Kako shraniti v Excelu. Shranite vse. Za uporabo samodejnega shranjevanja

16.3. Ustvarjanje in shranjevanje podatkov z izjavo o osnovnih podatkih Ustvarili ste upravljani objekt. Po tem ga želite namestiti in ta primerek vstaviti v kontekst osnovnih podatkov v datoteki

Excelov program Excelov delovni zvezek in delovni list Microsoft Excel je zelo močno orodje za ustvarjanje in vzdrževanje različnih elektronskih dokumentov. Za razliko od Worda, v katerem smo ustvarjali besedilne dokumente, se Excel uporablja za ustvarjanje preglednic. Preglednice so zelo priročne,

Nasvet 68: Shranjevanje podatkov Vrzite datoteke na bliskovni pogon USB in jih izvlecite iz računalnika? Pripravite se na dejstvo, da jih ne bo. Ne, to ni sabotaža. Nenavadno je, da je to storjeno za udobje uporabnikov. Dejstvo je, da bliskovni pogon USB zapisuje podatke veliko počasneje kot računalnik.

PDF - je bil razvit kot format za predstavitev knjig in revij na računalnikih. V vsakdanjem življenju in poslu se najpogosteje uporablja za ustvarjanje tako rekoč nespremenljivih dokumentov. Na primer, ustvarili ste tabelo s tarifami ali pogodbo in jo morate poslati odjemalcu, da stranka tam ničesar ne spremeni, najbolje je, da jo shranite v PDF. Konec koncev je Excel lahko enostaven, tudi če ga zaščitite z geslom.

XML- je bil razvit kot jezik, primeren za obdelavo dokumentov po programih in primeren in razumljiv za delo z dokumentom s strani osebe. Lahko rečete, da je format posebej ustvarjen za internet. Zelo pogosto izmenjave med dvema programoma potekajo v tako univerzalnem jeziku. Na primer samodejno razkladanje iz programa Access in nalaganje v 1C.

Celoten seznam razpoložljivih formatov je prikazan na sliki:

Kot je prikazano prej, morate shraniti Excel v PDF, pojdite v meni, izberite Shrani kot - nato element PDF ali XPS (na prvi sliki).

XPS je tudi poseben format za zaščito vsebine dokumenta, lahko bi rekli elektronski list papirja.

Excel v JPEG ali PNG

Za obliko slike ni posebne funkcije shranjevanja, vendar je to z orodji Windows precej enostavno.

Prvič, skoraj vsaka tipkovnica ima poseben gumb Print Screen (posnetek zaslona), ki se nahaja desno od F12. Najpogosteje je na njem napisano nekaj podobnega PrtScn ali Prt Sc.

Ko pritisnete ta gumb, se slika zaslona shrani in jo lahko prilepite kamor koli: v črko, Word ali Paint. Iz programa Paint lahko že shranite v JPEG in PNG.

Če morate kopirati samo aktivno okno, pritisnite Alt + PrtScn - podrobneje opisano.

Še lažje je najti program za škarje (v sistemu Windows 7 je vgrajen). Začni - vsi programi - Standardne so te iste škarje - zdaj lahko izberete kateri koli fragment in sliko takoj shranite v želeni obliki. Priročno - priporočam tistim, ki ga ne uporabljajo.

Če imate MAC - pritisnite Shift + Command + 3, da naredite posnetek zaslona

Shranite Excel v XML

Še enkrat, kot je prikazano na veliki sliki, z levo tipko miške kliknite Shrani kot - nato se bo v polju Vrsta datoteke odprlo okno za shranjevanje, ki išče podatke XML (* .xml).

Če pri shranjevanju pride do napake, shranite tabelo XML 2003, prav tako na seznam. Najpogosteje se to zgodi, ker Dokument XML ne sme sprejeti več kot 65 tisoč vrstic, format 2003 pa jih skrajša!

Nov dokument med ustvarjanjem je v pomnilniku računalnika in če ni shranjen na disk, bo po zaprtju aplikacije (v tem primeru Excel) ta dokument izginil in ga ne bo mogoče obnoviti. Včasih je lahko dokument res "enkraten", torej je ustvarjen samo zato, da ga enkrat uporabite (na primer za tiskanje). V večini primerov pa je treba ustvarjeni dokument shraniti, da bo z njim v prihodnje mogoče delati. Poleg tega je praviloma treba shraniti dokument, ki že obstaja na disku, če so bile v njem spremenjene. Če želite shraniti dokument, naredite nekaj od naslednjega: - izberite orodje Shrani S na plošči Standard; - pritisnite kombinacijo Ctrl + S (Shrani) ali Shift + F12; - izvedite ukaz Shrani (Datoteka).

Če se novonastali dokument prvič shrani, se prikaže okno za shranjevanje, v katerem morate: »1) izbrati disk, kamor bo shranjena datoteka, za katerega morate odpreti zaprt seznam map in kliknite vrstico z imenom diska; 2) pojdite v imenik, kjer bo datoteka shranjena; 3) v polje za vnos imena datoteke vnesite ime datoteke, ki jo želite shraniti; 4) pritisnite tipko Enter ali kliknite gumb Shrani. Če želite iti v zahtevani imenik, lahko uporabite naslednje tehnike: vnos imenika - dvoklik na imenik (po imenu ali po sliki) na seznamu imenikov in datotek; izhod iz kataloga (prehod v katalog na višji ravni) - klik na orodje Up ali kombinacijo Alt + 2; »Vrnitev v prejšnji (zadnji) imenik - kliknite na levi del orodja Nazaj ali kombinacijo Alt + 1; »Vrnitev v enega od prejšnjih imenikov - klik na desni del orodja Nazaj in izbira imenika na prikazanem seznamu. Pri vnosu imena razširitve datoteke ni treba vnesti, samodejno bo dodeljena. Datoteka Excelovega delovnega zvezka bo imela razširitev xls.

Če želite določiti ime shranjene datoteke, lahko uporabite zaprt seznam imen datotek, v katerem so shranjena prej vnesena imena dokumentov. Lastnosti je obrazec, v katerem je seznam predstavljen kot seznam, in ko kliknete datoteko s seznama, se desno od nje prikaže kratek opis njenih lastnosti (glejte poglavje 3.2.5). Obrazec za predstavitev lahko izberete tudi s klikom na levi del orodja Pogled ali s pritiskom na Alt + b. Predstavitvene oblike se bodo zaporedno spreminjale. Najpogosteje uporabljena in priročna oblika je Seznam. Tabela obrazcev in lastnosti se po potrebi uporabijo.

Uporaba drugih oblik nima praktičnega interesa.

V večini primerov boste knjige najverjetneje shranili v trenutni datotečni obliki (XLSX). Včasih pa boste morda želeli shraniti delovni zvezek v drugačni obliki, na primer za starejšo različico Excela, v besedilno datoteko ali datoteko PDF ali XPS. Ne pozabite, da kadar koli shranite delovni zvezek v drugačni obliki datoteke, nekaterih njegovih oblik, podatkov in funkcij ni mogoče shraniti.

Seznam oblik (imenovanih tudi vrste datotek), ki jih lahko (in jih ne morete odpreti ali shraniti v datoteki Excel 2013, ki je prikazana na koncu tega članka.

Delovni zvezek programa Excel 97-2003 pretvorite v trenutno obliko datoteke

Če ste odprli delovni zvezek Excel 97-2003, vendar vam ga ni treba shraniti v tej obliki datoteke, le pretvorite delovni zvezek v trenutno obliko zapisa datoteke (XLSX).

V meniju mapa izberite ekipo Inteligenca.

Kliknite gumb Pretvorba.

Podprte oblike datotek Excel

V Excelu 2013 lahko odprete in shranite projektne datoteke v naslednjih oblikah.

Formati datotek Excel

Oblike besedilnih datotek

Opomba:Če delovni zvezek shranite v kateri koli obliki besedila, bo vse oblikovanje izgubljeno.

Druge oblike datotek

Oblike datotek z odložiščem

Če ste podatke kopirali v odložišče v eni od naslednjih oblik datotek, jih lahko prilepite v Excel z ukazom Vstavi ali Posebno prilepite (doma > Odložišče > Vstavi).

Oblike datotek, ki niso podprte v Excelu 2013

Naslednje oblike datotek niso več podprte, zato ne morete odpirati datotek v teh oblikah ali shraniti datotek v teh oblikah.

Če želite delati s podatki o knjigah v programski opremi, ki ni več podprta, poskusite naslednje:

Na internetu poiščite podjetje, ki izdeluje pretvornike datotek v oblikah, ki jih Excel ne podpira.

Knjigo shranite v drugi obliki datoteke, ki jo lahko odprete v drugem programu. Delovni zvezek na primer shranite v preglednico XML ali obliko besedilne datoteke, ki je morda podprta v drugem programu.

Delovni zvezek programa Excel 2007 in novejše lahko shranite v obliki prejšnjih različic Excela kot besedilno datoteko in v drugih oblikah, kot so datoteke PDF in XPS. Običajno je shranjevanje v formatu XLSX, vendar se lahko privzeti format datoteke za shranjevanje spremeni. Če ukaz uporabljate pogosto Shrani kot, ga lahko dodate v orodno vrstico za hitri dostop.

Shranjevanje Excelovega delovnega zvezka v drugi obliki datoteke

Pomembno:Če delovni zvezek shranite v drugi različici datoteke Excel, bo oblikovanje in funkcije, ki so edinstvene za Excel 2007 in novejše, izgubljene. Za več informacij glejte Uporaba Excela s starejšimi različicami Excela.

Odprite delovni zvezek v Excelu, ki ga želite shraniti v obliki, primerni za uporabo v drugem programu.

V zavihku mapa izberite ekipo Shrani kot.

Sprejmite ime, predlagano v polju Ime datoteke ali vnesite novo ime za knjigo.

Spustni meni Vrsta datoteke izberite obliko, primerno za uporabo v drugem programu.

S puščicami se pomikajte po seznamu in prikažete več formatov.

Opomba: Glede na vrsto aktivnega lista (list knjige, list grafikona ali druge vrste listov) bodo na voljo različne oblike zapisa datotek za shranjevanje.

V Excelu 2007 in novejših oblikah shranite drugo obliko datoteke

Vsako datoteko, ki se odpre v Excelu 2007 in pozneje, lahko shranite v trenutni obliki delovnega zvezka programa Excel (XSLX). Tako lahko izkoristite nove funkcije, ki niso podprte v drugih oblikah datotek.

Opomba:Če delovni zvezek, ustvarjen v starejši različici Excela, shranite v obliki Excela 2007 in novejše, lahko izgubite nekaj funkcionalnosti in nekaj oblikovanja. Za nepodprte funkcije programa Excel 97-2003 glejte

To vprašanje se pojavi, če v internetu naletite na nekatere podatke, predstavljene v obliki tabele, in jih želite shraniti v obliki zapisa Microsoft Word (po možnosti po urejanju). Če samo odprete shranjeno stran HTML v Wordu in jo nato poskusite shraniti "kot Wordov dokument", boste obdržali prvotno obliko strani, ki je kot samostojen dokument komajda sprejemljiva, zato ga boste morali mučiti, da jo očistite vse nepotrebno.

Najenostavnejša stvar je prenos mize skozi odložišče. To lahko storite neposredno iz katerega koli brskalnika ali tako, da stran najprej shranite v datoteko na disku in jo nato odprete v Wordu. Pri slednji možnosti je lažje izbrati tabelo, ne da bi zajeli vse nepotrebne elemente - ko se pomaknete nad tabelo, vse različice Worda po XP prikažejo ikono poleg tabele v zgornjem levem kotu, ko kliknete nanjo, izbrana bo celotna tabela (lahko pritisnete tudi bližnjico na tipkovnici +). Toda slog tabele bo ostal enak kot v prvotnem dokumentu - še posebej moteča je moda, sprejeta v HTML -ju za "izbočeno" dvojno obrobo in prek običajnega menija Oblika | Meje in senčenje (v novih različicah: Oblikovanje | Meje ali Oblikovanje | Meje | Meje in senčenje) Word trmasto noče spremeniti v običajen okvir preprostih vrstic.

Videz okvirja takšne mize lahko spremenite tako, da zanj izberete nov slog. V Wordu 2003 se to izvede prek menija z neočitnim imenom Tabela | Samodejno oblikovanje tabele in nato izbira enega od slogov okvirja s seznama (najpreprostejši se imenuje Tabela Mreža 1). V novih različicah je to še lažje, saj je več slogov tabel prikazanih neposredno na zavihku Oblikovanje, preostalih nekaj deset pa je na voljo prek spodnjega gumba desno od njih (kazalec kaže nanj na sliki H.3) . Vključuje tudi najpreprostejšo mizo s tankimi črnimi črtami.

Riž. H.3. Slogi tabel Office 2007

Običajno to ni dovolj - še vedno morate spremeniti pisavo, jo nastaviti na črno, odstraniti hiperpovezave (barvne pisave bodo prikazane v grdih odtenkih sive v tanki mreži, ko bodo natisnjene na običajnem črno -belem laserskem tiskalniku) in oblikovane odstavke, če je potrebno. Je pa še vedno neprimerljivo lažje kot ustvariti takšno tabelo iz nič s prenosom celice po celici.