Večina e -poštnih odjemalcev, vključno Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vam omogočajo, da vnesete več prejemnikov Kopija(vklopljeno angleški jezik okrajšava sprejeta SS), oz Skp (CCB). V Kopije prejemniki lahko vidijo naslove drugih ljudi. V drugem primeru je identiteta dodatnih naslovnikov skrita.

Dodajte naslov prejemnika

Če želite določiti prejemnika (ali prejemnike) e -pošte, vnesite e -poštni naslov v polje Komu (To):

Nekateri e -poštni odjemalci vam omogočajo, da preprosto vnesete uporabniško ime v polje, ki ga nato program samodejno izpolni.

Če to polje uporabite za pošiljanje e -pošte več osebam, jih bo lahko videl vsak od njih celoten seznam drugi prejemniki.

Kako ustvariti kopijo e -poštnega sporočila

Polje CC ali Kopirati uporablja za menjavo po elektronski pošti na bolj posreden način kot polje Komu... Če se na osebo ne obračate neposredno v svojem e -poštnem sporočilu, ampak želite, da ta oseba sledi razpravi v niti črk ali se preprosto zaveda te teme, se polje Kopirati volja odlična možnost... Naslovnik, ki je v Kopije pisma, na svoje prejme neprebrano pismo nabiralnik e, kot tisti, ki je bil postavljen na polje Komu; razlika je le v tem, koga najprej naslovite na pismo v telesu svojega e -poštnega sporočila. V profesionalnem svetu pošiljanje po pošti Kopije se uporablja zelo široko in služi obveščanju kolegov o različnih dogodkih in temah.

Prejemnike e -pošte lahko navedete tako, da v polje vnesete seznam naslovov Kopirati ki je običajno tik pod poljem Komu... Vsi v tej verigi prejemnikov bodo lahko videli imena in e -poštne naslove vseh drugih prejemnikov:

Kako ustvariti e -poštno sporočilo skp

Vsak e -poštni odjemalec (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo itd.) Omogoča pošiljatelju pisma, da doseže veliko število ljudi, ne da bi svoje podatke oglaševal drugim uporabnikom v e -poštni verigi. Ta funkcija se imenuje BCC ali Skrita kopija... Prejemnike lahko skrijete tako, da v polje vnesete njihove naslove Skrita kopija namesto uporabe polj Komu in Kopirati:

To funkcijo lahko uporabite tako za e -poštna sporočila kot za posameznike. To je še posebej uporabno, če želite svoje stike ohraniti zasebne, jih zaščititi pred neželeno pošto in neželeno e -pošto ali preprosto, če ne želite, da prejemniki vedo, kdo je prejel isto sporočilo.

Polje Skrita kopija ni privzeto na voljo za vse e -poštne odjemalce. Na primer, v Outlook Boste morali iti na Opcije za dostop do nastavitve; v Thunderbird to funkcijo boste morali izbrati v spustnem meniju; v Gmail morate pritisniti gumb Kopirati in Skrita kopija; v Windows Live Pošta Hkrati boste morali pritisniti tipke Nadomestni + B.

Slika: © Spletno gostovanje - Unsplash.com

FinExecutive Spletno mesto Rusija 2020-01-14

8 življenjskih trikov: kako učinkovito delati z e -pošto

S pomočjo elektronske pošte vsak dan rešujemo veliko delovnih vprašanj. Toda skupaj s tem je veliko ljudi v dobesednem pomenu besede odvisnih od nabiralnika. Če menite, da vam vzame preveč časa in celo škoduje vaši produktivnosti, upoštevajte naš nasvet.

Zdi se, da so pravila za delo z e-pošto znana vsem. A tudi to ne pomaga vedno racionalno porabiti časa. Pretok dohodnih sporočil, prevelika količina nepreverjene pošte, pomanjkanje časa za kakovostno obdelavo e-pošte in želja, da v očeh poslovnih partnerjev vedno ostanete obvezni in zanesljivi, so pogosto stresni.

Znana situacija? V tem primeru vam bodo naši reševalci pomagali najti izhod iz težke situacije in s tem povečati vašo produktivnost.

1. Preverjanje nabiralnika naj bo del vašega delovnega urnika. Vzemite si pravilo, da ne spremljate dohodnih sporočil, ampak jih obdelujete 2 -krat na dan. Konec koncev je obdelava pošte enako delo kot katero koli drugo, vključeno v vaš delovni urnik. Pred uporabo tega reševalnega heksa analizirajte tok dohodnih sporočil, da ugotovite, v katerih 2 urah prejmete največ e -poštnih sporočil. Ta dva obdobja zapišite v svoj dnevnik in jih uporabite za branje korespondence in odgovarjanje na prejeta sporočila.
2. Zmanjšajte vse, kar vas spominja na obstoj e -pošte.Če vam to omogočajo posebnosti vašega dela, zaprite (in ne le zmanjšajte) program, onemogočite funkcijo pojavnih obvestil, ko prejmete novo črko, in odstranite ikono z namizja. Naredite vse, da se zaščitite pred kakršnimi koli dodatnimi opomniki o nabiralniku.
3. Izpraznite mapo »Prejeto«. Ko omejite število neprebranih sporočil, se boste zavedali, kako lažje je obdelati nova sporočila, ko vam jih ni treba iskati v toku različnih informacij. Dohodno pošto lahko obdelate hitreje, če:

• Puščali boste le v mapi »Prejeto« neprebrana sporočila;
• Ustvarite ločene mape za vsak projekt ali kategorijo črk. Ta tehnika vam bo pomagala hitro najti potrebne informacije;
• Začnite uporabljati oznake in barvno kodirana dohodna sporočila. Tako bo za vizualno zaznavanje razvrščanje črk postalo bolj opazno;
• Podrobno preučite funkcionalnost poštnega računa za učinkovitejše upravljanje njegovega dela;
• Blokirajte pošiljanje pisem neželenih uporabnikov;
• Odjavite se od nepotrebnih e -poštnih sporočil enkrat za vselej. Na prvi pogled se zdi to težavno opravilo, če pa ne želite še naprej prejemati kopice neuporabnih informacij, boste morali premisliti o vseh svojih naročninah;
• S filtri boste razvrščali e -poštna sporočila, prejeta od preostalih sporočil;
• Z zvezdico označite tista sporočila, ki so zelo pomembna ali zahtevajo podroben odgovor.

Pošljite kopije pisem samo tistim, ki jih potrebujejo. Logika je preprosta: manj dopisovanja, ki ga pošljete, manj dohodnih sporočil boste imeli. Zato, če je mogoče, v kopijo pisma vključite čim manj ljudi in ne uporabljajte funkcije "Odgovori vsem".

Nabiralnika ne uporabljajte le kot še en seznam opravkov. Nekateri si pošiljajo pisma, ki jih opomnijo, naj naredijo nekaj pomembnega. Če uporabljate tudi to metodo, se je poskusite znebiti, saj svoje produktivnosti zagotovo ne boste mogli povečati. Za pravilo si zapišite opravilo v koledar opravil, tako da takoj izberete datum in čas, ko se ga lahko lotite.

Uporabite predloge.Če pogosto prejemate pisma z istimi zahtevami ali vam postavljajo ista vprašanja, poskusite avtomatizirati svoje delo. Oblikujte popoln odgovor in ga uporabite kot predlogo. Tako lahko prihranite čas in ga uporabite za pomembnejša ali zanimivejša opravila.

Shranite e -poštna sporočila v mapo V pošiljanju. Poslane korespondence ne brišite, ker vam bodo informacije, ki jih vsebuje, morda potrebne kadar koli.

Povejte svojim kolegom o spremembi vaše rutine. Da se boste lažje držali novih smernic za e -pošto, obvestite druge o svojih načrtih. Povejte svojemu vodstvu, da želite povečati svojo produktivnost, zato ste onemogočili obveščanje o novih e -poštnih sporočilih in v določenem času boste uredili dohodno korespondenco. Pogovorite se tudi o drugih načinih komunikacije, ko vas mora nekdo nujno kontaktirati.

magician_roman v Koncept "slepe kopije", naučiti se ne delati neumnosti

Presenetljivo je, da mnogi ljudje, ko morajo poslati pismo več osebam naenkrat, preprosto navedejo naslove v polju »Za«, to je normalno, če je to pismo naslovljeno na vaše kolege ali prijatelje, ko pa pošljete pisma skupini strank, na ta način vsem pokažete naslove in drugim prejemnikom, pravzaprav razkrijete njihovo bazo naslovov.

Dovolj je, da katera od strank posreduje to pismo vašemu konkurentu in vaši stiki bodo takoj odšli.

Čudno, a mnogi, ki še zdaleč niso neumni, so presenečeni, ko izvejo, da če morate poslati naslov mnogim naslovnikom, da ne vedo drug za drugega, potem za to obstaja polje »Skp«.

Za mail.ru bo na primer videti tako:

In spet na kratko:označene naslove v "komu" - vsi lahko vidijo, komu ste poslali pisma, označeni v "slepi kopiji" - vsi mislijo, da je pismo samo zanj.

Vsak prejemnik bo prejel pismo, kjer bo v polju »do« samo njegov naslov ... Za druge programe, če ne najdete, kje določiti slepo kopijo, prosite nekoga, da vam jo pokaže. Še ena majhna točka, obvezno navedite en naslov v polju »do«, večina programov oz poštni strežniki brez tega parametra ne boste mogli poslati e -pošte.

Torej, ko gre za pošiljanje ponudbe, novic skupini vaših strank - tukaj je praksa uporabe slepe kopije nedvoumna, svojo bazo naslovov morate skriti. Zanimiv trenutek pri pošiljanju pisma kolegom, tukaj je priporočljivo, da ukrepate glede na situacijo, na primer pošljete pismo s prošnjo za pošiljanje predlogov (na primer za izboljšanje storitev za stranke) in če vsak kolega vidi, da je drugi ljudje so prejeli isto pismo, potem najverjetneje ne bodo odgovorili - zanaša se na druge, zato morate uporabiti slepo kopijo. Če je ta naloga izpolnjena, bo na primer navedba "kdo" od šefa vašega sodelavca preprosto delala čudeže in vaša naloga bo izpolnjena.

Ločeno vprašanje z dobavitelji. Po eni strani bi morala navedba vseh prejemnikov v izvodu dobavitelju pokazati, da imate možnost izbire in ponuditi vam mora ugodne cene. Po drugi strani pa se bo upravitelj, ki je prejel vaše pismo in videl, da ni bilo poslano samo njemu, verjetno odzval na vašo zahtevo "kul". Osebno menim, da morate v primeru dobaviteljev uporabiti slepo kopijo, vsaj za zaščito poslovnih skrivnosti, vendar bolj verjetno za dobre odnose z vodjo dobavitelja.

Lahko preberete nedavni primer specialistične napake, ko so vsi prejemniki videli druge naslovnike: Pomagajte vsem v tem klepetu, res so bili solidni ljudje - direktorji, kljub temu pa so mnogi v zameno prejeli neželeno pošto.

No, kot vedno je razprava v komentarjih dobrodošla.

Kaj je e -pošta? V sodobnem poslovnem svetu so to:

• Tvoj obraz. S pomočjo e -pošte lahko ustvarite pozitivno podobo v očeh nasprotne stranke ali uničite prvi vtis.
• Vaše delovno orodje. Veliko komunikacije z zunanjim svetom poteka po elektronski pošti. Zato, če dobro obvladate to orodje, si lahko močno olajšate življenje.
• Močno odvračanje pozornosti. Zunanji svet vas po e -pošti poskuša zapeljati, odvrniti in zavesti.

S tega vidika poglejmo delo z e-pošto. Začnimo preprosto.

Oblikovanje črk

Uporabljam poštnega odjemalca Mozilla Thunderbird, zato ga bom uporabil kot primer. Ustvarimo novo črko in pojdimo od zgoraj navzdol na seznam polj.

Komu. Kopirati. Skrita kopija

Morda kdo ne ve, toda Mozillino "To" lahko spremenite v "Cc" ali "Bcc".

• Komu: pišemo glavnega naslovnika ali več naslovnikov, ločenih s podpičjem.
• Kopirati: pišemo nekomu, ki bi moral pismo prebrati, a od njega ne pričakujemo odziva.
• Skrita kopija: pišemo tistemu, ki se mora seznaniti s pismom, preostalim prejemnikom pisma pa naj ostane neznan. Še posebej je primeren za množično pošiljanje poslovnih pisem, na primer obvestil.

Ni v redu pri množičnem pošiljanju določite prejemnike v poljih »Kp« ali »Za«. Večkrat na leto prejmem pisma, v katerih je v polju »Cc« naštetih 50–90 naslovnikov. Obstaja kršitev zasebnosti. Ni nujno, da vsi vaši prejemniki vedo, s kom še delate na podobni temi. Dobro je, če se poznate. In če so na seznamu konkurenčna podjetja, ki ne vedo drug za drugega? Vsaj najmanj morate biti pripravljeni na nepotrebna pojasnila, največ na prekinitev sodelovanja z enim od njih. Ne delajte tako.

Zadeva pisma

Pomen zadeve je pogosto objavljen (včasih smiselno) v njihovih poslovnih blogih s strani profesionalnih poštnih storitev. Najpogosteje pa govorimo o prodajnih pismih, kjer vrstica z zadevo rešuje težavo "e -pošto je treba odpreti".

Pogovarjamo se o vsakodnevni poslovni korespondenci. Tukaj tema rešuje problem "pismo in njegovega avtorja je treba zlahka prepoznati in nato najti." Poleg tega se vam bo vaša prizadevnost vrnila v obliki karme številnih odgovornih pisem, samo s predponami Re: ali Fwd, med katerimi boste morali iskati želeno črko na temo.

Dvajset črk je obseg enodnevne korespondence srednjega menedžerja. Ne govorim o podjetnikih in lastnikih podjetij, njihovo število črk včasih preseže 200 ali več na dan. Zato še enkrat: ne pošiljajte e -poštnih sporočil s prazno temo.

Kako torej pravilno oblikovati temo?

Napaka # 1 : samo ime podjetja v temi. Na primer "Sky" in to je to. Prvič, zagotovo niste eno od vašega podjetja, ki komunicira s to nasprotno stranko. Drugič, ta tema ne prinaša nobenega pomena, ker je ime vašega podjetja že vidno z naslova. Tretjič, uganite, kako bo izgledal vaš nabiralnik s tem pristopom do dopisovanja? Nekaj ​​podobnega.

Ali je primerno iskati po takih temah?

Napaka 2 : blesteč, prodajani naslov. Super je, če znaš pisati take naslove. Toda ali je primerno te veščine uporabiti v poslovni korespondenci? Ne pozabite na namen zadeve poslovnega pisma: ne prodajati, ampak zagotoviti identifikacijo in iskanje.

Besedilo pisma

Obstaja veliko vodnikov za pisanje za različne priložnosti. Na primer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin in drugi mojstri besede imajo veliko uporabnih stvari. Svetujem vam, da vsaj preberete njihove članke, da izboljšate splošno pismenost in izboljšate splošni slog pisanja.

V procesu pisanja pisma moramo dosledno sprejeti več odločitev.

Vprašanje vljudnosti ... Na začetku pisma lahko zameglite vljudnost ali celo nežnost v duhu "Draga moja Rodya, že več kot dva meseca se nisem pisno pogovarjal s tabo, zaradi česar sem sam trpel in sploh nisem še eno noč spi in razmišljaj. " Je zelo vljuden in zelo drag, tako glede časa za sestavo takega uvoda, kot časa sogovornika, da ga prebere. To je poslovna korespondenca, se spomnite? Ne esej epistolarnega žanra za natečaj in ne pismo Raskolnikovi materi, ampak poslovna korespondenca.

Spoštujemo svoj čas in prejemnika!

Smiselno se je predstaviti in spomniti na okoliščine poznanstva šele v prvem pismu, poslanem po bežnem srečanju na razstavi. Če je to nadaljevanje sodelovanja ali trenutne korespondence, v prvem pismu dneva napišemo: "Pozdravljeni, Ivan", v drugem in naslednjih: "Ivan, ...".

Pritožba ... Vedno me je skrbelo, na koga naj se obrnem v pismu, če je več prejemnikov. Pred kratkim sem napisal pismo trem dekletom po imenu Anna. Brez obotavljanja sem napisal "Pozdravljeni, Anna" in se nisem kopal. Vendar ni vedno tako.

Kaj pa, če so prejemniki trije ali celo sedem in si ne delijo istega imena? Lahko jih naštejete po imenu: "Dober dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya in Pyotr Petrovich." Je pa dolgo in traja nekaj časa. Lahko napišete: "Pozdravljeni, kolegi!"

Zase uporabljam pravilo za imenovanje tistega, ki je v polju »Za«. In za tiste, ki so v kopiji, sploh ne veljajo. To pravilo vam hkrati omogoča, da natančneje določite (enega!) Naslovnika pisma in namen tega pisma.

Citiranje ... Dopisovanje je pogosto veriga črk z vprašanji in odgovori - z eno besedo dialog. Velja za dobro obliko, da ne izbrišete zgodovine dopisovanja in napišete svoj odgovor na vrh citiranega besedila, tako da lahko po tem tednu, ko se vrnete na to korespondenco, zlahka preberete dialog od zgoraj navzdol v padajočih datumih.

Iz nekega razloga je privzeta nastavitev v Mozilli "Postavite kazalec za besedilo, ki je našteto". Priporočam, da ga spremenite v meniju »Orodja« → »Možnosti račun"→" Zbiranje in naslavljanje ". Tako bi moralo biti.

Namen pisma ... Poslovna pisma so dveh vrst:

• ko sogovornika samo obveščamo (na primer poročilo o opravljenem delu za en mesec);
• in ko od sogovornika nekaj želimo. Na primer, da odobri priloženi račun za plačilo.

Praviloma je spodbudnih pisem veliko več kot poročilnih. Če želimo od sogovornika nekaj doseči, je zelo pomembno, da o tem povemo v pismu v navadnem besedilu. Poziv k dejanju mora spremljati naslov z imenom in slediti zadnji stavek v pismu.

Ni v redu : "Porfiry Petrovich, vem, kdo je ubil staro žensko."

Prav : "Porfirij Petrovič, vdrl sem v smrt staro žensko, prosim, sprejmi ukrepe za mojo aretacijo, utrujen sem od trpljenja!"

Zakaj bi dopisnik namesto vas pomislil, kaj storiti s tem pismom? Konec koncev se lahko odloči napačno.

Podpis v besedilu ... Mora biti. Poleg tega vam vsi poštni odjemalci omogočajo, da konfigurirate samodejno zamenjavo podpisa, na primer klasično "S spoštovanjem, ...". V Mozilli to storite pod Orodja → Možnosti računa.

Pisati ali ne pisati stikov v podpis je osebna stvar vsakogar. Če pa ste kakor koli povezani s prodajo - obvezno napišite. Tudi če do transakcije ne pride na podlagi rezultatov komunikacije, vas bodo v prihodnosti zlahka našli stiki iz podpisa.

Končno še ena značilnost telesa pisma za tiste sogovornike, ki ne marajo (ne morejo, nočejo, nimajo časa), da bi odgovorili na vaša pisma. Privzeto določite v besedilu pisma. Na primer, "Porfiry Petrovich, če me ne boste aretirali v petek pred 12.00, potem se imam za amnestiranega." Seveda mora biti rok realen (besedila iz primera ne smete poslati v petek ob 11.50). Prejemnik mora biti fizično sposoben prebrati in se odločiti za vaše pismo. Ta »tišina« vas razbremeni odgovornosti za neodzivnost sogovornika. Kot vedno je treba k uporabi te funkcije pristopiti pametno. Če se oseba pravočasno in redno odziva na vaša pisma, ga lahko tak ultimatum, če ga ne užali, rahlo napne ali pripelje do odločitve, da se na pismo ne odzove takoj, ampak počaka na petek.

Priloge

Pisma pogosto prihajajo s prilogami: življenjepisi, komercialne ponudbe, ocene, urniki, skeniranje dokumentov - zelo priročno orodje in hkrati vir priljubljenih napak.

Napaka : velika velikost priloge. Pogosto se prejemajo e -poštna sporočila s prilogami do 20 MB. Praviloma gre za skeniranje nekaterih dokumentov v formatu TIFF z ločljivostjo 600 dpi. Poštni program dopisnik bo skoraj zagotovo zamrznil za nekaj minut zaman poskusi prenosa predogleda te priloge. In Bog ne daj, da bi prejemnik poskušal prebrati to pismo na pametnem telefonu ...

Osebno takoj izbrišem take črke. Ali ne želite, da vaše pismo konča v smeti, preden ga preberete? Preverite velikost priloge. Priporočljivo je, da ne presega 3 MB.

Kaj pa, če preseže?

• Poskusite znova konfigurirati optični bralnik v drugo obliko in ločljivost. Na primer, v formatu PDF in 300 dpi dobimo precej berljive preglede.
• Razmislite o programih, kot so Arhivar WinRar ali 7 zadrg. Nekatere datoteke so popolnoma stisnjene.
• Kaj pa, če je priloga velika in je ne morete stisniti? Na primer, skoraj prazna računovodska baza tehta 900 MB. Na pomoč bo priskočilo shranjevanje podatkov v oblaku: Dropbox, Google Drive in podobno. Nekatere storitve, na primer Mail.ru, velike priloge samodejno pretvorijo v povezave shranjevanje v oblaku... Raje pa sam upravljam svoje podatke, shranjene v oblaku, zato ne pozdravljam avtomatizacije s strani Mail.ru.

In še eno ne povsem očitno priporočilo o naložbah - njihovo ime ... Prejemniku mora biti razumljiv in sprejemljiv. Ko smo v podjetju pripravljali komercialno ponudbo, naslovljeno na ... naj bo to Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Od upravitelja sem prejel pismo s predlogom projekta v odobritev, v prilogi pa je bila datoteka z imenom "DlyaFedi.docx". Z upraviteljem, ki mi je to poslal, je prišlo do dialoga nekako takole:

Dragi menedžer, ali ste osebno pripravljeni pristopiti k tej spoštovani osebi in ji dati ime v Fedyin obraz?

Nekako ne, spoštovana oseba, vsi ga kličejo po imenu in patronimiku.

Zakaj ste prilogo imenovali "ForFedi"? Če ga pošljem takoj, mislite, da bo od nas kupil sekire za ta CP?

Kasneje sem nameraval preimenovati ...

Zakaj bi pripravili časovno bombo - zavrnitev potencialne stranke - ali pa sami opravili dodatno delo pri preimenovanju datoteke? Zakaj ne bi takoj pravilno imenovali priloge: "Za Fedorja Mihajloviča.docx" ali še bolje - "KP_Nebo_Topory.docx".

Torej, bolj ali manj smo se z e -pošto razvili kot "obraz". Preidimo na to, da na e -pošto gledamo kot na orodje za učinkovito delo in se pogovorimo o njeni motnji.

Delo s črkami

E -pošta močno moti. Tako kot pri vsakem motenju je treba pošto obravnavati tako, da poostrimo pravila in uvedemo urnik dela.

Najmanj morate izklopiti VSA obvestila o prihodu pošte. Če je poštni odjemalec privzeto konfiguriran, boste obveščeni in zvočni signal, in utripa ikono poleg ure ter prikaže predogled črke. Z eno besedo, storili bodo vse, da vas najprej odtrgajo od mukotrpnega dela, nato pa vas potopijo v brezno neprebranih pisem in nevidnih sporočil - minus uro ali dve od življenja.

Močna volja nekoga omogoča, da jih obvestila ne motijo, za navadne ljudi pa je bolje, da ne mikajo usode in jih izklopijo. V Mozillli Thunderbird to storite prek menija "Orodja" → "Možnosti" → "Splošno" → "Ko se prikažejo nova sporočila".

Če obvestil ni, kako razumeti, da je prispelo pismo?

Zelo preprosto. Sami zavestno vzamete čas za razčlenjevanje pošte, odprete poštnega odjemalca in si ogledate vsa neprebrana sporočila. To je mogoče storiti dvakrat na dan, na primer v času kosila in zvečer, ali med prisilnimi izpadi, na primer v zastojih.

Pogosto vprašani, kaj pa reakcijski čas in nujna e -poštna sporočila? Odgovor je: nimate nujnih pisem po pošti. Razen če delate v oddelku za podporo strankam (tak oddelek ima svoja pravila za delo s pošto).

Če obstajajo nujna pisma, vas bo pošiljatelj o tem obvestil po drugih kanalih - telefonu, SMS -u, Skypeu. Nato boste namerno odšli v poštnega odjemalca in obdelali nujno pošto. Vsi guruji za upravljanje časa (na primer Gleb Arkhangelsky s svojim "Time Drive") razglašajo standard za odzivanje na e -pošto do 24 ur. To je običajno pravilo dobre forme - ne pričakujte takojšnjih odgovorov sogovornika po elektronski pošti. Če je nujno pismo, ga o tem obvestite po hitrejših komunikacijskih kanalih.

Tako smo izklopili obvestila in zdaj vklopimo poštnega odjemalca po našem urniku.

Kaj storiti, ko smo šli na pošto in se lotili dejavnosti z imenom »Razumem E-naslov"? Kje je začetek in konec tega dela?

Veliko sem slišal o sistemu ničelne pošte, vendar na žalost nisem srečal niti ene osebe, ki bi ga uporabljala. Moral sem znova izumiti kolo. Obstajajo članki na to temo o Lifehackerju. Na primer, "". Spodaj bom v svoji razlagi govoril o sistemu ničelne pošte. Hvaležen bi bil, če bi guruji GTD preverili v komentarjih, dodali ali izboljšali opisani sistem.

Pomembno je razumeti in sprejeti, da e -pošta ni načrtovalec opravil ali arhiv za vaše dejavnosti. Zato mora biti mapa »Prejeto« vedno prazna. Ko začnete razčlenjevati mapo »Prejeto«, se ne ustavite in ne motite, dokler ne izpraznite te mape.

Kaj storiti z e -poštnimi sporočili v mapi »Prejeto«? Vsako črko morate pregledati zaporedoma in jo izbrisati. Da, samo izberite in pritisnite tipko Delete na tipkovnici. Če se ne morete znebiti črke, se boste morali odločiti, kaj storiti z njo.

1. Lahko odgovorite v treh minutah? Ali moram na to odgovoriti? Da, potrebno je in odgovor bo trajal največ tri minute, nato pa odgovorite takoj.
2. Odgovoriti morate, vendar bo priprava odgovora trajala več kot tri minute. Če uporabljate načrtovalnik opravil, ki vam omogoča pretvorbo e -poštnega sporočila v opravilo, ga spremenite v opravilo in za nekaj časa pozabite nanj. Na primer, uporabljam popolnoma čudovito storitev Doit.im. Omogoča vam ustvarjanje osebnega e -poštnega naslova: posredujete mu pismo in se spremeni v opravilo. Če pa nimate razporejevalnika opravil, premaknite črko v podmapo "0_Run".
3. Po hitrem odgovoru na pismo, ki ga spremeni v opravilo ali preprosto seznanitev, se morate odločiti, kaj boste s tem sporočilom naredili: izbrisati ga ali poslati v eno od map za dolgoročno shranjevanje.

Tu so mape za dolgoročno shranjevanje.

• 0_Run. Nimam take mape, če pa nimate načrtovalca, ponavljam, lahko tukaj vnesete črke, ki zahtevajo podrobno preučitev. Tudi to mapo je treba redno čistiti, vendar s premišljenim pristopom ob posebej določenem času.
• 1_Ref. Tu sem dal pisma z osnovnimi informacijami: pozdravna pisma z vpisom iz različnih spletnih storitev, vozovnice za prihajajoče lete itd.
• 2_Projekti. Tu je shranjen arhiv dopisovanja o partnerjih in projektih, s katerimi obstaja trenutno razmerje. Seveda obstaja ločena mapa za vsak projekt ali partnerja. V mapo partnerja sem vložil pisma ne le njegovih zaposlenih, ampak tudi pisma zaposlenih v "Nebesih" v zvezi s tem partnerjem. Zelo priročno: po potrebi je vsa korespondenca o projektu pri roki v nekaj klikih.
• 3_Muzej. Tukaj mečem tiste črke, ki jih je škoda izbrisati, koristi od njih pa niso očitne. Sem se preselijo tudi mape z zaprtimi projekti iz "2_Projects". Z eno besedo, prve kandidate za izbris hranimo v "Muzeju".
• 4_Dokumenti. Tu so dopisi z elektronskimi vzorci dokumentov, ki bi lahko bili v prihodnosti koristni za računovodstvo, na primer izjave o usklajevanju strank, vozovnice za potovanja, ki so že potekala. Mapa ima veliko skupnega z mapama "2_Projects" in "1_Sprav", v njej so shranjeni samo računovodski podatki, podatki o upravljanju pa v mapi "2_Projects". V "4_Documents" - mrtve informacije in v "2_Projects" - informacije v živo.
• 5_Znanje. Tu dodajam samo resnično uporabna sporočila, na katera se želim čez nekaj časa vrniti po navdih ali iskanje rešitev.

Obstajajo tudi druge nastavitve poštnega odjemalca, ki so pomembne za delovanje tega sistema. Prvič, privzeto je za Thunderbird izbrano potrditveno polje Označi sporočila kot prebrana. Raje to počnem namerno, zato potrditvenega polja ni več! Če želite to narediti, pojdite v meni "Orodja" → "Možnosti" → "Napredno" → "Branje in prikaz".

Drugič, uporabljamo filtri ... Prej sem aktivno uporabljal filtre, ki so samodejno posredovali črke v ustrezne mape glede na naslov pošiljatelja. Pisma odvetnika so bila na primer premaknjena v mapo »Odvetnik«. Ta pristop sem zavrnil iz več razlogov. Prvič: pisma odvetnika se v 99% primerov nanašajo na projekt ali partnerja, kar pomeni, da jih je treba premakniti v mapo tega partnerja ali projekta. Drugič, odločil sem se, da bom ozaveščal. Sami se morate odločiti, kje naj bo določeno pismo shranjeno, in neprimernejša sporočila je bolj priročno iskati samo na enem mestu - v nabiralniku. Zdaj uporabljam filtre samo za razvrščanje samodejnih navadnih črk iz različnih sistemov v mape, torej črke, ki od mene ne zahtevajo odločanja. Filtri v Mozilla Thunderbirdu so konfigurirani v meniju Orodja → Filtri sporočil.

Torej, s pravilnim pristopom bi morala e-pošta trajati od 10 do 60 minut na dan, odvisno od količine korespondence.

Ja, in še nekaj. Ste že izklopili obvestila o novih e -poštnih sporočilih, kajne? ;)

Vsak dan pošiljamo na desetine e -poštnih sporočil. Včasih so to zelo kratka sporočila, na primer: "Greva na kosilo?" Včasih - s pomočjo katerega predstavite svoje podjetje ali spletno stran. Ko je črk veliko in je časa malo, začnemo hiteti in delati napake. Običajno trivialne, na primer tipkarske napake, včasih pa obstajajo nekatere, ki lahko poškodujejo vaš ugled in uničijo vaš odnos s stranko ali zaposlenim.

Temu se je mogoče izogniti, le zbrati se morate in poznati nekaj pasti. Tu so najpogostejše napake pri pošiljanju e -pošte. Pozorno preberite in zapomnite si, da morate najprej narediti kratek premor, preveriti, ali je vse v redu, in šele nato klikniti gumb »Pošlji«.

Vnašate napačen naslov

Najpogostejša in najbolj neprijetna napaka. Predstavljajte si, da želite prijatelju ali punci poslati nekaj precej osebnih fotografij, vendar samodejno vnesete naslov svojega šefa ali stranke. In šele potem, ko je pismo odšlo, z grozo spoznate, kaj se je zdaj zgodilo. Če vas bo to potolažilo, se je vsak od nas vsaj enkrat v življenju znašel v takšni situaciji: odvetniki so poslali zaupne dokumente na nasprotno stran, oblikovalci so napačni stranki poslali postavitve spletnih mest itd. Ko pa se nam to zgodi, se zdi, da nam zemlja odhaja pod noge.

Na srečo imajo številne poštne storitve, na primer v istem Gmailu, funkcijo. Vklopite ga in določite velik časovni interval - torej, veste, tišji.

Pozabil si na prilogo

Napisali ste, da je pismu priložena določena datoteka, vendar ste jo pozabili priložiti. Druga pogosta napaka, ki pogosto vodi v nesporazume in opravičila. Po eni strani je v redu, nihče ni popoln, vendar je bolje, da najprej vse preveriš in šele nato pošlješ pismo. Da bi se izognili vprašanjem prejemnika, priporočamo, da vse priložene datoteke navedete neposredno v telesu pisma. Na primer, takole:

Živjo Maxim! Pošiljam vam več datotek, priloženih je:

Pogodba o storitvah

GIF z mačko

Ne razmišljate o dekoraciji

Kot se spomnite, jih pozdravijo njihova oblačila. Če ne želite, da vaše pismo nemudoma izbriše, delajte na njegovem obrazcu. Pravijo, da se mora posvetiti toliko časa kot vsebini. Na srečo je danes enostavno. Če želite to narediti, priporočamo uporabo aplikacije Wix ShoutOut, izbiro primerne predloge in dodajanje besedila. Ni potrebno posebno znanje, samo poskrbite, da bo vse videti lepo in lepo. Mimogrede, dobre novice imajo svoje skrivnosti in pravila, zato vam priporočamo, da preberete našega direktorja trženja po e -pošti. Ne zahvaljuj se.

Ne vključite vrstice z zadevo

Zadeva e -poštnega sporočila ima približno enako vlogo kot naslov besedila. Prikaže se poleg vašega imena, prejemnik to vidi in razume, kaj ste mu poslali: račun, rezultati sestankov, ponudba za delo, postavitev spletnega mesta itd. Ne pozabite, da mora biti tema jasno oblikovana, tako da bo po potrebi oseba hitro našla vaše pismo in prepričala, tako da ga zanima recimo poštni seznam. Ne tako dolgo nazaj smo pisali, da je vredno pozabiti, če ste pozabili.

Osnutkov ne shranite

Če želite pisati črke urejevalniki besedil, nato shranite pogosteje, sicer se bo izkazalo, da ste cel dan preživeli nad črko, potem pa je nenadoma računalnik zamrznil in vsega ni bilo več. Ali pa pišite neposredno v poštno storitev - vse skice se samodejno shranijo v mapo »Osnutki«.

Nepristojni ste

Vljudnost pri dopisovanju je prav tako pomembna kot v življenju. Tu so osnovna pravila, ki jih morajo upoštevati vsi:

Pošiljatelju se vedno zahvalite za pismo, še posebej, če vidite, da je dobro opravil svoje delo. Se spomnite, kdaj so nas vsi učili "čarobnih" besed? Ne pozabimo jih, kljub temu, da smo že odrasli.

Ostanite mirni, čeprav je zadeva izredno nujna in pomembna. Živčnost in očitki zagotovo ne bodo pripeljali do nič dobrega.

Začnite in končajte svoje pismo s pogostimi stavki. Stopnja formalnosti bo odvisna od tega, s kom pošiljate sporočila. Če je to vaš šef ali samo uradnik, ne uporabljajte »Pozdravljeni«, »Nasvidenje« ali »Poljubi«. In obratno, če pišete kolegu ali prijatelju, lahko storite brez tradicionalnega "S spoštovanjem".

Ne berete besedila

Napake lahko pokvarijo celotno izkušnjo, zato pismo natančno preberite, po možnosti večkrat. Če ste v dvomih glede črkovanja ali skladnje - pojdite na Gramotu.ru... Bolje je izmeriti sedemkrat, torej preveriti, kot pa se potem opravičiti za tipkarske napake in dokazati, da ste dejansko pismeni.

In mimogrede: če se bojite nenamerno poslati nedokončano pismo, najprej napišite celotno besedilo v celoti in šele nato vnesite naslov prejemnika.

V kopijo pisma ne vnesete pravih ljudi

Poglejmo, kdo sploh lahko prejme vaše pismo. Polje To je primarni prejemnik. Polje "Cc" je oseba, ki bo prejela kopijo. Ni neposredno povezan s problematiko, o kateri se razpravlja, vendar si želi ali bi se je moral zavedati. Polje »Skp« so skriti prejemniki. Dodate jih, vendar jih primarni prejemnik ne vidi. In tukaj morate biti previdni: lahko zamenjate Cc in Bcc, nato pa bo prejemnik mislil, da ga vohunijo.

Ne pozabite, da je pomembno, da se nekateri zavedajo dogajanja. Ne želite poslušati očitkov na temo »Kako me ne bi dodali v kopijo?! Na tem projektu sem delal dva meseca! " Če ste v dvomih, dodajte vse, ki imajo kaj opraviti z vprašanjem. Morda ne bodo vsi veseli, da so moteni, vendar proti vam ne bo pritožb.

Ne naročite se

Napisali ste "Lep pozdrav, Maša" in mislite, da je vse v redu, vendar prejemnica pisma sedi in se sprašuje, kakšna Maša je. Iz tiskarne? Mogoče ilustrator? Da se ne bi izgubil v domnevah - nastavite podpis in samodejno bo dodan na konec vsakega vašega sporočila. Vključite ime, priimek, ime podjetja, naslov in Kontaktni podatki na primer skype ali telefonska številka. Dodate lahko naslov - čeprav je to oglas, je nevsiljiv.

Izbirate napačen čas

Pisanje pisem ponoči ni dobra ideja. Prvi razlog: čez dan ste verjetno strašno utrujeni, niste dobri v razmišljanju in tvegate narediti vse te napake. Drugi razlog: plaz jutranje pošte bo pokopal vaše polnočno pismo, naslovnik pa ga v bližnji prihodnosti ne bo videl. In tretjič: očitno nimate kaj početi, saj poslovna pisma pišete ob treh zjutraj.

Naš nasvet: če se ne zgodi nič pomembnega in nujnega, pošljite sporočila od ponedeljka do petka in med delovnim časom, tako kot vsi normalni ljudje.

Nujno za vaše podjetje? Ustvarite ga sami na Wixu - preprosto in brezplačno!