ビジネスメール対応の秘訣。 オーバーフローしたメールの受信トレイに対処する方法
を含むほとんどの電子メールクライアント Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird、複数の受信者を入れることができます コピー（オン 英語略語を採用 NS）、 また Bcc (CCB）。 V コピー受信者は他の人のアドレスを見ることができます。 2番目のケースでは、追加の宛先のIDが非表示になります。
受信者アドレスを追加します
電子メールの受信者を指定するには、フィールドに電子メールアドレスを入力します 誰に (それか):一部の電子メールクライアントでは、フィールドにユーザー名を入力するだけで、プログラムによって自動的に入力されます。
このフィールドを使用して複数の人にメールを送信すると、それぞれの人が見ることができます 全リスト他の受信者。
メールのコピーを作成する方法
分野 CCまた コピー交換に使用 メールでフィールドよりも間接的な方法で 誰に..。 あなたがあなたの電子メールで直接人に宛てていないが、その人が手紙のスレッドで議論に従うことを望むか、または単にこのトピック、フィールドを知っていることを望むなら コピー意思 優れたオプション..。 にいる宛先 コピー手紙、彼の未読の手紙を受け取ります メールボックス e、フィールドに配置されたもののように 誰に; 唯一の違いは、電子メールの本文で最初に手紙の宛先を指定する人です。 専門家の世界では、 コピー非常に広く使用されており、さまざまなイベントやトピックについて同僚に知らせておくのに役立ちます。フィールドにアドレスのリストを入力するだけで、メールの受信者を一覧表示できます コピーこれは通常、フィールドのすぐ下にあります 誰に..。 この一連の受信者の全員が、他のすべての受信者の名前と電子メールアドレスを確認できます。
Bccメールを作成する方法
各電子メールクライアント（Gmail、Outlook、Mozilla Thunderbird、Yahooなど）を使用すると、電子メールチェーン内の他のユーザーに情報を宣伝することなく、手紙の送信者が多数の人々に到達できます。 この機能はと呼ばれます BCCまた 隠しコピー..。 フィールドにアドレスを入力すると、受信者を非表示にできます 隠しコピーフィールドを使用する代わりに 誰にと コピー:この機能は、個人の電子メールとグループの電子メールの両方に使用できます。 これは、連絡先を非公開にしたり、スパムや迷惑メールから保護したりする場合、または単に受信者に同じメッセージの受信者を知らせたくない場合に特に便利です。
分野 隠しコピーすべての電子メールクライアントでデフォルトで常に使用できるとは限りません。 たとえば、 見通しあなたはに行く必要があります オプション設定にアクセスします。 v サンダーバードドロップダウンメニューからこの機能を選択する必要があります。 v Gmailボタンを押す必要があります コピーと 隠しコピー; v Windows Live郵便同時にキーを押す必要があります Alt + NS.
画像：©ウェブホスティング-Unsplash.com
FinExecutive ロシアのサイト 2020-01-14
8つのライフハック：電子メールを効果的に使用する方法
電子メールの助けを借りて、私たちは毎日多くの仕事の問題を解決します。 しかし、これに伴い、文字通りの意味で、多くの人々が自分のメールボックスに依存するようになります。 時間がかかりすぎて生産性が低下していると思われる場合は、アドバイスを受けてください。
電子メールを扱うための規則は誰にでも知られているように思われるでしょう。 しかし、これでもあなたの時間を合理的に使うのに必ずしも役立つとは限りません。 受信メッセージの流れ、未確認のメールの過剰、高品質の電子メールを処理する時間の不足、およびビジネスパートナーの目から見て常に義務と信頼性を維持したいという願望はしばしばストレスになります。
おなじみの状況？ この場合、私たちのライフハックは、困難な状況から抜け出す方法を見つけ、それによって生産性を向上させるのに役立ちます。
- メールボックスチェックを作業スケジュールの一部にします。着信メッセージを監視するのではなく、1日に2回処理することをルールにします。 結局のところ、メール処理はあなたの仕事のスケジュールに含まれている他のものと同じ仕事です。 このライフハックを使用する前に、受信メッセージのフローを分析して、どの2時間で最も多くの電子メールを受信するかを理解してください。 これらの2つの期間を日記に書き、それらを使用して通信を読み、受信したメッセージに応答します。
- 電子メールの存在を思い出させるものはすべて最小限に抑えてください。作業の詳細でこれを実行できる場合は、プログラムを閉じて（最小化するだけでなく）、新しい手紙を受け取ったときのポップアップ通知の機能を無効にして、デスクトップからアイコンを削除します。 受信トレイに関する追加のリマインダーから身を守るために、あらゆることを行ってください。
- 受信トレイを空にします。未読メッセージの数を最小限に抑えると、さまざまな情報のストリームで新しいメッセージを検索する必要がない場合に、新しいメッセージを処理するのがはるかに簡単であることがわかります。 次の場合は、受信メールをより高速に処理できます。
- 受信トレイにのみ残します 未読メッセージ;
- プロジェクトまたはレターカテゴリごとに個別のフォルダを作成します。 この手法は、必要な情報をすばやく見つけるのに役立ちます。
- ラベルと色分けされた受信メッセージの適用を開始します。 したがって、視覚的には、文字の並べ替えがより目立つようになります。
- メールアカウントの機能を詳細に調べて、その作業をより効果的に管理します。
- 不要なユーザーからの手紙の配信をブロックします。
- 不要なメールの購読を完全に解除します。 一見、これは面倒な作業のように思えますが、役に立たない情報の山を受け取り続けたくない場合は、すべてのサブスクリプションを再検討する必要があります。
- フィルタを使用して、残りのメールから受信したメールを並べ替えます。
- 非常に重要なメッセージや詳細な応答が必要なメッセージには、アスタリスクを付けてください。
驚いたことに、多くの人は、一度に複数の人に手紙を送る必要がある場合、「宛先」フィールドにアドレスをリストするだけです。これは、この手紙が同僚や友人に宛てられている場合は正常ですが、クライアントのグループ。このようにして、全員のアドレスと他の受信者を表示し、実際には、アドレスベースを明らかにします。
クライアントのいずれかがこの手紙を競合他社に転送するだけで十分であり、連絡先はすぐに流出します。
奇妙ですが、愚かな人から遠く離れた多くの人は、お互いを知らないように多くの宛先に手紙を送る必要がある場合、このための「Bcc」フィールドがあることを知って驚いています。
たとえば、mail.ruの場合、次のようになります。
繰り返しになりますが、簡単に説明します。「誰に」で示されたアドレス-「ブラインドカーボンコピー」で示された、誰もがあなたが手紙を送った人を見ることができます-誰もが手紙が彼だけのものであると思います。
そして、各受信者は、「宛先」フィールドにある手紙を受け取ります 彼の住所だけ ..。 他のプログラムの場合、ブラインドコピーを指定する場所が見つからない場合は、誰かに見せてもらいます。 もう1つの小さなポイントは、「宛先」フィールドに1つのアドレスを指定することを忘れないでください。ほとんどのプログラム、または メールサーバーこのパラメータがないとメールを送信できません。
したがって、オファーやニュースをクライアントのグループに送信する場合、ブラインドコピーを使用する方法は明確です。アドレスベースを非表示にする必要があります。 同僚に手紙を送ることの興味深い瞬間、ここでは状況に応じて行動することをお勧めします。たとえば、提案を求める手紙を送ること（たとえば、顧客サービスを改善するため）、および各同僚が他の人が同じ手紙の場合、おそらく彼らは答えないでしょう-他の人に依存しているので、ブラインドコピーを使用する必要があります。 たとえば、この割り当てが実行された場合、同僚の上司の「誰」の表示は単に不思議に働き、あなたの割り当ては実行されます。
サプライヤーとの個別の質問。 一方では、コピーですべての受信者を指定することで、サプライヤに選択肢があることを示し、適切な価格を提示する必要があります。 一方、あなたの手紙を受け取ったマネージャーは、それが彼だけに送られたのではないことを見て、あなたの要求に「かっこいい」と反応する可能性があります。 個人的には、サプライヤーの場合、少なくとも企業秘密を保護するためにブラインドコピーを使用する必要があると思いますが、サプライヤーのマネージャーとの良好な関係を築く可能性が高くなります。
スペシャリストエラーの最近の事例を読むことができます。すべての受信者が他の受信者を見たときです。このチャットで全員を叩き、本当に立派な人々、つまりディレクターがいましたが、それにもかかわらず、多くの人がスパムを受け取りました。
まあ、いつものように、コメントでの議論は大歓迎です。
メールとは何ですか？ 現代のビジネスの世界では、これらは次のとおりです。
- あなたの顔。 あなたが相手の目にポジティブなイメージを作成したり、第一印象を台無しにすることができるのは、電子メールの助けを借りてです。
- あなたの作業ツール。 外の世界との多くのコミュニケーションは電子メールによって起こります。 したがって、このツールを上手に使いこなせば、生活が大幅に楽になります。
- 強力な気晴らし。 外の世界はあなたを捕まえ、気をそらし、電子メールであなたを迷わせようとしています。
この観点から、電子メールの操作を見てみましょう。 簡単に始めましょう。
文字のデザイン
私はMozillaThunderbirdメールクライアントを使用しているので、例として使用します。 新しい文字を作成して、フィールドのリストを上から下に移動してみましょう。
誰に。 コピー。 隠しコピー
誰かが知らないかもしれませんが、Mozillaの「To」は「Cc」または「Bcc」に変更できます。
- 誰に：メインの宛先または複数の宛先をセミコロンで区切って記述します。
- コピー：私たちは手紙を読むべきであるが、返事を期待していない誰かに手紙を書きます。
- 隠しコピー：私たちは手紙に精通しているべきであるが、手紙の残りの受取人には知られていないままであるはずの人に手紙を書きます。 通知などのビジネスレターの大量郵送に特に適しています。
正しくない 大量メール送信では、「Cc」または「To」フィールドから受信者を指定します。 年に数回、「Cc」フィールドに50〜90人の宛先が記載された手紙を受け取ります。 プライバシーの侵害があります。 すべての受信者が、同様のトピックで他に誰と協力しているかを知る必要はありません。 これらがあなたがお互いを知っている人々であるならば、それは良いことです。 そして、リストにお互いを知らない競合企業が含まれている場合はどうなりますか？ 少なくとも、いずれかの協力を終了するためには、せいぜい不必要な説明に備える必要があります。 このようにしないでください。
手紙の件名
件名の重要性は、多くの場合、専門のメールサービスによって企業のブログに（時には賢明に）書かれています。 しかし、ほとんどの場合、件名が「電子メールを開く必要がある」という問題を解決するセールスレターについて話します。
日々のビジネス対応について話し合っています。 ここでのテーマは、「手紙とその作者を簡単に識別して見つける必要がある」という問題を解決します。 さらに、あなたの勤勉さは、接頭辞だけで、多数の返信の手紙のカルマの形であなたに戻ります NS：また Fwd、その中であなたはトピックに関する希望の手紙を探す必要があります。
20文字は中間管理職の1日対応のボリュームです。 私は起業家や事業主についてはまったく話していません。彼らの手紙の数は、1日あたり200以上のスケールから外れることがあります。 したがって、もう一度： 件名が空のメールを送信しないでください.
では、どのようにして件名を正しく作成しますか？
間違い＃1 ：件名の会社名のみ。 たとえば、「空」とそれだけです。 まず、確かにあなたはこのカウンターパーティと通信しているあなたの会社の1つではありません。 第二に、あなたの会社の名前はすでに住所から見えるので、このトピックは何の意味も持ちません。 第三に、通信へのこのアプローチであなた自身のメールボックスがどのように見えるかを推測しますか？ このようなもの。
このようなトピックを検索するのは便利ですか？
間違い＃2 ：派手で売れ筋の見出し。 このような見出しの書き方を知っていれば素晴らしいです。 しかし、これらのスキルをビジネス通信で使用することは適切ですか？ ビジネスレターの件名の目的を覚えておいてください。販売するのではなく、身分証明書と検索を提供することです。
手紙のテキスト
さまざまな機会のための多くのライティングガイドがあります。 たとえば、Maxim Ilyakhov、Alexander Amzin、およびその他の単語の達人には、多くの有用なものがあります。 少なくとも一般的なリテラシーを向上させ、一般的な文体を向上させるために、彼らの記事を読むことをお勧めします。
手紙を書く過程で、私たちは一貫していくつかの決定をしなければなりません。
礼儀の質問 ..。 手紙の冒頭では、「私の愛するロディア、2か月以上、私はあなたに書面で話をしていません。私自身が苦しみ、眠ることさえしませんでした。別の夜のことを考えています。」 そのような紹介を構成する時間と対話者がそれを読む時間の両方の点で、それは非常に礼儀正しくそして非常に費用がかかる。 これはビジネス上の通信です、覚えていますか？ コンテストの書簡体小説のエッセイではなく、ラスコルニコフの母親への手紙ではなく、ビジネス上の手紙です。
私たちは私たちの時間と受信者の時間を尊重します！
展示会でのつかの間の会合の後に送られた最初の手紙だけで自己紹介し、知人の状況を思い出させることは理にかなっています。 これが協力の継続または現在の通信である場合、その日の最初の手紙に「こんにちは、イヴァン」と書き、2番目以降の手紙に「イヴァン、...」と書きます。
訴える ..。 受取人が何人かいる場合、誰に手紙を送るのかいつも心配でした。 私は最近、アンナという名前の3人の女の子に手紙を書きました。 迷わず「こんにちは、アンナ」と書いて入浴しませんでした。 しかし、これは常に当てはまるわけではありません。
受信者が3人または7人いて、同じ名前を共有していない場合はどうなりますか？ それらを名前でリストすることができます：「こんにちは、ロディオン、プルケリア、アヴドティア、ピョートル・ペトロヴィッチ」。 しかし、それは長く、時間がかかります。 あなたは書くことができます：「こんにちは、同僚！」
私自身は、このルールを使用して、「宛先」フィールドにいる人を名前で参照します。 そして、コピーにある人には、まったく適用しないでください。 このルールは同時に、手紙の受取人とこの手紙の目的をより正確に（1つ！）決定することを可能にします。
引用 ..。 多くの場合、対応は質問と回答を含む一連の文字、つまり対話です。 通信の履歴を削除せず、引用されたテキストの上部に回答を記入することをお勧めします。そうすれば、1週間後にこの通信に戻ると、降順で上から下にダイアログを簡単に読むことができます。
何らかの理由で、Mozillaのデフォルト設定は「引用されたテキストの後にカーソルを置く」です。 メニュー「ツール」→「オプション」で変更することをお勧めします アカウント"→"コンパイルとアドレス指定 "。 こんな感じになります。
手紙の目的 ..。 ビジネスレターには2つのタイプがあります。
- 対話者に通知するとき（たとえば、1か月間行われた作業に関するレポート）。
- 対話者から何かが欲しいとき。 たとえば、添付の請求書の支払いを承認するためです。
原則として、報告するよりも多くの励ましの手紙があります。 対話者から何かを達成したいのであれば、それについてプレーンテキストの手紙で言うことが非常に重要です。 行動の呼びかけには、名前による行動の呼びかけを伴い、その後に手紙の最後の文を続ける必要があります。
正しくない ：「PorfiryPetrovich、誰が老婆を殺したか知っています。」
右 ：「PorfiryPetrovich、私は老婆をハッキングして死にました、お願いします、私の逮捕のための措置をとってください、私は苦しみにうんざりしています！」
なぜ特派員はあなたのためにこの手紙をどうするかを考える必要がありますか？ 結局のところ、彼は間違った決定を下すことができます。
本文中の署名 ..。 彼女はそうであるに違いない。 さらに、すべてのメールクライアントでは、署名の自動置換を構成できます。たとえば、従来の「Sincerely、...」などです。 Mozillaでは、これは[ツール]→[アカウントオプション]で実行されます。
署名に連絡先を書くかどうかは、すべての人の個人的な仕事です。 しかし、あなたが何らかの形で販売に関係しているなら、必ず書いてください。 コミュニケーションの結果に基づいて取引が行われなくても、将来的には署名からの連絡先によって簡単に見つけることができます。
最後に、あなたの手紙に答えるのが好きではない（できない、望まない、時間がない）対話者のための手紙の本文のもう1つの特徴。 レターのテキストでデフォルトを指定します。 たとえば、「Porfiry Petrovich、金曜日の12:00までに私を逮捕しに来なければ、私は自分が記憶に残っていると思います。」 もちろん、締め切りは現実のものでなければなりません（金曜日の11:50に例のテキストを送信しないでください）。 受信者は、あなたの手紙を物理的に読んで決定できる必要があります。 この「沈黙」は、対話者の無応答に対する責任からあなたを解放します。 いつものように、この機能の使用には賢明に取り組む必要があります。 人があなたの手紙に時間通りに定期的に返答する場合、そのような最後通告は、彼を怒らせない場合でも、少し緊張させるか、今すぐ手紙に返答しないという決定につながる可能性がありますが、金曜日を待たせます。
添付ファイル
手紙には、履歴書、商談、見積もり、スケジュール、ドキュメントのスキャンなどの添付ファイルが付いていることがよくあります。これは非常に便利なツールであると同時に、一般的なエラーの原因でもあります。
エラー ：巨大な添付ファイルサイズ。 20MBまでの添付ファイル付きの電子メールが頻繁に受信されます。 原則として、これらは600dpiの解像度でTIFF形式のいくつかのドキュメントのスキャンです。 メールプログラム特派員は、この添付ファイルのプレビューをダウンロードしようとしても、ほぼ確実に数分間フリーズします。 そして、神は受信者がスマートフォンでこの手紙を読もうとすることを禁じています...
個人的には、そのような文字はすぐに削除します。 あなたの手紙が読まれる前にゴミ箱に入れられたくないですか？ アタッチメントのサイズを確認してください。 3MB以下にすることをお勧めします。
それを超えた場合はどうなりますか？
- スキャナーを別の形式と解像度に再構成してみてください。 たとえば、PDFおよび300dpiでは、非常に読みやすいスキャンが取得されます。
- 次のようなプログラムについて考えてください WinRarアーカイバまたは7zip。 一部のファイルは完全に圧縮されています。
- 添付ファイルが巨大で、圧縮できない場合はどうなりますか？ たとえば、ほとんど空のアカウンティングデータベースの重量は900MBです。 DropboxやGoogleドライブなどの情報のクラウドストレージが役に立ちます。 Mail.ruなどの一部のサービスは、巨大な添付ファイルを自動的にリンクに変換します。 クラウドストレージ..。 しかし、私はクラウドに保存されている情報を自分で管理することを好むので、Mail.ruからの自動化は歓迎しません。
そして、投資についてのもう1つの完全に明白ではない推奨事項-彼らの 名前 ..。 それは、受信者にとって理解可能で受け入れられるものでなければなりません。 私たちが会社に宛てた商業オファーを準備していたら...それをフョードル・ミハイロヴィッチ・ドストエフスキーにしましょう。 マネージャーから承認のためのプロジェクト提案が書かれた手紙を受け取りました。添付ファイルには「DlyaFedi.docx」という名前のファイルが含まれていました。 これを送ってくれたマネージャーと、次のような対話が行われました。
親愛なるマネージャー、あなたは個人的にこの尊敬されている人に近づき、フェディアに直面して彼に電話する準備ができていますか？
どういうわけか、尊敬されている人、誰もが彼を名前と父称で呼んでいます。
なぜ添付ファイルを「ForFedi」と呼んだのですか？ 私が今彼を送るとしたら、彼はこのCPのために私たちから斧を買うと思いますか？
後で名前を変更するつもりでした...
なぜ時限爆弾（潜在的なクライアントの拒否）を準備するのですか、それともファイルの名前を変更するという余分な作業を自分で行うのですか？ 添付ファイルにすぐに正しく名前を付けてみませんか：「FedorMikhailovich.docxの場合」またはそれ以上の場合-「KP_Nebo_Topory.docx」。
ですから、私たちは多かれ少なかれ「顔」としての電子メールで整理しました。 効果的な作業のためのツールとして電子メールを見て、その気晴らしについて話しましょう。
文字の操作
電子メールは強力な気晴らしです。 他の気晴らしと同様に、メールはルールを厳しくし、作業スケジュールを導入することによって処理する必要があります。
少なくとも、メールの到着に関するすべての通知をオフにする必要があります。 メールクライアントがデフォルトで構成されている場合は、通知され、 音声信号、時計の横にあるアイコンを点滅させ、文字のプレビューを表示します。 一言で言えば、彼らは最初に骨の折れる仕事からあなたを引き離し、次にあなたを未読の手紙と目に見えない郵送の深淵に陥らせるためにすべてをします-人生から1時間か2時間マイナス。
誰かの強力な意志力により、通知に気を取られないようになります。一般の人々にとっては、運命を誘惑してオフにしない方がよいでしょう。 Mozillla Thunderbirdでは、これはメニューの[ツール]→[オプション]→[一般]→[新しいメッセージが表示されたとき]から実行されます。
通知がない場合、手紙が届いたことをどのように理解しますか？
とてもシンプルです。 あなた自身、意識的に、メールを解析するための時間を確保し、メールクライアントを開いて、すべての未読メッセージを確認します。 これは、1日2回、たとえば昼食時と夕方、または強制的なダウンタイム中、たとえば渋滞時に行うことができます。
よく聞かれるのですが、反応時間や緊急のメールはどうですか？ 答えは次のとおりです。メールに緊急の手紙はありません。 カスタマーサポート部門で働いている場合を除きます（このような部門には、メールを扱うための独自のルールがあります）。
緊急の手紙がある場合、送信者は他のチャネル（電話、SMS、Skype）を介してこれについて通知します。 次に、意図的にメールクライアントにアクセスし、緊急メールを処理します。 すべての時間管理の達人（たとえば、「タイムドライブ」を使用するGleb Arkhangelsky）は、最大24時間の電子メールへの応答の標準を宣言しています。 これはマナーの通常のルールです-対話者からの電子メールによる即時の返信を期待しないでください。 緊急の手紙がある場合は、より高速な通信チャネルを介して通知します。
そこで、通知をオフにして、スケジュールに従ってメールクライアントをオンにしました。
郵便局に行って「分解する」という名前の活動をしたときの対処法 Eメール「？ この仕事の始まりと終わりはどこにありますか？
ゼロ受信トレイシステムについてはよく耳にしますが、残念ながら、それを使用している人に会ったことはありません。 私は自分の車輪を再発明しなければなりませんでした。 Lifehackerにこのトピックに関する記事があります。 例えば、 " "。 以下では、私の解釈におけるゼロ受信ボックスシステムについて説明します。 GTDの達人がコメントをチェックインし、説明されているシステムを追加または改善していただければ幸いです。
電子メールはタスクスケジューラやアクティビティのアーカイブではないことを理解し、受け入れることが重要です。 したがって、受信トレイフォルダは常に空である必要があります。 受信トレイの解析を開始したら、このフォルダーを空にするまで、停止したり、何かに気を取られたりしないでください。
受信トレイのメールをどうするか？ 各文字を順番に調べて削除する必要があります。 はい、キーボードのDeleteキーを選択して押してください。 あなたが手紙を削除するためにあなた自身を連れて行くことができないならば、あなたはそれをどうするかを決める必要があるでしょう。
- 3分で答えられますか？ 答える必要がありますか？ はい、必要です。回答は3分以内で完了し、すぐに回答します。
- 答える必要がありますが、答えの準備には3分以上かかります。 電子メールをタスクに変換できるタスクプランナーを使用している場合は、電子メールをタスクに変換して、しばらくの間忘れてください。 たとえば、私は絶対に素晴らしいDoit.imサービスを使用しています。 それはあなたが個人的な電子メールアドレスを生成することを可能にします：あなたはそれに手紙を転送し、そしてそれはタスクに変わります。 ただし、タスクスケジューラがない場合は、レターを「0_Run」サブフォルダに移動します。
- 手紙にすばやく返信し、それをタスクまたは簡単な習熟に変えたら、次にこのメッセージをどう処理するかを決定する必要があります。メッセージを削除するか、長期保存用のフォルダーの1つに送信します。
これが私の長期保存フォルダです。
- 0_実行。私はそのようなフォルダーを持っていませんが、プランナーがいない場合は、繰り返しますが、ここに詳細な調査が必要な手紙を入れることができます。 このフォルダも定期的にクリーニングする必要がありますが、特別に割り当てられた時間に慎重に行う必要があります。
- 1_Ref。ここに、背景情報が記載された手紙を置きます。さまざまなWebサービスからのログインが記載されたウェルカムレター、次のフライトのチケットなどです。
- 2_プロジェクト。現在の関係があるパートナーとプロジェクトに関する通信のアーカイブはここに保存されます。 当然、プロジェクトまたはパートナーごとに個別のフォルダーが作成されます。 パートナーのフォルダには、彼の従業員だけでなく、このパートナーに関連する「天国」の従業員からの手紙も入れました。 非常に便利です。必要に応じて、プロジェクトに関するすべての通信が数回クリックするだけで手元にあります。
- 3_美術館。ここで私は削除するのが残念なそれらの手紙を投げています、そしてそれらの利点は明白ではありません。 また、「2_Projects」から閉じたプロジェクトのあるフォルダーはここに移行します。 一言で言えば、削除の最初の候補者は「美術館」に保管されています。
- 4_ドキュメント。これは、クライアントからの和解の声明、行われた旅行のチケットなど、将来会計に役立つ可能性のある文書の電子サンプルを含む手紙です。 このフォルダには、多くの点で「2_Projects」および「1_Sprav」フォルダと共通点があり、アカウンティング情報のみが格納され、管理情報は「2_Projects」フォルダに格納されます。 「4_Documents」（デッド情報）と「2_Projects」（ライブ情報）。
- 5_知識。ここでは、インスピレーションを得たり解決策を見つけたりするために、しばらくしてから戻ってきたい本当に便利なニュースレターのみを追加します。
このシステムの操作にとって重要なメールクライアントの他の設定があります。 まず、デフォルトでは、Thunderbirdの[メッセージを既読にする]チェックボックスがオンになっています。 わざとやりたいので、チェックボックスはなくなりました！ これを行うには、メニューの[ツール]→[オプション]→[詳細設定]→[読み取りと表示]に移動します。
第二に、私たちは使用します フィルタ ..。 以前は、送信者のアドレスに基づいて適切なフォルダに手紙を自動的に転送するフィルタを積極的に適用していました。 たとえば、弁護士からの手紙は「Lawyer」フォルダに移動されました。 私はいくつかの理由でこのアプローチを拒否しました。 まず、99％のケースで弁護士からの手紙は、あるプロジェクトまたはパートナーに関連しています。つまり、このパートナーまたはプロジェクトのフォルダーに移動する必要があります。 第二に、私は意識を追加することにしました。 特定の手紙をどこに保存するかは自分で決める必要があり、未処理のメッセージを1か所（受信トレイ）で検索する方が便利です。 現在、フィルターは、さまざまなシステムからの自動通常文字をフォルダーに分類するためにのみ使用しています。つまり、決定を行う必要のない文字です。 Mozilla Thunderbirdのフィルターは、「ツール」→「メッセージフィルター」メニューで構成されます。
したがって、適切なアプローチでは、通信の量に応じて、電子メールは1日10〜60分かかるはずです。
はい、もう1つ。 あなたはすでに新しい手紙の到着についての通知をオフにしましたね？ ;）
私たちは毎日何十通ものメールを送信しています。 「ランチに行きましょうか」などの非常に短いメッセージである場合があります。 時々-あなたがあなたのビジネスやウェブサイトを提示する助けを借りて。 手紙が多くて時間が短いと、急いで間違え始めます。 通常、タイプミスのように些細なことですが、評判を傷つけ、クライアントや従業員との関係を台無しにする可能性があるものもあります。
これは回避できます。収集して、いくつかの落とし穴について知っておく必要があります。 メールを送信するときによくある間違いは次のとおりです。 注意深く読み、最初に少し間を置いて、すべてが正常であるかどうかを確認してから、[送信]ボタンをクリックする必要があることを忘れないでください。
間違ったアドレスを入力しています
最も一般的で最も不快な間違い。 かなり個人的な写真を友人やガールフレンドに送信したいが、上司や顧客の住所を自動的に入力するとします。 そして、手紙が去った後で初めて、あなたは今何が起こったのかを恐ろしく思います。 これがあなたを慰めるなら、私たち一人一人は彼の人生の中で少なくとも一度はそのような状況に陥っています：弁護士は反対側に機密文書を送り、デザイナーは間違ったクライアントにサイトのレイアウトを送りました。 しかし、これが私たちに起こったとき、地球は私たちの足の下に残っているようです。
幸いなことに、たとえば同じGmail内の多くのメールサービスには機能があります。 オンにして、大きな時間間隔を指定します。つまり、静かになります。
愛着を忘れた
手紙にあるファイルが添付されていると書いたのですが、添付し忘れてしまいました。 誤解や謝罪につながることが多いもう1つのよくある間違い。 一方で、それは大丈夫です、誰も完璧ではありませんが、最初にすべてをチェックしてから、手紙を送る方が良いです。 また、受信者からの質問を避けるために、添付ファイルはすべてレターの本文に記載することをお勧めします。 たとえば、次のようになります。
こんにちはマキシム！ 私はあなたにいくつかのファイルを送ります、それらは添付されています：
役務契約
猫とのGIF
あなたは装飾について考えていません
あなたが覚えているように、彼らは彼らの服によって迎えられます。 手紙をすぐに削除するように促されたくない場合は、そのフォームで作業してください。 彼女はコンテンツと同じくらい多くの時間を費やす必要があると彼らは言います。 幸いなことに、今日は簡単です。 これを行うには、Wix ShoutOutアプリを使用して、適切なテンプレートを選択し、それにテキストを追加することをお勧めします。 特別な知識は必要ありません。すべてがきちんと美しく見えることを確認してください。 ちなみに、良いニュースレターには独自の秘密とルールがあるので、私たちのメールマーケティングディレクターを読むことをお勧めします。 感謝しないでください。
件名を含めない
電子メールの件名は、テキストの見出しとほぼ同じ役割を果たします。 それはあなたの名前の隣に表示され、受信者はそれを見て、あなたが彼に送ったものを理解します：請求書、会議の結果、求人、サイトのレイアウトなど。 必要に応じて、人があなたの手紙をすばやく見つけて説得力を持ち、たとえばメーリングリストに興味を持ってもらうことができるように、トピックを明確に定式化する必要があることを忘れないでください。 少し前に、忘れてしまった場合は読み直す価値があると書きました。
下書きを保存しません
あなたが手紙を書くのが好きなら テキストエディタ、その後、より頻繁に保存します。そうしないと、1日中手紙に費やした後、突然コンピューターがフリーズし、すべてがなくなってしまいます。 または、メールサービスに直接書き込むと、すべてのスケッチが自動的に「下書き」フォルダに保存されます。
あなたは失礼です
通信における礼儀正しさは、人生と同じくらい重要です。 誰もが従う必要のある基本的なルールは次のとおりです。
特に彼が良い仕事をしたことがわかった場合は、常に送信者に手紙を感謝します。 私たち全員が「魔法の」言葉を教えられたときのことを覚えていますか？ 私たちはすでに大人ですが、それらを忘れないでください。
問題が非常に緊急かつ重要であっても、落ち着いてください。 神経質と非難は間違いなく良いものにはつながりません。
一般的なフレーズで手紙を始めて終わります。 フォーマルさの程度は、あなたが誰とテキストメッセージを送っているのかによって異なります。 これが上司または単なる役人である場合は、「こんにちは」、「さようなら」、「キス」を使用しないでください。 逆に、同僚や友人に手紙を書く場合は、従来の「誠実」なしで行うことができます。
あなたはテキストを校正しません
タイプミスは経験全体を台無しにする可能性があるので、手紙を注意深く、できれば数回読み直してください。 スペルや構文について疑問がある場合は、 Gramotu.ru..。 タイプミスについて謝罪し、実際に読み書きができることを証明するよりも、7回測定する、つまり確認する方がよいでしょう。
ちなみに、未完成の手紙を誤って送信することを恐れている場合は、最初にテキスト全体を完全に書き込んでから、受信者のアドレスを入力してください。
あなたは手紙のコピーに適切な人を入れません
誰があなたの手紙を受け取ることができるか見てみましょう。 [宛先]フィールドが主要な受信者です。 「Cc」フィールドは、コピーを受け取る人です。 彼は議論中の問題に直接関係していませんが、彼は知っておく必要があります。 「Bcc」フィールドは非表示の受信者です。 それらを追加しますが、プライマリ受信者には表示されません。 ここでは注意が必要です。CcとBccを混同すると、受信者は自分がスパイされていると思います。
何が起こっているのかを知っておくことが重要な人もいることを覚えておいてください。 「どうして私をコピーに追加できなかったの？！」というトピックに関する非難を聞きたくないでしょう。 私はこのプロジェクトに2か月間取り組みました！」 疑わしい場合は、質問に関係のあるすべての人を追加してください。 気が散ることに誰もが満足するわけではないかもしれませんが、あなたに対する不満はありません。
あなたは購読していません
あなたは「誠意をこめてマーシャ」と書き、すべてが順調だと思いますが、手紙の受取人は座って、彼女がどんなマーシャなのか疑問に思います。 印刷所から？ たぶんイラストレーター？ 彼が推測で迷子にならないように、署名を設定すると、各メッセージの最後に自動的に追加されます。 名、姓、会社名、肩書き、 連絡先たとえば、スカイプや電話番号。 あなたはアドレスを追加することができます-これは広告ですが、邪魔になりません。
あなたは間違った時間を選んでいます
夜に手紙を書くのは良い考えではありません。 理由1：あなたはおそらく日中ひどく疲れています、あなたは考えるのがあまり得意ではなく、これらすべての間違いを犯す危険があります。 理由2：朝の郵便物の雪崩があなたの真夜中の手紙をその下に埋め、近い将来、受取人はそれを絶対に見ないでしょう。 そして3番目：あなたは朝の3時にビジネスレターを書くので、どうやらあなたは他に何もすることがありません。
私たちのアドバイス：重要で緊急なことが何も起こらない場合は、すべての通常の人々と同様に、月曜日から金曜日までと営業時間中にメッセージを送信してください。
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