Порядок, сроки и правила инвентаризации компьютеров. Обзор Total Network Inventory - утилиты для автоматической инвентаризации парка компьютеров Программа для инвентаризации компьютеров

Инвентаризация компьютерной техники

Для каждой компании наступает такой момент, когда необходимо привести в порядок все, что относится к ИТ-инфраструктуре.

Это относится к таким работам, как перемещение, учет компьютерной техники, планирование обслуживания сервисного облака и его компонентов, ПО, планирование заказов и покупок.

Именно в такие моменты многие компании задумываются над такой услугой, как инвентаризация офисного оборудования.

Что такое инвентаризация ИТ-инфраструктуры?

Важно понимать, что задачей инвентаризации в первую очередь является оценка состояния и состава ИТ-активов. Чаще всего за такой услугой к нам обращаются представители среднего или крупного бизнеса, так как именно они обладают достаточным количеством рабочих мест и различных сетевых средств.

Учет компьютеров в сети чаще всего осуществляются по двум причинам. Первая из них – это модернизация компьютерной техники, программного обеспечения и всей области ИТ в компании.

Второй причиной можно назвать обновление состава штатных сотрудников, которые работают в сфере информационных технологий.

Что же попадает под учет во время инвентаризации?

Это серверы, периферийное оборудование, персональные рабочие станции (компьютерная техника) сотрудников, системы вентилирования, охлаждения серверов, компоненты электроснабжения для рабочих станций пользователей и центральных узлов. Кроме того, подобной деятельности может подвергаться ПО (прикладное, серверное, специальное и общее).

Все мероприятия системы данных осуществляются вместе со штатом сотрудников клиента, так как нужно обеспечить санкционированный доступ к хранилищам информации, получить все необходимые допуски и разрешения.

Проверка ИТ осуществляется на основе технического задания, предоставляемого заказчиком.

В таких документах содержится информация о том, какие цели ставит перед собой инвентаризация IT оборудования, проверяется актуальность системы, анализируется ее стоимость.

Также при инвентаризации рабочих мест и оборудования выполняется выбор определенной методики, которая позволит обеспечить полноту полученных результатов инвентаризации.

Идентификаторы для инвентаризации IT оборудования – это легко и просто

Существуют специальные идентификаторы, каждый из которых является уникальной программой. С помощью нее можно максимально быстро и эффективно провести такую процедуру, как инвентаризация компьютерной техники.

Для небольшой компании, которая имеет всего несколько компьютеров и один сервер, для таких целей используется Excel.

Но в последующем даже для маленькой фирмы подобный вариант становится неудобным, ведь неизвестно, как определить, где и в какой момент времени расположено то или иное оборудование.

Именно поэтому нужна специализированная программа для инвентаризации, учёта компьютеров и сетевого оборудования. Именно такой программой является Total Network Inventory 3.

Данная программа полезна в том, что она дает возможность выполнять учет оборудования, программного обеспечения, компьютерной оснастки и других средств, в том числе отдельных рабочих мест и целых серверов.

Кроме того, в стандартные возможности платформы можно включить и такие популярные задачи, как сканирование сети, планировщик, журнал изменений, отчеты и многое другое.

Перейти на TNI 3 также стоит и потому, что программа дает возможность создать наиболее полную базу данных всех пользователей, которые работают со всеми рабочими станциями на предприятии.

Помимо этого, здесь можно хранить пароли и протоколы, следить за статусом оборудования любого из рабочих мест в режиме онлайн.

Дополнительно пользователь может получить существенный ряд преимуществ и полезных функций, благодаря которым управление всей ИТ-системой становится максимально удобным и простым, не требующим больших усилий и затрат.

Зарабатывайте деньги с TNI 3

Важно понимать, что продукт дает возможность получить максимально возможный комплекс инструментов для проведения полноценной инвентаризации компьютеров сотрудников компании.

Также мы можем предложить ПО для инвентаризации ИТ, которое обеспечит вам максимально простой и доступный вариант выполнения такой работы.

Чтобы получить более подробную информацию о таких продуктах, достаточно связаться с нашими сотрудниками и узнать у них, каким образом проводится работа с подобным ПО.

It Invent – программа для инвентаризации техники, которая достаточно быстро и легко справляется с любой проблемой, которая может возникнуть у пользователей или сотрудников вашей организации. Это программное обеспечение, позволяющее проводить такие работы, как инвентаризация серверного оборудования или других видов средств.

Программа может быть использована администраторами, обычными пользователями, владельцами бизнеса, руководителями отделов и другими людьми, которые могут иметь доступ ко всей системе или ее отдельным компонентам.

Какие же основные функции программы? В первую очередь это учет оборудования, в том числе комплектующих и инвентаря, также это может быть сканирование компьютеров в сети, учет при ремонте и заказах поставщиков, создаваемые этикетки со штрих-кодами и другими обязательными атрибутами. Также для создания инвентарного номера и этикетки, на которой он будет написан, нужно использовать ПО ITAM, управление ИТ-активами с которой становится простым и доступным действием, не требующим значительных затрат со стороны работодателя.

Кроме того, что она дает возможность учитывать и такой вид мероприятий, как инвентаризация IT оборудования по сети, она обеспечивает:

проведение качественного анализа всей ИТ системы;
контроль лицензионных продуктов;
проведение мероприятий по осуществлению финансового отчета;
создание этикеток для обеспечения эффективного отчета по проведенным работам, которые включает в себя такая операция.

Все вышеперечисленное – это основная база, благодаря которой системный администратор или любой сотрудник ИТ-отдела сможет контролировать технику, лицензионное соответствие и другие важные параметры, отвечающие за ведение бизнеса и успешное формирование инфраструктуры. Больше информации можно узнать по указанным на сайте телефонам.

Источник: https://helpit.me/articles/inventarizacia-komputernoi-tehniki

Во исполнение приказа Минтопэнерго России от 9 ноября 1999 года N 380, в целях совершенствования организации работ по сервисному обслуживанию локальной вычислительной сети, вычислительной техники и оргтехники в Министерстве, а также организации учета технических средств локальной вычислительной сети, вычислительной техники и оргтехники

приказываю:

1. Создать комиссию по инвентаризации технических средств локальной вычислительной сети, вычислительной техники и оргтехники и следующем составе:

Яновский Л.Б.	–	статс-секретарь – заместитель Министра (председатель)
Бондаренко Ю.М.	–	начальник Управления делами (заместитель председателя)
Цуркан В.М.	–	заместитель начальника Хозяйственного управления
Воробьева Т.Б.	–	заместитель начальника Бюджетно-финансового управления
Журавлева Н.Е.	–	заместитель начальника Управления бухгалтерскогоучета и отчетности
Сизов И.В.	–	главный бухгалтер Хозяйственного управления
Казаков А.И.	–	начальник отдела Специального управления
Паршутина О.В.	–	главный специалист Правового управления
Иванов В.В.	–	заместитель директора ГП “ЦДУ ТЭК”
Баланцев А.А.	–	главный специалист ГП “ЦДУ ТЭК”
Куркин Н.Н.	–	начальник диспетчерской службы информационных систем и технического обслуживания средств вычислительной техники ГП”ЦДУ ТЭК”

2. Руководителям структурных подразделений Министерства:

2.1. В двухдневный срок своими распоряжениями назначить лиц, ответственных в структурных подразделениях за учет и техническое состояние вычислительной техники и оргтехники. Копии распоряжений передать комиссии (Бондаренко Ю.М.);

Обязать ответственных лиц в подразделениях за учет и техническое состояние вычислительной техники и оргтехники до 1 ноября 2000 года провести инвентаризацию всей вычислительной техники и оргтехники, находящейся в подразделениях. Результаты инвентаризации представить комиссии (Бондаренко Ю.М.): по форме согласно приложению в печатном виде, в электронном виде на дискете или по электронной почте по адресу: [email protected].

3. Комиссии до 1 ноября 2000 года провести инвентаризацию технических средств локальной вычислительной сети. Результаты инвентаризации представить по форме согласно приложению.

4. Хозяйственному управлению (Асташкину А.В.

) до 20 ноября 2000 года провести сверку данных, полученных в процессе инвентаризации, с базой данных материально-технических средств, находящихся на учете в бухгалтерии Хозяйственного управления Министерства, и представить комиссии (Бондаренко Ю.М.) результаты сверки.

5.1. Провести маркировку всей вычислительной техники и оргтехники в соответствии с данными инвентаризации;

5.2. Подготовить перечень технических средств локальной вычислительной сети, вычислительной техники и оргтехники, передаваемой на техническое обслуживание в ГП “ЦДУ ТЭК”," и представить его на утверждение руководству Министерства;

5.3. Осуществить инвентаризацию всех действующих договоров Минэнерго России на сервисное обслуживание и подготовить предложения о целесообразности их дальнейшей пролонгации.

6. Хозяйственному управлению (Асташкину А.В.):

6.1. До 31 декабря 2000 года заключить договор с ГП “ЦДУ ТЭК” на сервисное обслуживание в 2001 году технических средств локальной вычислительной сети, вычислительной техники и оргтехники в соответствии с утвержденным перечнем;

6.2. Совместно с ГП “ЦДУ ТЭК” до 20 декабря 2000 года разработать организационно-технические предложения по снижению затрат Министерства на расходные материалы при эксплуатации вычислительной техники и оргтехники в 2001 году;

6.3. До 1 декабря 2000 года представить в ГП “ЦДУ ТЭК” фактическую схему размещения департаментов и управлений в здании Министерства по адресу: Китайгородский проезд, д.7, а также план перспективного размещения подразделений Министерства;

6.4. Не менее чем за месяц представлять в ГП “ЦДУ ТЭК” (Гордееву О.Г.) сведения о перемещении структурных подразделений Министерства по зданию с приложением плана рабочих мест.

7. ГП “ЦДУ ТЭК” (Гордееву О.Г.) до 1 января 2001 года заключить договоры со сторонними организациями на сервисное обслуживание вычислительной техники и оргтехники в 2001 года.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря – заместителя Министра Яновского А.Б.

Министр
А.С.Гаврин

Приложение. Форма для представления результатов инвентаризации технических средств локальной вычислительной сети, вычислительной техники и оргтехники

Наименование департамента (управления)

Список кодов оборудования (графа 6)

Инструкция по заполнению фермы.

При вводе результатов инвентаризации в графе 6 проставляется код оборудования из таблицы кодов.

Если оборудования нет в списке, то ему присваивается код 16 (прочее оборудование), а наименование оборудования заносится в графу 12 (Примечание) формы.

Графы 1, 2, 3, 4, 5, 6, 10 и 11 являются обязательными для заполнения по каждой единице оборудования.

Электронная форма приложения (форма для заполнения результатов инвентаризации) находится на файловом сервере Министерства Z:\COMMON\ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ\inv_form.хls.

Электронную форму приложения можно получить на дискетке в комнате N 4020. Все ответы на вопросы по заполнению формы можно получить по телефону 220-58-22, 220-59-17, 220 59-46.

Копии подписанных документов должны передаваться в электронном виде на дискете или по электронной почте по адресу: [email protected].

Текст документа сверен по:
официальная рассылка

Источник: http://docs.cntd.ru/document/901775403

Обзор Total Network Inventory – утилиты для автоматической инвентаризации парка компьютеров

С ростом компьютерного парка в организациях возрастает опасность забыть, какое периферийное устройство находится внутри той или иной рабочей станции, или вообще потерять одно из них.

Потеря может произойти из-за халатности сотрудника отдела технического обеспечения или по злому умыслу работника, решившего улучшить быстродействие своего домашнего компьютера за счет фирмы.

У начальника технической службы или системного администратора существует несколько путей для недопущения такого рода происшествий. Например, можно опломбировать корпуса системных блоков и проводить регулярную инспекцию целостности пломб.

Можно производить опись компонентов каждое утро (или вечер). Также действенным может оказаться установка средств визуального наблюдения. Все эти методы имеют свои плюсы и свои минусы.

Основным минусом этих средств является повышенная их трудоемкость, а также весьма серьезная затратная часть (средства визуального наблюдения, пломбы, увеличенное рабочее время для контроля). Подобные минусы отсутствуют у еще одного варианта учета - программного.

Система Total Network Inventory от Softinventive позволяет вести полный учет программного обеспечения, установленного на компьютере, а также осуществлять контроль аппаратной части компьютеров офисов, малых и больших корпоративных локальных сетей.

Не сходя со своего места, администратор может просканировать сеть и получить исчерпывающую информацию о каждом компьютере. Никаких предварительно установленных модулей не требуется - они устанавливаются автоматически. Программа позволяет сканировать сеть как в реальном времени (немедленно), так и, используя скрипт, в момент подключения клиента к домену.

Внешний вид программы

Total Network Inventory имеет как обязательный в наше время мастер, дающий пользователю при минимуме напряжения мозга получить весьма впечатляющий результат, так и режим ручного сканирования, позволяющий пользователю настраивать все параметры самостоятельно.

Возможности сканера впечатляют. Сканирование ведется по трем видам информации: по оборудованию, по установленному программному обеспечению, а также по системной информации реального времени (запущенные в системе процессы, службы, общие ресурсы, переменные среды).

Внешний вид программы напоминает “Проводник”, наглядно отображая в левой панели дерево локальной сети с разбивкой на группы. Название группы соответствует положению рабочей станции в иерархии сети либо выбирается пользователем вручную.

При выборе компьютера в центральной части главного окна программы отображается информация о нем. Детализация о той или иной подсистеме выбирается на основании отмеченной категории в соответствующей панели, отображаемой справа.

Интерфейс у программы масштабируемый и легко поддается настройке на свой вкус.

Большое количество визуальных тем оформления, настраиваемые панели, инструменты, а также насыщенность клавиатурными сокращениями позволят даже самому привередливому пользователю адаптировать интерфейс программы под себя.

При первом запуске программы пользователю будет предложены варианты дальнейшей работы: запуск мастера сканирования сети, сканирования текущего компьютера или же открытие главного окна и дальнейшей работы. Основным режимом работы для системного администратора наверняка станет работа в главном окне. Однако, чтобы не вносить компьютеры вручную, на первом этапе можно использовать мастер сканирования сети.

Мастер сканирования сети

Мастер предлагает два варианта работы: онлайн-сканирование и логон-скрипт. Каждый вариант сопровождается подробнейшим описанием, указывая, какие разрешения и политики безопасности должны быть включены. Какой путь выбрать, зависит от конкретной ситуации.

При сканировании компьютеров, используя логон-скрипт, администратор получает возможность добавить строку вызова программы-сканера в доменный логон-скрипт, позволяя собирать информацию о каждом компьютере, который подключается к домену, используя данный скрипт (при установленной и запущенной службе WMI). Мастер позволяет выбрать общую папку, куда помещаются файлы программы-сканера, и папку для сохранения результатов сканирования. Далее, модифицировав логон-скрипт, администратору остается только ждать, когда пользователи начнут подключаться к домену, и время от времени контролировать информацию, полученную с помощью программы.

Онлайн-сканирование имеет большее количество шагов для достижения результата. Этот тип сканирования подразумевает два варианта поиска компьютеров: “Сетевое окружение” и “Диапазон IP-адресов”. В первом случае программа просматривает дерево компьютеров, видимых через сетевое окружение. Этот вариант позволяет администратору увидеть структуру своей сети Microsoft Windows (рабочие группы, домены) и визуально выбрать узлы для сканирования. Если же сетевое окружение отображается медленно, или у администратора есть несколько подсетей для сканирования, или с ними нет NetBIOS-соединения, следует выбрать второй путь - “Диапазон IP-адресов”. Данный путь позволит задать один или несколько диапазонов адресов, по которым будет производиться сканирование. В каждом из вариантов нужно указать имя пользователя с соответствующими привилегиями (имеющего права работы с административными ресурсами).

Два варианта поиска компьютеров - “Диапазон IP-адресов” и “Сетевое окружение”

Результатом работы мастера будет список групп, доменов, узлов, а также подробнейшая информация о них.

Дополнительно для каждого компьютера создается учетная карточка, в которой содержатся сведения о владельце и компьютере:

имя компьютера;
инвентарный номер;
зарегистрированный пользователь;
стоимость компьютера;
название организации;
дата оплаты и установки;
рабочая группа или домен компьютера;
IP-адрес;
персональные данные;
дополнительные информационные поля.

Программа может автоматически генерировать инвентарные номера для любого вновь найденного компьютера, а также позволяет создавать дополнительные информационные поля, содержащие информацию о периферии, подключенной к компьютеру (например, источник бесперебойного питания, сканер, фотокамера).

Полнота информации, собираемой Total Network Inventory, позволяет вести наблюдение за любой аппаратной или программной составляющей системы, отслеживая любые изменения и своевременно реагируя на них. Для эффективной работы с данными в программе предусмотрена панель категорий, дублируемая кнопками на панели инструментов. Пользователь, выбирая категорию, получает исчерпывающую информацию о ней. Например, при выборе подкатегории “процессор” из категории “оборудование” программа выдаст все о процессоре, начиная от его названия и заканчивая напряжением ядра и частотой работы кеш-памяти второго уровня.

Для упорядочивания всего этого океана информации в системе предусмотрен построитель отчетов. Используя меню “Отчеты” или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов, пользователь получает доступ к инструментарию, связанному с отчетами.

Построитель способен сводить в удобной форме данные на основе выбранных пользователем критериев. Критерии отбора в программе условно разделены на четыре основные группы: общая информация, оборудование, программы, другое.

При переключении в режим построения отчетов администратору становятся доступны инструменты работы с отчетами, а также множественный выбор критериев в соответствующей панели.

Благодаря этому у оператора программы Total Network Inventory существует множество возможностей для контроля текущей ситуации с технико-программной базой офисной или корпоративной сети.

В зависимости от реалий той или иной фирмы программа предоставляет возможность воспользоваться либо предустановленными схемами отчетов, либо создать свою, наиболее полно отображающая требуемую картину с техникой. В меню “Отчеты” собраны схемы отображения отчетов.

Они (отчеты) делятся на две группы: полные и краткие. Например, отчет по критерию “Компьютер и мат. плата” в полном виде занимает страницу и содержит подробную информацию.

Это информация о системном блоке, материнской плате (производитель, имя, серийный номер, версия), информация BIOS (имя, производитель, дата выпуска, версия SMBIOS). В краткой же форме этот отчет занимает треть страницы и в нем сведена та же информация, но без конкретизации по датам, серийным номерам и прочему.

Построитель позволяет генерировать отчеты как для всей сети, так и для выбранных в панели “Обзор сети” компьютеров или групп.

Вы можете включить в отчет любое количество компьютеров и категорий в любой комбинации, то есть выбрать несколько компьютеров из разных сетей или групп, сочетая это с любой комбинацией информационных категорий.

И, наконец, настройки программы.

В зависимости от настроек безопасности сети, а также конфигурации сети программа позволяет настроить варианты соединения с удаленными станциями.

Это может быть либо использование в соединении именованных административных каналов по протоколу SMB, либо подключение к службе WMI через протокол RPC, либо их комбинации.

Также настройки позволяют администратору учесть наличие или отсутствие в сети DNS-сервера и определить, разрешать ли IP-адреса при сканировании или нет.

Множество остальных настроек позволяют весьма гибко управлять теми или иными параметрами программы в зависимости от текущей надобности администратора или конфигурации локальной сети.

Итак, в деле удаленного наблюдения, упорядочивания и сохранения информации о технико-программной составляющей компьютерного парка организации данный продукт весьма преуспел. Он обладает разумной ценой, неплохим быстродействием, великолепным обработчиком собранной информации, а также всеми нужными инструментами для работы в сетях различной сложности. Мы уверены, что Total Network Inventory позволит сэкономить немало сил и нервов системному администратору. Посмотреть стоимость и условия приобретения

Источник: https://www.ixbt.com/soft/total-network-inventory.shtml

Приказ орегулярной инвентаризации программного обеспечения 20 г. №

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить ответственным за проведение регулярной инвентаризации [лицо, ответственное за учёт и хранение СБППО] .
Инвентаризацию проводить ежегодно в [июне] и [декабре] согласно регламенту «Инструкция по порядку проведения инвентаризации программного обеспечения», используя утверждённые отчётные формы:
- «Реестр программного обеспечения»;
- «Реестр сопроводительной документации и сопутствующих активов программного обеспечения»;
- «Инвентаризационная карточка компьютера».

Контроль выполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: на 3 л.

Директор ОУ ___________________ И.О. Фамилия

УТВЕРЖДЕНА

Приказом

от «__» ____ 20__ г. № ___

ИНСТРУКЦИЯ

по порядкупроведения инвентаризации программногообеспечения

Инвентаризация программного обеспечения (ПО) проводится на всех без исключения компьютерах, состоящих на балансе. Личные компьютеры преподавателей инвентаризации не подлежат.
Инвентаризации подлежат все без исключения экземпляры программного обеспечения, включая как устанавливаемые стандартными средствами и видимые в разделе «Установка и удаление программ» Панели Управления ОС Windows, так и экземпляры дистрибутивов и рабочих копий программ, находящихся на всех без исключения перезаписываемых носителях, подключённых к компьютеру, включая жёсткие диски, постоянно используемые с данным компьютером карты памяти, оптические перезаписываемые диски и т.п.
На каждый компьютер составляется электронная инвентаризационная карточка (далее – «ЭК») по форме «Инвентаризационная карточка компьютера ».
В процессе и результатах инвентаризации найденное программное обеспечение должно быть чётко классифицировано по следующим шести признакам «учётной единицы»:
- Производитель (пример: Microsoft)
- Наименование (пример: Office)
- Пакет (пример: Professional)
- Версия (пример: 2007)
- Язык (пример: русский)
- Платформа (пример: для Windows)

Если найденное ПО однозначно может быть определено как составляющая СБППО, должна быть сделана соответствующая пометка.

Подсчёту, помимо исполняемого программного обеспечения и его компонентов, также подлежат:

Шрифты;
Звуковые, графические и видео-файлы, являющиеся объектами авторского права.

По окончании инвентаризации ПО на основании заполненных ЭК составляется сводная таблица по форме «Реестр программного обеспечения » с указанием общего количества экземпляров ПО по каждой учётной единице.

Отдельной перепроверке и инвентаризации подлежат следующие активы:
- Документы на приобретение ПО;
- Носители;
- Упаковка;
- Руководства пользователя;
- Сопроводительные материалы.
Результаты инвентаризации активов вносятся в реестр по форме «Реестр сопроводительной документации и сопутствующих активов программного обеспечения ».

Результаты инвентаризации активов сверяются со следующими материалами:
- Последними предыдущими результатами инвентаризации активов;
- Журналами выдачи СБППО;
- Записями о приобретении и списании ПО за период между настоящей датой и датой предыдущей инвентаризации.
Если в процессе сверки обнаружены расхождения и/или пропажа документации и/или других активов, составляется докладная записка на имя директора с перечислением недочётов, их причин, планируемых и принимаемых мер по их устранению.

Если в процессе инвентаризации какие-либо активы найдены вне специализированного хранилища и обнаружено, что данные активы не были выданы для выполнения каких-либо работ в строгом соответствии с регламентами выдачи, активы должны быть немедленно помещены в хранилище, а на имя директора должна быть составлена докладная записка с перечислением недочётов, их причин, планируемых и принимаемых мер по их устранению.

В реестр программного обеспечения вносится информация о лицензиях, находящихся в законном наличии и/или распоряжении .

Количество фактических копий программного обеспечения и лицензий на него сравнивается, расхождения указываются в специальной колонке таблицы. ВНИМАНИЕ! Пакет СБППО не ограничивает количество установок.

Напротив СБППО в реестре программного обеспечения следует указать «количество не ограничено лицензией».

Информация из ЭК и реестра программного обеспечения сверяется с карточками учёта установок СБППО, входящими в комплект СБППО.

Если в процессе сверки обнаружены расхождения, составляется докладная записка на имя директора с перечислением недочётов, их причин, планируемых и принимаемых мер по их устранению.
По результатам проведения инвентаризации директору представляется рапорт (отчёт) о выполнении инвентаризации в свободной форме с подписями лиц, проводивших инвентаризацию, с приложением:
- Реестра программного обеспечения;
- Реестра сопроводительной документации и сопутствующих активов программного обеспечения;
- При найденных недочётах – соответствующих докладных записок.

ПОШАГОВАЯИНСТРУКЦИЯ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПРОГРАММНОГООБЕСПЕЧЕНИЯ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Этап1: Сбор необходимой начальной информации

Этотэтап носит подготовительный характер,в процессе его осуществления необходимособрать информацию, требуемую длявнедрения управления лицензиями ворганизации.

Информациявключает в себя ответы на следующиевопросы:

количество серверов в вашей локальной сети;

количество ПК в организации, сколько из них собраны в сеть, сколько являются автономными;
определить программное обеспечение, установленное на компьютерах (в общих чертах: Windows, офис, состав офиса, специальные программы по профилю вашей организации…);
кто является ответственным за приобретение и эксплуатацию установленного ПО.

Реализациявсех этапов технологии управлениялицензиями потребует определенноговремени и усилий не только со стороныперсонала отдела информационныхтехнологий, руководящего состава, но ирядовых работников.

Понимание необходимости данной работывсеми сотрудниками ОУ способно значительносократить сроки внедрения технологииуправления лицензиями в организации.

Каквсе необходимые данные будут собраны,можно переходить ко 2 шагу.

Этап 2: Проведениеинвентаризации установленного ПО

Проведениеинвентаризации программного обеспеченияявляется вторым этапом в процессеуправления лицензиями.

Существуютдва способа инвентаризации программногообеспечения:

Ручнаяинвентаризация

Пользовательможет провести инвентаризацию вручную,просмотрев жесткие диски всех компьютерови зафиксировав всю информацию в видеотчета. Одним из простых способовявляется использование опции Add or RemovePrograms.

Автоматическаяинвентаризация

Дляавтоматической инвентаризации ПО накомпьютерах и серверов ОУ можноиспользовать специальные программы.Каталог продуктов для инвентаризацииПО и управления лицензиями содержитполный перечень всех типов программ.

Вдополнение для выявления всех основныхустановленных продуктов Microsoft можноиспользовать программу Microsoft SoftwareInventory Analyzer (MSIA). Эти автоматизированныесредства существенно упрощают процессинвентаризации.

Спомощью MSIA или программы из каталогапродуктов для инвентаризации ПО иуправления лицензиями можно проводитьинвентаризацию ПО, как для автономноработающих компьютеров, так и дляподключенных к локальной сети.

Прианализе автономно работающих компьютеровнужно установить соответствующиепрограммы на каждом из них. Большаячасть специальных программ дляинвентаризации ПО автоматическигенерирует инвентаризационные отчеты.

Точная инвентаризация ПК - это то, без чего вы не можете обойтись в компании или организации. Управление инвентаризацией обновлений аппаратного и программного обеспечения всего компьютерного парка на бумаге или даже в электронных таблицах Excel требует существенных затрат труда и времени даже для небольших предприятий, не говоря уже о крупных корпорациях с сотнями и тысячами компьютеров. Не удивительно, что системные администраторы часто загружены этими рутинными операциями и воспринимают работу по ведению записей и статистики как бремя, не позволяющее использовать столь ценное время и ресурсы для более важных проектов.

Предлагаемая программой AIDA64 полностью автоматизированная инвентаризация сети снимает этот груз с плеч ИТ-специалистов. AIDA64 Business и AIDA64 Network Audit, предназначенные для бизнес-пользователей, позволяют выполнить подробную инвентаризацию аппаратного и программного обеспечения компьютеров на базе Windows, подключенных в одну корпоративную сеть. Объем информации, собираемый программой, можно полностью подстроить под требования пользователя, а администраторы получают возможность выбора между несколькими шаблонами (профилями отчета).

Гибкость конфигурации

Программа не требует установки, следовательно, ее можно запустить с общей центральной папки на любом клиенте в доменной среде. Конечно же, AIDA64 позволяет установить частоту создания отчетов (инвентаризации) компьютеров: отчеты можно собирать раз в месяц, раз в неделю, раз в сутки или после каждого входа пользователя в систему. Поскольку AIDA64 поддерживает параметры командной строки, процесс может быть полностью автоматизированным.

Отчеты можно сохранять в открытых форматах, готовых для дальнейшей обработки, а также в базе данных SQL. Версии AIDA64 Network Audit и AIDA64 Business поддерживают следующие форматы отчетов:

обычный текстовый формат (TXT)
MHTML
ADO (для вставки в базу данных)

Интегрированный администратор аудита

Администратор аудита позволяет просматривать и анализировать инвентаризацию программного и аппаратного обеспечения компьютерного парка. Здесь можно также отфильтровать данные и создать графики. Например, системные администраторы могут с легкостью определить клиентов, которые не отвечают минимальным системным требованиям новой применяемой программы, или для которых не установлены последние пакеты обновлений операционных систем и систем безопасности. В статистическом отчете (который можно отфильтровать по нескольким критериям), предоставляемом программой, можно сразу же увидеть процентное соотношение корпоративных компьютеров с определенным типом процессора, размером памяти или установленной версией Windows.

Также можно отследить изменения между снимками сетевого аудита, сделанными в разное время, и обнаружить изменения в оборудовании или программной среде компьютеров. Больше узнать о функции AIDA64 Change Manager можно .

Что говорят клиенты?

«Заменив ручную работу, программа позволяет вести записи и выполнять статистические задачи, которые были просто обузой для ИТ-специалистов, а также освобождает время персонала для других работ.»

Иозеф Сабо, системный администратор
Budapest Baths and Hot Springs Co.

Если вас интересует мнение других клиентов о программе AIDA64,

ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ

Создавайте отчёты по наличию определённых программ и их количеству на компьютерах. Контролируйте правильность использования программ и лицензионных ключей, находите запрещённое и нелицензионное ПО. Контролируйте папки автозагрузки, установку обновлений и заплаток ОС на компьютерах.

Создайте отчёты по установленному "железу" на компьютерах сети. Отслеживайте изменения в конфигурациях ПК. Например, узнайте, где стало меньше памяти, где были подключены внешние диски или USB-флэшки. Печатайте этикетки для корпусов ПК со штрих-кодами, их конфигурацией и серийными номерами комплектующих.

Программа отслеживает все изменения в конфигурациях удалённых ПК. Если кто-то удалил или поставил новую программу, подключил или отключил устройство, программа занесёт эту информацию в Журнал изменений и вы сможете провести анализ. Вы также можете получать оповещения о новых изменениях по электронной почте.

Создайте отчёт, содержащий компьютеры с недостаточным объёмом памяти (например, все ПК с объемом RAM меньше 2 ГБ), маленькими мониторами и старыми процессорами. Вовремя проведённый апгрейд позволит сэкономить средства и улучшить продуктивность сотрудников предприятия.

Все данные, содержащиеся в программе, можно выгрузить во внешние СУБД для более детального анализа. Программа содержит более 100 готовых отчётов, систему фильтрации и дизайнер отчетов для отбора данных по условиям и подготовки практически любого отчёта. Если не найдёте нужного - обращайтесь к нам . :)

ПРЕИМУЩЕСТВА

Фоновый сбор информации по расписанию.

Мониторинг изменений программ и оборудования на компьютерах.

Диагностика проблем на компьютерах сети и оповещение администратора.

Более 100 готовых отчётов, экспорт в PDF, Word, Excel, HTML.

Учет компьютерной техники и оргтехники, склад запчастей, ведение истории обслуживания компьютеров.

Поддерживает несколько способов сбора информации (для доменов, рабочих групп и ПК без сети).

Веб-интерфейс для удаленного доступа к инвентарной базе.

Работаем на рынке ПО с 1998 года (22 года). Разработка программы инвентаризации ведется уже 14 лет с 2006 года!

СКРИНШОТЫ

ВЕРСИИ: ОБЫЧНАЯ И PRO

Таблица отличий между версиями:

Если у вас уже есть лицензия на обычную версию, то можно перейти на Pro, доплатив разницу в цене между той лицензией, что у вас есть, и нужной лицензией Pro.

При покупке лицензии вы получите подписку на бесплатные обновления программы и тех. поддержку в течение одного года. Мы не забрасываем наш проект и постоянно развиваем его уже более 12 лет (с 2006 года).

Программа работает в среде Windows XP/Vista/7/8.1/10; Server 2003/2008/2012/2016/2019. Вы можете скачать и попробовать 30-дневную пробную версию бесплатно.

ДОСТИЖЕНИЯ

Лауреат премии «Российское ПО 2014: инновации и достижения» журнала PC Magazine.

14.12.2014: "ПК опрашиваются в фоновом режиме, предоставляя администратору актуальные отчеты о комплектующих и программах, установленных на компьютерах. Пакет позволяет загружать информацию с ПК за маршрутизаторами и NAT, извлекать данные с ноутбуков и Android-гаджетов мобильных сотрудников."

Лауреат награды «PC Magazine/RE. Лучшее ПО 2013 г.»

12.12.2013: "Удобная система инвентаризации ИТ-инфраструктуры, что особенно полезно в компаниях СМБ с их «зоопарком» оборудования. Система фиксирует марки оборудования, конфигурацию ПК, версии ПО и лицензии. Одна из самых полезных возможностей - отслеживание изменений в оборудовании, дающая возможность обнаруживать выход из строя, пропажу или подмену комплектующих."

02.10.2007: "Мощный инструмент для централизованной инвентаризации аппаратного и программного обеспечения компьютеров локальной сети. Позволяет обнаруживать компьютеры в сети и собирать информацию о них в базу данных... Возможность выбора в отчет компьютеров, конфигурации которых удовлетворяют заданному условию, упрощает решение таких задач, как планирование модернизации."

Компьютерная техника применяется сегодня на каждом предприятии. Как и прочие основные средства, она подлежит инвентаризации. Эта процедура имеет отличительные черты. Порядок проведения описи имущества регламентируют: Закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, Методические рекомендации, утв. Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995, Положение по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998. Рассмотрим подробно в статье, как проходит инвентаризация компьютеров, что нужно знать проверяющим об этом виде учета.

Основные понятия инвентаризации

Проверка наличия компьютерной техники предполагает опись и относящихся к ней комплектующих. Основные объекты инвентаризации представлены в таблице.

Опись компьютерной техники преследует следующие цели:

Контроль сохранности имущества;
Определение соответствия фактического наличия данным бухучета;
Оптимизация расходов на закупку ЭВМ;
Выявление неиспользуемых объектов;
Формирование перечня на списание;
Контроль изменения стоимости имущества;
Поддержание дисциплины ответственных за технику лиц.

Инвентаризация компьютеров по сети

В настоящее время существует большое количество специальных программ, которые позволяют оперативно выполнить инвентаризацию вычислительной техники. Для проведения описи автоматизированным способом необходимо, чтобы вся техника компании была подключена к единой сети. Порядок дальнейших действий приведен в таблице.

Применение автоматизированной программы имеет ряд достоинств:

Возможность использования шаблонных или самостоятельно разработанных отчетных форм;
Проверка в фоновом режиме;
Экономия времени;
Отсутствие необходимости отрыва сотрудников от выполнения своих обязанностей;
Стопроцентная точность полученных данных.

Проверке подвергается весь объем данных по компьютерному оборудованию и программным продуктам.

Особенностью специализированной программы для инвентаризации является то, что планировать сканирование можно по определенному графику. По указанной схеме программа произведет просмотр сетевых данных и представит итоговые отчеты. Это позволяет в нужный момент узнать, в каком состоянии находится компьютерная техника компании.

Бухучет инвентаризации компьютерной техники

Недостачу компьютеров списывают по остаточной стоимости на 94-й счет недостач. Если виновник определен, то он должен возместить ущерб. Его величину определяют по стоимости имущества по балансу. Если виновное лицо не найдено либо суд отказал во взимании с него средств, то недостачу списывают на финансовый результат. Аналогично учитывают убыток от форс-мажорных обстоятельств.

Излишки принимают к учету по рыночной оценке. Она определяется по цене на аналогичный объект, письменно подтвержденной, например, фирмой-изготовителем либо по заключению экспертов-оценщиков. Стоимость должна иметь документальное подтверждение. Соответствующую сумму относят на финансовый результат.

В отчете о прибылях и убытках излишки показывают по статье «Внереализационные доходы».

Пример. В ООО «Вымпел» пропал компьютер стоимостью по балансу 48 000 р. Сумма амортизации равна 14 000 р. Следственные органы не установили виновника и вынесли соответствующее постановление. Объект подлежит списанию на финансовый результат.

Дт 01.2 Кт 01 48 000 р. - отражена первоначальная стоимость пропавшего компьютера;

Дт 02 Кт 01.2 14 000 р. - учтен износ;

Дт 94 Кт 01.2; Дт 91.2 Кт 94 34 000 р. - списана недостача.

Сроки проведения проверки

Компьютеры являются основными фондами компании. В соответствии с законом их плановая инвентаризация осуществляется один раз в 3 года перед заполнением итоговой бухгалтерской отчетности. Руководство может самостоятельно определять сроки и периодичность проверки и отразить это в учетной политике.

Проведение инвентаризации является обязательным по следующим причинам:

Смена ответственных работников;
Выявление случаев хищения и порчи имущества;
Ликвидация фирмы или ее реорганизация;
Чрезвычайные ситуации и стихийные бедствия;
В прочих установленных законом случаях (п. 1.5, 1.6 Рекомендаций, утв. Приказом № 49 ).

Порядок проведения компьютерного учета

Перед началом инвентаризационных действий нужно провести подготовительные мероприятия. Для упрощения процедуры на каждый объект следует наклеить этикетку. На ней отражается следующая информация:

Название предприятия;
Наименование объекта по данным учета;
Инвентарный номер;
Ответственный сотрудник.

Порядок проведения описи отражен в таблице:

№ п/п	Этап	Действия
1	Подготовительный	Назначение комиссии, составление плана проверки, издание приказа, печать инвентаризационных описей
2	Проверка	Осмотр объектов по подразделениям организации в разрезе материально ответственных лиц, заполнение описей
3	Регистрация расхождений	Документальное оформление излишков или недостач (докладные записки, описи) с указанием причин расхождений
4	Оформление итогов	Составление акта
5	Сопоставление данных	Сверка полученных данных с учетными

Приказ можно составить по форме ИНВ-22 или в произвольной. В документе указывают причину проверки, состав комиссии, даты начала и завершения, какое имущество инвентаризируется. Данные в ходе осмотра фиксируются в инвентаризационных описях ( , для нематериальных активов).

Сведения в них группируются по ответственным работникам и структурным подразделениям. Они содержат учетные сведения о номенклатуре, количестве и инвентарных номерах объектов проверки. В ходе осмотра техники комиссия вносит в описи аналогичные данные по факту.

При выявлении неисправного оборудования или его отсутствия составляется докладная на имя директора. В нее записывают наименования, номера потерянной или непригодной для дальнейшего использования аппаратуры. Здесь же указываются причины выявленных дефектов, ставится подпись ответственного за сохранность ценностей сотрудника и членов комиссии. Аналогично оформляют выявленные излишки.

На основании данных описей комиссия оформляет акт об итогах контроля. Завершающим этапом является сверка полученной информации с данными бухучета. Вносятся необходимые корректировки, наказываются виновники и т. д.

Пример. В октябре 2016 в ходе инвентаризации в ООО «Удача» выяснилось, что в эксплуатации находится компьютер, купленный в июле прошлого года. Он не был принят к учету. Стоимость объекта составляет 50 150 р., в т. ч. НДС - 7 650 р.

Компьютер нужно поставить на учет и начислить амортизацию за весь период его функционирования. Срок службы определен продолжительностью 30 месяцев. Износ начисляется линейным методом.

1 / 30 * 100 = 3,33% - норма амортизации;

(50 150 – 7 650) * 3,33% = 1 415,25 р. - сумма износа в месяц.

В октябре 2016 бухгалтер сделал следующие проводки:

Дт 08 Кт 60 50 150 р. - принят к учету компьютер;

Дт 19.1 Кт 60 7 650 р. - учтен НДС по купленному объекту;

Дт 01 Кт 08 50 150 р. - компьютер учтен в составе основных фондов;

Дт 91.2 Кт 02 7 076,25 р. - отражена амортизация за 2015 год (1 415,25 * 5);

Дт 26 Кт 02 14 152,50 р. - учтена сумма износа за текущий год на момент обнаружения ошибки (1 415,25 * 10).

Программа автоматизированной инвентаризации

При автоматизированном способе инвентаризации из базы учетных данных по компьютерам для каждого объекта печатают этикетки со штрих кодом. Впоследствии их приклеивают на соответствующее оборудование. При кодировании подобным образом для инвентаризации применяется программа 1С «Учет оборудования». В интернете можно скачать ее демоверсию и посмотреть презентацию.

Проверку компьютеров с помощью сканирования штрих кодов производит известная программа Hardware Inspector.

Все представленные на рынке специализированные программы имеют схожий порядок работы. Например, несложно скачать и использовать продукт «Инвентаризация компьютеров в сети». Она позволяет обнаружить устаревшие модели, запланировать обновление техники, выбрать компьютеры, ресурс которых не соответствует выполняемым на нем задачам и т. д.

Хорошо зарекомендовала себя программа IT Invent. Она поддерживает сканирование в сети и накапливает сведения по всем сетевым устройствам. С ее помощью можно осуществлять инвентаризационный учет сетевых компьютеров во всех филиалах компании.

Бесплатный вариант содержит ограниченный набор функций, их полный перечень доступен в коммерческой версии продукта. Еще одна программа «10-Страйк: Инвентаризация компьютеров» предлагается в нескольких модификациях. Организация может выбрать более подходящую под свои цели.

Бухгалтерские проводки по учету излишков и недостачи

Для отражения результатов инвентаризации в бухучете предусмотрены следующие типовые операции:

Учет излишков:

Дт 08.3 Кт 91.1 - учтен доход в виде основного средства;

Дт 01 Кт 08 - объект принят к учету по рыночной цене.

Дт 91.1 Кт 99 - отражена прибыль от принятия неучтенного объекта к учету.

Учет недостач:

Если виновник не найден, ущерб отражают так:

Дт 94 Кт 01 - выявлена недостача;

Дт 02 Кт 01 - списан износ недостающего объекта;

Дт 91.2 Кт 94 - убыток отнесен на прочие расходы.

Если виновник найден, то операции имеют вид:

Дт 73 Кт 94 - недостача списана на виновного;

Дт 50 Кт 73 - сотрудник погасил задолженность;

Дт 70 Кт 73 - долг удержан из заработка работника.

Частые вопросы и ответы на них

Вопрос №1. Какую максимальную сумму можно удержать из зарплаты виновного сотрудника в счет погашения недостачи по итогам инвентаризации?

Ежемесячно можно удерживать не более 20% от заработка.

Вопрос №2. Какие последствия могут грозить организации при обнаружении налоговиками неучтенных компьютеров?

Подобные ошибки в учете ведут к искажению данных бухгалтерской отчетности. Если оно равно или больше 10%, то минимальный штраф составит 5 тыс. р.

Вопрос №3. Можно ли взыскать выявленную недостачу с материально ответственного сотрудника, который уволился до начала инвентаризации?

Нет. Согласно ст. 232 ТК РФ расторжение с работником трудового соглашения не освобождает его от ответственности за недостачу. Для доказательства того, что ущерб нанесен работником, нужно проводить инвентаризацию при его увольнении. Спустя время доказать его вину нельзя и взыскать недостачу тоже.

Вопрос №4. Как учесть недостачу техники, возникшую из-за пожара?

Ущерб по балансовой стоимости относят на убыток текущего года:

Дт 91.2 Кт 94 - списан ущерб от форс-мажорного обстоятельства.

Вопрос №5. Нужно ли составлять форму ИНВ-1 на компьютерную технику, сданную в аренду другим фирмам?

Не нужно. Проверять такое имущество должен арендатор. Один экземпляр описи с результатами инвентаризации он направляет арендодателю.

Инвентаризация компьютерной техники необходима для учета количества объектов и определения продуктивности их применения. С помощью этой процедуры организация оптимизирует затраты на приобретение компьютеров, комплектующих и программного обеспечения. Специальные программы позволяют провести ее без затрат времени и труда, получить точные данные.