Jak oszczędzać w Excelu. Zapisz wszystko. Aby użyć Autozapisu

16.3. Tworzenie i zapisywanie danych z danymi podstawowymi Opis problemu Utworzono obiekt zarządzany. Następnie chcesz utworzyć jego wystąpienie i wstawić to wystąpienie do kontekstu danych podstawowych swojego

Program Excel skoroszyt i arkusz kalkulacyjny Excel Microsoft Excel to potężne narzędzie do tworzenia i obsługi różnych dokumentów elektronicznych. W przeciwieństwie do Worda, w którym tworzyliśmy dokumenty tekstowe, Excel służy do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacyjne są bardzo wygodne,

Porada 68: Zapisywanie danych Wrzucasz pliki na dysk flash USB i wyciągasz go z komputera? Przygotuj się na to, że ich tam nie będzie. Nie, to nie sabotaż. Co dziwne, odbywa się to dla wygody użytkowników. Faktem jest, że dysk flash USB zapisuje dane znacznie wolniej niż komputer.

PDF - został opracowany jako format do prezentacji książek i czasopism na komputerach. W życiu codziennym i biznesie najczęściej służy do tworzenia, że ​​tak powiem, niezmiennych dokumentów. Na przykład utworzyłeś tabelę z taryfami lub umową i musisz ją wysłać do klienta, aby klient niczego tam nie zmienił, najlepiej zapisać w formacie PDF. W końcu Excel może być łatwo, nawet jeśli chronisz go hasłem.

XML- został opracowany jako język wygodny do przetwarzania dokumentów przez programy oraz wygodny i zrozumiały do ​​pracy z dokumentem przez osobę. Możesz powiedzieć format stworzony specjalnie dla Internetu. Bardzo często wymiana między dwoma programami odbywa się za pośrednictwem tak uniwersalnego języka. Na przykład automatyczny rozładunek z Access i załadunek do 1C.

Pełną listę dostępnych formatów przedstawia obrazek:

Jak pokazano wcześniej, aby zapisać Excel do PDF, należy przejść do menu, wybrać Zapisz jako - następnie element PDF lub XPS (na pierwszym obrazku).

XPS to także specjalny format do ochrony treści dokumentu, można by powiedzieć, elektronicznej kartki papieru.

Excel do JPEG lub PNG

Nie ma specjalnej funkcji zapisywania dla formatu obrazu, ale jest to dość łatwe do zrobienia za pomocą narzędzi Windows.

Przede wszystkim prawie każda klawiatura ma specjalny przycisk Print Screen (zrzut ekranu) znajdujący się na prawo od F12. Najczęściej jest na nim napisane coś takiego jak PrtScn lub Prt Sc.

Po kliknięciu tego przycisku obraz ekranu jest zapisywany i można go wkleić w dowolnym miejscu: w liście, w programie Word lub w programie Paint. Możliwe jest już zapisywanie z Painta zarówno do JPEG, jak i PNG.

Jeśli chcesz skopiować tylko aktywne okno, naciśnij Alt + PrtScn - opisane bardziej szczegółowo.

Jeszcze łatwiej jest znaleźć program do nożyczek (od systemu Windows 7 jest wbudowany). Start - wszystkie programy - Standardowo są te same nożyczki - teraz możesz wybrać dowolny fragment i natychmiast zapisać obraz w żądanym formacie. Wygodny – polecam tym, którzy z niego nie korzystają.

Jeśli masz MAC – naciśnij Shift + Command + 3, aby zrobić zrzut ekranu

Zapisz Excela w formacie XML

Ponownie, jak pokazano na dużym obrazku, kliknij lewym przyciskiem myszy Zapisz jako - wtedy otworzy się okno zapisywania w polu Typ pliku, szukając danych XML (* .xml).

Jeśli podczas zapisywania wystąpi błąd, zapisz tabelę XML 2003, również na liście. Najczęściej dzieje się tak, ponieważ Dokument XML nie może przyjąć więcej niż 65 tysięcy wierszy, a format 2003 obcina je!

Nowy dokument podczas jego tworzenia znajduje się w pamięci komputera i jeśli nie zostanie zapisany na dysku, to po zamknięciu aplikacji (w tym przypadku Excel) dokument ten zniknie i nie będzie można go przywrócić. Czasami dokument może być tak naprawdę „jednorazowy”, to znaczy, że jest tworzony tylko w celu jednorazowego użycia (na przykład do wydrukowania). Jednak w większości przypadków utworzony dokument musi zostać zapisany, aby móc z nim pracować w przyszłości. Ponadto z reguły wymagane jest zapisanie dokumentu, który już istnieje na dysku, jeśli dokonano w nim zmian. Aby zapisać dokument, wykonaj jedną z następujących czynności: - wybierz narzędzie Zapisz S panelu Standard; - naciśnij kombinację Ctrl + S (Zapisz) lub Shift + F12; - wykonać polecenie Zapisz (Plik).

Jeśli nowo utworzony dokument jest zapisywany po raz pierwszy, pojawia się okno zapisu, w którym należy: »1) wybrać dysk, na którym zostanie zapisany plik, dla którego należy otworzyć zamkniętą Listę folderów i kliknąć na wiersz z nazwą dysku; 2) przejść do katalogu, w którym zostanie zapisany plik; 3) w polu wejściowym Nazwa pliku wpisać nazwę pliku, który ma zostać zapisany; 4) naciśnij klawisz Enter lub kliknij przycisk Zapisz. Aby przejść do żądanego katalogu, możesz użyć następujących technik: wpisanie katalogu - dwukrotne kliknięcie katalogu (według nazwy lub obrazka) na liście katalogów i plików; wyjście z katalogu (przejście do katalogu wyższego poziomu) - kliknięcie narzędzia W górę lub kombinacji Alt + 2; »Powrót do poprzedniego (ostatniego) katalogu - kliknij lewą sekcję narzędzia Wstecz lub kombinacji Alt + 1; „Wróć do jednego z poprzednich katalogów - klikając prawą sekcję narzędzia Wstecz i klikając wybór katalogu na wyświetlonej liście. Przy wpisywaniu nazwy nie trzeba wpisywać rozszerzenia pliku, zostanie ono przypisane automatycznie. Plik skoroszytu programu Excel będzie miał rozszerzenie xls.

Aby określić nazwę zapisanego pliku, możesz skorzystać z zamkniętej listy Nazwa pliku, na której zapisywane są wpisane wcześniej nazwy dokumentów. Właściwości formularz, w którym lista jest prezentowana jako lista, a po kliknięciu na plik z listy po prawej stronie pojawia się krótki opis jego właściwości (patrz punkt 3.2.5). Możesz również wybrać formularz prezentacji, klikając lewą sekcję narzędzia Widok lub naciskając Alt + b. Formy prezentacji będą się zmieniać sekwencyjnie. Najczęściej używaną i wygodną formą jest Lista. Tabela formularzy i Właściwości są stosowane w razie potrzeby.

Stosowanie innych form ma niewielkie znaczenie praktyczne.

W większości przypadków najprawdopodobniej zapiszesz swoje książki w bieżącym formacie pliku (XLSX). Czasami jednak możesz chcieć zapisać skoroszyt w innym formacie, na przykład w przypadku wcześniejszej wersji programu Excel, w pliku tekstowym lub w pliku PDF lub XPS. Pamiętaj tylko, że za każdym razem, gdy zapisujesz skoroszyt w innym formacie pliku, niektóre jego formatowanie, dane i funkcje nie mogą zostać zapisane.

Lista formatów (zwanych również typami plików), które można (i nie można otwierać ani zapisywać w pliku programu Excel 2013, który znajduje się na końcu tego artykułu.

Konwertuj skoroszyt programu Excel 97-2003 na bieżący format pliku

Jeśli otworzyłeś skoroszyt programu Excel 97-2003, ale nie musisz przechowywać go w tym formacie pliku, po prostu przekonwertuj skoroszyt na bieżący format pliku (XLSX).

W menu Plik Wybierz drużynę Inteligencja.

Naciśnij przycisk Konwertować.

Obsługiwane formaty plików Excel

W programie Excel 2013 możesz otwierać i zapisywać pliki projektów w następujących formatach.

Formaty plików Excel

Formaty plików tekstowych

Notatka: Jeśli zapiszesz skoroszyt w dowolnym formacie tekstowym, całe formatowanie zostanie utracone.

Inne formaty plików

Formaty plików przy użyciu schowka

Jeśli skopiowałeś dane do schowka w jednym z następujących formatów plików, możesz wkleić je do Excela za pomocą polecenia Wstawić lub Wklej specjalnie (Dom > Schowek > Wstawić).

Formaty plików nieobsługiwane w programie Excel 2013

Następujące formaty plików nie są już obsługiwane, więc nie można otwierać plików w tych formatach ani zapisywać plików w tych formatach.

Aby pracować z danymi książki w oprogramowaniu, które nie jest już obsługiwane, wypróbuj następujące rozwiązania:

Znajdź w Internecie firmę, która produkuje konwertery plików dla formatów nieobsługiwanych przez program Excel.

Zapisz książkę w innym formacie pliku, który możesz otworzyć w innym programie. Na przykład zapisz skoroszyt w formacie arkusza kalkulacyjnego XML lub pliku tekstowego, który może być obsługiwany przez inny program.

Skoroszyt programu Excel 2007 lub nowszy można zapisać w formacie poprzednich wersji programu Excel, jako plik tekstowy oraz w innych formatach, takich jak pliki PDF i XPS. Zwykle zapisywanie odbywa się w formacie XLSX, ale domyślny format pliku do zapisywania można zmienić. Jeśli często używasz tego polecenia Zapisz jako, możesz dodać go do paska narzędzi szybkiego dostępu.

Zapisywanie skoroszytu programu Excel w innym formacie pliku

Ważny: Jeśli zapiszesz skoroszyt w innej wersji formatu pliku programu Excel, formatowanie i funkcje, które są unikatowe dla programu Excel 2007 i nowszych, zostaną utracone. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie programu Excel we wcześniejszych wersjach programu Excel.

Otwórz skoroszyt w programie Excel, który chcesz zapisać w formacie odpowiednim do użycia w innym programie.

W zakładce Plik Wybierz drużynę Zapisz jako.

Zaakceptuj nazwę sugerowaną w polu Nazwa pliku lub wprowadź nową nazwę książki.

Upuścić Typ pliku wybierz format odpowiedni do użycia w innym programie.

Użyj strzałek, aby przewinąć listę i wyświetlić więcej formatów.

Notatka: W zależności od typu aktywnego arkusza (arkusz księgi, arkusz wykresu lub inne typy arkuszy) dostępne będą różne formaty plików do zapisania.

Zapisz inny format pliku w programie Excel 2007 i nowszym formacie

Każdy plik otwierany w programie Excel 2007 lub nowszym można zapisać w bieżącym formacie skoroszytu programu Excel (XSLX). W ten sposób możesz skorzystać z nowych funkcji, które nie są obsługiwane w innych formatach plików.

Notatka: Jeśli zapiszesz skoroszyt utworzony we wcześniejszej wersji programu Excel w formacie skoroszytu programu Excel 2007 i nowszych, niektóre funkcje i formatowanie mogą zostać utracone. Aby uzyskać informacje o nieobsługiwanych funkcjach programu Excel 97-2003, zobacz

To pytanie pojawia się, jeśli natkniesz się na jakieś dane przedstawione w formie tabeli w Internecie i chcesz je zapisać w formacie Microsoft Word (ewentualnie po ich edycji). Jeśli po prostu otworzysz zapisaną stronę HTML w programie Word, a następnie spróbujesz zapisać ją „jako dokument Word”, zachowasz oryginalny format strony, który jest trudny do zaakceptowania jako samodzielny dokument, i będziesz torturowany, aby go wyczyścić wszystko niepotrzebne.

Najprostszą rzeczą jest przeniesienie tabeli przez schowek. Można to zrobić bezpośrednio z dowolnej przeglądarki lub najpierw zapisując stronę w pliku na dysku, a następnie otwierając ją w programie Word. W tej drugiej opcji łatwiej jest wybrać tabelę bez przechwytywania zbędnych elementów - po najechaniu na tabelę wszystkie wersje Worda po XP pokazują ikonę obok tabeli w lewym górnym rogu, po kliknięciu na nią, cała tabela zostanie zaznaczona (możesz również nacisnąć skrót klawiaturowy +). Ale styl tabeli pozostanie taki sam, jak w oryginalnym dokumencie - szczególnie irytujący jest sposób, w jaki przyjęto w HTML-u "wypukłe" podwójne obramowanie, a poprzez zwykłe menu Format | Obramowania i cieniowanie (w nowych wersjach: Design | Obramowania lub Design | Obramowania | Obramowania i cieniowanie) Word uparcie odmawia zmiany na zwykłą ramkę prostych linii.

Możesz zmienić wygląd ramy takiego stołu, wybierając dla niego nowy styl. W programie Word 2003 odbywa się to za pomocą menu o nieoczywistej nazwie Tabela | Automatyczne formatowanie tabeli i późniejszy wybór z listy jednego ze stylów ramek (najprostszy to Table Grid 1). W nowych wersjach jest to jeszcze prostsze, bo kilka stylów tabel podświetlanych jest bezpośrednio w zakładce Projekt, a pozostałych kilkadziesiąt dostępnych jest poprzez dolny przycisk po prawej stronie (kursor wskazuje na to na Rys. H.3) . W tym najprostszy stół z cienkimi czarnymi liniami.

Ryż. H.3. Style stołów Office 2007

Zwykle to nie wystarczy - trzeba jeszcze zmienić czcionkę, ustawić ją na czarną, usunąć hiperłącza (czcionki kolorowe wydrukowane na zwykłej czarno-białej drukarce laserowej będą wyświetlane w brzydkich odcieniach szarości w drobnej siatce), sformatować akapity Jeśli to konieczne. Ale i tak jest to nieporównywalnie łatwiejsze niż tworzenie takiej tabeli od podstaw poprzez przenoszenie jej komórka po komórce.