メールレターの美しい署名を作成する方法。 Outlook で署名を作成し、メッセージに追加します。適切な署名を作成するための基本的なルール

この記事では、[送信者名と署名] セクションで設定できる設定について説明します。

送信者名

設定に移動。
「送信者の名前と署名」セクションを開きます。
「送信者名」フィールドに、メールボックスからレターを送信するときに表示される名前を入力します。

送信者の名前は 40 文字を超えてはなりません。コロン、引用符、山括弧の使用は禁止されています。

サイン

送信および転送するすべての電子メールに追加される署名を作成できます。

設定に移動。
「送信者の名前と署名」セクションを開きます。
署名を追加します。

必要に応じて、エディタのツールを使用して署名をフォーマットします。画像を追加するには、ツールバーのアイコンをクリックし、コンピュータから画像を選択します。

署名の最大サイズは HTML 形式で約 5,000 文字です。ただし、表示できる最大文字数はこれよりも少ない場合があります。これは、書式設定要素、画像の存在、署名の作成方法によって異なります。

署名内の画像に関する制限:

形式: .jpeg、.jpg、.png、.gif

最大サイズ: 1024x1024 ピクセル

最大容量：2MB

引用されたテキストの前に署名を配置するには、該当するボックスにチェックを入れます。この機能を有効にすると、返信および転送する電子メールには、引用する前にメッセージテキストのすぐ下に署名が表示されます。

名前と署名の 3 つのオプションを入力でき、デフォルトで使用されるものを設定することもできます。これを行うには、「名前と署名を追加」をクリックしてデータを入力し、目的の名前と署名の下にある「デフォルト」チェックボックスをオンにします。

署名を削除するには、その下の「削除」をクリックします。

署名に画像へのリンクを追加する方法

署名内の画像をクリックすると、指定したサイトが開きます。

署名を無効にする方法

電子メールの自動署名をオフにするには、デフォルトの署名フィールドをクリアし、ページの下部にある「保存」をクリックします。

作成した署名が 1 つある場合は、その署名を含むフィールドをクリアし、変更内容も保存します。

「デフォルト」署名が空の場合、電子メールには表示されません。

電子メールの署名は、単なる名前や肩書き以上のものです。これはあなたの個人的なイメージの一部です。キャプションは読者の反応を刺激し、連絡先情報を提供し、ポジティブで記憶に残る方法で注目を集めます。

この記事では、電子メールの署名について詳しく説明します。ここでは、魅力的で有益な電子メール署名を作成するための 9 つのヒントを紹介します。あなたが送信するメッセージに専門的な電子メールの署名が付いているのを見た読者は、返信したくなるでしょう。

プロフェッショナルな電子メールの送信 (グラフィック)

優れた電子メール署名の必須要素

電子メールの署名には 2 つの目的があります。

受け手の注意を引く
あなたに関する情報を読者に伝える

優れた電子メール署名のいくつかの要素を次に示します。

名前、役職、会社名。あなたの名前は、メールを送信した読者に伝わります。会社を代表する場合は、名前と社内での役職を記入してください。
連絡先。連絡先情報には、ビジネスの Web サイトと少なくとも 1 つの電話番号を含める必要があります。電子メールアドレスを入力することもできますが、多くの専門家はこれは必要ないとしています。
ソーシャルリンク。電子メールの署名にソーシャルメディアの連絡先情報を含めることがますます重要になっています。リンクする最もプロフェッショナルなソーシャルメディアアカウントを選択してください。 LinkedIn が良い例です。軽薄または不適切なソーシャルアカウントへのリンクは避けてください。
ロゴ (オプション)。会社に勤めているか、自分でビジネスを経営している場合は、電子メールの署名にロゴを含めることができます。
写真（オプション）。多くの電子メールの署名には送信者の写真が含まれています。これにより、読者があなたのイメージとあなたの名前を結びつけることができます。
レスポンシブデザイン。スマートフォンやその他のモバイルデバイスの使用が増加しています。おそらく、受信者はモバイルデバイスでメールを開くでしょう。レスポンシブデザインはそれらに合わせてカスタマイズされています。
法的要件。一部の国では、すべてのビジネスコミュニケーションが遵守しなければならない特定の法的要件があります。あなたの会社が所在する国に電子メールの署名を管理する特別な法律があるかどうかを弁護士に問い合わせてください。

キャプションを長すぎたり、膨大な量の情報を含めたりしないでください。調査によると、受信者は情報が多すぎる電子メールの署名を無視する傾向があります。たとえば、通常は 1 つまたは 2 つの電話番号で十分です。

また、長い引用や物議を醸す発言など、不必要な情報を追加しないように注意してください。多くの場合、電子メールの署名には有用なものは何も追加されません。最悪の場合、その引用が読者を怒らせたり、ビジネスに損害を与えたりする可能性があります。

今日、プロフェッショナルな電子メールの署名は、あなたとあなたのビジネスについてのステートメントとなります。名刺や文房具の一部と同様、それらはあなたのブランドの一部です。このため、正しく署名することが重要です。

電子メール署名テンプレートは、記憶に残る意味のある電子メール署名を作成するのに役立ちます。このセクションには、Envato Market で入手可能な電子メール署名テンプレートの刺激的な例を含む 9 つの電子メール署名のヒントが含まれています。このようにして、自分に合ったプロフェッショナルな電子メール署名デザインを入手できます。

1. シンプルにする

「少ないほど豊かだ」ということわざを聞いたことがあるでしょう。電子メールの署名に関しては、これは真実かもしれません。電子メールの署名に含まれる情報が多すぎると、受信者の注意が散漫になる可能性があります。さらに、会社によっては、会社のビジネスメールに 1 つの電子署名の使用を要求している場合もあります。

ここでは、企業や中小企業にとって優れた標準となる 2 つの例を紹介します。

シンプルで最小限の電子メール署名を使用している場合は、読者が連絡するのに十分な情報を含めてください。

2. ソーシャルネットワークに接続する

ソーシャルメディアの連絡先情報を含める場合、リンクはプロフェッショナルなものである必要があります。特定のアカウントについて不明な点がある場合は、アカウントを確認して、プロフェッショナルでないメッセージを削除することをお勧めします。友人にソーシャルメディアアカウントをチェックしてもらい、あなたのイメージを損なう投稿があれば通知してもらうことができます。

カラフルな電子メール署名デザイン

カラフルなメール署名は注目を集めるでしょう。色はほとんどのビジネスにとって適切な選択です。クリエイティブな専門家は明るい色を避けます。

5. 白と黒を大胆に使う

キャッチーな電子メール署名は、一部の業界やブランドには適していません。あまりにも多くの色を使用すると、企業ポリシーに反する可能性があります。あるいは、より正式なビジネスコミュニケーションで非難される可能性もあります。

色が多くなくても、メールの署名は魅力的になります。白黒の署名は、カラーの署名と同様に効果的です。鍵となるのはフォントのデザインと使用です。

太くて明確なフォントと、コントラストを持たせるための十分な余白を備えたデザインを探してください。効果的な白黒のデザインテンプレートは次のとおりです。

白黒の電子メール署名

白黒の電子メール署名は、より保守的または形式的なものとして認識されます。そのため、金融や法律などの職業に適しています。デザインによっては、白黒のサインは非常にモダンなものとして認識されます。

6. 豊富なオプション

電子メールの署名はブランドを表すため、選択肢があるのは良いことです。電子メールの署名を変更する必要がある場合のオプションがあるのも良いことです。

たとえば、仕事や会社を変更した場合は、新しい役職を反映するために電子メールの署名を変更する必要があります。さらに、ビジネスのブランディングやブランド変更に忙しい場合は、特定のアクティビティに合わせてカスタマイズできる柔軟なテンプレートを選択することをお勧めします。

最新の電子メール署名

最新の電子メール署名スタイルは、進歩的な願望を表現したいあらゆる企業に最適です。これはテクノロジー企業でもクリエイティブな労働者でも同様にうまく機能します。

あなたの次のステップ

次のステップは、魅力的でユニークなプロフェッショナルな電子メール署名を作成することです。適切な電子メール署名テンプレートを探すのに最適な場所は Envato Market で、多数のデザインが利用可能です。

プロフェッショナルな電子メールの署名をデザインするときは、忘れないでください。

毎日大量のメールを送信するタイプの人は、おそらくメールの最後に連絡先情報を記載することにうんざりしているでしょう。この問題は、Outlook アプリケーションをインストールすることで簡単に修正できます (オフィススイートに含まれていない場合)。次に、署名を編集するだけで、この文書がレターの末尾に自動的に添付されます。

署名の作成にかかる時間が大幅に短縮されます。手紙の最後に連絡先を入力するのは時間がかかり、徐々に飽き始めます。

アプリケーションの主な機能と、Microsoft Outlook のさまざまなバージョンの秘密を見てみましょう。

このプログラムでは次のことができます。

個人アドレスリストを作成する。
大量のメッセージを送信する。
データベースのサポート (メモ、住所、電話番号)。
スケジュールを計画する。
連絡先リストを保存および維持する。
メールを管理します。

カレンダー、連絡先、メモ、タスク日記、概要などのコンポーネントで構成されます。

Outlook 2007 のセットアップ

プログラムを起動し、トップメニューの「サービス」セクションを選択します。リストの最後に「オプション」があります。
次に、中央の「メッセージ」の項目を選択します。そして右側で「署名」ボタンを探します。
「作成」をクリックして必要なテキストを入力し、希望の外観にします (フォントと色は変更できます)。
右側のすべてのメッセージに自動的に追加するには、アドレスを入力し、挿入オプションを構成します。「新規メッセージ」項目で作成した署名にチェックを入れます。
「OK」ボタンをクリックして変更を保存します。
メインの電子メールインターフェイスに戻ります。「メッセージの作成」アイコンをクリックします。
開いたウィンドウに、作成された署名を含む新しいメッセージが表示されます。

メモに！手動で署名を挿入する場合は、作成した署名を「新規メッセージ」ウィンドウに表示しないでください。新しいメッセージを作成するときは、「署名」アイコンをクリックして、作成した署名を選択するだけです。

Outlook 2010 の署名

「スタート」から、またはデスクトップ上のショートカットをクリックしてアプリケーションを起動します。
一番上で、最初の項目「ファイル」をクリックし、その中で「オプション」に進みます。
次に、左側で「メール」を探し、このタブ内に「署名」ボタンがあります。
ここで、2007 バージョンと同じ手順を実行します。

Outlook 2013 - 個人署名の作成

ビデオ - Outlook 2013 で署名を追加する方法

Outlook 2016 バージョン

メモに！新しいメッセージに自動添付ファイルを設定したくない場合は、アカウントを完了しないでください。新しいメッセージの「署名」ボタンをクリックするだけで手動でインストールできます。

署名に写真を追加する

個人の署名には写真だけでなく、名刺やハイパーリンクも挿入できます。

イメージをインストールするには、以下が必要です。

ビデオ - Outlook 2016 で写真と Web サイトへのリンクを含む署名を挿入する方法

「署名」ボタンの問題

ボタンが機能しない場合があります。この問題は、Microsoft Office を再インストールすることで解決できます。ただし、この方法で問題を解決できなかった場合は、「レジストリエディター」に移動します。

「Win」+「R」の組み合わせを使用し、行に値「regedit」を入力します。
「Ctrl」+「F」の組み合わせを押して検索に「LocalServer32」と入力すると、作業が簡単になります。
それが機能しない場合は、手動で「HKEY_LOCAL_MACHINE」を開きます。
次に「ソフトウェア」、「クラス」に移動します。
x32 システムを使用している場合は、「Wow6432Node」を展開し、「CLSID」に移動する必要があります (x64 の場合は、ここに直接移動します)。
次に、「0006F03A-0000–0000-C000–000000000046」セクションで、必要なフォルダーを見つけます。
このフォルダーには 2 つの要素が含まれている必要があります。それらを 1 つずつ開き、それぞれの値を「C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe」に設定します。「OK」ボタンで保存します。

Outlook の追加機能について少し説明します。

新しい記事で自動返信を有効にする方法の詳細な手順をお読みください -

一部の機能は、他の機能よりも使用頻度が低いという理由だけで「追加」と呼ばれます。ここではその一部を見ていきます。

このプログラムを使用すると、共有リソースにアクセスするように企業全体の動作を構成できます。
アカウントを通じて FAX を送受信できます。
このアプリケーションは、その要素だけでなく、デバイスシステム内のあらゆるファイルの検索システムとしても使用できます。
アーカイブして任意の形式で保存する機能。
最後に、Outlook で他の Microsoft Office プログラムを一緒に使用することができます。

ビデオ - Outlook 2016 で署名を作成する方法

私の親愛なる友人、そして私のブログのゲストの皆様、こんにちは。今日の記事では、電子メールの署名を作成する方法を説明したいと思います。このことについてはすでに何度か聞かれたので、書かずにはいられませんでした。本当はこれはとても必要なことなのですが、最後に何らかの締めくくりの言葉がないと手紙はなんだか中途半端なままになってしまうと思うし、毎回手で打つのもあまり好きではないので。

私自身、mail.ru をお気に入りのメールサービスとして使用していますが (ところで、簡単な質問ですが、お気に入りのメールサービスは何ですか?)、最も人気のあるメールボックスをすべて取り上げます。忘れることはありません。アウトルックについて。行く！

じゃあ。私が最も頻繁に使用するものから始めます。

したがって、新しいレターを作成すると、事前に書いたテキストが自動的に含まれます。

ヤンデックス

Gメール

そしてもちろん、もう 1 つの有名な巨人、つまり Google の電子メールサービスについて話さずにはいられません。順番に行きましょう。

見通し

さて、約束したように、Outlook メールに署名を設定する方法を説明します。今日、多くの人が電子メールクライアントとして Outlook クライアントを選択していることに気づきました。また、上記のサービスとは異なり、署名作成機能は非常に隠されています。しかし、私たちにとって不可能なことは何もありません。

例として Outlook 2013 を使用してすべてを説明しますが、バージョン 2007 と 2010 ではすべてがほぼ同じです。これで問題はありません。

さて、新しいレターを作成するだけで、メッセージが機能していることを確認できます。

この件について私が言いたかったのは基本的にこれだけです。私の記事を気に入っていただければ幸いです。また、非常に役に立ったことを願っています。私のブログのページでまたお待ちしています。更新された記事を購読することを忘れないでください。また、ソーシャルネットワークでお友達と資料を共有することも忘れないでください。頑張って。バイバイ！

よろしくお願いします、ドミトリー・コスティン。

メールレターの美しい署名を作成する方法。 Outlook で署名を作成し、メッセージに追加します。 適切な署名を作成するための基本的なルール