Jak legalizovat e-maily. Business Email Secrets Steamy pošlete mi kopii

Pravděpodobně jste si toho již všimlipři přijímání dopisů od některých autorův sekci "komu" je seznam desítek e-mailů od různých lidí. Navíc jste ani vy, ani tito lidé nedali souhlas k tomu, aby byly tyto e-maily „vystaveny“. Přirozeně se jeden z adresátů z tohoto mailing listu odhlásí (všichni jsme unaveni tokem spamu do našich mailů). Jedno je ale jisté – všichni příjemci budou s autorem mailing listu jednat jako s neprofesionální osobou. A je nepravděpodobné, že budou souhlasit s přijetím jeho nabídky.

Jak zajistit, abyste neposílali dopis každému adresátovi zvlášť a zároveň „nezářili pro všechny přede všemi“?
Téměř každá poštovní služba vám to umožňuje.

Podívejme se na tuto příležitost na příkladu nejpopulárnější pošty pro firemní poštu gmail.com

K odeslání dopisu obvykle používáte okno "Zapsat". Kliknutím na něj se vám zobrazí nové okno „Nová zpráva“, do kterého vložíte vše potřebné k vytvoření a odeslání samotného dopisu.

E-maily našich adresátů obvykle vkládáme do okna „Příjemci“.

Copy znamená „přesná kopie“. Toto pole se používá, když chcete pouze poslat e-mail někomu, kdo není primárním příjemcem. Tímto způsobem můžete osobu informovat a zároveň jí dát vědět, že na e-mail nemusí odpovídat. Ale všichni příjemci tohoto dopisu si navzájem vidí své adresy (a dokonce i jména).

Skrytá kopie znamená „přesná slepá kopie“. Funguje stejně jako kopie, ale v tomto poli jsou skryty všechny adresy příjemců.

Použití tohoto pole je tedy jedním z nejlepších způsobů, jak poslat e-mail velkému počtu lidí a zachovat jej v tajnosti. To znamená, že si s nimi nekazíte vztah. Pomocí této funkce můžete vložit až 30 e-mailů. A to znamená, že jedním kliknutím na tlačítko můžete poslat tento dopis 30 příjemcům najednou, aniž byste museli zobrazovat jejich e-maily.

A přesto v případě potřeby můžete do těla dopisu vložit obrázek ( 4 ) nebo připojte soubor ( 5 ).

Právě tento příspěvek poskytuje maximální počet možností úprav.

Podobně můžete poslat dopis několika příjemcům současně a poštou yandex.ru.

Pouze v tomto mailu je méně možností pro úpravu textu dopisu. Zobrazuji tedy pouze pořadí akcí nutných k odesílání e-mailů.

Klikněte na "Write" a poté v okně "To" ( 1 ) vložte e-mail prvního adresáta a poté vyberte funkci „Kopírovat“ ( 2 ) nebo Skrytá kopie ( 3 ). V závislosti na tom, zda chcete, aby všichni příjemci vašeho dopisu viděli všechny e-maily, nebo si ponechali právo na důvěrnost adres, vyberte jednu z funkcí. Chcete-li přidat každý další e-mail do seznamu, musíte kliknout na tlačítko s obrázkem muže se znaménkem plus před ním ( 4 ). Poté můžete vybrat své trvalé adresy z rozevíracího seznamu nebo zadat jejich e-maily ručně.

Obrázky lze stáhnout z disku Yandex a přiložit soubory, jako obvykle.

Klikněte na tlačítko "Zapsat", zobrazí se okno, ve kterém po kliknutí myší na okno "Komu" ( 1 ), zobrazí se rozevírací seznam se seznamem vašich trvalých adresátů ( 2 ). Z tohoto seznamu si můžete vybrat, co chcete. Nebo vložte požadovaný e-mail cíl ručně.

V aplikaci Microsoft Outlook můžete určit, že pro všechny zprávy, které odešlete, bude automaticky odeslána skrytá kopie dalším distribučním seznamům nebo uživatelům.

Jedním ze scénářů, ve kterém je toto pravidlo užitečné, je situace, kdy všichni členové týmu odpovídají na příchozí e-maily, například centrum technické podpory. Když jeden člen skupiny odpoví na zprávy, ostatní členové skupiny automaticky obdrží kopii odpovědi, takže všechny odchozí zprávy budou aktuální.

pravidla klienta

Vytvořte pravidlo

Nyní budou při každém odeslání zprávy, ať už jde o novou zprávu, přeposlání zprávy nebo odpověď od lidí nebo skupin uvedených v pravidle, automaticky přidáni jako příjemci kopie. Jména lidí nebo skupin se nezobrazují na řádku Kopie při psaní zprávy, ale tato jména se zobrazí celému příjemci zprávy.

Zakázání pravidla

V zobrazení pošty na kartě Domov zmáčknout tlačítko předpisy > Správa pravidel a upozornění.

Na kartě v sekci Pravidlo

Klepněte na tlačítko OK.

Pravidla a upozornění.

Rada: Další informace o tom, jak rychle zakázat toto pravidlo pro jednotlivé zprávy, naleznete v další části ("").

Použití kategorie k deaktivaci automatické kopie pro jednotlivé zprávy

Pokud chcete flexibilitu vypnutí automatických nových pravidel kopie na základě jediné zprávy, aniž byste museli procházet dialogové okno pravidla a upozornění, můžete spolu s pravidlem použít funkci kategorií v Outlooku.

Rada:

Nejprve musíte vytvořit pravidlo automatického zasílání slepých kopií (Cc) pro všechny e-maily, které odesíláte.

Toto pravidlo určitého se nazývá pravidla klienta... Pravidla klienta se spouštějí pouze na počítači, na kterém byla vytvořena, a spouštějí se pouze v případě, že je spuštěna aplikace Outlook. Pokud byste odeslali e-mailovou zprávu pomocí e-mailového účtu na jiném počítači, pravidlo se z tohoto počítače nespustí, takže bude vytvořeno na tomto počítači. Stejné pravidlo musí být vytvořeno na každém počítači, který hodláte používat.

Vytvořte pravidlo

Nyní při každém odeslání zprávy, ať už se jedná o novou zprávu, při přeposílání zprávy nebo odpovědi od lidí, nebo distribuční seznamy uvedené v pravidle budou automaticky přidány jako příjemci kopie. Jména osob nebo distribučních seznamů se nezobrazují v řádku Kopie položky Vytvořit zprávu, ale tato jména se zobrazí všem příjemcům zprávy.

Zakázání pravidla

Chcete-li zabránit automatickému odesílání kopie, musíte pravidlo nejprve deaktivovat.

V nabídce Mail Servis zmáčknout tlačítko Pravidla a upozornění.

V záložce Pravidla e-mailu V kapitole Pravidlo zrušte zaškrtnutí políčka odpovídající pravidlu, které jste vytvořili.

Klepněte na tlačítko OK.

Nyní můžete odeslat zprávu, aniž byste automaticky posílali kopii jiným lidem nebo seznamům adresátů. Pravidlo bude neaktivní, dokud jej znovu nepovolíte v dialogovém okně Pravidla a upozornění.

Rada:

Použití kategorie k deaktivaci automatické kopie pro jednotlivé zprávy

Pokud chcete zakázat nové pravidlo automatického kopírování pro jednotlivé zprávy bez vyvolání dialogového okna Pravidla a upozornění, můžete pravidlo nastavit na kategorii, která je k dispozici v aplikaci Office Outlook 2007.

Upravte dříve vytvořené pravidlo tak, aby po přidání zadané kategorie do zprávy pravidlo automaticky neodesílalo kopii.

Chcete-li u zprávy vypnout pravidlo automatického kopírování, použijte pro ni kategorii.

Rada: Klávesovou zkratku můžete použít, pokud jste ji zadali při vytváření kategorie.

Při odeslání zprávy se pravidlo auto-cc nepoužije.

Tamara Vorotyntseva - ředitelka rozvoje vzdělávací společnosti "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktický obchodní trenér, autor knihy „Building a Personnel Training System“ a publikací v obchodních publikacích v Rusku, Kazachstánu a na Ukrajině. Tvůrce internetového mailing listu: "E-mailová korespondence v podnikání" na serveru subscribe.ru! Kniha je praktickým průvodcem pro obchodníky, kteří aktivně korespondují s klienty a partnery. Představuje nástroje, které přispějí k tomu, aby byla elektronická komunikace efektivní, optimální z hlediska času a výsledků, co nejvíce se přiblížila normám a pravidlům přijatým v moderní obchodní komunitě. Autor dává praktické rady, svá pozorování ilustruje případy ze života a podává odůvodněné závěry. Text knihy je bohatý na rozpoznatelné příklady skutečné obchodní korespondence. Autor sdílí své postřehy, techniky, „triky“, které mohou výrazně ovlivnit efektivitu a efektivitu obchodního emailu. Pokud jste obchodník a je pro vás důležité psát rychle, stručně, kompetentně, v souladu s pravidly dobrého obchodního stylu, stane se tato kniha vaším spolehlivým pomocníkem.

Rezervovat:

Při práci s poli "Komu" ("Komu"), "Kopie" ("Kopie"), "Skrytá kopie" ("Skrytá kopie") pamatujte, že se jedná o důležitou část e-mailu, která ovlivňuje další akce účastníků v korespondenci.

"To" ("To"). Toto pole obsahuje adresu příjemce, kterému je dopis přímo určen, a informace, které obsahuje. Autor dopisu čeká na odpověď hlavního adresáta. Pokud jsou v tomto poli dva adresáti, pak autor dopisu čeká na odpověď od každého nebo jednoho z nich (pamatujte na to, pokud se vaše jméno objeví v seznamu příjemců). Zároveň mějte (pokud jste odesílatel) na paměti, že není příliš vhodné uvádět do pole „Komu“ („Komu“) více než jednoho adresáta. Na dopis zaslaný několika adresátům možná nedostanete jedinou odpověď, protože si každý bude myslet, že odpoví ten druhý.

Pokud je dopis adresován vám, ale v kopii obsahuje další příjemce, nezapomeňte při odpovídání použít tlačítko „Odpovědět VŠEM“! Tím se uloží okruh adresátů uvedený iniciátorem korespondence.

"Kopírovat" ("Ss"). PROTI Do tohoto pole zadejte adresy příjemců, kteří by si podle vašeho názoru měli být vědomi korespondence k tomuto problému. Tito adresáti dostávají informace pouze „pro informaci“. Příjemce v kopii většinou na dopis odpovědět nemusí, ale v případě potřeby to může udělat.

POZNÁMKA. TO JE DŮLEŽITÉ!

Pokud je vaše jméno v poli "Kopie" ("Kopie"), pak při zadávání korespondence pamatujte, že existují situace, kdy je nesmírně důležité být zdvořilý. Používejte fráze: „Dovolte mi vstoupit do diskuse“ nebo „Dovolte mi připojit se k vaší konverzaci“ nebo „Dovolte mi, abych vám řekl svůj názor“.

"Bcc" ("Bcc"). Toto pole je v některých společnostech zakázáno, protože se jedná o nástroj, který je v rozporu s etickými komunikačními standardy. Účelem tohoto pole je vyzvat adresáta, aby se stal „utajeným svědkem“.

Pokud je ve vaší obchodní praxi zvykem používat tento obor ve své práci, zvažte následující. Příjemce ve „slepé kopii“ zůstává neviditelný pro hlavního příjemce a pro příjemce v kopii. Někdy není od věci, aby se odesílatel a „utajený příjemce“ předběžně dohodli (či následné informace) o důvodu a účelu tohoto způsobu informování.

POZNÁMKA. TO JE DŮLEŽITÉ!

"Skrytý" příjemce by absolutně neměl vstupovat do korespondence z tohoto pole.

co je e-mail? V moderním obchodním světě jsou to:

Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá e-mailem. Pokud tedy dobře ovládáte tento nástroj, můžete si výrazně usnadnit život.
Silné rozptýlení. Vnější svět se vás snaží získat, rozptýlit a svést vás z cesty prostřednictvím e-mailu.

Z tohoto pohledu se podívejme na práci s e-mailem. Začněme jednoduše.

Design dopisu

Používám poštovního klienta Mozilla Thunderbird, takže jej použiji jako příklad. Vytvoříme nové písmeno a půjdeme v seznamu polí shora dolů.

Komu. Kopírovat. Skrytá kopie

Někdo možná neví, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.

Komu: píšeme hlavního adresáta nebo více adresátů oddělených středníkem.
kopírovat: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme odpověď.
Skrytá kopie: píšeme tomu, kdo by se měl s dopisem seznámit, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Je vhodný zejména pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, například oznámení.

Není správné v hromadném rozesílání určete příjemce prostřednictvím polí „Kopie“ nebo „Komu“. Několikrát do roka dostávám dopisy, ve kterých je v poli „Kopie“ uvedeno 50–90 adresátů. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, které znáte. Co když jsou na seznamu konkurenční firmy, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně je potřeba být připraven na zbytečné vysvětlování, maximálně na ukončení spolupráce s jedním z nich. Nedělejte to takhle.

Předmět dopisu

Důležitost předmětu je často napsána (někdy rozumně) ve svých firemních blozích profesionálními poštovními službami. Tam se ale nejčastěji bavíme o prodejních dopisech, kde předmět řeší problém „e-mail otevřít“.

Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Zde téma řeší problém „dopis a jeho autor by měli být snadno identifikovatelní a následně nalezeni“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo Fwd, mezi kterými budete muset hledat požadované písmeno k tématu.

Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence středního manažera. Nemluvím už vůbec o podnikatelích a majitelích firem, jejich počet dopisů se někdy zmenší na 200 a více za den. Proto ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.

Jak tedy správně formulovat svůj předmět?

Chyba #1 : v předmětu pouze název společnosti. Například "Nebe" a je to. Za prvé, určitě nepatříte mezi vaši společnost, která s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nepřináší žádný význam, protože název vaší společnosti je vidět již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Něco takového.

Je vhodné hledat v podobných tématech?

Chyba #2 : honosný, prodejní titulek. Je skvělé, když umíte psát podobné titulky. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního dopisu: ne prodat, ale poskytnout identifikaci a vyhledávání.

Text dopisu

Existuje mnoho návodů na psaní pro různé příležitosti. Například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova mají spoustu užitečných věcí. Doporučuji vám číst jejich články alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení obecného stylu psaní.

V procesu psaní dopisu musíme důsledně učinit několik rozhodnutí.

Otázka zdvořilosti ... Na začátku dopisu se můžete rozmazávat ve zdvořilostech či dokonce něžnostech v duchu „Můj milý Rodyo, už více než dva měsíce jsem s tebou písemně nemluvil, čímž jsem sám trpěl a ani jsem netrpěl spát další noc a přemýšlet." Je to velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na sepsání takového úvodu, tak z hlediska času, který má partner na přečtení. Tohle je obchodní korespondence, pamatuješ? Ne esej z epištolního žánru do soutěže a ne dopis Raskolnikovově matce, ale obchodní korespondence.

Respektujeme svůj čas a čas příjemce!

Představit se a připomenout okolnosti seznámení má smysl až v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo aktuální korespondence, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.

Odvolání ... Vždy jsem se obával, na koho se v dopise obrátit, pokud je příjemců více. Nedávno jsem napsal dopis třem dívkám jménem Anna. Bez jakýchkoliv pochybností jsem napsal „Ahoj Anno“ a nekoupal se. Ale není tomu tak vždy.

Co když jsou tři nebo dokonce sedm příjemců a nemají stejné jméno? Můžete je uvést podle jména: "Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovič." Ale je to dlouhé a vyžaduje to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!"

Pro sebe používám pravidlo odkazovat jménem na toho, kdo je v poli „Komu“. A na ty, co jsou v kopii, neplatí vůbec. Toto pravidlo zároveň umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.

Citace ... Často je korespondence řetězem dopisů s otázkami a odpověďmi - jedním slovem dialog. Považuje se za dobrou formu nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže po týdnu, kdy se k této korespondenci vrátíte, můžete dialog snadno přečíst shora dolů v sestupných datech.

Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille "Umístit kurzor za text v uvozovkách". Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Nastavení účtu“ → „Skládání a adresování“. Mělo by to být takto.

Účel dopisu ... Obchodní dopisy jsou dvou typů:

když prostě informujeme partnera (například zpráva o práci vykonané za měsíc);
a když od partnera něco chceme. Například tak, že schválí přiloženou fakturu k proplacení.

Povzbudivých dopisů je zpravidla mnohem více než udavačských. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Výzva k akci by měla být doprovázena výzvou k akci jménem a následovanou poslední větou v dopise.

Není správné : "Porfiry Petroviči, vím, kdo tu starou ženu rozsekal k smrti."

Že jo : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo naboural starou ženu, prosím, udělejte opatření k mému zatčení, už jsem unavený z utrpení!"

Proč by za vás měl korespondent vymýšlet, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.

Podpis v textu ... Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují nastavit automatickou náhradu podpisu, například klasické "S pozdravem, ...". V Mozille se to dělá v nabídce Nástroje → Možnosti účtu.

Psát či nepsat kontakty do podpisu je každého osobní věc. Ale pokud jste nějak spojeni s prodejem - určitě napište. I když transakce neproběhne na základě výsledků komunikace, v budoucnu vás kontakty z podpisu snadno najdou.

Na závěr ještě jedna vlastnost těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V textu dopisu uveďte výchozí hodnotu. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout před 12:00 v pátek, pak se považuji za amnestovaného." Uzávěrka musí být samozřejmě reálná (text z ukázky byste neměli posílat v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen váš dopis přečíst a rozhodnout se o něm. Toto „ticho“ vás zbavuje odpovědnosti za nereagování partnera. Jako vždy je třeba k použití této funkce přistupovat moudře. Pokud člověk na vaše dopisy reaguje včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, trochu napínat nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale nechat vás čekat na pátek.

Přílohy

Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní nabídky, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj oblíbených chyb.

Chyba : velká velikost přílohy. Často jsou přijímány e-maily s přílohami do 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. Poštovní program korespondenta téměř jistě na několik minut zamrzne při marných pokusech stáhnout náhled této přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil přečíst tento dopis na smartphonu ...

Osobně taková písmena hned mažu. Nechcete, aby váš dopis skončil před přečtením v koši? Zkontrolujte velikost přílohy. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.

Co když překročí?

Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například v PDF a 300 dpi jsou získány docela čitelné skeny.
Vzpomeňte si na programy jako WinRar nebo 7zip. Některé soubory jsou dokonale komprimované.
Co když je příloha obrovská a nelze ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na záchranu přijde cloudové úložiště informací: Dropbox, Google Drive a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy na cloudové úložiště. Své informace uložené v cloudu si ale raději spravuji sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.

A ještě jedno ne úplně samozřejmé doporučení ohledně investic – jejich název ... Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme ve firmě připravovali obchodní nabídku adresovanou ... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Obdržel jsem dopis od manažera s návrhem projektu ke schválení a příloha obsahovala soubor s názvem „DlyaFedi.docx“. S manažerem, který mi to poslal, proběhl dialog asi takto:

Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tuto váženou osobu a jmenovat ji tváří v tvář Fedyovi?

Nějak ne, vážený člověk, všichni mu říkají křestním jménem a patronymem.

Proč jste přílohu nazvali „ForFedi“? Když ho hned pošlu, myslíte, že si u nás koupí sekery za tento CP?

Později jsem se chystal přejmenovat...

Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního zákazníka – nebo si dělat práci navíc s přejmenováním souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: "For Fedor Michajlovič.docx" nebo ještě lépe - "KP_Nebo_Topory.docx".

Takže s e-mailem jako „tváří“ jsme se víceméně vypořádali. Přejděme k pohledu na e-mail jako na nástroj efektivní práce a povíme si o jeho rozptýlení.

Práce s písmeny

E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení je třeba poštu řešit zpřísněním pravidel a zavedením rozvrhu práce.

Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNA upozornění na příchod pošty. Pokud je poštovní klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni zvukovým signálem a ikona vedle hodin bude blikat a zobrazí se náhled dopisu. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od vaší namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neviditelných poštovních zásilek - mínus hodinu nebo dvě od života.

Něčí silná vůle umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními a pro obyčejné lidi je lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozillla Thunderbird se to dělá přes nabídku "Nástroje" → "Možnosti" → "Obecné" → "Když se objeví nové zprávy."

Pokud nejsou žádná oznámení, jak pochopit, že přišel dopis?

Velmi jednoduché. Vy sami si vědomě vyhradíte čas na analýzu pošty, otevřete poštovního klienta a uvidíte všechny nepřečtené zprávy. To lze provést dvakrát denně, například v poledne a večer, nebo během nucených odstávek, například v dopravních zácpách.

Často se ptáte, jak je to s reakčními časy a naléhavými e-maily? Odpověď zní: nemáte na poště žádné naléhavé dopisy. Pokud tedy nepracujete v oddělení zákaznické podpory (takové oddělení má svá pravidla pro práci s poštou).

Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom informuje prostřednictvím jiných kanálů - telefonu, SMS, Skype. Poté schválně přejdete do poštovního klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standard pro odpověď na e-mail do 24 hodin. Toto je normální pravidlo dobré formy - neočekávejte okamžité odpovědi od partnera prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.

Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme poštovního klienta podle našeho rozvrhu.

Co bychom měli dělat, když jsme přešli na poštu a spustili aktivitu nazvanou „analyzovat email“? Kde je začátek a konec této práce?

Slyšel jsem hodně o systému nulové schránky, ale bohužel jsem se nesetkal s jediným člověkem, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou na toto téma články. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Byl bych vděčný, kdyby GTD guru zkontrolovali v komentářích, přidali nebo vylepšili popsaný systém.

Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv pro vaše aktivity. Složka "Doručená pošta" by proto měla být vždy prázdná. Pokud jste se pustili do analýzy vaší doručené pošty, nepřestávejte a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.

Co dělat s e-maily ve vaší schránce? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí vybrat a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přimět dopis smazat, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.

Dokážete odpovědět za tři minuty? Musím na to odpovídat? Ano, je to nutné a odpověď nezabere více než tři minuty, poté odpovězte okamžitě.
Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úkolů, který vám umožňuje přeměnit e-mail na úkol, přeměňte svůj e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete na ni dopis a změní se na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky "0_Run".
Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo jednoduché seznámení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo odeslat do jedné ze složek k dlouhodobému uložení.

Zde jsou složky pro dlouhodobé skladování, které mám.

0_Spustit. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem vkládat dopisy, které vyžadují podrobné studium. I tuto složku je potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem ve speciálně určený čas.
1_Ref. Sem vkládám dopisy s informacemi o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
2_Projekty. Je zde uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými je aktuální vztah. Samozřejmostí je samostatná složka pro každý projekt nebo partnera. Do složky partnera vkládám dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy zaměstnanců "Nebe" související s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
3_Muzeum. Tady hodím ta písmena, která je škoda mazat a výhody z nich nejsou zřejmé. Také sem migrují složky s uzavřenými projekty z "2_Projects". Jedním slovem, první kandidáti na výmaz jsou drženi v „Muzeu“.
4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzory dokumentů, které mohou být v budoucnu užitečné pro účetnictví, například prohlášení o odsouhlasení od klientů, jízdenky na výlety. Složka má v mnoha ohledech něco společného se složkami "2_Projects" a "1_Sprav", jsou v ní uloženy pouze účetní informace a ve složce "2_Projects" jsou uloženy informace o správě. V "4_Documents" - mrtvé informace a v "2_Projects" - živé informace.
5_Znalosti. Zde přidávám pouze opravdu užitečné mailingy, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.

Pro chod tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Za prvé, ve výchozím nastavení má Thunderbird zaškrtnuté políčko Označit zprávy jako přečtené. Raději to dělám schválně, takže zaškrtávací políčko je pryč! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Možnosti“ → „Pokročilé“ → „Číst a zobrazovat“.

Za druhé, používáme filtry ... Dříve jsem aktivně aplikoval filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem odmítl z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé jsem se rozhodl přidat povědomí. Sami se musíte rozhodnout, kam má být konkrétní dopis uložen, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – ve schránce. Nyní používám filtry pouze pro kategorizaci automatických pravidelných dopisů z různých systémů do složek, tedy dopisů, které po mně nevyžadují rozhodování. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce Nástroje → Filtry zpráv.

Při správném přístupu by tedy e-mail měl trvat 10 až 60 minut denně, v závislosti na objemu korespondence.

Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na příchod nových dopisů, že? ;)

Dnes není neobvyklé, že soudy přijímají e-maily jako písemné důkazy. K tomu však musí mít právní sílu. Mezitím nebyla dosud vyvinuta jasná a jednotná pravidla a metody pro určování legitimity virtuální korespondence, což vede k velkému množství problémů.

Podívejme se na několik způsobů, jak učinit e-maily právně závaznými.

Dávno pryč jsou doby, kdy jediným komunikačním prostředkem byly dopisy na papíře. Rozvoj ekonomických vztahů mezi subjekty ekonomické činnosti je již nemyslitelný bez využití informačních technologií. To platí zejména tehdy, když se dodavatelé nacházejí v různých městech nebo dokonce zemích.

Komunikace prostřednictvím elektronické komunikace pomáhá snižovat náklady na materiál a také umožňuje rychle vypracovat společný postoj ke konkrétním problémům.

Na takový pokrok by se však nemělo dívat pouze z pozitivní stránky. Mezi subjekty hospodářských vztahů často vznikají různé spory, s jejichž řešením se obracejí na soudy. Soud rozhoduje na základě posouzení důkazů předložených stranami.

Zároveň je analyzována relevance, přípustnost, spolehlivost každého důkazu zvlášť a také dostatečnost a provázanost důkazů v jejich celku. Toto pravidlo je zakotveno jak v Rozhodčím řádu Ruské federace (článek 2 čl. 71), tak v občanském soudním řádu Ruské federace (článek 3 čl. 67). V procesu zjišťování přípustnosti a spolehlivosti provedených důkazů si soud často klade otázky, jejichž řešení výrazně ovlivňuje výsledek případu.

Použití elektronické správy dokumentů ve vztazích podnikatelských subjektů je upraveno normami občanského zákoníku Ruské federace. Zejména v odstavci 2 Čl. 434 uvádí: písemnou dohodu lze uzavřít výměnou dokumentů prostřednictvím elektronické komunikace, což umožňuje spolehlivě zjistit, že dokument pochází od strany dohody.

V souladu s odstavcem 1 Čl. 71 občanského soudního řádu Ruské federace a ustanovení 1 čl. 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace je písemným důkazem obchodní korespondence obsahující informace o okolnostech, které jsou důležité pro posouzení a řešení případu, vyhotovená ve formě digitálního záznamu a přijatá prostřednictvím elektronické komunikace.

Pro použití elektronických dokumentů v soudním řízení musí být splněny dvě podmínky. Za prvé, jak již bylo uvedeno, musí být právně závazné. Za druhé musí být dokument čitelný, to znamená, že musí obsahovat obecně srozumitelné a srozumitelné informace.

Tento požadavek vyplývá z obecných pravidel soudního řízení, která předpokládají bezprostřednost vnímání informací z důkazních zdrojů soudci.

Často pak soud odmítne připojit elektronickou korespondenci, která nesplňuje výše uvedené podmínky, jako důkaz do spisu a následně učiní rozhodnutí, které nesplňuje oprávněné požadavky zúčastněné strany.

Podívejme se na hlavní způsoby, jak legitimovat e-maily před a po zahájení řízení o věci.

Spolupráce s notářem

Li řízení ještě nezačalo, pak k tomu, aby měla elektronická korespondence právní moc, je potřeba zapojit notáře. V odstavci 1 Čl. 102 zákona o notářích (zásady) stanoví, že na žádost zúčastněných osob notář provádí důkazy požadované u soudu nebo správního orgánu, pokud existují důvody domnívat se, že se provádění důkazů následně stane nemožným nebo obtížným. A v odstavci 1 Čl. 103 Fundamentals stanoví, že za účelem dokazování notář zkoumá písemné a věcné důkazy.

Podle odstavce 2 Čl. Notář podle § 102 NOZ neprovádí dokazování ve věci, která je v době, kdy se na něj zúčastněné strany dovolávají, v řízení soudu nebo správního orgánu. V opačném případě soudy notářsky ověřenou elektronickou korespondenci uznávají za nepřípustný důkaz (usnesení 9. AAVŠ ze dne 11. 3. 2010 č. 09AP-656/2010-GK).

Je třeba připomenout, že na základě části 4 čl. Důkazy bez vyrozumění jedné ze stran a zúčastněných stran se podle čl. 103 základních zásad provádí pouze v případech, které nesnášejí průtahy.

V řízení o ohledání důkazů se sepisuje protokol, který kromě podrobného popisu úkonů notáře musí obsahovat také údaje o datu a místě ohledání, notáři provádějícím ohledání, o zainteresovaných osobách. osob, které se na ní podílejí, a dále uvede okolnosti zjištěné při kontrole. Samotné e-maily jsou vytištěny a připojeny k protokolu, který je podepsán osobami zúčastněnými na kontrole, notářem a opatřen pečetí. Na základě Usnesení Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 23. dubna 2010 č. VAS-4481/10 je notářský protokol o nahlédnutí do elektronické schránky uznán za dostatečný důkaz.

V současné době ne všichni notáři poskytují služby pro ověřování e-mailů a jejich cena je poměrně vysoká. Například: jeden z notářů ve městě Moskva si účtuje 2 tisíce rublů za jednu stránku narativní části protokolu.

Zájemce o zajištění důkazu se obrátí na notáře s odpovídajícím prohlášením. Měl by obsahovat označení:

důkazy, které je třeba zajistit;
okolnosti, které jsou tímto důkazem potvrzeny;
důvody, pro které je vyžadováno poskytnutí důkazů;
nepřítomnost v době kontaktování notáře věci v řízení obecného soudu, rozhodčího soudu nebo správního orgánu.

S ohledem na technický proces přenosu e-mailů mohou být místy detekce e-mailu počítač adresáta, odesílající poštovní server, poštovní server příjemce, počítač osoby, které je e-mail adresován.

Notáři nahlížejí do obsahu e-mailové schránky buď vzdáleně, to znamená, že využívají vzdálený přístup k poštovnímu serveru (může to být server poskytovatele poskytujícího službu elektronických komunikací na základě smlouvy, poštovní server registrátora doménových jmen nebo bezplatný poštovní internetový server), nebo přímo z počítače dotčené osoby, na kterém je e-mailový program nainstalován (Microsoft Outlook, Netscape Messenger atd.).

Pro vzdálenou kontrolu může notář kromě aplikace potřebovat povolení od vašeho registrátora názvu domény nebo poskytovatele internetových služeb. Vše závisí na tom, kdo přesně poskytuje podporu pro práci poštovních schránek nebo serveru elektronické pošty na základě smlouvy.

Certifikace od poskytovatele

Usnesení 9. AAVŠ ze dne 06.04.2009 č. 09AP-3703/2009-AK, ze dne 27.04.2009 č. 09AP-5209/2009, FAS MO ze dne 13.05.2010 je stanoveno č. KG41A3141 že soudy uznávají i přípustnost elektronické korespondence, pokud je certifikována poskytovatelem internetu nebo registrátorem doménových jmen, který je odpovědný za správu poštovního serveru.

Poskytovatel nebo registrátor doménového jména osvědčuje elektronickou korespondenci na žádost zájemce pouze v případě, že spravuje poštovní server a takové právo je uvedeno ve smlouvě o poskytování služeb.

Objem elektronické korespondence však může být poměrně velký, což zase může zkomplikovat proces podávání dokumentů na papíře. V tomto ohledu soud někdy připouští poskytování elektronické korespondence v elektronických médiích. Rozhodčí soud Moskevské oblasti tak ve svém rozsudku ze dne 1. 8. 2008 ve věci č. А41-2326 / 08 odkázal na přípustnost elektronické korespondence poskytované soudu na čtyřech CD.

Při posuzování věci v odvolací instanci však desátý AAVŠ svým usnesením ze dne 9. 10. 2008 ve věci č. А41-2326 / 08 uznal odkaz na e-mail jako neoprávněný a zrušil rozhodnutí soudu 1. instance s uvedením, že zájemce nepředložil žádné doklady stanovené uzavřenou dohodou stran.

E-maily týkající se předmětu sporu tak musí být soudu podávány písemně a všechny ostatní dokumenty lze podávat v elektronických médiích.

Prokázání skutečností uvedených ve virtuální korespondenci pomůže potvrdit obsah dopisů odkazem na ně v následné papírové korespondenci. Použití dalších písemných důkazů se odráží v usnesení 9. AAVŠ ze dne 20.12.2010 č. 09AP-27221/2010-GK. Mezitím má soud při posuzování případu a hodnocení důkazů poskytnutých stranami právo nepovažovat papírovou korespondenci s odkazy na elektronickou korespondenci za přípustnou.

Pouze to vezme v úvahu a rozhodne se na základě komplexního rozboru všech předložených důkazů.

Pro pomoc od odborníka

Li řízení již bylo zahájeno, pak pro nabytí právní moci elektronické korespondenci musíte využít práva na zapojení odborníka. V odstavci 1 Čl. 82 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace je upraveno, že za účelem objasnění otázek vzniklých při projednávání případu vyžadujícího zvláštní znalosti rozhodčí soud jmenuje na žádost osoby zúčastněné na případu znalecký posudek, nebo se souhlasem osob, které se na něm podílejí.

Je-li jmenování znalce předepsáno zákonem nebo dohodou nebo je-li požadováno k ověření výroku o padělání provedených důkazů, nebo je-li nutné dodatečné nebo opakované znalecké zkoumání, může rozhodčí soud ustanovit znalecký posudek o jeho zjištění. vlastní iniciativa. Jmenování zkoušky za účelem ověření předložených důkazů je rovněž upraveno čl. 79 Občanského soudního řádu Ruské federace.

V žádosti o jmenování kriminalistické expertizy je nutné uvést organizaci a konkrétní znalce, kteří ji budou provádět, a dále okruh otázek, k jejichž řešení se zájemce rozhodl obrátit se na soud s návrhem. jmenování zkoušky. Kromě toho by měly být poskytnuty informace o nákladech, načasování takového vyšetření a celá částka by měla být uhrazena na soudní kauci, aby bylo možné jej zaplatit. Zúčastněný odborník musí splňovat požadavky stanovené pro něj v čl. 13 federálního zákona „O státní soudní znalecké činnosti v Ruské federaci“.

Založení do spisu jako důkaz znaleckého posudku o pravosti elektronické korespondence je potvrzeno soudní praxí (rozhodnutí Moskevského arbitrážního soudu ze dne 21.8.2009 ve věci č. A40-13210 / 09-110-153; Usnesení sp. FAS MO ze dne 20.01.2010 č. KG-A40 / 14271-09).

Na základě smlouvy

V odstavci 3 Čl. 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace je třeba poznamenat, že dokumenty obdržené prostřednictvím elektronické komunikace jsou uznávány jako písemné důkazy, pokud je to uvedeno v dohodě mezi stranami. V souladu s tím je nutné uvést, že strany uznávají stejnou právní sílu korespondence a dokumentů obdržených prostřednictvím faxové komunikace, internetu a jiných elektronických komunikačních prostředků s originály. Ve smlouvě musí být zároveň uvedena e-mailová adresa, ze které bude elektronická korespondence zasílána, a údaje o oprávněné osobě oprávněné ji vést.

Ve smlouvě musí být uvedeno, že určená e-mailová adresa slouží smluvním stranám nejen pro pracovní korespondenci, ale i pro předávání výsledků práce, což potvrzuje i stanovisko MO FAS v usnesení ze dne 12.01.2009. č. KG-A40 / 12090-08. Vyhláška 9. AAVŠ ze dne 12.24.2010 č. j. 09AP-31261/2010-GK zdůraznila, že ve smlouvě by měla být stanovena možnost schvalování zadání a reklamace kvality poskytovaných služeb a provedených prací prostřednictvím elektronické pošty. .

Kromě toho si strany mohou ve smlouvě stanovit, že oznámení a zprávy zaslané e-mailem uznávají, ale musí být v určité lhůtě dodatečně potvrzeny kurýrem nebo doporučenou poštou (Usnesení 13. AAC ze dne 25. dubna 2008 č. A56-42419 / 2007).

Shrneme-li, můžeme říci, že dnes existuje praxe používání elektronické korespondence soudy jako písemného důkazu. S ohledem na požadavky procesního práva z hlediska přípustnosti a spolehlivosti důkazů však soud k virtuální korespondenci přihlíží pouze tehdy, má-li právní moc.

V tomto ohledu vyvstává velké množství problémů, protože dosud nebyla vytvořena jednotná metodika pro zjišťování oprávněnosti elektronické korespondence. Právo zainteresované strany kontaktovat notáře za účelem předložení důkazů je zajištěno, neexistuje však žádný normativní akt Ministerstva spravedlnosti Ruské federace upravující postup při poskytování takových služeb notáři. V důsledku toho neexistuje jednotný přístup k určení jejich hodnoty a vytvoření jasného mechanismu pro realizaci tohoto práva.

Existuje několik způsobů, jak uzákonit elektronickou korespondenci, aby byla poskytnuta jako důkaz u soudu: zajištění elektronické korespondence u notáře, certifikace od poskytovatele internetu, odkazem na e-maily v další papírové korespondenci a také potvrzení jejich pravosti forenzním zkoumáním. .

Kompetentní přístup k včasnému poskytování elektronické korespondence jako písemného důkazu umožní podnikatelským subjektům plně obnovit svá porušená práva při řešení sporů.