Je možné zasílat výplatní pásky emailem. Zasílání složenek o platbě na e-mail (e-mail). O vydávání elektronických výplatních pásek

" № 6/2017

Komentář k dopisu Ministerstva práce Ruské federace ze dne 21. února 2017 č. 14-1 / OOG-1560.

Ministerstvo práce dopisem ze dne 21. února 2017 č. 14-1 / OOG-1560 potvrdilo právo zaměstnavatele vydávat zaměstnancům nikoli papírové výplatní pásky, ale elektronické.

O vystavování elektronické mzdové agendy.

Připomeňme, že nevydání mzdového listu je porušením pracovněprávních předpisů, které s sebou nese odpovědnost podle čl. 5.27 zákoníku o správních deliktech Ruské federace ve formě varování nebo pokuty:

pro úředníky - ve výši 1 000 až 5 000 rublů;

na právnické osoby- od 30 000 do 50 000 rublů.

Dříve se tomu věřilo výplatní páska musí být přesně písemným dokladem v listinné podobě a zaslání platebního listu e-mailem neodpovídalo požadavkům zákona. Tento závěr byl zejména obsažen v Odvolacím usnesení Krajského soudu v Ťumeňi ze dne 30. července 2012 č. 33-3246 / 2012.

Ministerstvo práce však v komentovaném dopise upozornilo na to, že zákoník práce neupravuje postup při oznamování složek mzdy (výplatní páska). Zaměstnavatel má tedy právo určit formu, jakou bude příslušné informace zaměstnanci předat. V tomto případě je předpokladem stanovení postupu pro informování zaměstnance o složkách mzdy (mzdové listině) e-mailem v pracovní smlouvě, kolektivní smlouvě, místním regulačním aktu.

Formu mzdového listu schvaluje zaměstnavatel s přihlédnutím k vyjádření zastupitelstva zaměstnanců způsobem stanoveným čl. 372 zákoníku práce Ruské federace pro přijetí místních předpisů.

Poznámka:

Použití neschválené formy výplatní listiny je porušením pracovněprávních předpisů (usnesení AČR ze dne 23.12.2010 č. 75-AD10-3).

Upozorňujeme, že v souladu s čl. 136 zákoníku práce Ruské federace je zaměstnavatel povinen vystavit mzdový list při výplatě mzdy. Podle pravidel 6. části tohoto článku by zaměstnanci měli dostávat výplaty minimálně každých půl měsíce. Výplatní pásku však není nutné vystavovat dvakrát měsíčně.

V dopise ze dne 24. 12. 2007 č. 5277-6-1 Rostrud vysvětlil: Při výpočtu a vyplácení druhé části mzdy zaměstnancům (zpravidla na konci měsíce) by měli všichni obdržet výplatní pásky. Zaměstnavatel by tak podle Rostruda měl sestavit a vystavit zaměstnancům výplatní pásku jednou měsíčně (při konečném vyúčtování).

Faktem je, že právě na konci měsíce jsou známy všechny složky mzdy a lze učinit jednoznačný závěr o výši srážek ze mzdy zaměstnance.

Obdobný postoj zastává i ministerstvo financí. V dopise ze dne 10.04.2015 č. 03-04-06 / 20406 finančníci poznamenali, že výpočet částek daně z příjmu fyzických osob z příjmů ve formě mezd musí být proveden k poslednímu dni měsíce, za který je tato příjem byl poplatníkovi časově rozlišen. Do konce měsíce nelze příjem ve formě mzdy považovat za přijatý zaměstnancem, respektive do konce měsíce nelze agenta vypočítat.

Povinnost vydat zaměstnanci výplatní pásku v polovině měsíce může vzniknout zaměstnavateli v situaci výpovědi zaměstnance. Důvodem je skutečnost, že ke dni skončení pracovní smlouvy se zaměstnancem je zaměstnavatel povinen se s ním vypořádat, a to uhradit všechny částky, které mu náleží (§ 84 odst. 1, 140 zákoníku práce ZP). Ruská Federace). Pokud zaměstnanec v den propuštění nepracoval, musí mu být odpovídající částky vyplaceny nejpozději následující den poté, co propouštěný zaměstnanec podá žádost o výplatu. Část uvedené částky neobdrží zaměstnanec do dne propuštění, což znamená, že je povinen mu předat i výplatní pásku.

Další důležitý bod, který je třeba mít na paměti při práci s výplatními listy: podle odstavce 1 čl. 3 federálního zákona ze dne 27.07.2006 č. 152-FZ "O osobních údajích" je příjem jednotlivce odkazován na jeho osobní údaje. Třetí strany, které získají přístup k osobním údajům, musí zajistit důvěrnost těchto údajů (článek 7 uvedeného zákona).

Výčet požadavků na zaměstnavatele při předávání osobních údajů zaměstnance je obsažen v čl. 88 zákoníku práce Ruské federace. Zaměstnavatel je zejména povinen umožnit přístup k osobním údajům zaměstnanců pouze zvlášť oprávněným osobám. Tyto osoby by zároveň měly mít právo získat pouze ty osobní údaje zaměstnance, které jsou nezbytné pro výkon konkrétních funkcí.

Osoby přebírající osobní údaje zaměstnance jsou povinny dodržovat režim utajení (důvěrnosti). To znamená, že každá organizace musí přijmout prohlášení o ochraně osobních údajů. Toto ustanovení je dokumentem, který stanoví základní pravidla ochrany informací tvořících osobní údaje zaměstnanců, která jsou závazná. Potřeba uzákonit tento dokument je způsobena požadavky Ch. 14 zákoníku práce Ruské federace.

Podle ustanovení 7 čl. 86 zákoníku práce Ruské federace by měl zaměstnavatel zajistit ochranu osobních údajů zaměstnanců organizace před jejich nezákonným použitím nebo ztrátou na jeho náklady způsobem stanoveným určeným kodexem a dalšími federálními zákony. V odstavci 8 tohoto článku je stanoveno, že zaměstnanci a jejich zástupci musí být seznámeni s podpisy na písemnostech zaměstnavatele, které stanoví postup při zpracování osobních údajů zaměstnanců, jakož i s jejich právy a povinnostmi v této oblasti.

Při pokynu odpovědných osob k vystavení výplatních pásek (zaslání e-mailem) je třeba je upozornit (podepsat) na nutnost zachovávat mlčenlivost (mlčenlivost). Vydávání výplatních pásek osobami, které nebyly upozorněny na nutnost zachovávat mlčenlivost (důvěrnost), je porušením požadavků zákoníku práce Ruské federace a znamená, že zaměstnavatel nechrání osobní údaje zaměstnance před jejich protiprávním jednáním. použití nebo ztráty.

Podle pravidel čl. 90 zákoníku práce Ruské federace podléhají osoby vinné z porušení ustanovení právních předpisů Ruské federace v oblasti osobních údajů při zpracování osobních údajů zaměstnance disciplinární a hmotné odpovědnosti v souladu s postupem stanoveným zákoník práce Ruské federace a další federální zákony, jakož i občanskoprávní, správní a trestní odpovědnost v pořadí stanoveném federálními zákony. Porušení zákonem stanoveného postupu pro shromažďování, uchovávání, používání nebo šíření informací o občanech (osobních údajů) na základě čl. 13.11 správního řádu Ruské federace znamená varování nebo uložení správní pokuty:

pro občany - ve výši 300 až 500 rublů;

pro úředníky - od 500 do 1 000 rublů;

pro právnické osoby - od 5 000 do 10 000 rublů.

Zaměstnavatel je povinen písemně oznámit zaměstnanci výplatu mzdy (část 1 článku 136 zákoníku práce Ruské federace):

o složkách mzdy splatných za rozhodné období;
o výši ostatních částek připadajících zaměstnanci;
o výši a důvodech provedených srážek;
o celkové částce peněz, která má být zaplacena.

Výše uvedené údaje se obvykle zobrazují na výplatní pásce, jejíž podobu si zaměstnavatel vypracuje samostatně.

Nevystavení výplatních pásek zaměstnancům je považováno za porušení pracovněprávních předpisů. Za to je poskytována odpovědnost ve formě varování nebo pokuty pro úředníky zaměstnavatele ve výši 1 000 až 5 000 rublů; pokuta pro zaměstnavatele-individuálního podnikatele od 1 000 do 5 000 rublů nebo pokuta pro zaměstnavatelskou organizaci od 30 000 do 50 000 rublů (část 1 článku 5.27 zákoníku o správních deliktech Ruské federace).

Je možné vystavovat výplatní pásky v elektronické podobě a jak může zaměstnanec sestavit prohlášení o zaslání výplatní pásky na? e-mailem, sdělíme při naší konzultaci.

O výplatní pásce v elektronické podobě

Článek 136 zákoníku práce Ruské federace stanoví, že zaměstnavatel písemně oznámí zaměstnanci jeho plat, jeho složky a srážky z něj. Doslovný výklad normy předpokládá, že výplatní pásky by měly být zaměstnancům vydávány na papíře. Rostrud se dříve domníval, že zákoník práce Ruské federace nestanoví právo zaměstnavatele vydávat výplatní pásky v elektronické podobě s jedinou výjimkou. Týká se to pracovníků na dálku. S nimi vám zákoník práce Ruské federace umožňuje výměnu elektronické dokumenty(část 5 článku 312.1 zákoníku práce Ruské federace).

Vypracujeme žádost o elektronické výplatní pásky

Žádost o příjem platebních složenek v elektronické podobě se vyhotovuje v jakékoli formě. Je adresován zaměstnavateli a obsahuje s odkazem na ustanovení pracovní, kolektivní smlouvy nebo místního regulačního aktu zaměstnavatele žádost zaměstnance o zaslání výplatních pásek e-mailem. Je také uvedena odpovídající e-mailová adresa.

Připomínáme, že i přesto, že mzda musí být vyplácena minimálně každého půl měsíce (část 6 článku 136 zákoníku práce Ruské federace), výplatní pásku stačí zaslat pouze pro konečné zúčtování se zaměstnancem. na konci měsíce. Důvodem je skutečnost, že dosud nejsou známy složky mzdy pro zálohu.

Uvedeme vzor vyplnění žádosti zaměstnance o příjem výplatních pásek v elektronické podobě na poštu.

Zaslání výplatní pásky e-mailem je nejrychlejší a nejpohodlnější způsob, jak splnit požadavek TC. Některé účetní programy mají požadovanou funkcionalitu. Pokyny krok za krokem jsou v článku.

Redakce časopisu Glavbukh testovala čtyři účetní programy: Glavbuh Soft, 1C products a Kontur.Buschtriya. Nejméně práce a času bylo vynaloženo na distribuci výplatních pásek v Glavbuh Soft. V 1C je odesílání také pohodlné, ale předtím je třeba nakonfigurovat účet organizace a samotné rozesílání je pracný proces. V Konturu není hromadné rozesílání. Níže naleznete srovnávací tabulku a pokyny krok za krokem.

Stůl. Porovnání programů Glavbukh Soft, Kontur.Buscheriya a produktů 1C

Program	Je možné rozesílat letáky	Jak dlouho trvala operace	Jednoduchost rozhraní
Hlavní účetní Soft			Vše je maximálně jednoduché a srozumitelné. Není třeba konfigurovat mechanismus odesílání. Hlavní je, že osobní karty zaměstnanců obsahují e-maily.
1C: Účetnictví a 1C: Mzdy a personální řízení		30 minut na nastavení účtu a odeslání pošty
Contour.Accounting

Jak poslat e-mailem potvrzení o platbě společnosti Glavbukh Soft

PROTI účetní software Hlavní účetní Soft takovou funkcionalitu má. Níže instrukce krok za krokem.

Krok 1. Ujistěte se, že Osobní karty zaměstnanců obsahují e-maily

Přejděte do modulu Personální / Základní informace... Ujistěte se, že vaše osobní karty v sekci "Další informace" obsahují e-maily.

Krok 2. Vyberte zaměstnance, jehož jménem bude pošta zaslána

Přejděte do modulu Mzda / Služba / Nastavení, buď v Osobní účet / Požadavky / Nastavení / Mzda... V části „Distribuce e-mailem“ vyberte zaměstnance ze seznamu.

Chief Accountant Soft je pohodlná služba pro účetnictví, personální a komoditní účetnictví. Program je vždy aktuální, aktualizován přes internet a nevyžaduje technického specialistu. S účetními a technickými problémy se můžete kdykoli obrátit přímo na vývojáře programu, nikoli na zprostředkovatele. Zaregistrujte se do programu během několika minut a začněte ihned pracovat.

Pokyny pro 1C: Účetnictví a 1C: Platové a personální řízení

Před odesláním výplatních lístků zaměstnancům si musíte založit účet v 1C.

Krok 1. Nastavte e-mailový účet vaší organizace

Přejděte do sekce Administrace / Organizátor / Pošta / Nastavení systémového účtu... Do formuláře, který se otevře, zadejte e-mailovou adresu, účel účtu, kdo může účet používat a jméno vlastníka. Klikněte na „Zjistit nastavení připojení automaticky (doporučeno)“. Dále by měl program automaticky určit parametry pro připojení k poštovní schránka... Pokud se tak nestane, budete muset nakonfigurovat parametry připojení ručně. To může vyžadovat programátora.

Krok 2. Zkontrolujte e-maily zaměstnanců

Pro automatickou distribuci výplatních pásek musí karty zaměstnanců obsahovat e-maily. Ujistěte se, že jsou správné. Přejděte do pole "E-mail" v sekci Personál / Zaměstnanci odkaz "Osobní údaje" nebo sekce Personální / Viz Viz také / Jednotlivci / Adresy, telefony.

Přejděte do sekce Plat / Výkazy platů / Výplatní páska / Více / Odeslat / Vytvořit e-mailové zprávy nebo tlačítkem "Odeslat report e-mailem" / Vytvořit distribuci reportů... Zadejte „Jméno“ a zaškrtněte políčko „Připraveno“. V poli "Odeslat" zadejte typ pošty. Vyplňte karty „Přehledy“ a „Rozvrh“. Na záložce "Doručení" vše popište možné způsoby doručování zásilek na míru.

Na záložce "Další" můžete nastavit další nastavení seznam e-mailových adres. Klikněte na Vypálit objekt.

V kapitole Administrace / Tisk formulářů, sestav a zpracování / Zasílání sestav na uložených nastaveních spusťte ručně kliknutím na tlačítko "Spustit nyní". Program také umožňuje automatické odesílání mezd nastavit čas... K tomu je potřeba odpovídajícím způsobem upravit mailing.

1C: Účetnictví je produkt, který vám umožní efektivně plnit úkoly účetní služby. 1C: Platový a personální management - program, který umožňuje komplex personálu a realizaci personální politiky.

Je možné z Konturu zasílat výplatní pásky

V Kontur.Accounting nelze zasílat výplatní pásky na e-maily. Jediná možnost- vyložte je a odešlete je každému zaměstnanci zvlášť z vaší pošty.

Kontur.Accounting je pohodlná a jednoduchá služba pro malé firmy.

Externí zpracování pro mzdovou agendu a řízení lidských zdrojů 2.5 (ZUP). Nevyžadují se žádné změny konfigurace. Doporučená verze platformy 1C: Enterprise je z 8.3.9.

Testováno na platformě 1C: Enterprise 8.3.10.2699.

Umožňuje zasílat výplatní pásky za konkrétní období napříč organizací na e-maily zaměstnanců. Tvorba mzdové agendy se provádí pomocí ZUP, je tedy shodná s tou, která se tvoří v programu.

Možnost odeslat mzdový list (RL), a to jak v těle dopisu (v textu), tak jako přílohu pdf formáty, docx, ods (mnoho lidí používá bezplatnou kancelář).

Seznam zaměstnanců se vyplňuje automaticky, díky flexibilnímu nastavení výběru. Nechybí ale ani možnost ruční úpravy seznamu. E-mailová adresa je převzata z karty jednotlivce, kde je uvedena Kontaktní informace... Před odesláním jej však lze vyplnit ručně.

Je zde možnost nastavit text záhlaví dopisu a podpis přímo ze zpracování. Nastavení lze uložit.

Byla implementována funkce odesílání dopisů podle časového limitu. Když se z jedné adresy během krátké doby odešle velké množství dopisů stejného typu, může vás poštovní server identifikovat jako spammer a zablokovat nejen tuto poštu, ale obecně adresu, ze které byla pošta odeslána, a také vás posílat na seznamy nevyžádané pošty jiných poštovních serverů, kvůli kterým může být práce adresy paralyzována. Tomu může pomoci zabránit časový limit (doba) mezi odesláním. Můžete například nastavit časový limit 60 sekund mezi odesláním. a nechat zpravodaj na noc, tk. bude to dlouhotrvající. A zpracování odešle jeden dopis za minutu, což sníží zatížení poštovního serveru a sníží pravděpodobnost zablokování vás jako spammerů. Distribuci lze přerušit stisknutím kláves Ctrl + Break.

Stručný návod:

Vzhled.

1. Vyplňte emailová adresa zaměstnanci. Adresáře - Jednotlivci

2. Nastavte si e-mailový účet. pošta.

3. Zvolte způsob zaslání vyúčtování. leták. V těle dopisu, v některé z příloh nebo současně. Můžete vyplnit záhlaví dopisu a podpis.

V hlavičce lze použít značku [Jednotlivec], při odesílání bude nahrazena celým jménem zaměstnance, kterému je dopis zasílán.

4. Výběr zaměstnanců, výběr je flexibilní, při výběru budou vyplněny údaje o zaměstnancích vč. e-mail, pokud byl vyplněn podle bodu 1. Ale pokud ne, můžete jej zaregistrovat i ručně.

5. Kdy potřeba nastavit timeout, POZOR, povolení timeoutu „zpomalí“ rozesílání. mezi odesláním dopisů uplyne doba, kterou nastavíte v sekundách. Program v tuto chvíli nebude reagovat na akce. Ale „neviselo“. Když je povolen časový limit > 0, může se zobrazit následující zpráva.

To je normální, musíte souhlasit, protože pro zpoždění musíte použít Funkce Windows ping se používá zejména ke zpoždění času bez zatížení procesoru. Pokud si nejste jisti a tuto funkci nepotřebujete, ponechte časový limit = 0

6. A poslední věc, nyní již stačí kliknout na tlačítko "Odeslat výplatní pásky" a proces odesílání se spustí.

E-mail, který uživatel obdrží, může vypadat takto.

Program umožňuje vytvářet individuální mzdové listy pro zaměstnance a odesílat je na e-mailové adresy.

Listy jsou tvořeny pomocí standardní sestavy "Tabulky". Pro každého zaměstnance je list uložen v samostatném souboru Excel.

Uživatel může určit období, organizaci a případně omezit seznam zaměstnanců na jedno oddělení.

E-mailová adresa zaměstnance je uložena na kartě jednotlivce. Před použitím programu musíte vyplnit e-mailové adresy Jednotlivci, buď ručně, nebo prostřednictvím automatického stahování z externí soubor Vynikat.

Všechna nastavení programu jsou uložena a jsou platná pro všechny uživatele databáze.

Zaměstnanec obdrží e-mail takto:

Jak program používat:

Otevřené zpracování z disku
Nakonfigurujte parametry poštovní server... Zadejte uživatelské jméno, heslo, adresu serveru, port a způsob autorizace.
Uveďte období, za které se budou výplatní pásky generovat, a také organizaci. Pokud je nutné vytvořit listy pouze pro jeden pododdíl, pak se pododdělení uvádí.
Určete adresář na disku, do kterého se bude ukládat archiv mzdových souborů a protokol pro zasílání dopisů.
Seznam zaměstnanců vyplňte buď ručně, nebo automaticky kliknutím na tlačítko "Vyplnit".
E-mailové adresy zaměstnanců budou načteny z kontaktních údajů jednotlivců. Pokud adresa chybí, můžete ji zadat ručně.
Po vyplnění seznamu zaměstnanců musíte kliknout na tlačítko "Generovat mzdové soubory". Po chvíli se vygeneruje sada souborů pro distribuci.
Stiskněte tlačítko "Odeslat zásilku" a vyplňte šablonu dopisu.
Stiskněte tlačítko "Odeslat poštu" a počkejte, až program odešle dopisy.
Po ukončení distribuce bude protokol o distribuci zaznamenán do složky s archivem souborů.

Program poskytuje zdarma technická podpora na 1 měsíc.

Kód zpracování je uzavřen pro úpravy.

Důstojnost

1. Jedním kliknutím můžete poslat letáky všem zaměstnancům organizace nebo jednoho oddělení;

2. Listy se uloží do archivu souborů na disku;

3. Můžete navrhnout šablonu dopisu;

Záruka vrácení peněz

Infostart LLC vám garantuje 100% vrácení peněz, pokud program nebude odpovídat deklarované funkčnosti z popisu. Peníze mohou být vráceny v plné výši, pokud to prohlásíte do 14 dnů ode dne přijetí peněz na náš účet.

Program je tak osvědčený v provozu, že můžeme poskytnout takovou záruku s naprostou důvěrou. Chceme, aby všichni naši zákazníci byli s nákupem spokojeni.