Filtraggio dei dati in Excel. Come creare un filtro su ogni colonna in Excel? Perché i filtri potrebbero non funzionare in Excel

Il filtraggio dei dati in Excel ti consente di visualizzare tra una grande quantità di informazioni solo ciò di cui hai attualmente bisogno. Ad esempio, avendo davanti a te un elenco di migliaia di prodotti di un grande ipermercato, puoi selezionarne solo shampoo o creme e nascondere temporaneamente il resto. In questa lezione impareremo come applicare i filtri agli elenchi in Excel, impostare il filtro su più colonne contemporaneamente e rimuovere i filtri.

Se la tabella contiene una grande quantità di dati, potrebbe essere difficile trovare le informazioni necessarie. I filtri vengono utilizzati per restringere la quantità di dati visualizzati su un foglio Excel, consentendo di visualizzare solo le informazioni necessarie.

Applicazione di un filtro in Excel

Nell'esempio seguente, filtreremo il registro hardware per visualizzare solo laptop e tablet disponibili per la revisione.

Seleziona una cella qualsiasi nella tabella, ad esempio la cella A2.

Affinché il filtro funzioni correttamente in Excel, il foglio di lavoro deve contenere una riga di intestazione utilizzata per denominare ogni colonna. Nell'esempio seguente, i dati nel foglio di lavoro sono organizzati come colonne con intestazioni nella riga 1: ID #, Tipo, Descrizione hardware e così via.

Il filtraggio può essere applicato anche selezionando il comando Ordina e filtra scheda casa.

Applicare più filtri in Excel

I filtri in Excel possono essere riassunti. Ciò significa che puoi applicare più filtri alla stessa tabella per restringere i risultati del filtro. Nell'esempio precedente, abbiamo già filtrato la tabella per visualizzare solo laptop e tablet. Ora il nostro compito è restringere ulteriormente i dati e mostrare solo laptop e tablet inviati per la revisione ad agosto.

Rimozione di un filtro in Excel

Dopo aver applicato il filtro, prima o poi sarà necessario rimuoverlo o rimuoverlo per filtrare il contenuto in modo diverso.

Per rimuovere tutti i filtri in una tabella di Excel, fare clic sul comando Filtro scheda Dati.

Il filtraggio dei dati di Excel include due filtri: Filtro automatico e Filtro avanzato. Supponiamo di avere un set di dati di grandi dimensioni, ma dall'intero array è necessario esaminare o selezionare i dati relativi a una data specifica, una persona specifica, ecc. Ci sono filtri per questo. Per coloro che si imbattono per la prima volta in questo strumento, il filtro non elimina, ma nasconde i record che non soddisfano le condizioni di filtraggio impostate per loro.

Il primo è un filtro automatico progettato per le operazioni più basilari: evidenziare i record con un valore specifico (ad esempio, evidenziare solo i record relativi a LeBron James), i dati che si trovano in un determinato intervallo (o sopra la media o i primi dieci) o celle / caratteri di un certo colore (a proposito, molto conveniente). Di conseguenza, è molto facile da usare. Devi solo selezionare i dati che vuoi vedere filtrati. Quindi il comando "Dati" / "Filtro". Apparirà una casella di riepilogo su ogni cella superiore della tabella superiore, è già facile capire ogni comando lì, è facile da padroneggiare e spiegare, spero che non sia necessario continuare, solo le sfumature dell'utilizzo del filtro automatico:

1) Funziona solo con un intervallo ininterrotto. Non è più possibile filtrare due elenchi diversi sullo stesso foglio.

2) La riga superiore della tabella viene assegnata automaticamente come titolo e non partecipa al filtraggio.

3) Puoi applicare qualsiasi filtro in colonne diverse, ma tieni presente che a seconda dell'ordine in cui vengono applicati i filtri, alcune condizioni potrebbero non essere applicate, perché i filtri precedenti hanno già nascosto le voci richieste. Nessun problema qui, queste voci sarebbero comunque nascoste, ma se si desidera utilizzare più set di filtri, è meglio iniziare con le condizioni che hanno il minimo utilizzo.

Applicazione pratica al lavoro: ad esempio, si lavora su questo elenco per trovare un errore o controllare i dati. Dopo aver applicato il filtro automatico, puoi scorrere l'intera tabella una per una, contrassegnando in sequenza i dati che sono già stati visualizzati. I pulsanti "Cancella" e "Riapplica" determinano l'aspetto della tabella dopo aver applicato le condizioni. Quindi, dopo aver terminato il lavoro con la tabella, puoi riportare i caratteri alla loro forma originale senza modificare i dati stessi. A proposito, alcuni sono confusi dal fatto che tutti i record nella tabella scompaiono dopo aver applicato qualsiasi condizione. Bene, dai un'occhiata più da vicino, hai stabilito delle condizioni in base alle quali non ci sono record che soddisfano queste condizioni. Il fatto che la tabella sia filtrata è l'evidenziazione in blu dei numeri di riga della tabella.

Passiamo ora al filtro avanzato. Si differenzia dal filtro automatico per una maggiore messa a punto, ma anche per una maggiore scelta durante il filtraggio dei dati. In particolare:

1) Specifica tutte le condizioni necessarie.

2) Consente di selezionare celle con dati univoci (non ripetuti). Questo è spesso necessario quando si lavora con i dati e l'opzione fa un ottimo lavoro con il problema.

3) Consente di copiare il risultato del filtro in una posizione separata senza toccare l'array principale.

Quindi, la differenza principale nel lavorare con questo filtro è che prima dobbiamo preparare una tabella delle condizioni. È fatto semplicemente. I titoli della tabella principale vengono copiati e incollati in un posto per noi conveniente (suggerisco sopra la tabella principale). Dovrebbero esserci così tante righe in questa tabella in modo che dopo aver definito le condizioni, non si arrampichi sulla tabella principale.

Esempi di condizioni:

1) ‘L*’ – celle che iniziano con L

2) '>5' - i dati sono maggiori di 5

Se elimini righe da una tabella filtrata, verranno eliminate senza portare con sé i loro vicini. Quelli. se la tabella è filtrata e mostra le righe 26-29 e 31-25, selezionare tutte le righe ed eliminarle non rimuoverà la riga 30. Questo è comodo, personalmente lo uso spesso quando scrivo macro. Quale vantaggio offre questo: spesso otteniamo tavoli che devono essere portati in una forma funzionante, ad es. rimuovere, ad esempio, le righe vuote. Quello che stiamo facendo è filtrare la tabella per mostrare solo le righe che non vogliamo, quindi eliminare l'intera tabella, inclusa l'intestazione. Le righe non necessarie e l'intestazione vengono rimosse, mentre la tabella non ha spazi e costituisce un unico intervallo. È possibile aggiungere una riga di intestazioni con semplici operazioni di copia da un'area predisposta. Perché è importante quando si scrivono macro? Non si sa da quale riga inizino i dati indesiderati e non è chiaro da quale riga iniziare a cancellarli, cancellare l'intera tabella aiuta a risolvere velocemente questo problema.

Probabilmente, tutti gli utenti che lavorano costantemente con Microsoft Excel conoscono una funzione così utile di questo programma come il filtraggio dei dati. Ma non tutti sanno che esistono anche funzionalità avanzate di questo strumento. Diamo un'occhiata a cosa può fare il filtro avanzato di Microsoft Excel e come usarlo.

Non è sufficiente eseguire immediatamente il filtro avanzato: per questo è necessario soddisfare un'altra condizione. Successivamente, descriveremo la sequenza di azioni che dovrebbero essere intraprese.

Passaggio 1: creare una tabella con i criteri di selezione

Per installare un filtro avanzato, prima di tutto è necessario creare una tabella aggiuntiva con le condizioni di selezione. Il suo cappello è esattamente uguale a quello principale, che noi, infatti, filtreremo. Ad esempio, abbiamo posizionato una tabella aggiuntiva sopra quella principale e colorato le sue celle in arancione. Sebbene tu possa posizionarlo in qualsiasi spazio libero e persino su un altro foglio.

Ora inseriamo nella tabella aggiuntiva le informazioni che dovranno essere filtrate dalla tabella principale. Nel nostro caso particolare, dall'elenco delle retribuzioni erogate ai dipendenti, abbiamo deciso di selezionare i dati sul principale personale maschile per il 25/07/2016.

Passaggio 2: esecuzione del filtro avanzato

Solo dopo aver creato la tabella aggiuntiva si può procedere al lancio del filtro avanzato.

Pertanto, possiamo concludere che il filtro avanzato offre più opzioni rispetto al normale filtro dei dati. Ma va notato che lavorare con questo strumento è ancora meno conveniente che con un filtro standard.

Il filtro avanzato è chiamato così perché ha capacità avanzate e veramente illimitate e uniche rispetto al filtro automatico. Continuando la nostra conoscenza degli strumenti MS Excel per lavorare con le tabelle del database, in questo articolo...

Daremo un'occhiata più da vicino a come funziona il filtro avanzato. Come il filtro automatico, il filtro avanzato in Excel è progettato per nascondere parte delle informazioni dalla vista dell'utente al fine di rendere il resto più facile da leggere o per stampare solo i record del database selezionati.

Con un filtro avanzato, puoi filtrare qualsiasi cosa nella tabella! Il limite di questo strumento è solo l'immaginazione dell'utente!

Stai leggendo il quarto post di una serie di articoli sulla creazione di database in SM eccellere e organizzazioni elaborazione delle informazioni.

Puoi leggere come negli articoli precedenti della serie.

Filtro n. 2 - filtro avanzato!

Per iniziare, è necessario creare un'altra tabella sopra il database, in cui indicheremo i dati che sono i criteri di selezione per il filtro avanzato. (A volte è più conveniente posizionare una tabella del genere su un nuovo foglio.)

Ricordi quando abbiamo creato il database di esempio, sopra la tabella abbiamo lasciato alcune righe vuote, dicendo che serviranno in seguito durante l'analisi dei dati? Quel momento è arrivato.

1. Apri il file in MS Excel.

2. Quando crei una tabella di criteri per la selezione di un filtro avanzato, ti consiglio di agire prima secondo uno schema, senza pensare alle attività da risolvere. copia Tutto campo intestazioni colonna dalle celle A7…F7 alle celle A1…F1 – billetta per la tabella dei criteri è pronta! Puoi iniziare il lavoro principale.

Per un funzionamento stabile e senza errori del filtro, deve esserci almeno una riga vuota tra la tabella dei criteri di selezione e la tabella del database!

Continuiamo a studiare il filtro avanzato in Excel, risolvendo problemi pratici utilizzando l'esempio di lavorare con il database DB2 "Produzione di strutture metalliche per sezione n. 2".

Compito numero 5:

Mostra informazioni sulla produzione di travi per tutti gli ordini per l'intero periodo.

1. Annotiamo il parametro di filtro - la parola "raggio" nella colonna "Prodotto" della tabella superiore dei criteri di selezione.

2. Attiva ("alzati con il mouse") qualsiasi cella all'interno della tabella del database: questo riempirà automaticamente la casella "Intervallo iniziale" nella finestra di dialogo a discesa "Filtro avanzato".

3. Attiviamo il filtro avanzato in Excel 2003 tramite il menu principale del programma. Selezionare: "Dati" - "Filtro" - "Filtro avanzato".

4. Nella finestra a discesa "Filtro avanzato", compila le finestre come mostrato nello screenshot sotto questo testo.

Il filtro avanzato consente di filtrare l'elenco sul posto, ma può anche copiare il risultato del filtro in un'altra posizione specificata dall'utente.

5. Il risultato del filtro avanzato è mostrato nello screenshot seguente. Il filtro avanzato ha mostrato tutti i record del database che contengono la parola "beam" nella colonna "Prodotto" - attività completata.

Le maiuscole non influiscono sui risultati del filtro!

Regole per il "lavoro" congiunto di più condizioni di selezione

Il filtro avanzato in Excel consente di filtrare in base a varie combinazioni molto complesse di condizioni di filtro. Puoi impostare diverse condizioni per più colonne, puoi impostare diverse condizioni per una colonna oppure puoi impostare parametri di filtro con una formula: ci sono molte opzioni!

Ma ci sono solo due regole principali! Tutti gli altri casi sono varie combinazioni di queste due regole.

1. Condizioni di selezione pubblicate su una riga in una o più colonne diverse della tabella dei criteri, istruire il filtro avanzato a mostrare le righe per le quali vengono eseguite contemporaneamente tutti senza eccezioni queste condizioni. (I parametri di selezione sono collegati da operatori logici "AND".)

2. Condizioni di selezione pubblicate su linee diverse in una o più colonne della tabella dei criteri, indicare al filtro avanzato di mostrare tutte le righe per le quali almeno una da queste condizioni. (I parametri di selezione sono collegati da operatori logici "OR".)

Illustriamo con esempi l'azione delle regole di cui sopra e mostriamo come funziona il filtro avanzato in Excel quando si risolvono problemi complessi.

Poiché nell'esempio precedente abbiamo esaminato in dettaglio la sequenza delle azioni dell'utente durante l'abilitazione di un filtro avanzato, di seguito verranno mostrate solo le condizioni di selezione ei risultati finali del filtraggio.

Compito numero 6:

Filtra le informazioni sulle lastre di peso inferiore a 0,1 tonnellate nell'intero database.

Come risultato dell'avanzata operazione di filtraggio, vengono visualizzate tutte le piastre del database con una massa inferiore a 0,1 tonnellate (illustrazione della regola n. 1).

Compito numero 7:

Visualizza informazioni su tutte le lastre disponibili nel database, nonché su qualsiasi altro prodotto di peso superiore a 1 tonnellata.

Il problema è risolto: vengono mostrati i record per tutte le piastre del database e per tutti i prodotti più pesanti di 1 tonnellata (illustrazione della regola n. 2).

Per annullare l'azione del filtro avanzato, è necessario eseguire il comando del menu principale del programmaeccellere"Dati" - "Filtro" - "Mostra tutto".

Attiro la vostra attenzione sulla necessità di controllare attentamente la correttezza di specificare l'intervallo iniziale del database e l'intervallo della tabella delle condizioni nella finestra di dialogo a discesa "Filtro avanzato"!

In particolare, nell'ultimo esempio, è necessario specificare: "Intervallo di condizioni: $A$1: $ F$3 »!

Se ci sono righe completamente vuote nell'intervallo di condizioni o nel tuo database, il filtro esteso non funzionerà!

Risultati.

Quando inserisci i termini di ricerca, puoi utilizzare caratteri jolly e simboli matematici comuni:

* - qualsiasi numero di qualsiasi carattere
? - qualsiasi personaggio
= - uguale
< — меньше
> - di più
<= — меньше или равно
>= - maggiore o uguale
<>- non uguale

Il filtro avanzato in Excel è flessibile e informativo da usare. I criteri di selezione sono sempre davanti agli occhi dell'utente sotto forma di una tabella dei criteri di selezione, il che è senza dubbio molto comodo.

Se sono presenti molti record e ci sono migliaia di record univoci nei database reali, filtrare quelli necessari diventa problematico utilizzando un filtro automatico, poiché è necessario scorrere l'elenco a discesa. Il filtro avanzato non ha questo difetto.

"Scava" te stesso nelle possibilità di questo strumento: vale la pena capirlo! La maggiore efficienza del tuo lavoro moltiplicherà il tempo dedicato allo studio!

Continuazione dell'argomento archiviazione e gestione di grandi volumi di informazioni- nei seguenti articoli del ciclo.

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Usa il filtro automatico o gli operatori di confronto integrati come "maggiore di" e "primi 10" in Excel per mostrare i dati desiderati e nascondere il resto. Dopo aver filtrato i dati in un intervallo di celle o in una tabella, puoi riapplicare il filtro per ottenere risultati aggiornati oppure puoi cancellare il filtro per visualizzare nuovamente tutti i dati.

Utilizza i filtri per nascondere temporaneamente alcuni dati in una tabella e visualizzare solo i dati desiderati.

Filtraggio di un intervallo di dati

Filtraggio dei dati in una tabella

I dati filtrati mostrano solo le righe che corrispondono alla condizione specificata e nascondono le righe che non desideri visualizzare. Dopo aver filtrato i dati, è possibile copiare, trovare, modificare, formattare, rappresentare graficamente e stampare un sottoinsieme dei dati filtrati senza spostarli o modificarli.

Puoi anche filtrare su più colonne. I filtri sono additivi, il che significa che ogni filtro aggiuntivo si basa sul filtro corrente e riduce ulteriormente un sottoinsieme di dati.

Nota: Quando si utilizza la finestra di dialogo Ricerca per cercare i dati filtrati, vengono cercati solo i dati visualizzati nell'elenco. I dati non visualizzati non vengono cercati. Per trovare tutti i dati, deseleziona tutti i filtri.

Maggiori informazioni sul filtraggio

Due tipi di filtri

Con il filtro automatico, puoi creare due tipi di filtri: per valore di elenco o per criteri. Ciascuno di questi tipi di filtro si esclude a vicenda per ogni intervallo di celle o tabella di colonne. Ad esempio, puoi filtrare un elenco di numeri o una condizione, ma non entrambi; Puoi filtrare per icona o filtro personalizzato, ma non per entrambi.

Riapplicazione di un filtro

Per determinare se è stato applicato un filtro, guarda l'icona nell'intestazione della colonna.

La riapplicazione di un filtro produce risultati diversi per i seguenti motivi.

I dati sono stati aggiunti, modificati o eliminati in un intervallo di celle o in una colonna della tabella.

i valori restituiti dalla formula sono cambiati e il foglio di lavoro è stato ricalcolato.

Non utilizzare tipi di dati misti

Per ottenere i migliori risultati, non dovresti mescolare tipi di dati come testo e numero o numeri e date nella stessa colonna, perché per ogni colonna è disponibile un solo tipo di comando di filtro. Se viene utilizzata una combinazione di tipi di dati, il comando visualizzato è il tipo di dati richiamato più spesso. Ad esempio, se una colonna contiene tre valori memorizzati come numero e quattro come testo, viene visualizzato il comando filtri di testo .

Filtraggio dei dati in una tabella

Quando inserisci i dati in una tabella, i controlli di filtraggio vengono aggiunti automaticamente alle relative intestazioni di colonna.

Filtraggio di un intervallo di dati

Se non desideri formattare i dati come tabella, puoi anche applicare filtri a un intervallo di dati.

Seleziona i dati che desideri filtrare. Per ottenere i migliori risultati, le colonne devono contenere intestazioni.

Nella scheda " dati"premi il bottone" Filtro".

Opzioni di filtraggio per tabelle e intervalli

È possibile applicare un filtro generale selezionando Filtro o un filtro personalizzato che dipende dal tipo di dati. Ad esempio, quando si filtrano i numeri, viene visualizzato l'elemento Filtri numerici, l'elemento viene visualizzato per le date Filtri data, e per il testo - Filtri di testo. Applicando un filtro generale si può scegliere di visualizzare i dati desiderati dalla lista di quelli esistenti, come mostrato in figura:

Selezione di un'opzione Filtri numerici puoi applicare uno dei seguenti filtri personalizzati.