou na žádost soudu nebo příslušných orgánů zákonem stanoveným způsobem poskytovány výpisy. Pokud je odesílatel automaticky klasifikován nebo jsou použity jiné metody znesnadňující identifikaci odesílatele, lze údaje získat pouze na základě specifikovaných požadavků.
SMS a MMS tak musí být ke konkrétnímu okamžiku předložení soudu zaznamenány na hmotném nosiči a vytištěny na papíře. Videoklipy jsou nahrávány a prezentovány na hmotném médiu.
Pravost SMS a MMS ke konkrétnímu času je potvrzena doložením obsahu zpráv a informací o nich.
V souladu s odstavcem 11 Čl. 2 federálního zákona ze dne 27. července 2006 N 149-FZ „O informacích, informační technologie a o ochraně informací“ se zdokumentovaná informace považuje za zaznamenanou na hmotném nosiči doložením informace s podrobnostmi umožňujícími její identifikaci nebo v případech stanovených právními předpisy Ruské federace její hmotný nosič.
V legislativě nejsou žádné zvláštní požadavky upravující postup při takové dokumentaci. Proto existují obecné požadavky upravující poskytování důkazů, zejména čl. 71 Občanského soudního řádu Ruské federace, čl. Umění. 102, 103 Základy legislativy Ruská Federace o notáři.
Platné možnosti dokumentace jsou následující:
- oprava, tisk, sestavení aktu (protokolu) o seznámení s obsahem SMS a MMS za přítomnosti svědků s uvedením jejich příjmení, jmen, patronymií, adres;
- před zahájením soudního řízení - oprava, tisk, sepsání protokolu o přezkoumání obsahu SMS a MMS s ověřením notářem;
- v procesu projednávání věci - způsobem stanoveným v čl. 71 Občanského soudního řádu Ruské federace. Materiály lze přitom nárokovat nejen od porušovatelů práv nebo od zájemců, ale také od telekomunikačních operátorů;
- vyšetření, fixace, tisk, příloha znaleckého posudku obsahu SMS a MMS.
Tento závěr potvrzuje i soudní praxe (Určení soudního kolegia pro trestní věci ozbrojených sil Ruské federace ze dne 12. listopadu 2007 N 12-O07-22).

Soudy jsou však k elektronickým dokumentům obezřetné a ne vždy je akceptují jako řádné důkazy. V tomto článku je pět způsobů, jak přimět soud, aby přijal e-mail jako důkaz v případu.

OTÁZKA K TÉMATU
Jakou formou se elektronická korespondence předkládá rozhodčímu soudu?
Neexistují žádné zvláštní požadavky stanovené zákonem. Vzhledem k tomu, že k případu musí být připojeny všechny důkazy (čl. 64, 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace), lze však dospět k závěru, že elektronická korespondence musí být podána na papíře (rozhodnutí Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 23. dubna 2010 č. VAC-4481/10 ).

Předběžné kroky pro e-mail, aby byl založen na důkazech

E-mailem je druh písemného důkazu (článek 3, článek 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace). Řád rozhodčího řízení zároveň uvádí, že elektronické zprávy lze klasifikovat jako písemný důkaz způsobem stanoveným zákonem, dohodou nebo Nejvyšším rozhodčím soudem (čl. 3, čl. 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace v platném znění federálním zákonem č. 228-FZ ze dne 27. července 2010). Strany si proto mohou své elektronické zprávy předem personalizovat, aby se později staly přípustnými důkazy ve věci. To lze provést dvěma způsoby.

Metoda jedna: poskytování korespondence právní účinek ve smlouvě. Vzhledem k tomu, že protistrany mají právo si samy určit postup pro předkládání písemných důkazů (článek 3 článku 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace), mohou předem dát důkazní sílu elektronické korespondenci.

K tomu je třeba, aby ve smlouvě předepsali příslušnou podmínku (uzavřeli dodatečnou dohodu) s uvedením e-mailových adres, které budou strany používat, a osob, které budou takovou korespondenci jménem společnosti provádět.

Jak navíc ukazuje soudní praxe, nebylo by nadbytečné uvádět přesně, jaké právní úkony se strany dohodly provést prostřednictvím elektronické korespondence. V jednom ze sporů se účastník případu odvolával na to, že v dotazníku ke smlouvě se strany dohodly na použití e-mailu s označením adresy protistrany, kam mají být dokumenty zasílány. Rozhodčí soud však zdůraznil svůj postoj k tomu, že „e-mailová adresa byla stranami uvedena pro provádění pracovní korespondence, nikoli pro předávání výsledků práce“ (usnesení Spolkového rozhodčího soudu ze dne Moskevský obvod ze dne 12.01.09 č. KG-A40 / 12090-08).

Bez uvedení kontaktních osob, e-mailových adres a záležitostí, na kterých se strany tímto způsobem mohou dohodnout ve smlouvě, soud s největší pravděpodobností neuznává elektronickou korespondenci jako přípustný důkaz ve věci (vyhláška Federálního rozhodčího soudu Moskevského distriktu ze dne 27. února 2010 č. KG-A41 / 531 -ten). Soudní praxe s opačným postavením soudů je krajně nevýznamná (vyhláška Federálního rozhodčího soudu Uralského okresu ze dne 28. června 2010 č. Ф09-4726 / 10-С3).

Druhá metoda: pomocí e-mailu digitální podpis. Elektronický digitální podpis (dále jen EDS) se rovná vlastnoručnímu podpisu v papírovém dokumentu (článek 1, článek 1 federálního zákona č. 1-FZ ze dne 10. ledna 2002 „o elektronickém digitálním podpisu“). Jeho použití je bezesporu jedním z nejspolehlivějších způsobů identifikace elektronických zpráv.

Pokud společnost předloží soudu e-mail, který je podepsán digitálním podpisem druhé strany, nebude nutné zjišťovat skutečnost odeslání a pravost e-mailu. Zde je ale důležité nevynechat jeden detail: v případě sporu může soud požadovat předložení dokumentu, který potvrzuje dohodu s protistranou o použití EDS (Resolution of the Federal Arbitration Court of the North -Západní čtvrť ze dne 03.03.09 č. F-04-1207 / 2009 (1502-A46 -jedenáct)).

OTÁZKA K TÉMATU
Co mám dělat, pokud se korespondence žalobce nezachovala a protistrana ji smazala ve svém počítači?
Strana může požádat soud, aby zajistil důkazy, aby požádal společnost, která provádí technická podpora poštovní server, archivní kopie elektronických zpráv.

Dokazování u soudu prostřednictvím elektronické korespondence

Dokumenty obdržené prostřednictvím e-mailu jsou vhodnými důkazy, které podléhají komplexnímu úplnému posouzení založenému na souhrnu důkazů, což není v rozporu s informacemi obsaženými v elektronické korespondenci stran (vyhláška Federálního arbitrážního soudu Moskevského distriktu ze dne 17. února 2010 č. KG-A40 / 14784-09). Společnost bude muset jednoduše prokázat pravost a platnost těchto dopisů. Zde je několik způsobů.

Třetí metoda: určení podrobností e-mailů. Jak je uvedeno v § 75 Řádu o rozhodčím řízení, písemné důkazy zahrnují listiny, které umožňují ověřit pravost listiny, to znamená, že je podepsána příslušnou osobou, správně uvádí datum a místo sepsání, adresáta a další potřebné informace. V jednom z případů soud určil údaje potřebné k potvrzení správnosti informací. Jednalo se o: e-mailovou adresu příjemce a odesílatele, informace o čase a datu odeslání e-mailu, poštovní server, ze kterého byl e-mail odeslán. Z důvodu nedostatku těchto údajů rozhodčí soud neakceptoval výtisky elektronické korespondence předložené společností jako důkaz (výnos Federálního rozhodčího soudu okresu Severní Kavkaz ze dne 7. 7. 2008 č. Ф08-3751 / 2008).

Metoda čtvrtá: provedení vyšetření. Autenticitu elektronických důkazů lze prokázat závěrem forenzního zkoumání. Chcete-li to provést, musíte najít organizaci, která provádí počítačové technické znalosti. Můžete se obrátit na znalce, aniž byste čekali na soudní řízení, nebo požádat soud o vyšetření (článek 1, článek 82 APC Ruské federace). Poté soud ustanoví znalce, který vypracuje posudek a určí, zda korespondence skutečně pocházela od účastníků případu, zjistí její skutečný obsah, čas odchodu a další údaje. Soudy akceptují jako důkaz akt znaleckého posudku (vyhláška Federálního arbitrážního soudu Moskevského distriktu ze dne 20. ledna 2010 č. KG-A40 / 14271-09).

Metoda pátá: sepsání notářského protokolu. Jedním ze spolehlivých způsobů legalizace elektronických důkazů je sepsání notářského protokolu. Firmy tuto metodu v posledních letech využívají stále více. Notáři mají podle zákona právo nahlížet do písemných a věcných důkazů (články 102, 103 zákona o notářích ze dne 11. února 1993 č. 4462-I, dále jen základy). Společnost může notáři poskytnout přístup k počítači a poštovní server, který obsahuje korespondenci. Notář ověří pravost korespondence, zjistí, zda skutečně pocházela od účastníků případu, a sepíše protokol, který dá elektronické korespondenci podobu potřebnou pro soudní dokazování. oni sami e-maily by měl být vytištěn a uložen s protokolem. Takový záznam bude důkazem, že k určitému datu e-mailová data skutečně obsahovala elektronické zprávy přijaté z určitých adres. Zde je důležité připomenout, že notář bude moci takový protokol sepsat pouze před zahájením soudního řízení (článek 102 základů).

Když přijde řeč na zaslání telegramu přes Ruskou poštu, mnoho lidí si pamatuje fronty jako za sovětských časů. Ale s rozvojem počítačového průmyslu a jeho zavedením do poštovní sféry bylo možné poslat telegram ruskou poštou režim online bez front a zbytečných nervů. Nyní již není potřeba přizpůsobovat se režimu provozu pošty a ztrácet čas. Existuje zasílání a platba způsobem, který vám vyhovuje. Telegram je textová zpráva, jejíž přenos se provádí telefonicky.

K odeslání telegramu nyní potřebujete jakékoli zařízení, jako je chytrý telefon nebo tablet s přístupem k internetu. Buď Osobní počítač připojený k internetu. Odesílat můžete odkudkoli a kdykoli, kdy vám to vyhovuje.

Chcete-li odeslat, musíte přejít na poštovní stránku, zaregistrovat se a najít sekci s formulářem pro odeslání telegramu, vyplnit všechna pole. Uvedeme všechny údaje o příjemci a odesílateli, poté zadáme text dopisu a poté přistoupíme k výběru způsobu platby. Odeslání telegramu ruskou poštou přes internet je tedy stejně snadné jako loupání hrušek.

Po dokončení psaní textu program automaticky přečte počet slov a na základě toho vytvoří cenu telegramu. Za službu můžete zaplatit převodem prostředků z telefonu, WebMoney nebo Yandex.Money. V případě potřeby můžete získat kopie telegramu a také upozornění.

Mnozí, kteří se dozvěděli, že existuje takový způsob odesílání, si pamatují svá selhání a strávený čas a nervy.

Nabízí se otázka, jestli je všechno tak snadné a jednoduché, kolik stojí odeslání telegramu ruskou poštou?

Tarify za odeslání telegramu jsou velmi odlišné, vše závisí na typu odesílaného telegramu:

• Cena za zaslání běžného, ​​neurgentního telegramu prostřednictvím ruské pošty za jedno slovo je 2,8 rublů, jako za urgentní - 4,10 rublů. pro jedno slovo;
• Sazby za poskytování telegramů jsou: v případě pravidelných a neurgentních 13 rublů. za slovo, naléhavé - 22 rublů;
• Za telegramy jiných odrůd, například mimo kategorii, mimořádné, se platí za obvyklé nenaléhavé ve výši 85 rublů. pro slovo;
• Tarify za telegramy doručované do míst bydliště, kde není telegraf a telefonická komunikace, stejně jako se značkou "vlastní", je 40 rublů. pro jedno slovo;
• Náklady na oznámení o doručení telegramů telegraficky, pro obvyklé nenaléhavé 189 rublů. za slovo, naléhavé 231 rub. pro slovo;
• Při registraci a opětovné registraci doručovací adresy telegramu předplatitel zaplatí 1 500 rublů. za rok.;
• Cena certifikovaných telegramů je 281 rublů;
• Pokud jde o kopie telegramů, které se vydávají na žádost, jejich cena je 84 rublů. na 100 slov;
• Telegramy, které jsou psány ruským a latinským písmem, se platí ve výši 20 rublů. pro slovo.

Pravidla telegrafu

V dávných dobách se zprávy na velké vzdálenosti přenášely bubnováním, kouřovými signály a jinými stejně primitivními prostředky. Při odesílání zprávy byl člověk nucen spoléhat se na posly – pěšky, na koni nebo na lodích. Toto spojení bylo pomalé a nespolehlivé. To pokračovalo až do konce 18. století, kdy byl vynalezen první telegraf.

Sekretářka, navzdory nástupu faxu a e-mailu, musí poměrně často posílat telegramy, protože korespondent, který potřebuje něco naléhavě informovat, nemusí mít fax nebo e-mail. Navíc fax je jen faxová kopie dokumentu a je to stejné jako elektronický dokument, bez digitálního podpisu nemá právní sílu.

Vedoucí často pověří tajemníka, aby sestavil text telegramu a také jej poslal. Sekretářka proto musí dobře znát obecný postup při sestavování, zpracování a odesílání tohoto typu dokumentu.

Telegram je chápán jako typ dokumentu určený způsoby přenosu informací telegrafními komunikačními kanály. Naprostá většina telegramů odkazuje na informační a referenční dokumentaci s korespondencí obsahující naléhavé informace pro přijetí rozhodnutí, jejichž zaslání poštou nezajistilo její včasné přijetí.

Požadavky na sestavování a provádění telegramů přenášených k odeslání jsou stanoveny „Pravidly pro poskytování telegrafních komunikačních služeb“, schválenými nařízením vlády Ruské federace ze dne 14. ledna 2002 č. 12. V těchto pravidlech je telegram je definován jako „krátká textová zpráva přenášená, přenášená nebo určená k přenosu prostřednictvím telegrafních komunikací.

Pravidla zaručují uživatelům právo na utajení telegrafních zpráv. Pravidla stanoví jazyk interakce mezi telegrafními pracovníky a předáváním telegramů. Na území Ruské federace je to ruský jazyk a navíc podle uvážení telekomunikačního operátora rodné jazyky národů Ruské federace.

Telegramy jsou rozděleny do kategorií a typů. Je možné posílat telegramy následujících kategorií naléhavosti (v pořadí zkrácení doby pro předání telegramu):

1) "telegram-dopis" (označený jako "telegram-dopis");

2) "obyčejný" (bez značky);

3) „urgentní“ (označeno jako „urgentní“).

Ve většině organizací se používají běžné (jednoduché) a urgentní telegramy. V oficiální korespondenci se však také rozlišují takové kategorie telegramů: prezidentovi Ruské federace, vládě Ruské federace, „vládě“ atd.

Telegramy jsou klasifikovány podle typu:

1) s oznámením o doručení telegraficky a s oznámením o doručení telegraficky naléhavým (se značkami "oznámení telegrafem" nebo "oznámení telegrafem naléhavé");

2) s doručením v termínu určeném odesílatelem (se značkou „předání (datum)“);

3) s doručením do osady, která nemá telegrafní spojení (se značkou "doporučená zásilka");

4) s dodáním na uměleckém hlavičkovém papíře "lux" (se značkou "lux");

5) certifikováno telekomunikačním operátorem (s označením „certifikováno“).

Lhůty pro průchod telegramů přenášených mezi hlavními městy republik, regionálními, regionálními centry, jakož i v rámci jakéhokoli vypořádání s telegrafním spojením, by měly být:

Lhůty pro průchod telegramů přenášených mezi jakýmikoli osadami, které mají telegrafní spojení, by měly být:

Telegram musí být jasně a čitelně napsán nebo vytištěn na přední straně telegrafního formuláře nebo na světlém papíře. Opravy, výmazy, výmazy a vkládání provedené odesílatelem nebo na jeho žádost telekomunikačním operátorem v přenášeném telegramu musí být potvrzeny podpisem odesílatele.

Odesílaný telegram musí obsahovat adresu (tedy kam) a jméno adresáta (tedy komu) (je-li adresátem občan - příjmení a na žádost odesílatele jméno a příjmení nebo iniciály adresát; je-li adresátem úředník - název organizace, funkce, příjmení a na žádost odesílatele jméno a příjmení nebo iniciály úředníka; je-li adresátem organizace - název organizace ), text telegramu, podpis odesílatele (na jeho žádost), případné poznámky ke kategorii a typu přenášeného telegramu.

Telegram se sestavuje v následujícím pořadí:

2) poznámka o typu telegramu;

3) adresa, na kterou má být telegram doručen, s uvedením jména adresáta;

4) text telegramu;

5) podpis odesílatele (na žádost odesílatele).

Adresa telegramu musí obsahovat všechny atributy adresy nezbytné k zajištění jejího doručení na adresu bez hledání a dotazování.

Telegram může být adresován na jednu nebo více adres (multicast telegram). Při odesílání telegramu s více adresami se stejným textem musí odesílatel odeslat tolik kopií telegramu, kolik je uvedených adres. V adresní části každého telegramu je uvedeno pouze místo, kam má být telegram doručen, ostatní adresy jsou uvedeny v textu telegramu.

Je povoleno přijímat vícesměrový telegram s jedním textem podle seznamu adres, ale ne více než 20 adres v seznamu. Seznam adres musí být předložen současně s telegramem. Ke každému seznamu je připojena jedna kopie telegramu.

Telegramy lze adresovat na:

1) na celou adresu;

2) na podmíněnou nebo zkrácenou adresu;

3) na vyžádání;

4) na číslo PO boxu;

5) k vojenské jednotce;

6) na adresu poštovní zásilky;

7) na adresy námořních a říčních plavidel;

8) na číslo přijatého telegramu;

9) na číslo účastnické jednotky sítě AT/Telex.

V telegramu je uvedena přesná adresa (předtím musí být uvedeno číslo (index) pošty doručující adresátovi), název instituce, je-li známa - název pozice, příjmení (s iniciálami nebo bez nich) příjemce.

Text telegramu je vytištěn na prázdný list papíru na jedné straně ve dvou intervalech. velká písmena. Mezi slovy v telegramech se dvěma tahy udělá mezera. Text se tiskne počínaje odstavcem, pak nejsou povoleny červené čáry a odstavce. Adresa a text se tisknou bez zalamování. Text je podán stručně. Měl by se skládat z jednoho logického prvku – závěru. Pouze ve výjimečných případech lze připustit krátký důkaz.

Při sestavování telegramu by měl být kladen velký důraz na výběr slov, která přesněji vyjadřují význam. Telegram se píše zvláštním telegrafickým jazykem, pokud možno bez předložek, spojek, interpunkčních znamének. Sémantické odstíny slov a jejich spojení jsou zprostředkovány pořadím slov ve větě a jejich koncovkami.

Čísla v předloženém telegramu mohou být označena buď číslicemi, nebo celými slovy. Číselné hodnoty obsažené v textu telegramu, jejichž přesnost přenosu je pro uživatele důležitá, musí odesílatel uvést celými slovy.

Znaky "tečka", "čárka", "uvozovky", "závorka" mohou být v telegramu uvedeny buď celými slovy, nebo zkrácenými slovy ("tečka", "zpt", "kvh", "skb") , nebo odpovídající symbolické znaky.

Značky "otazník", "pomlčka" ("mínus"), "plus", "zlomková čára" mohou být označeny buď plnými slovy, nebo odpovídajícími symbolickými znaky.

Znak "číslo" může být označen buď celým slovem, nebo zkráceným slovem "nr".

Ostatní znaky lze uvést pouze celými slovy.

Interpunkční znaménka ve tvaru odpovídajících symbolických znaků, záď symbolického znaku "-", musí být zapsána v telegramech za předchozím slovem (skupinou čísel) bez mezery a jsou s ním považována za jedno slovo.

Znaky "+" (plus) a "/" (lomková čára) mezi slovy musí být psány s mezerami mezi předchozími a následujícími slovy a jsou považovány za samostatná slova a mezi čísly - bez mezer a nejsou považovány za samostatná slova.

Text telegramu musí obsahovat alespoň jedno slovo, ale telegram nesmí obsahovat více než 300 slov. Pokud se telegram skládá z více než 300 slov, musí jej telekomunikační operátor rozdělit na několik částí, každá po 300 slovech (druhá může obsahovat méně než 300 slov), přenášených jako samostatné telegramy.

Doporučuje se oddělit podpis od textu řádkováním. Za textem a podpisem je nalepena demarkační čára, pod kterou jsou uvedeny úřední údaje, které nepodléhají převodu: adresa odesílatele, úplný název strukturální jednotky, funkce, podpis a přepis odesílatele, datum odeslání. podpis, který připojí podepisovatel telegramu.

Text oficiálního telegramu je potvrzen pečetí. Telegram je sepsán ve dvou vyhotoveních. První, podepsaný, je předán k převodu a druhý je uložen do případu.

Na kopii telegramu v jeho spodní části lze nalepit víza a také čas odeslání telegramu k odeslání.

Při vydávání mezinárodních telegramů se jejich adresa a text tisknou latinkou. Adresa v takových telegramech je vytištěna v následujícím pořadí: jméno adresáta (v nominativním případě), adresa organizace nebo místa bydliště adresáta (číslo domu, ulice), název místa určení ( město země).

Počet placených slov interního telegramu zahrnuje všechna slova, která tvoří obsah telegramu (značky na kategorii a typu telegramu, adresa, text, podpis).

Za jedno slovo v telegramu se považuje:

1) každé slovo napsané v souladu s pravidly gramatiky a mající nezávislý význam, včetně částic a předložek;

2) každý jednotlivý znak, číslo nebo písmeno;

3) znak napsaný celým nebo zkráceným slovem;

4) celé číslo zapsané;

5) nerozdělené symbolické znamení"-" skupina znaků sestávající z čísel, písmen nebo smíšená skupina.

Příklad návrhu telegramu:

ROSTOV-DON ALMAZ

TEST VÝROBKU ZPOŽDĚN

NEDOSTATEK PŘÍSLUŠENSTVÍ

PRODLUŽUJTE SI PODNIKÁNÍ O DVA TÝDNY NÁčelník OTK IVANOV

Samara, řeka, 30

Vedoucí QCD (osobní podpis) I. O. Příjmení

Slouží k přenosu provozních informací telefonní zprávy- úřední zprávy přenášené telefonem.

Povinnými údaji telefonické zprávy jsou: názvy institucí adresáta a adresáta; podrobnosti „od koho“ a „komu“ s uvedením funkce, příjmení, jména a patronyma úředníků; číslo, datum a čas odeslání a přijetí telefonní zprávy; pozice a jména osoby, která odeslala a přijala telefonní zprávu; telefonní čísla; text a podpis.

Telefonní zpráva musí mít nadpis, je sestavena v souladu s GOST 6.38 - 90 jako obchodní dopis, to znamená, že je vyjádřena v předložce s předložkou "o" nebo "asi". (Například: O změně času jednání Rady; O příjezdu účastníků konference).

Obecně se telefonní zprávy píší „telegrafickým jazykem“, tedy stručně, přesně, v jednoduchých větách. V první části telefonního sdělení jsou uvedeny skutečnosti, které byly podnětem k telefonickému sdělení, ve druhé - provedené akce. Telefonní zprávy jsou uvedeny v první osobě, např.: "Připomínáme, že smlouva končí." Délka telefonní zprávy by neměla přesáhnout 50 slov.

Je žádoucí, aby instituce měly speciální formuláře pro příchozí a odchozí telefonní zprávy. Doporučuje se následující formulář:

TELEFONNÍ GRAM

Adresář (název instituce) Adresát (název instituce) ___

od koho (funkce, celé jméno) od koho (funkce, celé jméno) ___

doba přenosu hodina min doba přenosu hodina min

Odeslal (příjmení) Přijal (příjmení)

Telefonní číslo ___

Nadpis Nadpis

(podpis)

Na formulářích pro příchozí telefonní zprávy musí být typografickým způsobem vytištěn požadovaný „adresát“ a na formulářích pro odchozí telefonní zprávy musí být požadovaný „adresát“ vytištěn typografickým způsobem.

faxová zpráva– dokument přijatý faxem (telefaxem), telefonními komunikačními kanály. Faxová zpráva (fax) je v podstatě neověřená kopie přenášeného dokumentu a její právní status je stejný. Telefaxem lze přenášet jakékoli dokumenty a přílohy k nim: tabulky, výkresy, schémata, výkresy, fotografie. Faxové zprávy jsou však spíše jakousi korespondencí mezi obchodními partnery, organizacemi, náhražkou telefonních zpráv.

Faxy k odchozím dokumentům by měly být připraveny stejně jako obchodní dopis, ale mohou být vyhotoveny v jedné kopii, která se po odeslání založí do spisu. Další údaje, které si zařízení samo zaznamenává, jsou: označení (kód) odesílatele, datum a čas přenosu, faxové číslo, počet stran.

Pokud přijímáte faxy, které obsahují důležité informace a jsou určeny k dlouhodobému používání, měli byste si vytvořit kopii dokumentu, protože papír používaný ve faxech má krátkou životnost.

Elektronická zpráva - dokument přenášený „elektronickou poštou“ přes komunikační systém mezi počítači, lze jej vidět zobrazený na monitoru nebo vytištěný na tiskárně.

Zavedení elektronické pošty (e-mailu) je jedním z nejcharakterističtějších rysů dnešní doby. Postupně nahrazuje tradiční komunikační prostředky. Jeho hlavní a nespornou výhodou je efektivita.

Se zvýšeným podílem emailů na celkovém objemu obchodní korespondence je nutné dbát na následující vlastnosti přípravy těchto dopisů:

1) obsah dopisu by měl být zaměřen na jedno téma. Neměli byste se nechat stříkat a snažit se „obejít nesmírnost“. Musíte jednat podle zásady: "jedno písmeno - jeden problém." Přiložené dokumenty, zejména pokud se jedná o grafiky, obrázky, tabulky, se zasílají jako příloha k přeposílanému dopisnímu souboru. V tomto případě je pro vašeho příjemce snazší orientovat se v podstatě zprávy a v případě potřeby pro něj nebude obtížné odeslat žádost například na jinou adresu;

2) korespondence obchodníků prostřednictvím e-mailu je čistě utilitární a pragmatická. Je bez emocí. Podle toho by měl být styl čistě pracovní a stručný;

3) i přes lapidaritu e-mailu zůstává jeho tón zdvořilý a taktní. V tomto smyslu se neliší od běžné korespondence. Kromě toho lze v poštovní korespondenci projevovat známky pozornosti, prvky zdvořilosti pomocí vnějších atributů, například pomocí speciálně připraveného formuláře, vhodného papíru, designu, umístění detailů atd. U e-mailu jsou tyto možnosti vyloučeny. Proto lze tento „nedostatek“ kompenzovat dodržováním pravidel psané etikety;

4) e-mail neumožňuje byrokracii, zpoždění v odpovědi. Toto je nouzová pošta s prvky naléhavosti. Korespondence někdy probíhá v reálném čase - "On-line". Vyžaduje se schopnost písemné komunikace. To vyžaduje určitý výcvik, dovednosti, schopnost ovládat pero;

5) jazyk v elektronické korespondenci je specifický, stručnost. V tradiční korespondenci se doporučuje vyhýbat se dlouhým frázím a nudným standardním výrazům.

V soukromé neformální e-mailové korespondenci je povoleno používání tzv. Emotikonů. Hovoříme o využití schematického znázornění lidského typu k přenosu emocí v elektronických textech. Jsou navrženy tak, aby okořenily suchý a stručný jazyk e-mailů. To zahrnuje smajlíky a zkratky.

Níže je uvedeno několik příkladů takzvaných smajlíků (úsměvů, chichotání) přijatých na Západě a používaných v e-mailové korespondenci. To se samozřejmě týká pouze osobní komunikace a jen stěží to platí pro seriózní a zodpovědnou korespondenci, která se týká důležitých obchodních záležitostí.

1):-) - úsměv;

2);-) – mrknutí;

3):-(- zamračit se;

4):-D - smích;

5):-X – bez komentáře;

6);-(- pláč;

7):-] - sarkasmus;

8) \u003d: O - překvapení.

Zkratky, tedy slova vytvořená z prvních písmen fráze, kterou nahrazuje, jsou v obchodní korespondenci mnohem běžnější než Smajlíci. Navíc se používají nejen v e-mailech, ale také v běžné korespondenci. Níže jsou uvedeny některé z nejběžnějších zkratek:

1) ASAP (Co nejdříve) - co nejdříve;

2) MSG (Masáž) - zpráva;

3) JIC (Just in case) – příležitostně;

4) CUL (See you later) - uvidíme se později;

5) FAQ (Frequently Sake Question) – často kladená otázka;

6) IMHO (Podle mého skromného názoru) - podle mého skromného názoru;

7) BTW (Mimochodem) - mimochodem;

8) }